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Atrasos salariales: cómo gestionarlos correctamente en nómina

Gestionar correctamente los atrasos salariales exige identificar su origen, revisar las nóminas históricas y regularizar las diferencias salariales, la cotización y el IRPF.

Publicado el 27 agosto, 202610 minutos de lectura Compartir

Nota del editor: Este artículo, publicado originalmente con anterioridad, ha sido revisado y actualizado en agosto de 2026 para incorporar criterios vigentes sobre la gestión de atrasos salariales, su tratamiento en nómina, cotización, IRPF y contabilidad, así como nuevas recomendaciones prácticas para su regularización y documentación.

Para gestionar correctamente los atrasos salariales hay que identificar qué ha originado el ajuste, delimitar el periodo afectado y recuperar la información histórica de las nóminas.

El cálculo debe realizarse con los criterios correspondientes a ese periodo y teniendo en cuenta su posible impacto en cotizaciones y retenciones.

La regularización no termina con el cálculo. También es importante documentar el proceso y comunicar con claridad a los trabajadores el origen del ajuste, el periodo regularizado y las cantidades correspondientes.

Ideas clave

• Los atrasos en nómina requieren identificar el origen del ajuste, revisar el periodo afectado y recuperar la documentación histórica.
• Para calcular las diferencias correctamente hay que revisar conceptos salariales, bases de cotización y retenciones de IRPF, según corresponda en cada caso.
• La documentación y la comunicación con los trabajadores son parte del proceso de regularización y ayudan a evitar incidencias posteriores.

Los atrasos salariales pueden producirse por diferentes motivos. Un error en una nómina, una actualización salarial con efectos retroactivos, una resolución judicial o determinadas circunstancias conocidas posteriormente pueden obligar a recalcular cantidades correspondientes a periodos anteriores.

La causa es importante porque no todos los atrasos se calculan, cotizan, contabilizan o declaran de la misma manera. Antes de modificar una nómina, la empresa debe entender qué ha ocurrido y qué periodos, conceptos y trabajadores están afectados.

Contenido del post

¿Cuándo se produce un atraso salarial y qué puede originarlo?

Un atraso salarial puede producirse cuando una retribución no se abona en el momento que corresponde, pero también cuando posteriormente surge la necesidad de regularizar diferencias salariales correspondientes a periodos anteriores.

El Estatuto de los Trabajadores establece que la liquidación y el pago del salario deben realizarse de forma puntual y documentada en la fecha convenida o conforme a los usos y costumbres. Además, el periodo de abono de las retribuciones periódicas y regulares no puede exceder de un mes.

El origen de los atrasos puede ser muy diferente. Entre las situaciones más habituales se encuentran:

• Una demora en el pago de salarios ya calculados.
• Un error administrativo o de cálculo en una nómina anterior.
• Una actualización del convenio colectivo con efectos retroactivos.
• Una modificación de las condiciones salariales que afecta a periodos anteriores.
• Una resolución judicial o un acuerdo alcanzado posteriormente.
• La aparición de información que obliga a revisar cantidades ya abonadas.

Identificar correctamente la causa es el primer paso para gestionar los atrasos salariales, porque de ella dependen el periodo que debe revisarse, los conceptos retributivos afectados y el tratamiento posterior de la regularización.

No es lo mismo pagar tarde una cantidad que ya se había calculado correctamente que descubrir meses después que el trabajador tenía derecho a percibir un importe superior. Esa diferencia debe aclararse antes de modificar la nómina.

7 pasos para gestionar correctamente los atrasos salariales en nómina

Gestionar los atrasos salariales exige seguir un procedimiento ordenado. Antes de recalcular cantidades o modificar una nómina, conviene determinar qué ha originado la regularización, qué periodo está afectado y qué trabajadores tienen derecho a percibir las diferencias.

1. Identificar el origen de los atrasos salariales

Antes de modificar una nómina, hay que saber qué ha causado el atraso. No es lo mismo aplicar una subida salarial derivada de una actualización del convenio colectivo que corregir un error en la gestión de nóminas cometido por la empresa meses atrás.

La causa del atraso salarial determinará tanto la forma de calcular los importes como la documentación necesaria para justificar la regularización.

