Cómo debe ser el perfecto backup vacacional

Analizamos las principales características que debe tener un buen backup vacacional para mantener perfectamente la continuidad del trabajo.

• Es imprescindible transmitir y recibir confianza para que funcione un backup vacacional.
• Un buen backup facilita el descanso y desconexión que la persona a la que sustituye necesita durante sus vacaciones.

Encargarse del backup de otra persona durante sus vacaciones es, principalmente, una forma de ayudar a que un compañero pueda tomarse un período de descanso. Además, permite que la empresa pueda continuar con sus procesos habituales. Incluso, es una oportunidad para el desarrollo profesional y para empatizar con otros miembros del equipo.

Para aprovechar todas las ventajas, quien realiza el backup debe mantener unas determinadas actitudes y es conveniente que posea ciertas cualidades. En este post con contenido actualizado, hacemos un repaso a algunas de las más importantes.

¿Por qué es necesario contar con un buen backup vacacional?

Según algunos estudios, más de la mitad de los trabajadores revisan su correo electrónico al menos una o dos veces por semana mientras están de vacaciones.

Si esta afirmación te suena familiar, quizá contar con un buen backup vacacional te permita disfrutar de las vacaciones como te mereces. Por ello, a continuación, te dejamos algunas estrategias para que la persona que te sustituya lo tenga todo claro (y que a tu regreso no tengas más trabajo del que dejaste pendiente).

Elabora un listado con la información más importante

En él, deberás incluir, por ejemplo, dónde se pueden encontrar los archivos importantes, notas de política y procedimientos empresariales, ubicación de la información crítica de los proyectos y/o consejos de utilidad para tratar con personas o situaciones específicas.

LA CLAVE: La información de otros años te puede servir de referencia, pero no olvides actualizarla y adaptarla a las circunstancias del momento.

Deja planificado tu primer día de regreso al trabajo

Evita programar reuniones o llamadas telefónicas durante, al menos, uno o dos días después de la vuelta a la oficina. Deja marcadas estas fechas en el calendario y asegúrate de que todos sepan que esos son tus días para ponerte al día.

LA CLAVE: Las herramientas de productividad en la nube permiten dejar mensajes sobre cuándo estarás disponible y que sus destinatarios los marquen como leídos.

Pon en contacto a tus clientes y proveedores con tu backup

Es una norma de cortesía informar a clientes, proveedores y colegas de que no estarás disponible durante tus vacaciones. Además de avisarles por teléfono o en una reunión regular, será útil recordárselo por correo electrónico. Este último cuenta con la ventaja de dejar constancia escrita. Así podrán consultar la referencia en el caso de que necesiten contactar contigo.

LA CLAVE: Configura una respuesta automática de tu correo durante las vacaciones que permita a los despistados saber quién es tu backup.

Vete de vacaciones sin preocupaciones

Honestamente, si lo haces, volverás más renovado. Dejarás las cosas en buenas manos y, si no es así, lo podrás arreglar sin problema a tu regreso. Y, si quieres pensar en la persona que hará tu backup, recuerda comprarle algún detalle para agradecerle esa suplencia durante tus vacaciones.

LA CLAVE: Prepara a tu backup para afrontar tu ausencia y ofrécele la confianza que merece.

Anatomía del perfecto backup vacacional

Pero ¿cuáles son las características que debería tener la persona ideal para nuestro backup?

Te lo contamos.

Previsor

LA CLAVE: La labor del backup debe quedar clara antes de las vacaciones.

• Para ello es necesario mantener un diálogo fluido entre quien desarrolla habitualmente esas funciones y su sustituto.
• Sin embargo, a pesar de que lo normal es que quien se va de vacaciones procure anticipar posibles problemas y dar consejos e instrucciones, no lo puede predecir todo.
• El backup debe valorar muy bien cuáles son los puntos más complejos y que le generan más dudas y debe trazar un camino para superar esos obstáculos.

Ágil

LA CLAVE: De poco serviría tener un backup durante las vacaciones si todo lo tiene que resolver quien se encarga habitualmente de las tareas.

