Cómo calcular las retenciones a los trabajadores en 2023

En este post con contenido actualizado explicamos el procedimiento de cálculo de las retenciones de los trabajadores a partir de las tablas de 2023. 

• En el caso general, el cálculo de las retenciones reclama dar una serie de pasos que pretenden ajustar su importe a las circunstancias del trabajador. 
• Hay diversos casos especiales en los que se aplica un tipo fijo de retención. 

Contenido del post

1. Últimos cambios en las retenciones de los trabajadores
2. Cómo calcular la retención del IRPF: Tablas de 2023
3. Cómo calcular las retenciones del IRPF de los trabajadores
4. Cómo se calculan las retenciones a los trabajadores en el caso general
5. ¿Existe alguna forma de calcular las retenciones a los trabajadores informáticamente?
6. Tipos de retenciones a los trabajadores en casos especiales
7. El Modelo 145: Cómo comunicar los datos al pagador

El cálculo de las retenciones de los trabajadores está relacionado con varios trámites importantes. Entre ellos, encontramos la práctica de la retención, la presentación de los modelos 111 y 190, la recepción del modelo 145 o la confección de las nóminas. 

En todo caso, para calcular las retenciones de los trabajadores, hay que conocer algunos detalles y seguir determinados pasos. Estos son los principales aspectos que debes tener en cuenta. 

¡TUITÉALO! ¿Sabes calcular las retenciones de los trabajadores? Te damos las claves para que lo hagas a la perfección.

1) Últimos cambios en las retenciones de los trabajadores 

• Desde el 1 de enero de 2023, la retención sobre algunos rendimientos del trabajo derivados de la elaboración de obras literarias, artísticas o científicas pasa del 15 % al 7 %. No obstante, se exigen ciertos requisitos en los rendimientos y su comunicación al pagador. 
• También pasan del 19 % al 15 % las retenciones de rendimientos procedentes de la propiedad intelectual. En este caso, la novedad afecta tanto a los que son calificados como rendimientos del trabajo como a los que puedan recibir cualquier otra calificación. 

• Un caso especial son los rendimientos procedentes de anticipos sobre derechos de autor que se vayan a devengar durante varios años. Pasan al 7 %. 
• Se han incrementado los límites por debajo de los cuales no hay que practicar retención a los rendimientos del trabajo. 
• El umbral hasta el cual se aplica el tope de la cuota de retención del artículo 85.3 del reglamento del IRPF se ha elevado desde los 22 000 a los 35 200 euros. 
• El tipo mínimo de cotización del 2 % ya no se aplicará solo a aquellos con contratos de menos de un año. Ahora, afecta también a relaciones laborales especiales de artistas que desarrollan su actividad en las artes escénicas, audiovisuales y musicales y a quienes realizan actividades técnicas o auxiliares de dicha actividad. 

2) Cómo calcular la retención del IRPF: Tablas de 2023 

Como en otros años, la Agencia Tributaria ha puesto a disposición del público un cuadro resumen con las tablas de retención en 2023. Se puede consultar en este enlace. 

El cuadro refleja la normativa vigente y se refiere no solamente a los rendimientos del trabajo, sino a todas clases de renta sometidas a retención. La tabla resume, principalmente, lo indicado en el artículo 101 de la Ley del IRPF y, en su desarrollo, por el Reglamento del IRPF. 

3) Cómo calcular las retenciones del IRPF de los trabajadores 

Tres son los elementos que debes conocer para calcular las retenciones de los trabajadores: 

• El importe que se le ha satisfecho y por qué concepto. 

• El tipo de retención. 
• En algunos supuestos (como el caso general), las circunstancias del trabajador. 

4) Cómo se calculan las retenciones a los trabajadores en el caso general 

Salvo que el trabajador se encuentre en alguno de los supuestos especiales, comentados más adelante, el procedimiento se basa en lo indicado en los artículos 80 y siguientes del Reglamento del IRPF. Los pasos son los descritos a continuación. 

1. Conocimiento de los datos necesarios para calcular las retenciones a los trabajadores 

Además del importe íntegro de la retribución, debes conocer las circunstancias personales del trabajador. Para ello, se ha ideado el modelo 145. 

