Guía práctica sobre el tratamiento de los atrasos salariales

Qué son los atrasos salariales, cómo se contabilizan y qué repercusión tienen en las nóminas y retenciones, así como en la fiscalidad de empleador y trabajador.

• La correcta contabilización e imputación fiscal de los atrasos salariales depende de las circunstancias del caso concreto.
• Un retraso salarial es un desafío administrativo para cualquier empresa. Toma nota de cómo se debe actuar ya seas empresa o empleado.

Es común que los emprendedores no contemplen enfrentar atrasos salariales al iniciar un negocio. Sin embargo, esta realidad puede presentarse por diversos motivos, como dificultades de tesorería, errores en las nóminas, juicios o descubrimiento de circunstancias que generen pagos variables.

¡TUITEALO! ¿Tu empresa ha pagado salarios con retraso? ¡Toma nota de las implicaciones contables y fiscales!

Los atrasos salariales, una vez afloran, las dudas entre los emprendedores se agolpan. Hay una doble presión.

• Por un lado, hay que evitar o, en su caso, resolver conflictos con los trabajadores afectados. De ello, puede depender la evolución del clima laboral.
• Por otro, la empresa se enfrenta a diferentes cuestiones que intentaremos responder a lo largo de esta entrada.

¿Cuándo se produce un atraso salarial?

El Estatuto de los Trabajadores no establece una fecha concreta en la que deba pagarse el salario, sino unas normas para poder determinarla. En concreto, dice que el salario se liquidará y pagará puntualmente y de forma documentada (a través de la nómina correspondiente) conforme a lo convenido o a los usos y costumbres. No obstante, en las obligaciones salariales periódicas y regulares (como una mensualidad, por ejemplo) no debe demorarse más de un mes.

¿Cómo afectan los atrasos a las retenciones?

Puedes encontrarte con dos situaciones diferentes:

• Si el atraso en la nómina se produce dentro del mismo ejercicio, se aplica el tipo de retención que corresponda según el procedimiento general.
• Si se produce en un ejercicio distinto, entonces, se aplica el tipo de retención del 15%.

¿Cómo afectan los atrasos a nóminas y cotizaciones?

No debes sumar lo que corresponda ordinariamente en el mes que se pagan los atrasos más los atrasos en sí mismos. En su lugar, tendrás que hacer una nómina de atrasos, con su cotización correspondiente, que liquidarás a la Seguridad Social a través de la complementaria por incremento de bases derivadas de abono de salarios con carácter retroactivo (L03).

¿Cómo se contabilizan los atrasos?

Principalmente, puedes encontrarte frente a cuatro situaciones:

1. Demora en el pago

• En este caso, el salario se previó correctamente, pero su pago se demora (por ejemplo, por problemas de tesorería).
• En el momento del devengo del salario, abonarás la cuenta de remuneraciones pendientes de pago con cargo a las cuentas que representan los gastos de personal. En el momento del pago, cargarás la cuenta de remuneraciones de pendientes de pago con abono a cuentas de tesorería.

2. Error o cambio de criterio

• Un error puede producirse por diferentes causas, como no haber utilizado, o no haberlo hecho adecuadamente, información fiable que estaba disponible cuando se formularon las cuentas y que la empresa podría haber obtenido y tenido en cuenta.
• Por ejemplo, hablamos de errores aritméticos, al trasladar la información de las nóminas a la contabilidad, al valorar cómo se debía contabilizar, etcétera. Idealmente, lo mejor sería evitarlos a través del empleo de las soluciones de gestión laboral y contable más avanzadas, como las de Sage, y recabando, en caso de necesitarlo, el adecuado asesoramiento contable, laboral o, incluso, fiscal.
• Como consecuencia de ello, puede que, en su momento, te hubiese correspondido liquidar y pagar una cantidad superior. Ahora, por tanto, tocaría liquidar, pagar y contabilizar el atraso.
• Cuando corriges errores de ejercicios anteriores, no emplearás las cuentas de gastos de personal, sino que cargarás una cuenta del patrimonio neto (reservas voluntarias) con abono a las cuentas de tesorería o que reflejen, si aún no has pagado, la deuda con los trabajadores.
• Por otro lado, procederás de modo semejante en el caso, más raro, en el que hubiese habido no un error, sino un cambio en el criterio contable.

