Cómo preparar tu contabilidad para una inspección de Hacienda

¿Quién no ha temido alguna vez una inspección de Hacienda? Cada vez son más las empresas a las que llaman a la puerta los inspectores fiscales. En este artículo, conocerás todos los secretos para preparar tu contabilidad y enfrentarte a una inspección sin miedo.

• Será fundamental entender qué implica una inspección de Hacienda y cuáles son los tipos.
• Llevar la contabilidad al día con la ayuda de una solución de gestión empresarial será la mejor manera de prevenir.

Tener una inspección de Hacienda está a la orden del día, de manera que cada vez son más las empresas que reciben la visita de un inspector de la AEAT. Pero ¿cuáles son los principales motivos?  Pues no son ni más ni menos que el fraude, la falta de coherencia entre diferentes modelos tributarios o errores administrativos producidos en las diferentes declaraciones de impuestos.

Tampoco basta con hacer todo bien. Y es que se puede no defraudar, llevar una contabilidad sin errores, presentar perfectamente las declaraciones fiscales y sufrir una inspección aleatoria. Por todo ello es importante saber a qué te enfrentas para estar preparado.

Entendiendo una inspección tributaria de Hacienda

Cuando se trata de mantener una empresa próspera, es importante cumplir con las obligaciones tributarias. Y una de las formas en que las autoridades fiscales se aseguran de que todos los negocios cumplan con sus responsabilidades es a través de las inspecciones tributarias de Hacienda.

¿Qué significa esto? Bueno, es como una revisión de tus registros contables y documentos fiscales para asegurarse de que todo esté en orden.

Tipos de inspecciones tributarias

Es importante tener en cuenta que existen diferentes tipos de inspecciones tributarias. Algunas son más exhaustivas y abarcan múltiples ejercicios fiscales, mientras que otras son más específicas y se enfocan en aspectos particulares de tu negocio.

Durante el proceso, tendrás ciertos derechos y obligaciones que debes conocer y respetar. Recuerda que siempre es mejor estar preparado y tener toda la documentación necesaria a mano para cuando llegue el momento.

Es importante que conozcas tus derechos como empresario y tengas claras tus responsabilidades para manejar cualquier situación con confianza y profesionalismo:

• Durante una inspección, recuerda que tienes derecho a ser informado sobre el propósito de la visita, a que se identifiquen los inspectores y a colaborar activamente proporcionando la información requerida.
• Al mismo tiempo, es tu obligación mantener la transparencia, mostrar los documentos solicitados y garantizar que tu negocio cumple con todas las normativas vigentes.

¿Qué documentación se puede pedir en una inspección de Hacienda?

La Agencia Tributaria puede pedir todo tipo de documentación para la realización de sus labores de inspección, siempre y cuando, esta esté en poder del inspeccionado, tenga transcendencia tributaria y no exista obligación de haberla facilitado mediante las correspondientes declaraciones tributarias.

Cumpliendo estos requisitos, la Agencia Tributaria dispone de una especie de bomba atómica que puede lanzar a una empresa en todo momento. Y es que puede pedirlo todo y de varios ejercicios, incluso puede ir más allá de los cinco años en los que prescribe el delito fiscal con carácter general, si se trata de delitos de especial transcendencia o, si fruto de una operación realizada en un ejercicio prescrito, «se producen efectos tributarios en ejercicios no prescritos».

Requerimiento de los libros de registros de IVA

Uno de los requerimientos más habituales son los libros registros de IVA, ya que de ellos se puede extraer gran cantidad de información relativa a ingresos y gastos. A partir de aquí, la Agencia Tributaria ya puede hilar más fino y pedir las facturas que soportan los gastos en el incluidos.

También puede requerir mayores contables de determinadas cuentas, recibos y extractos bancarios, los libros contables, las cuentas anuales, etc.

¿Dónde puede haber incoherencias que acaben en inspección de Hacienda?

Un punto a tener en cuenta es la posible incoherencia entre diferentes modelos tributarios, siendo una situación que puede acabar en inspección de Hacienda.

¿En qué consiste esto? Las empresas tienen que cubrir diferentes modelo tributarios a lo largo del ejercicio que tienen que guardar determinadas coherencias entre sí. Algunas pistas al respecto serían:

• Los modelos resúmenes, como por ejemplo el modelo 390, debe reflejar lo presentado en los diferentes modelos 303.
• La casilla resumen de operaciones intracomunitarias también debe coincidir con lo presentado en el Intrastat y en el modelo 349.
• La cifra total de operaciones declaradas en el modelo 347 debe también estar en consonancia con lo declarado en los modelos en donde se refleje la cifra de negocio y de compras.

¿Cómo puedo prevenir una inspección de Hacienda?

Tener una contabilidad ordenada y actualizada es la mejor manera de prevenir y enfrentarse a una inspección de Hacienda. Una tarea que se hace más sencilla apoyándose en nuevas tecnologías para organizar y sistematizar la contabilidad.

La conectividad multidispositivo, el acceso online, el almacenamiento en la nube y programas avanzados de contabilidad que facilitan la gestión documental pueden ayudar a llevar al día la gestión contable. Así, la contabilidad estará preparada para afrontar una inspección de Hacienda, ya que disponer de una gestión totalmente digitalizada es la forma más sencilla de tener toda la documentación preparada para suministrar a la Agencia Tributaria la documentación que nos requiera. Debemos de tener en cuenta que todos los archivos digitales ya están totalmente aceptados por Hacienda.

En definitiva, más vale prevenir que lamentarse, por lo que tenemos que tener en cuenta que, además del desembolso económico por una posible sanción, una inspección de Hacienda puede tener un fuerte impacto en los trabajadores de la empresa.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.