También es importante comprobar si la modificación afecta únicamente al salario base o si repercute sobre otros conceptos retributivos, como pluses, complementos personales, pagas extraordinarias, horas extraordinarias, incentivos u otros conceptos relacionados con el salario.

2. Delimitar exactamente el periodo afectado

Uno de los errores más frecuentes al gestionar atrasos en nómina consiste en realizar el cálculo utilizando las condiciones salariales actuales. Sin embargo, la regularización debe tener en cuenta las condiciones aplicables durante el periodo afectado.

Por ello, resulta imprescindible identificar:

• La fecha exacta en la que se origina el derecho.
• El último periodo afectado.
• Si existen meses completos o parciales.

También hay que comprobar si durante ese periodo se produjeron cambios o reducciones de jornada, excedencias, incapacidades temporales u otras circunstancias que puedan modificar el importe del salario.

3. Identificar correctamente a los trabajadores afectados

Los atrasos salariales no siempre afectan a toda la plantilla. En ocasiones corresponden únicamente a determinados colectivos, categorías profesionales o trabajadores, por lo que conviene revisar:

• Convenio colectivo aplicable.
• Tipo de contrato.
• Antigüedad de cada empleado.
• Grupo profesional.
• Posibles cambios contractuales durante el periodo afectado.
• Situaciones de alta, baja o suspensión del contrato.

Esta revisión ayuda a evitar pagos indebidos y a identificar correctamente a los trabajadores que tienen derecho al cobro de las diferencias salariales devengadas.

Gestionar un atraso salarial no consiste únicamente en pagar cuanto antes. Hay que comunicar con transparencia, cumplir la normativa y preservar la relación con los trabajadores.

4. Repasar toda la información histórica

La gestión de nóminas exige trabajar con información histórica, por lo que es necesario recuperar las nóminas originales correspondientes al periodo afectado y comprobar los datos que se reflejaron en cada una de ellas.

Entre los elementos que conviene revisar se encuentran:

• Salario base vigente en ese momento.
• Complementos salariales.
• Pagas extraordinarias.
• Variables abonadas.
• Jornada realizada.
• Bases de cotización.
• Retenciones aplicadas.
• Incidencias laborales registradas.

Esta revisión no solo proporciona la base necesaria para calcular los atrasos. También puede ayudar a detectar inconsistencias o errores anteriores que convenga analizar antes de realizar la regularización.

5. Calcular el importe de los atrasos salariales

Con toda la información disponible, el cálculo consiste en comparar, para cada periodo afectado, el salario realmente abonado con el que debería haberse percibido. De esa comparación se obtiene la diferencia correspondiente a cada concepto retributivo.

Realizar el cálculo periodo a periodo permite respetar las condiciones que estaban vigentes en cada momento y tener en cuenta posibles cambios en salario, complementos, jornada u otras circunstancias que hayan afectado a la retribución.

6. Comprobar el impacto en cotización y retenciones

Uno de los aspectos más delicados de los atrasos salariales es su repercusión sobre la cotización a la Seguridad Social y las obligaciones fiscales. No basta con incorporar una cantidad adicional en la nómina: hay que comprobar que la regularización se realiza también correctamente en estos ámbitos.

Cuando se abonan salarios con carácter retroactivo, las diferencias de cotización deben regularizarse mediante la correspondiente liquidación complementaria. Para ello, se toman como referencia las bases, topes, tipos y condiciones vigentes en los meses a los que corresponden esos salarios.

También es necesario revisar las retenciones de IRPF. Cuando los atrasos corresponden a ejercicios anteriores, el tipo de retención aplicable es, con carácter general, del 15 %, salvo que resulte aplicable alguna de las excepciones previstas en la normativa.

Desde el punto de vista del trabajador, la regularización de atrasos en el IRPF depende del ejercicio al que correspondan las cantidades y del momento en que resultaron exigibles. Si se perciben en un periodo distinto por circunstancias justificadas no imputables al trabajador, deben imputarse fiscalmente al ejercicio al que correspondan.

Para ejercicios 2024 y posteriores, la regularización se realiza, cuando proceda, mediante autoliquidación rectificativa. Si afecta a periodos anteriores a 2024, se aplica el sistema anterior de autoliquidaciones complementarias. En estos supuestos, la regularización no lleva aparejados sanciones, intereses de demora ni recargos.