• El sustituto debe saber responder por sí mismo a las pequeñas dudas. Al fin y al cabo, su misión es mantener en orden un conjunto de labores y ha de saber desenvolverse ante imprevistos que no revistan gravedad.
• Además, se espera una respuesta muy fluida y rápida. No siempre puede esperar a que pasen los días. Hay que mantener una claridad de ideas, de modo que en cualquier momento se pueda dar la solución idónea.
• Debe tener una cierta visión de los procesos. De este modo, puede comprender la importancia de cada tarea y priorizar aquellas más urgentes.

Prudente

LA CLAVE: Si bien ha de ser resolutivo, tiene que ser muy consciente de cuándo su actuación puede generar problemas innecesarios.

• Por lo tanto, ha de mantener el máximo conocimiento posible de los riesgos que entraña su labor.
• Cuando los problemas son de cierta entidad, se hace necesario el contacto con otras personas del equipo.
• Es preferible que nos molesten unos minutos durante nuestras vacaciones a encontrarnos un problema grave a nuestro regreso.

Accesible

LA CLAVE: El backup debe estar permanentemente preparado para dar cuenta de la progresión de su labor.

• Está claro que, a la vuelta, puede ser necesario reportar la situación al compañero al que ha sustituido. Sin embargo, en cualquier momento, otros miembros del equipo, incluso los jefes, pueden necesitar saber cómo va alguna cuestión.
• Es muy importante que, cuando alguien nos requiera, respondamos siempre con la debida cortesía.
• El backup debe estar disponible incluso en aquellos casos en los que su misión sea únicamente indicar que el asunto debe tratarse directamente con la persona que está de vacaciones a su vuelta de ellas.

Confiable

LA CLAVE: El encargado del backup debe transmitir sensación de dominio, de que la labor queda en buenas manos.

• Como es lógico, ello implica no solamente disponer de los conocimientos y cualidades adecuados, sino también de capacidad para transmitir seguridad a otras personas. Hay que saber, pero también los demás han de saber lo que sabemos.
• No obstante, ello depende no solamente del encargado del backup, sino también del clima laboral. En ese sentido, debe tener cierto liderazgo y habilidad para resolver conflictos.
• En todo caso, si existe un ambiente de confianza, es más probable que quien se marcha de vacaciones y los compañeros que se quedan a trabajar codo con codo con su sustituto piensen que, entre todos, podrá resolverse cualquier pequeña incidencia.

Discreto

LA CLAVE: La labor del backup es, finalmente, que no se note la ausencia del responsable habitual de una determinada tarea.

• La nota que más debe destacar es la intención, en la medida de lo posible, de continuidad con la forma de proceder de la persona a la que se sustituye.
• No es raro que una misma labor pueda realizarse de varias maneras. Sin embargo, es preferible dejar que los cambios que haya que hacer los efectúe, a su regreso de vacaciones, la persona que se hace cargo habitualmente de la tarea encomendada.
• Si cree que es conveniente enmendar algo, es que exponga su posición de forma razonada y constructiva a la persona que sustituye en el momento en que vuelva.

Comunicativo

LA CLAVE: El encargado del backup ha de saber cuándo y a quién debe transmitir una alerta.

• Cuando algo, de mucha o poca importancia, va mal, es vital realizar una valoración del problema e, incluso, de las soluciones. Sin embargo, no menos relevante es meditar la forma en la que se van a trasladar los mensajes.
• Y, en todo caso, siempre hay rasgos de la comunicación de un problema que contribuyen a resolverlo, tales como la empatía, la cortesía, el ánimo de no incomodar inútilmente, la transmisión de tranquilidad y seguridad, la concisión, la explicación directa y sincera del problema, etc.
• Además, ayuda mucho manejarse bien con las herramientas y canales de comunicación: correos electrónicos  y tradicionales, mensajes instantáneos privados y en redes sociales, conversaciones personales y telefónicas, videoconferencias, informes, gráficos…

Y, por supuesto, será de gran importancia que el backup cuente con un ambiente de buena colaboración por parte de todo el equipo. Además de que disponga de los elementos materiales y organizativos necesarios para poder desarrollar su labor con solvencia.

Nota del editor: Este artículo fue escrito con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.