Automatización de procesos: Por qué deberías implementarlo en tu pyme
Descubre cómo la automatización de procesos puede ayudar a tu pyme a ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar su productividad.
Te contamos las claves que convierten a la automatización de procesos un el elemento esencial que las pymes deben considerar para aumentar su productividad y ahorrar.
- Según el Banco de España, casi el 20 % de las empresas del país emplean la inteligencia artificial.
- La automatización de procesos es una tendencia empresarial asentada durante siglos.
Solemos pensar que la automatización de procesos es algo actual que se relaciona con la inteligencia artificial. Sin embargo, este recurso ha estado presente a lo largo de la historia de la humanidad. En el fondo, la automatización busca la simplicidad y el ahorro de recursos para poder destinarlos al mejor fin en cada momento.
Por ejemplo, los romanos automatizaron el transporte de agua a través de acueductos. De igual forma, la invención del telar automatizó el proceso de tejer. Y lo mismo pasó cuando Henry Ford, en el siglo XX, revolucionó la producción en masa de automóviles implantando la línea de ensamblaje.
La automatización de procesos ha sido la clave de muchos de los avances tecnológicos que se han producido a lo largo de la historia.
COMPARTE La automatización de procesos está de moda. Descubre por qué y cómo puede implementarla en tu empresa. ¡Toma buena nota!
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¿QUÉ INCLUYE?
- Una guía con los retos de una pyme en sus inicios.
- Una plantilla para preparar tu plan de negocio.
- Una plantilla para la previsión de flujo de caja.
Contenido del post
¿Qué es la automatización de procesos?
Si te vas al diccionario, verás que automatizar significa hacer que algo funcione total o parcialmente por sí solo, sin intervención humana.
Aplicado a un proceso productivo completo, eso puede resultar, en la mayoría de los casos, demasiado ambicioso.
Por tanto, en general, automatizar consiste en invertir en herramientas o sistemas que permitan liberar parcialmente recursos humanos de ciertas tareas dentro de un proceso.
Por ejemplo, cuando hablamos de automatizar la facturación, nos referimos a que la mayoría de los pasos habituales son realizados por un sistema informático. No obstante, la intervención humana sigue siendo necesaria cuando aporta valor o resulta beneficiosa para la organización.
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¿Dónde se aplica la automatización de procesos?
En términos generales, la automatización de procesos puede introducirse en cualquier sector. Incluso en aquellas actividades en las que la creatividad juega un papel esencial.
Pensemos, por ejemplo, en un artista, un científico o un artesano. Sus obras pueden ser plenamente originales y, sin embargo, muchas de las tareas previas —de documentación, cálculos, o ensayos —pueden ser automatizadas en gran medida.
No obstante, es cierto que la automatización de procesos es especialmente útil en determinados ámbitos. Fundamentalmente, se centra en aquellas actividades de carácter algorítmico, es decir, que las tareas están sujetas, en mayor o menor medida, a protocolos de actuación.
Si te paras a pensarlo, esto es muy frecuente en todo tipo de actividades económicas, donde existen estándares de trabajo que guían cada proceso La introducción de elementos mecánicos, eléctricos, electrónicos o informáticos, permite reducir los errores humanos y asegurar que las operaciones se mantengan dentro de los protocolos establecidos.
El siguiente paso en la automatización se alcanza cuando se introducen herramientas automáticas capaces de tomar, dentro del proceso, caminos alternativos con cierto grado de discrecionalidad. Se espera que el desarrollo de la inteligencia artificial vaya abriendo progresivamente cada vez más casos de uso en ese sentido.
Para ello, en cada campo de aplicación, las soluciones deben cumplir ciertos requisitos, entre los que destacan los siguientes:
- La herramienta debe equivocarse poco, incluso menos que el ser humano.
- El coste de diseño, implementación, funcionamiento y control de la herramienta debe resultar ventajoso.
La automatización promovida en un proceso debe ser coherente con el funcionamiento de los otros procesos, automatizados o no, de la empresa.
Automatizar tareas repetitivas y tediosas supone que los profesionales que forman parte de la empresa pueden centrarse en tareas estratégicas y aportar valor real a la organización.
Ventajas de implementar la automatización de procesos en tu pyme
Existen multitud de beneficios derivados de la automatización de procesos para las pymes, como los siguientes:
Ahorro de tiempo y de recursos
Automatizar tareas repetitivas y tediosas supone que los profesionales que forman parte de la empresa pueden centrarse en tareas estratégicas y aportar valor real a la organización. Además, las herramientas de automatización de procesos realizan las tareas más rápido y trabajan 24 horas, 7 días a la semana, por lo que son más eficientes.
En este sentido, el software de contabilidad más moderno, como Sage 50, está especialmente diseñado para satisfacer las necesidades de gestión de las pymes, cuyos pilares esenciales son la contabilidad y la facturación.
Reducción de errores
Los sistemas automatizados son precisos y consistentes, lo que garantiza una mayor calidad en la ejecución de tareas críticas. Esto permite mejorar la atención al cliente e incrementar la calidad de los productos y servicios que se venden.
Optimización de la productividad
Junto con todo lo anterior, automatizar tareas contribuye a alcanzar una mayor productividad porque se harán más tareas en menos tiempo y sin fallos. Los procesos se acelerarán y mejorará el ambiente laboral puesto que se reducirá la carga de trabajo.
¿Cómo implementar la automatización de procesos en tu pyme?
La implantación de la automatización en tu empresa requiere seguir una serie de pasos que, aunque pueden ser diferentes según el sector en el que trabajes o la tarea que desees automatizar, suelen ser los siguientes.
Identificación de procesos clave
Para empezar, es fundamental identificar los procesos que pueden beneficiarse de la automatización. Estos suelen ser tareas repetitivas y de alto volumen que consumen mucho tiempo, por ejemplo: la contabilidad, la facturación, las finanzas, los pagos o la elaboración de nóminas, entre otros.
Selección del software adecuado
Elegir el software de gestión empresarial correcto es crucial. Es importante considerar lo siguiente:
- La adaptación a las necesidades específicas de tu pyme.
- La facilidad de integración con los sistemas existentes.
- Si el proveedor tiene un servicio de soporte efectivo.
- La escalabilidad para afrontar el crecimiento de tu negocio.
Formación del personal
Una de las principales barreras de la automatización es la resistencia al cambio de las personas que forman parte de la empresa. La transición a la automatización requiere que el personal esté bien formado.
En este sentido, es fundamental que elabores cursos o talleres para que los empleados comprendan y utilicen eficazmente el nuevo sistema y este aporte los beneficios esperados.
Monitorización y ajuste continuo
La automatización no es un proceso estático. Es importante monitorizar constantemente su rendimiento y realizar ajustes según las necesidades de cada momento para asegurar que siga siendo eficaz. Si no se hace de esta forma, se podrían perder los beneficios que aporta y convertirse en un obstáculo para el negocio.
No obstante, es importante considerar que los beneficios pueden tardar en aparecer. Esto se debe a que es necesario implantar un buen sistema de automatización de procesos que permita, por ejemplo, controlar y saber cómo podría ser más eficiente el customer journey de los clientes potenciales o un proceso de onboarding de un nuevo empleado.
En el ámbito de la pyme, la automatización de procesos solo es viable si se utiliza un software de gestión empresarial que funcione como una herramienta que integre aspectos clave como la contabilidad, la facturación, la conciliación bancaria, la gestión de compraventas, el inventario y la conexión con tienda online.
Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2025 por su relevancia.
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