Cinco aplicaciones para llevar el registro del control horario de los trabajadores en la pyme

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En este post con contenido actualizado, explicamos en qué consiste el control horario y qué obligaciones tienen las empresas para llevarlo a cabo. También los problemas que puede suponer un excesivo control a los trabajadores amparados en nuevas tecnologías de localización.

  • Te mostramos cuáles son algunas de las aplicaciones disponibles para llevar un registro y control horario en la empresa
  • Analizamos el alcance del uso de  avances tecnológicos, como brazaletes y pulseras de control, y sus limitaciones en la legislación laboral en España

A lo largo de 2017, las empresas vivieron un momento de inseguridad jurídica en lo que respecta a la obligación de llevar un registro de horas de trabajo realizadas por sus empleados. Una primera sentencia de la Audiencia Nacional obligaba a una empresa a establecer un sistema de control de horarios efectivo tanto para trabajadores que realizan horas extraordinarias como para aquellos que no lo hacen. Posteriormente un sentencia del Tribunal Supremo anulaba dicha medida. Existen diferentes opciones para llevar dicho control, vamos a ver cinco aplicaciones que ayudarán a las pymes a llevar el registro de control horario de los empleados.

En todo caso, el debate sobre la obligación de llevar un registro diario de la jornada no ha acabado, ya que el Tribunal Supremo instó a realizar una reforma legislativa que clarificara la obligación de llevar un registro horario. De esta manera, se desautorizaba a la Inspección de Trabajo, que estaba calificando esta falta de documentación de la jornada y las horas trabajadas como una falta grave.

El Tribunal explicaba que: “la falta de llevanza del registro o el no informar a los trabajadores sobre las horas realizadas en jornadas especiales o incumplir obligaciones meramente formales o documentales constituye una falta leve”.

Control a través de medios electrónicos de los trabajadores

Los avances tecnológicos posibilitan también un mayor control sobre los trabajadores y la ejecución de sus tareas. No solo se trata de realizar un seguimiento a través de GPS de la flota de vehículos de nuestra empresa para facilitar la coordinación, sino que se están empezando a implantar estos mismos controles directamente a los propios empleados.

Este es el caso de Amazon en sus centros logísticos de Estados Unidos, donde disponen de una patente para que a través de un brazalete se detecte el movimiento de las manos del empleado en todo momento. También tienen otra patente que podría hacer vibrar la pulsera cuando se envía una nueva tarea al trabajador. Lo cierto es que en ambas queda claro que tienen la posibilidad de ver cuando un empleado ha bajado el ritmo de trabajo.

Tal y como ha manifestado la ministra Fátima Bañez, aunque el empresario pueda adoptar las medidas que considere necesarias para la vigilancia y control del cumplimiento de las tareas asignadas a los empleados, nunca deben sobrepasar ciertos límites que tienen que ver con su intimidad y dignidad.

Además, antes de implantar este tipo de controles, que Amazon no tiene todavía desarrollados, la legislación española indica que es necesario trasladarla al comité de empresa, que debe emitir un informe al respecto y que podría denunciar dichas prácticas ante Inspección de Trabajo si las considera abusivas.

Control horario, las obligaciones de las empresas

Actualmente, en el caso de los empleados a tiempo parcial, la empresa debe realizar el cómputo total de horas ordinarias y extraordinarias por mes y entregar una copia del resumen al trabajador junto con la nómina. Además, los trabajadores a tiempo parcial no pueden hacer horas extraordinarias. Solo en caso de fuerza mayor se podrían realizar, pero tiene que ser una situación extrema (una inundación, un incendio, etcétera, no que se ha retrasado el camión con las mercancías y hay que reponer rápidamente).

Una cuestión diferente son las horas complementarias, las realizadas como adición a las horas ordinarias firmadas en el contrato. Estas horas no se pagan como las ordinarias y tienen que estar pactadas por escrito entre trabajador y empresa. El número de horas complementarias no puede exceder el 30% de las horas ordinarias del contrato.

Cinco aplicaciones centradas en el control de horarios

Para evitar equívocos, la jornada de los trabajadores a tiempo parcial se registrará día a día y se totalizará mensualmente. El empresario debe entregar una copia al trabajador junto con la nómina. En dicha copia tienen que constar las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias.

Esta tarea puede suponer una complicación y pérdida de tiempo para muchas empresas a poco que tengan una mínima rotación de personal. Para mejorar la gestión de los empleados, existen aplicaciones de control horario que nos ayudan en esta labor. Vamos a ver algunas de ellas.

