Un arqueo de caja nos puede ayudar a detectar errores. Si no cuadra el dinero que hay en la caja con el que debería haber, se deberán analizar los motivos del descuadre.
- Te explicamos qué es un arqueo de caja con casos prácticos.
- Conoce los motivos por los que se realizan arqueos de caja y la frecuencia con la que se deben realizar.
El arqueo de caja es el proceso mediante el que se comprueba que el dinero que hay en la caja, es el que debe de haber. Para ello, la suma de billetes y monedas de la caja física de la empresa debe coincidir con el saldo contable de la cuenta de caja, en la que se reflejan los cobros y pagos en efectivo.
Cuando se realiza un arqueo de caja se pueden dar tres situaciones diferentes:
- Caja cuadrada. El dinero de la caja física de la empresa coincide con el saldo de la cuenta contable de caja.
- Falta dinero. El resultado del arqueo de caja es inferior al saldo contable de la cuenta de caja.
- Sobra dinero. El resultado del arqueo de caja es superior al saldo contable de la cuenta de caja.
¿Por qué se generan descuadres en la caja?
La caja de la empresa puede descuadrar, principalmente por los siguientes motivos:
- Errores al realizar el registro contable.
- Extravío o falta de justificantes de cobros o pagos.
- Errores al cobrar o pagar.
- Hurto interno o externo.
¿Por qué se realizan arqueos de caja?
La contabilidad de una empresa debe reflejar la imagen fiel de la empresa. Por eso, todas sus cuentas contables deben reflejar la realidad económica y financiera de la sociedad. Entre estas cuentas contables se encuentra las cuentas de caja y caja de moneda extranjera. El saldo contable que se refleja en estas cuentas debe coincidir con la suma de las cantidades en efectivo que se encuentran en la caja física de la empresa.
Además, también se realizan para detectar posibles hurtos o errores.
Se pueden realizar de forma sistemática. Por ejemplo al finalizar el día, o de forma no prevista, para asegurarse de que la caja está cuadrada en todo momento y comprobar que se lleva según los procedimientos definidos.
En un arqueo de caja pueden aparecer faltantes o sobrantes, con respecto al saldo que refleja el libro mayor contable de la cuenta de caja. Estas diferencias se pueden contabilizar en una cuenta contable de diferencias de caja. Los faltantes se contabilizarán como gastos y los sobrantes como ingresos.
Gracias a los arqueos de caja se puede determinar si las personas responsables de la caja de la empresa actúan con honestidad, eficiencia y responsabilidad.
¿Cuándo se deben realizar los arqueos de caja?
La frecuencia con la que se deben realizar arqueos de caja dependerá del tipo de empresa y de otras circunstancias. Por ejemplo, con el cambio de turno de la persona responsable de la caja debe realizarse un arqueo de caja, ya que la persona que se incorpora tiene que cerciorarse de que la caja le queda arqueada y cuadrada. Si no se realiza el arqueo de caja con el cambio de turno, entonces no se sabrá a cuál de los dos cajeros le ha descuadrado la caja.
En función de la cantidad de efectivo que se acumule en la caja se pueden hacer uno o más arqueos al día. Si se cobra mucho efectivo en la empresa, es conveniente ir arqueando la caja cada cierto tiempo para cerciorarse de que esta cuadrada y apartar parte del efectivo a un lugar más seguro.
En empresas con volúmenes de cobros en efectivo moderados, si se realiza diariamente, será más fácil localizar el motivo de cualquier descuadre.
También se realiza un arqueo de caja en las auditorías de cuentas. En este caso, el recuento se realiza a cierre del ejercicio y se suele plasmar en un documento de arqueo de caja firmado por el responsable de la caja de la empresa.
Ejemplos de arqueos de caja
Se pueden realizar los arqueos de caja de forma totalmente automatizada mediante dispositivos de cobro automático vinculados a terminales de punto de venta. En estos casos, lo normal sería que los datos que se reflejan contablemente en la cuenta de caja coincidan con el recuento de monedas y billetes.
Por otra parte, el arqueo de caja más tradicional, consiste en realizar un recuento de caja y anotar el dinero en metálico (billetes y monedas) que existe en caja al finalizar el período. Para realizar esta tarea se puede utilizar una hoja de cálculo, en la que se detallen los tipos de monedas y billetes, de forma que al introducir el número de cada tipo nos de automáticamente el montante de efectivo en caja.
Por lo tanto, mediante el arqueo de caja se comprueba que la suma del efectivo en caja cuadre con la suma que se refleja en el terminal punto de venta de la empresa o en el programa contable. Si hubiese diferencias se deben cotejar los documentos de cobro y pago justificativos de las anotaciones que se han trasladado al libro de caja.
En conclusión, el arqueo de caja se revela como una práctica esencial para asegurar la integridad y exactitud del efectivo de una empresa. Al comprender sus distintas situaciones, desde una caja cuadrada hasta faltantes o sobrantes, y examinar los motivos que pueden originar descuadres, los empresarios pueden mantener un control financiero más riguroso.
Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.
CONTENIDO RELACIONADO
Siguiente lectura recomendada
Paso a paso para aprender a utilizar un software de facturación en la nube
Conviértete en un experto contable
KIT BÁSICO PARA LLEVAR LA CONTABILIDAD AL DÍA
Consigue gratis tu guía en PDF y descubre:
- El papel del contable frente al empresario
- Los conocimientos que diferencian al buen contable
- Qué tecnología tiene el contable a su alcance