Una parte de las rentas del contribuyente (variable en función de sus circunstancias) está excluida de la obligación de retener. 

Así podrás tener en cuenta ciertos importes que están excluidos de la obligación de retener y que vienen marcados por artículo 81.1 del reglamento. Varían en función de circunstancias del trabajador como: 

• Su situación familiar (casado, soltero, viudo, divorciado, separado). 

• Las rentas del cónyuge. 
• El número de hijos. 
• El tipo de renta que se satisface. Podemos consultar los límites en el artículo 81.2 del reglamento. 

2. El cálculo de la base de la retención 

Una vez conocidos los datos, te interesa saber la base de la retención. En general, el punto de partida será la suma de las retribuciones fijas y variables que se prevé pagar a lo largo del año natural. Sin embargo, no se incluirán: 

• Contribuciones de la empresa a planes de pensiones. 
• Las realizadas a planes de previsión social empresarial. 
• Las efectuadas a mutualidades de previsión social. 
• Los atrasos. 

Por otro lado, las retribuciones en especie se incorporan por su valor, sin incluir el importe del ingreso a cuenta. 

Para saber cuánto debes retener a tus trabajadores, has de saber cuál es su base de retención. Te enseñamos cómo calcularla. 

Un supuesto especial es el de los trabajadores peones o jornaleros que cobran por días. En ese caso, el importe se calcula multiplicando por 100 el del peonada o jornal diario. 

A esa cifra, se le restarán determinadas cantidades representativas de: 

• Reducciones por rendimientos irregulares. 

• Reducciones por obtención de rendimientos del trabajo. 
• Cotizaciones sociales. 
• La partida de 2 000 € de otros gastos deducibles de los rendimientos del trabajo. 
• Pensiones compensatorias al cónyuge. 

3. Mínimo personal y familiar para calcular el tipo de retención 

A continuación, hay que hacer un cálculo del mínimo personal y familiar. Se realiza de forma muy semejante a cuando se presenta la declaración de la renta. 

Nota del editor: Este artículo fue publicado por primera vez en 2020 y actualizado a 2023 por su relevancia. 

Como especialidades más relevantes, destacan: 

• Los descendientes se computan por mitad, salvo que al trabajador le corresponda desgravar en su totalidad por ese familiar. 
• Tampoco se tendrá en cuenta el límite de que el familiar no puede tener más de 1 800 euros de renta para desgravar por él. 

4. Se aplica la escala 

Conocida la base de la retención, se aplica la escala recogida en el artículo 85.1.1º del Reglamento del IRPF. También se aplica esa misma escala al mínimo personal y familiar calculado en el paso anterior. A continuación, se efectúa la resta. 

La escala de retención se aplica sucesivamente a la base y al cálculo del mínimo personal y familiar. 

Un caso especial se produce cuando el trabajador satisface anualidades por alimentos en favor de los hijos por decisión judicial sin derecho a desgravar por ellos. En este tipo de situaciones, actuaremos del siguiente modo: 

• Primero, aplicas la escala al importe de las pensiones compensatorias. 
• Después, pasas la cantidad restante del resto de sus retribuciones. 
• Efectúas la suma de los importes resultantes de pasar por la escala ambas cantidades. 
• A la suma, le restas el importe resultante de aplicar la escala a su mínimo personal y familiar incrementado en 1 980 €. 

5. Máxima cuota de retención para trabajadores con retribuciones menores de 35 200 euros 

Si el trabajador percibe menos de 35 200 €, la cuota de retención tiene ciertos límites. En concreto, no puede ser más de un 43 % de la cuantía en que dicha retribución supere la mínima excluida de retención. La cuantía excluida de retención depende del estado civil, el número de hijos y los ingresos de su cónyuge. 

6. Limitaciones al tipo de retención 

El tipo de retención es el que resulta de dividir la cuota entre la base de retención y multiplicar el resultado por 100. Se expresa con dos decimales. En determinados casos de trabajadores con derecho a deducir por inversión en vivienda habitual, se reduce en dos enteros. 

El tipo de retención está sujeto a las siguientes limitaciones: 

• No puede ser negativo. 

