Siete utilidades que tiene un balance de comprobación

¿Quieres asegurarte de que tu contabilidad está al día y libre de errores? El balance de comprobación es una herramienta fundamental que facilita la revisión de las diferentes cuentas contables de una empresa. 

• Conoce qué es un balance de comprobación y cuáles son sus principales usuarios.  
• Te detallamos las principales utilidades de un balance de comprobación de sumas y saldos. 

El balance de comprobación es una especie de ‘foto instantánea’ de la situación financiera de tu empresa en un momento dado. En él se recogen todas las cuentas contables que la empresa ha utilizado en un periodo determinado con sus correspondientes saldos. 

La contabilidad debe reflejar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa. 

El principal objetivo de la contabilidad es suministrar información fiable y de utilidad para los diferentes usuarios. Para garantizar que se cumple este objetivo se utiliza el balance de comprobación. 

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¿Qué es un balance de comprobación? 

El balance de comprobación es un documento de gran utilidad para los contables, ya que permite ver rápidamente el saldo contable de las diferentes cuentas de la empresa. 

En el balance de comprobación se refleja de cada cuenta:

•    El saldo inicial
• + La suma de las partidas del debe.
• –  La suma de las partidas del haber.
• = El saldo contable 

Por lo tanto, agrupa los saldos de todas las cuentas que hayan funcionado durante un periodo considerado.

Usuarios del balance de comprobación de sumas y saldos

Los principales usuarios de un balance de comprobación suelen ser los siguientes:

• Contables y financieros: para uso interno de gestión y control de las diferentes cuentas contables y para la detección y depuración de errores. 
• Auditores de cuentas: en una empresa sometida a auditoria, uno de los primeros documentos contables que piden los auditores es un balance de comprobación de sumas y saldos. Este documento les será de gran utilidad para el análisis de la contabilidad y para poder verificar si la contabilidad de la empresa refleja la imagen fiel de la sociedad.  
• Asesores externos: los asesores contables lo utilizan para detectar rápidamente si hay errores en la contabilidad y para la preparación de declaraciones tributarias. 
• Usuarios externos: el artículo 28 del Código de Comercio establece la obligación de que “al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales”. Los libros contables en los que se transcriben estos balances de comprobación deben legalizarse en el Registro Mercantil y pueden ser demandados por diferentes usuarios externos. 

Un balance de comprobación es una herramienta contable de gran utilidad para poder determinar que la contabilidad de una empresa y sus estados financieros reflejan la imagen fiel de la sociedad. 

¿Para qué sirve un balance de comprobación o de sumas y saldos? 

Un balance de comprobación tiene las siguientes utilidades:

1. Verificar a contabilidad
2. Facilitar la visualización del total de los débitos y de los créditos.
3. Verificar que los saldos de los deudores suman lo que los saldos de los acreedores.
4. Facilitar el proceso analítico.
5. Facilitar la preparación del pool bancario y el contraste con la CIRBE.
6. Preparar las estadísticas del INE.
7. Facilitar la revisión del inmovilizado de cara al cálculo de las amortizaciones

Te lo explicamos mejor con más detalle:

1. Verificación de la contabilidad

Permite revisar que no existen errores en la contabilidad que puedan trasladarse a los estados financieros de la sociedad. Con la obtención del balance de comprobación, no finaliza la tarea de la revisión. 

Este es solo una guía que nos puede facilitar la detección de errores en aquellas cuentas con saldo contrario a su naturaleza. Por ello, es imprescindible usarlo en combinación con los libros mayores de las cuentas. 

Esto es así, ya que en determinados momentos una cuenta contable puede tener un saldo contrario a su naturaleza y no haber ningún error, por ejemplo:

• Cliente con saldo acreedor por un abono pendiente.
• Proveedor con saldo deudor por abonos pendientes.
• Cuenta bancaria en negativo, pero ser el saldo correcto al estar la cuenta en descubierto. 

2. Facilita la visualización del total de los débitos y del total de los créditos

Con el balance de sumas y saldos se tiene un resumen básico del estado financiero y las operaciones realizadas en el periodo que esté bajo estudio.

3. Verifica que los saldos deudores suman lo que los saldos acreedores.

Esto es algo que si utilizamos un  buen programa contable sucederá siempre, ya que no nos permitirá grabar asientos descuadrados.

4. Facilitan el proceso analítico

Se puede ver toda la estructura de cuentas contables de la empresa. Esto puede ser de gran utilidad de cara a desarrollar el plan contable de la empresa. 

El balance de comprobación es una excelente herramienta que permite ver si el plan contable de la empresa está bien desarrollado.

5. Facilita la preparación del pool bancario y el contraste con la CIRBE

Si se seleccionan en un balance de comprobación solo las cuentas del pasivo bancario, podemos utilizar estos datos para preparar el pool bancario tan demandado por las entidades financieras cuando se solicita financiación. Estos datos, además, se pueden contrastar con la CIRBE para ver si existen diferencias.

Con un certificado digital podemos obtener la CIRBE de la empresa. En la CIRBE se reflejan los pasivos bancarios de la sociedad comunicados al Banco de España, por las entidades financieras con la cuales la empresa está endeudada. 

Te será de gran utilidad para contrastar la integridad de las cuentas del pasivo con entidades de crédito, aunque hay que tener en cuenta que pueden existir pequeñas diferencias, ya que las entidades financieras no están obligadas a declarar créditos por importe inferior a 6.000 euros.

6. Preparación de estadísticas del INE

Todos aquellos que han tenido que cumplimentar determinadas estadísticas del Instituto Nacional de Estadística, habrán recurrido a un balance de sumas y saldos para obtener parte de la información requerida. En este sentido, también puede ser interesante desglosar contablemente partidas sobre las que sepamos que vamos a tener que informar en las estadísticas del INE.

7. Facilita la revisión del inmovilizado de cara al cálculo de las amortizaciones

De cara al cálculo de las amortizaciones, nos permite ver las nuevas cuentas de inmovilizado del período considerado sobre las que calcular las amortizaciones.

Por lo tanto, el balance de sumas y saldos o de comprobación es imprescindible para cualquier profesional de la contabilidad, no solo como herramienta de revisión y control, sino que su utilidad va mucho más allá, siendo además una excelente herramienta de análisis.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.