Sesame, control de horarios a través del smartphone

Sesametime es un servicio que nos facilita un control horario a través de una aplicación online y una app para móviles. La gran ventaja es que no importa donde se encuentre el empleado en ese momento, pudiendo marcar la entrada o salida de ese día y llevar un registro claro. Tampoco necesita un hardware adicional, como sería un lector de huellas o un control de fichajes en el que se introducirá nuestra clave.

Es muy sencillo de utilizar y su coste es mensual, dependiendo del número de trabajadores que vamos a controlar. Como valor añadido al control horario, el empleado puede utilizarlo para solicitar vacaciones o tener el cuadrante, gestión de bajas, exportación en ficheros CSV, etc. Quizás lo mejor es lo sencillo que resulta la gestión para recursos humanos, tanto para la obtención de datos como para revisar cualquier posible incidencia de fichaje.

TimeWork, mucho más que un control de horarios

Es una solución de control de horarios muy útil para aquellas empresas cuyos empleados trabajan con un ordenador, un smartphone o un tablet. Además del control de las horas de inicio y fin de la jornada, vigila la actividad real de la jornada, la calidad del trabajo, las pausas, etcétera, por lo que se convierte en una herramienta que también mide la productividad de los empleados.

Como en el caso anterior, el coste de la aplicación es de pago por uso, se almacena en la nube y se instala en minutos sin necesidad de hardware adicional. Luego los informes que ofrece se pueden exportar a una hoja de cálculo o un PDF. Lo malo es que en sectores donde el empleado no está toda la jornada delante del ordenador no explotamos todo su potencial. Para las empresas con empleados remotos o que teletrabajan, es una solución ideal.

SafeScan, lectores de huellas para controlar los horarios

En el caso de SafeScan, su solución de gestión de control de horarios está orientada a utilizar un hardware específico en cada centro de trabajo. Se trata de un lector donde los empleados van a marcar su entrada y su salida, ya sea por código, control de presencia o la huella dactilar. Si se utiliza la huella, hay que tener en cuenta que cumple con el nuevo RGDP que otorga a los datos biométricos una especial protección. Se pueden instalar diferentes lectores para varios centros de trabajo.

En estos casos, es importante tener claro cómo se van a recoger los datos. Una opción es utilizar un lector que los guarde y periódicamente alguien de la empresa pasa por los distintos centros y los extrae a través de un USB. Más interesante es utilizar un terminal conectado a la red que puede volcar los datos a la central cuando se soliciten y siempre que tenga conexión a Internet.

A nivel de costes, puede ser la mejor solución para las empresas con mayor volumen de personal o que dispongan de varias sucursales, ya que simplifica de forma notable el control horario, los informes de horas extras y complementarias.

IntraTime, sencillo control desde el teléfono o el ordenador

IntraTime tiene en la sencillez su mejor baza. Funciona a través de una app que instalamos en el smartphone y que realiza el registro de entradas, salidas, pausas y descansos. Quizás es una buena solución para empleados que trabajan en movilidad. La información se almacena en la nube y el pago se realiza también en función del número de empleados.

SystemPin, control horario por huella o proximidad

SystemPin es otra solución muy completa pensada para utilizarse con un terminal de control, donde el empleado introduce su PIN, huella o tarjeta de proximidad. Aunque su software parece algo anticuado en su aspecto, es muy versátil en lo que respecta a su configuración. Dispone de un portal web donde el empleado puede ver todos sus horarios y controlar las entradas y salidas del mes. Quizás una de sus carencias sea no disponer de una app móvil para usuarios en movilidad.

Por lo que respecta al hardware, se adapta a gran cantidad de terminales diferentes, por lo que se puede elegir en función de las necesidades de la empresa. También ofrece la posibilidad de tener el terminal de registro en alquiler, una opción interesante si no se desea hacer un desembolso tan alto al poner en marcha el servicio.

Lo cierto es que hoy en día las empresas necesitan llevar un control horario más preciso y que no suponga una sobrecarga de trabajo para los departamentos de recursos humanos. Además una dejadez en esta tarea puede suponer una sanción por parte de Inspección de Trabajo.

Bajas laborales y otras ausencias en el trabajo

Una guía práctica con lo que necesitas saber sobre las bajas laborales, vacaciones, excedencias y otras ausencias en el trabajo de tus empleados.  

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