Si el derecho a percibir las cantidades o su importe estaba pendiente de una resolución judicial, la imputación fiscal sigue una regla específica y debe revisarse atendiendo al momento en que la resolución adquiere firmeza.

¿Cómo se contabilizan los atrasos salariales según su origen?

La contabilización de un atraso salarial depende de la causa que haya originado la regularización. El Plan General de Contabilidad distingue, entre otros supuestos, el tratamiento de los errores de ejercicios anteriores, los cambios en las estimaciones y los hechos posteriores al cierre.

Demora en el pago

Si el salario se calculó y contabilizó correctamente, pero su pago se retrasa, el gasto de personal ya se ha reconocido en el momento correspondiente. La regularización afecta fundamentalmente al pago de la cantidad que quedó pendiente con el trabajador.

Error correspondiente a un ejercicio anterior

Si el atraso tiene su origen en un error de ejercicios anteriores, primero hay que determinar qué información estaba disponible cuando se formularon las cuentas y cómo debería haberse contabilizado correctamente.

La corrección de errores de ejercicios anteriores tiene carácter retroactivo y su efecto acumulado se refleja, con carácter general, en el patrimonio neto, normalmente mediante reservas, además de realizar los ajustes de información que correspondan.

Nueva información o cambio en una estimación

También puede ocurrir que la diferencia salarial aparezca porque posteriormente se dispone de información adicional, mayor experiencia o nuevos hechos que modifican una estimación realizada correctamente con la información disponible en aquel momento.

En estos casos, el tratamiento contable es diferente al de un error: los cambios en las estimaciones se aplican de forma prospectiva, de acuerdo con la naturaleza de la operación.

Hechos posteriores al cierre

Los atrasos también pueden conocerse después del cierre del ejercicio. Si la información pone de manifiesto condiciones que ya existían en la fecha de cierre, puede ser necesario ajustar las cuentas anuales, informar en la memoria o ambas cosas.

Si las condiciones que originan el atraso no existían al cierre, no procede realizar ese ajuste contable, aunque puede ser necesario informar en la memoria cuando el efecto sea suficientemente relevante.

Por eso, antes de contabilizar un atraso salarial conviene determinar si se trata de una simple demora, de la corrección de un error, de un cambio en una estimación o de un hecho conocido después del cierre. Esa clasificación condiciona el tratamiento contable posterior.

7. Preparar la documentación y la comunicación

Una buena gestión documental es tan importante como el propio cálculo económico. Por eso, conviene conservar la documentación que justifica el origen de los atrasos, los cálculos realizados y la regularización correspondiente.

Entre los documentos que pueden formar parte del expediente se encuentran:

• Convenio colectivo o acuerdo que origine los atrasos.
• Nóminas correspondientes al periodo afectado.
• Informes internos relacionados con la regularización.
• Cálculos realizados.
• Resoluciones judiciales, cuando existan.
• Liquidaciones complementarias presentadas, cuando proceda.

Al mismo tiempo, es fundamental explicar con claridad a los trabajadores qué ha ocurrido. La comunicación debería identificar el origen del ajuste, el periodo regularizado y el importe correspondiente, de manera que la persona afectada pueda entender qué conceptos se han revisado.

Documentar el proceso y comunicar la regularización de forma comprensible ayuda a reducir malentendidos y facilita la trazabilidad de la gestión realizada por la empresa.

Centralizar la información ayuda a gestionar los atrasos salariales con más control

Para evitar errores y gestionar con mayor agilidad un atraso salarial, es conveniente tener centralizada la información necesaria para reconstruir lo ocurrido y justificar la regularización. Nóminas anteriores, condiciones salariales, convenios, incidencias y cálculos deben poder consultarse cuando sea necesario revisar periodos ya cerrados.

La prevención también es importante. Mantener actualizada la información laboral y detectar a tiempo cambios que puedan afectar a la nómina ayuda a reducir el riesgo de que una diferencia salarial se descubra meses después.

Soluciones como Sage 200 Laboral permiten automatizar procesos habituales de nómina, trabajar con mecanismos de control y recibir alertas sobre cambios en los convenios colectivos. Estas capacidades facilitan el seguimiento de la gestión laboral cuando es necesario revisar o regularizar información de periodos anteriores.

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