• Ha de ser siempre superior al 2% en caso de contratos de menos de un año de duración (0,8% para trabajos realizados en Ceuta o Melilla). Desde 2023, también ha de ser superior al 2 % en relaciones laborales especiales de artistas que desarrollan su actividad en las artes escénicas, audiovisuales y musicales y los casos de quienes realizan actividades técnicas o auxiliares de dicha actividad. 
• No puede ser inferior al 15% en relaciones laborales especiales de carácter dependiente (6% para trabajos realizados en Ceuta o Melilla). 

Los límites aplicables a los rendimientos del trabajo que se deriven de relaciones laborales especiales de carácter dependiente no son aplicables si los trabajadores son penados o discapacitados. 

7. Casos en los que procede regularizar el tipo de retención 

Procede regularizar el tipo de retenciones de los trabajadores ante situaciones tales como: 

• Continuación de la relación laboral más allá de lo previsto. 
• Variaciones durante el año de las retribuciones o de los gastos deducibles de los rendimientos del trabajo. 
• Supuestos de movilidad geográfica. 
• Nacimiento o adopción de un hijo o incremento de otro tipo de descendientes. 
• Cambio en las circunstancias de los descendientes. 
• Aparición de una discapacidad o incremento de su grado en el trabajador o en sus descendientes. 
• Una resolución judicial que obligue al trabajador a satisfacer una pensión compensatoria a su cónyuge. También se regulariza en caso de anualidades por alimentos en favor de los hijos. 
• Si el cónyuge obtiene rentas, excluidas las exentas, superiores a 1 500 €. 
• Cambio de residencia a los territorios forales (Navarra. Vizcaya, Guipúzcoa y Álava), Ceuta o Melilla desde el resto del territorio español o desde el resto del territorio a los territorios forales, Ceuta o Melilla. 
• Un cambio de residencia que haga que el trabajador pase a ser contribuyente por el IRPF. 
• Cambio en las circunstancias de los ascendientes. 
• Variaciones originadas por posibles derechos del trabajador a desgravar por vivienda habitual. 

8. Nuevo cálculo de retenciones a los trabajadores en caso de regularización 

En estos casos, conforme a las nuevas circunstancias, se recalcula la cuota. A continuación, se le restan las retenciones que ya se hayan practicado durante el año. El resultado es lo que correspondería retener en lo que reste de ejercicio. 

Ante determinadas circunstancias, procede hacer una regularización de retenciones, lo que requiere calcular cuánto correspondería retener en lo que quede de año. 

El tipo de retención que se aplicaría en lo sucesivo sería el cociente entre esa diferencia y el importe total de las retribuciones que se prevea pagar al trabajador en lo que reste de año. Después lo multiplicas por cien para expresarlo en porcentaje. 

Por otro lado, tras una regularización, el nuevo tipo de retención no superará el 47 %. Y, si la totalidad de los rendimientos se hubiesen obtenido en Ceuta o Melilla y gozasen de la correspondiente deducción, el tipo máximo tras la regularización sería del 19 %. 

9. La solicitud por el trabajador de un tipo de retención más elevado 

El tipo que se calcula conforme al algoritmo descrito actúa como un tipo mínimo. De ahí en adelante, el trabajador puede solicitar uno más elevado, según el artículo 88.5 del Reglamento del IRPF. Deberá pedirlo por escrito el trabajador y se aplicará, al menos, hasta final de año. No obstante, el trabajador puede renunciar por escrito al nuevo tipo o solicitar de nuevo otro más elevado. Además, por supuesto, si hay circunstancias que determinen uno más alto, deberá subirse. 

5) ¿Existe alguna forma de calcular las retenciones a los trabajadores informáticamente? 

Sí, por supuesto. Podemos emplear soluciones de gestión laboral y Recursos Humanos, como Sage 200 Laboral. Con ellas, calcularemos tanto las retenciones de los trabajadores como, en su caso, las regularizaciones pertinentes. Además, la AEAT también nos ofrece un servicio de cálculo de retenciones. 

Una buena solución de gestión es nuestro mejor aliado en el cálculo de las retenciones de los trabajadores. 