La contabilización de un atraso salarial varía en función de la causa que lo ha motivado.

3. Información adicional, mayor experiencia o conocimiento de nuevos hechos

• Es posible que el atraso aflore como consecuencia de algo que se descubre más tarde. Piensas razonablemente que debía pagarse una determinada cantidad, pero luego observas que tuviste que pagar más en su momento.
• En ese momento, tendrás que realizar un cambio en las estimaciones contables. Habrá que cargar las correspondientes cuentas de gastos de personal con abono a tesorería o, en su caso, a la cuenta representativa de la deuda con los empleados. Posteriormente a su pago, abonarías las cuentas de tesorería con cargo a la cuenta representativa de la deuda.

4. Hechos posteriores al cierre del ejercicio

• Entre el cierre del ejercicio y la formulación de las cuentas anuales también pueden aflorar atrasos salariales. Si las condiciones que motivan que tengas que pagar más a los trabajadores ya existían al cierre, deberán tenerse en cuenta para formular las cuentas anuales, realizando un ajuste en las cuentas, informando en la memoria o ambas cosas a la vez.
• Si los atrasos han aflorado por condiciones que no existían antes de finalizar el ejercicio, entonces no procederá realizar un ajuste en la contabilidad, pero podría llegar a ser necesario informar de dichos atrasos en la memoria.

¿Cuál es el impacto fiscal para las empresas de los atrasos?

Para las empresas sujetas al impuesto sobre Sociedades, su impacto estará ligado al tratamiento contable que, como hemos explicado anteriormente, dependerá de las razones y circunstancias del atraso.

En todo caso, deberemos tener en cuenta algunas consideraciones:

1. En principio, corresponde declarar los gastos de personal en el período en el que se devenguen, con independencia de su pago. Pero, para ello, deben estar contabilizados. Por ejemplo, un retraso previsto y contabilizado por falta de liquidez que nos lleve a satisfacer las nóminas al año siguiente del que fueron exigibles, no implica que tengas que esperar un año más para deducir ese gasto.
2. Los gastos, para ser deducibles, pueden imputarse tanto a la cuenta de pérdidas y ganancias como a una cuenta de reservas si, en este último caso, así lo prevé la normativa. Ello te permitiría, por ejemplo, deducir los gastos de personal atrasados producidos por un error contable.
3. En cuanto al período de imputación, si se da el caso de que contablemente has imputado los atrasos en un período posterior al que, en principio, procediese, fiscalmente se deducirá en ese período posterior, salvo que, de hacerlo en ese ejercicio, resulte una menor tributación.

¿Cómo deben declarar los trabajadores los atrasos salariales?

Para los trabajadores, pueden producirse diversas situaciones:

• En caso de haber cobrado en un ejercicio posterior por circunstancias justificadas no imputables al contribuyente, deberán declarar los importes correspondientes a través de una o varias autoliquidaciones complementarias referidas a los ejercicios en que los rendimientos del trabajo fueron exigibles. Además, por ello no tendrá que pagar recargo, interés de demora ni sanciones.

En cuanto al momento en el que procede presentar la autoliquidación complementaria, la ley establece que el plazo es el que media entre la fecha en que se perciban los atrasos y el final del inmediato siguiente plazo de declaraciones por el impuesto.

• No obstante, existe la posibilidad de que no se haya cobrado porque había un juicio pendiente sobre el derecho a la percepción del rendimiento o a su cuantía. En ese caso, el importe habrá de declararse entero en el período en el que adquiera firmeza la resolución judicial.

• También puede darse la circunstancia de que el trabajador cobre en un período posterior a que la resolución judicial adquiera firmeza. En ese caso, se procedería a presentar una complementaria referida al período en el que adquirió firmeza, pero cuando efectivamente se cobren los atrasos.

Finalmente, una recomendación. Sea cual sea la fuente del retraso, enfrentarte a él será siempre mucho más sencillo si dispones de gestión empresarial apropiadas para tu negocio. Manejarás con fluidez la información e, incluso, en algunos casos podrás llegar a evitar que el atraso salarial se llegue a producir.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.