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9 pasos a seguir para poner la contabilidad al día a la vuelta de vacaciones

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Sage

Se acabaron las tan ansiadas vacaciones y para muchos contables toca retomar la actividad laboral y poner al día la contabilidad de la empresa.

  • Conoce nueve pasos para poner la contabilidad al día cuanto antes.
  • Si has dejado el trabajo al día antes de irte de vacaciones, delegado tareas y realizas una planificación de las prioridades será más fácil ponerse al día cuanto antes.

Una vez finalizadas sus vacaciones, los profesionales de la contabilidad deben poner al día la contabilidad cuanto antes, ya que sobre todo en las pymes, no cuentan con personal para hacer un back up que realice las tareas de un contable durante su ausencia.

Cada empresa es diferente, no es lo mismo una pyme que una gran empresa. En función del tipo de empresa y del número de personas del departamento contable, es probable que muchas tareas no puedan realizarse durante el periodo de disfrute de las vacaciones de los contables.

Puede que algún contable se marche de vacaciones y a su vuelta se encuentre todo el trabajo al día. También puede darse el extraño caso, de que incluso le hagan el trabajo atrasado que tenia de antes de irse de vacaciones, pero esto no es lo habitual, por lo menos en las pymes.

Lo más normal es encontrarse casi todo el trabajo sin hacer. En el mejor de los casos, puede que nos lo dejen ordenado: las facturas emitidas, por un lado; las recibidas, en la carpeta marrón; los documentos bancarios, en la carpeta amarilla y, en otras carpetas, otro tipo de documentos administrativos.

En cualquier caso, dependiendo del volumen de trabajo de la empresa, la montaña de papeles puede hacer que cambiemos el estado de nuestro WhatsApp poniendo el emoticono de la cara con la frente fría y una gota cayendo por la frente.

Consejos para poner la contabilidad al día a la vuelta de vacaciones

Los contables experimentados ya están acostumbrados a esta rutina posterior a las vacaciones y de su experiencia podemos extraer algunos consejos.

1. Ordenar los papeles

  • Si no nos han dejado los papeles ordenados, deberemos revisarlos y clasificarlos.
  • El orden facilitará que fluya el trabajo más rápido cuando nos pongamos manos a la obra.
  • El orden es fundamental en la mesa de un contable y la falta de él pude derivar en errores.
  • El desorden también es una fuente de generación de estrés, ya que tendremos la sensación de no tener el trabajo controlado.

2. Breves reuniones con los compañeros

  • Si alguien ha estado realizando nuestro trabajo, lo primero que tendremos que hacer es reunirnos con esa persona para que nos informe del estado en que se encuentran las tareas.
  • También es conveniente mantener breves reuniones con los superiores, para que nos informen de cualquier asunto relevante que merezca nuestra atención

3. Conciliar rápido los bancos

  • Si, entre otras tareas, contabilizamos operaciones bancarias. Es conveniente registrar rápidamente los apuntes bancarios, para así asegurarse de que no hay ningún cargo indebido y que se han materializado los cobros previstos.

4. Arqueo de caja

  • Si una de nuestras funciones es el control de caja, una de las primeras tareas que se debe realizar es un arqueo de la caja de la empresa. Así nos aseguramos de que en ella hay lo que debe haber.

5. Previsiones de tesorería

  • Es urgente incluir las facturas recibidas en las previsiones de pago y actualizar cuanto antes las previsiones de tesorería. De esta forma sabremos qué cargos vamos a tener por cada banco.
  • Si no tenemos actualizadas las previsiones de tesorería, pueden producirse descubiertos en cuentas bancarias y excesos en pólizas de créditos. También devoluciones de recibos y efectos, si no hay saldo suficiente para atenderlos.

6. Revisar la bandeja de entrada del correo electrónico

  • No caer en el error de abrir y atender al momento todos los correos electrónicos. Hay que priorizar los más importantes.
  • En la bandeja de entrada se recibe de todo, pero los contables reciben cada vez más facturas de proveedores y acreedores, que hay que contabilizar y pagar.

7. Atención a los cobros

  • De vacaciones se van los que cobran y los que pagan. Puede que tengamos facturas pendientes de cobrar que debamos revisar para gestionarlas cuanto antes, con el fin de que no continúe demorándose su cobro.

8. La contabilización de algunas facturas de proveedores puede esperar

  • La contabilización de las facturas de proveedores, si no vencen pronto y no es urgente posicionarlas en la previsión de pagos, es una de las tareas que puede demorarse un poco más, siempre y cuando estemos hablando de una pyme que no utilice el SII.

9. El archivo para el final

  • Si bien es conveniente que no se acumulen papeles por archivar, el archivo de facturas es una tarea que no es ni urgente, ni excesivamente importante y, por lo tanto, puede esperar.
  • La digitalización certificada de facturas y su destrucción puede minimizar esta tarea, por lo que si todavía no la utilizas puede ser un buen momento para pensar en su implantación.

Con un buen software de contabilidad, poner la contabilidad al día será más rápido y sencillo.

Si seguimos los consejos antes mencionados, contamos con un buen software contable, nos podemos apoyar en un buen equipo y sabemos priorizar y delegar, la puesta al día de la contabilidad será pan comido.

Nota del editor: Este artículo fue publicado en 2020 y actualizado en 2021 por su relevancia.

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