Con estas soluciones, consigues, además de mejoras importantes en la planificación, gestión y control de tu negocio:  

• Tener la información contable, fiscal y de nóminas al día.  
• Realizar automáticamente la aplicación del algoritmo de cálculo de las retenciones.  
• Cumplimentar los modelos tributarios. 

6) Tipos de retenciones a los trabajadores en casos especiales 

El supuesto habitual es el de las retenciones que se practican a quienes tienen la condición de trabajadores de la empresa. Además, existen otros supuestos y especialidades. 

Consejeros y administradores 

A los consejeros y administradores, se les aplica: 

• Un 35% de retención si la empresa ha tenido una cifra de negocios superior a 100 000 € en el ejercicio anterior. 
• Si la cifra de negocios es menor de 100 000 €, se aplica un 19%. 

Determinadas colaboraciones con la empresa 

Existen determinados supuestos de colaboración con la empresa sin un contrato de trabajo que tributan como rendimientos del trabajo. Entre ellos encontramos: 

• La impartición de cursos, conferencias, coloquios, seminarios y similares. 
• La elaboración de obras literarias, artísticas o científicas, siempre que se ceda el derecho a su explotación. 

En estos casos, aunque no sean trabajadores de la empresa en sentido estricto, hay que efectuar una retención. El porcentaje suele ser de un 15 % del importe satisfecho. No obstante, recuerda que desde 2023 hay dos novedades importantes: 

• Algunos rendimientos derivados de la elaboración de obras literarias, artísticas o científicas están sujetos al 7 % en los términos del segundo párrafo del artículo 103.3 de la ley del IRPF. 
• Los anticipos sobre derechos de autor que se vayan a devengar durante varios años también se retienen al 7 %. 

Atrasos de ejercicios anteriores 

Cuando se satisface un atraso que es de un ejercicio anterior, no se aplica el procedimiento habitual para calcular las retenciones. Se practica una retención del 15%. 

No obstante, los atrasos se retienen al tipo que correspondería a este tipo de no haberse pagado con retraso: 

• En el caso de que se trate de retenciones sobre las remuneraciones de consejeros y administradores. 
• Cuando sean la contraprestación de las colaboraciones a las que nos referimos anteriormente. 

El cálculo de las retenciones a los trabajadores del régimen especial de impatriados 

Bajo determinadas condiciones, los trabajadores impatriados pueden optar por tributar conforme a las normas del impuesto sobre la renta de los no residentes. Pagarían:  

• Un 24% por sus primeros 600 000 € de renta.  

•  Un 45% de ahí en adelante. A esos mismos tipos, se les practicaría las retenciones a quienes ejerzan esa opción. 

Rendimientos del trabajo obtenidos en Ceuta y Melilla 

Cuando un trabajador pueda beneficiarse de la deducción por rendimientos obtenidos en Ceuta y Melilla, las retenciones se reducen un 60 %. 

7) El Modelo 145: Cómo comunicar los datos al pagador 

En los casos más habituales, el modelo 145 tiene un papel relevante en el cálculo de las retenciones. A través de ese modelo, los trabajadores han de comunicar a la empresa sus datos. De esta forma, podremos emplearlos en el procedimiento de cálculo de las retenciones. 

Aunque no se presenta ante la AEAT, es un modelo trascendente en las relaciones con Hacienda. Tiene que haber dos copias: una para el trabajador y otra para la empresa. 

Además, existe la obligación de conservar la copia de la empresa para que esté a disposición de la Administración tributaria. Es la manera de que, si tienes alguna inspección, puedas acreditar que has efectuado las retenciones conforme a los datos facilitados. Asimismo, esos datos deben reflejarse según lo dictado en el modelo. 

Como regla, el modelo 145 se presenta anualmente. No obstante, si no ha habido modificaciones en los datos, no es necesario que el trabajador lo presente. También será necesario tanto al comenzar la relación laboral, como en alteraciones posteriores de los datos. 

El cálculo de las retenciones es un procedimiento cotidiano. Hoy existen medios informáticos que facilitan mucho la labor. No obstante, es conveniente tener una idea de cómo se efectúa. 

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.