Siete causas por las que no coinciden el inventario físico con el contable

Una buena gestión del inventario para saber lo que hay en los almacenes de la empresa, y una correcta valoración de las existencias, son factores determinantes para el éxito de muchas organizaciones.

• Conoce por qué se producen diferencias entre el inventario físico y contable.
• Te explicamos cómo valorar correctamente las existencias.

Cualquier empresa debe de conocer con certeza las existencias que tiene en sus almacenes. Pero estas no siempre coinciden con las cantidades que reflejan los sistemas de información contable de la empresa. Sin embargo, a 31 de diciembre es necesario saber con exactitud la cantidad de existencias que hay en los almacenes. Y su valoración para reflejar dicha información en el balance de situación de la empresa.

Recuento de existencias

Para conocer con certeza las existencias que hay en los almacenes, será necesario realizar un recuento físico para verificar que estas coinciden con las que se reflejan en los registros contables de la empresa en la fecha en que se realice el inventario.

Si encontramos diferencia entre el stock teórico (lo que nos dice la contabilidad que debe haber) y el stock real (lo que se cuenta en el almacén) tendremos «diferencias de inventario«, que deberemos analizar.

¿Por qué se producen diferencias en el inventario?

Las diferencias de inventario se pueden producir principalmente por los siguientes motivos:

1. Hurto interno de empleados. Para evitar este tipo de hurtos, es necesario establecer sistemas de seguridad que eviten o minimicen los robos. Además, es aconsejable la realización de inventarios    periódicos que sirvan para evaluar cada cierto tiempo las pérdidas que reflejan los almacenes de la empresa.
2. Productos que salen de los almacenes sin registrarse la correspondiente salida mediante un albarán, factura o ticket. Esto puede ser debido a fraude cometido por empleados o por un error administrativo.
3. Hurto externo. En almacenes cerrados al público es más improbable que se produzca este tipo de hurto. Pero en determinadas organizaciones los productos están al alcance del público y este tipo de hurto es relativamente frecuente.
4. Entrada de mercancías en el almacén cuyo albarán de entrega se encuentra pendiente de registrar. Por este motivo, antes de realizar el inventario deben de estar registrados todos los albaranes de entrada de mercancía.
5. Errores administrativos de registros de las cantidades de entrada y salida de las mercancías.
6. Confundir unos productos con otros. Las confusiones como dar entrada a unos productos en lugar de otros, o dar salida a un producto con la referencia de otro, puede ser otra causa de diferencias. Aunque no impliquen la salida de los almacenes de dichas existencias sin registro, pueden suponer un quebranto para la empresa si hay diferencias de precios entre los productos.
7. Tirar productos en mal estado o caducados, sin dar la correspondiente baja en el inventario puede suponer otra causa de diferencias de inventario.

¿Cómo valorar correctamente los inventarios?

La valoración de existencias se contempla en el Plan General Contable, en su segunda parte, dentro de las normas de registro y valoración. Es en este punto donde se determina que la valoración de los bienes y servicios se realizará por su coste. Ya sea el precio de adquisición o el coste de producción.

¿Qué debemos tener en cuenta a la hora de realizar el inventario?

En relación con la valoración y registro contable de las existencias, debemos tener en cuenta los siguientes puntos:

• Los impuestos indirectos que gravan las existencias sólamente se incluirán en el precio de adquisición o coste de producción cuando no sean recuperables directamente de la Hacienda pública (IVA no deducible).
• En las existencias que necesiten un periodo de tiempo superior a un año para estar en condiciones de ser vendidas, los gastos financieros se incluirán en el precio de adquisición o coste de producción.
• El precio de adquisición incluye el importe facturado por el vendedor después de deducir cualquier descuento, rebaja en el precio u otras partidas similares, así como los intereses incorporados al nominal de los débitos.
• Se añadirán a las existencias todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que la empresa pueda utilizarlas. Es decir, hasta que los bienes se hallen ubicados para su venta, tales como transportes, aranceles de aduanas, seguros y otros directamente atribuibles a la adquisición de las existencias.
• Los descuentos por pronto pago no se incluirán en la valoración de las existencias al ser descuentos de carácter financiero.
• Los productos en curso, productos semiterminados, subproductos, residuos, materiales recuperados y productos terminados se valorarán por su coste de producción.
• El coste de producción se determinará añadiendo al precio de adquisición de las materias primas y otras materias consumibles los costes directamente imputables al producto. Así como los costes indirectamente imputables a los productos en los que se haya incurrido al ubicarlos para su venta.
• Para la valoración de las existencias del inventario, se adoptará con carácter general el método del precio medio o coste medio ponderado. Aunque el método FIFO también es aceptable.

El asiento de variación de existencias

Para que las existencias se reflejen correctamente en el balance de situación de la empresa, es necesario realizar el asiento de variación de existencias. Este tiene por objeto calcular el consumo de existencias y ajustar el resultado del ejercicio.

La empresa debe conservar el inventario realizado. Este sirve de soporte para la realización del asiento de variación de existencias, ya que este ajuste contable tiene incidencia en el resultado y, por ende, en el impuesto sobre sociedades.

Por lo tanto, las empresas deben saber qué existencias tienen en el almacén y cuánto valen. De esta forma, conseguirán llevar un buen control interno y adecuarse a la obligación de la normativa contable y fiscal.

Nota del editor: Este artículo fue publicado por primera vez en 2015 y actualizado a 2023 por su relevancia.