Automatización de procesos: por qué deberías implementarlo en tu pyme

Desgranamos las claves que convierten a la automatización de procesos en la hoja de ruta que toda pyme debe seguir para ver optimizados sus recursos.

• Empresas de todo el mundo ya se suman al uso de soluciones de automatización, capaces de eliminar las tareas rutinarias.
• Cuatro de cada diez empresas ya emplean este tipo de tecnología basada en inteligencia artificial para ejecutar sus tareas diarias.

Muchos asocian el término “automatización de tareas” a la inteligencia artificial o la tecnología punta. Sin embargo, este recurso ha estado presente a lo largo de toda la historia de la humanidad. Al fin y al cabo, automatizar tareas no es más que simplificar procesos.

Remontémonos a los Mayas, que automatizaron el transporte de agua a través de acueductos, pasando por el impacto de la automatización en los fabricantes de alfileres, hasta llegar a la simplificación de la línea de ensamblaje mecánico de Ford. La automatización ha venido a ser la clave de todos los avances tecnológicos que la raza humana ha experimentado.

¿En qué punto se encuentra la automatización de procesos en 2021? ¿Por qué “está de moda” la tecnología de gestión empresarial que incluye herramientas de automatización? ¿Cuáles son las razones para implementarla en la pyme?

¡Comparte! La pandemia ha acelerado la implantación de software que automatizan los procesos empresariales

La automatización de procesos en 2021

La digitalización ya se ha extendido al grueso de las empresas, marcando un antes y un después dentro de la automatización de tareas. Hoy, esta tecnología da el salto hacia la automatización inteligente.

Esta nueva automatización, basada en inteligencia artificial, es fundamental para operar en el mercado actual, más dinámico y cambiante que nunca.

De hecho, como respuesta a la pandemia, un 73% de las organizaciones a nivel global están usando actualmente tecnología de automatización de procesos. Este dato representa un incremento de 25 puntos respecto al año anterior, dando un giro en el modo de entender la gestión empresarial a la que todas las empresas deben sumarse si quieren tener garantizada su actividad.

¿Por qué las pymes deben implementar la automatización de procesos?

La automatización inteligente de procesos hoy se presenta en forma de software de gestión empresarial. ¿Cómo ayuda esta herramienta a una pyme a operar en el mercado actual con éxito?

La asequibilidad

Junto con los autónomos, las pymes se presentan como las grandes damnificadas por la crisis sanitaria en términos empresariales. Por lo tanto, a la hora de reorganizarse dentro la nueva normalidad, el ahorro en costes debe ser una máxima. Y las opciones pasan, bien por subcontratar a otra persona u organización, bien por adquirir un software flexible que se adapte a las necesidades del negocio. Un ejemplo lo encontramos en Sage 50, una herramienta centrada en la gestión financiera y contable que opera 24/7.

La respuesta está clara: tener un activo en funcionamiento permanente es una auténtica ventaja competitiva que ninguna pyme puede permitirse el lujo de descartar. ¿Qué otras razones convierten a la automatización de procesos en un “must” dentro de la gestión empresarial de la pyme?

De media, las compañías que utilizan software de gestión inteligente lo hacen en 67 procesos, y podrían alcanzar los 131 a finales del tercer trimestre de 2021.

Los procesos se agilizan

La automatización de procesos se traduce en la optimización de estos ¡Y sin errores! En este sentido, los ERP más modernos están especialmente diseñados para satisfacer las necesidades de gestión de las pymes, cuyos pilares son la contabilidad y la facturación.

A través de este tipo de herramientas, las organizaciones no solo administran mejor su negocio, sino que planifican con éxito sus recursos, simplificando las tareas administrativas. Además, al funcionar con business intelligence, toda la información financiera y contable está bajo control.

Ahorro en tiempo y costes

La automatización de procesos no solo mejora la productividad de la compañía. También supone un ahorro importante en costes, lo que ayuda a la pyme, esa gran afectada por la crisis sanitaria, a competir en un mercado cada vez más competitivo.

Eso sí, conviene tener presente que el ahorro de dinero no viene de la noche a la mañana. Este es consecuencia de contar con un buen sistema de automatización de procesos que permita, por ejemplo, controlar y saber cómo podría ser más eficiente el customer journey de un potencial cliente o un proceso de onboarding de un nuevo empleado.

Asimismo, y debates sobre la sustitución de bots por empleados a un lado, la automatización libera de ciertos procesos repetitivos y tediosos a los responsables de ejecutarlas. De este modo, el profesional puede centrarse en tareas de mayor relevancia para el negocio.

Visión integral de todos los procesos del negocio

Automatizar procesos no es tarea fácil, empezando por el replanteamiento en la forma de ejecutar las tareas diarias. Sin embargo, las herramientas digitales basadas en inteligencia artificial nos permiten tener ordenados todos los procesos que intervienen en el negocio.

Mayor movilidad y colaboración online

El confinamiento ha dejado en evidencia la falta de preparación de muchas pymes ante la necesidad de adoptar el teletrabajo. En este sentido, los mejores software de gestión empresarial ya funcionan en la nube, potenciando la movilidad y la colaboración online entre equipo, proveedores y clientes.

La funcionalidad cloud permite un ahorro importante en papeleo físico, lo que nos evita invertir tiempo en ordenar facturas, realizar comunicaciones o consultar datos. Tan solo es necesario un dispositivo con conexión a internet para realizar todas las gestiones que el usuario necesite.

En el ámbito de la pyme, la automatización de procesos solo es viable utilizando software de gestión empresarial que, desde una única herramienta, integren contabilidad y facturación, comunicación bancaria, gestión de compra-venta y stock y conexión con tienda online.