Transformación digital en la contabilidad: Beneficios y desafíos para las pymes

Explora cómo la transformación digital en la contabilidad puede impulsar a las pymes hacia un futuro más eficiente y competitivo.

• La transformación digital de la contabilidad conecta mejor a los negocios con su entorno.
• El esfuerzo es clave para extraer el máximo provecho posible a la transformación digital de la contabilidad.

La transformación digital de la contabilidad es un camino fructífero. Sin embargo, eso no significa que esté exento de complejidades. Vas a tener que esforzarte, pero contarás con puntos de apoyo muy valiosos.

De hecho, en los pequeños negocios, la introducción de herramientas digitales para la contabilidad supone un aprendizaje muy relevante. Te va a ir señalando tareas pendientes para la supervivencia y desarrollo de tu negocio que podrán enriquecerlo. La parte más positiva es que ninguna generación de emprendedores había contado antes con herramientas tan avanzadas para hacer frente a una tarea tan importante. Veamos cuáles son los puntos que más esfuerzos te exigirán.

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La inquietud de los trabajadores

Cuando introduces una solución contable en una empresa no demasiado grande, es normal que los empleados tengan cierto miedo. Puede que no conozcan la herramienta ni cómo va a afectar a su día a día. Para lograr su compromiso con el cambio existen buenas iniciativas:

• La formación es esencial. Debe abordar aquellos aspectos en los que un empleado tenga que trabajar con la solución contable. También tiene que incluir una previsión razonable de cómo se espera que cambien los procesos en los que participa gracias a las mejoras introducidas en la gestión de datos contables. 
• Nunca olvides que uno de los objetivos prioritarios de la transformación digital de la contabilidad es mejorar la toma de decisiones. Y es obvio que eso tiene repercusiones laborales. Por tanto, es esencial una estrategia de comunicación que haga ver a los trabajadores qué pueden ganar con las nuevas medidas. También es necesario analizar si sus incentivos están alineados con ese compromiso necesario con la digitalización contable.
• Busca activamente sus opiniones. Con las soluciones digitales, se tiene una visión más enfocada de la realidad del negocio. Sin embargo, los trabajadores, que son los que observan los problemas diarios, pueden complementarla y hacerla todavía más realista.

La transformación digital de la contabilidad aporta nuevas soluciones a los desafíos empresariales.

El encaje de las funcionalidades

Las herramientas contables digitales están pensadas para dar respuesta a muchas necesidades. Por ejemplo, con Sage Active puedes trabajar no solo las cuentas, sino también facturas, presupuestos, seguimiento de la tesorería, impuestos, informes financieros… 

A veces, eso deja patentes mejor que nunca los puntos fuertes y débiles de tu negocio. Por ejemplo, vendes bien, pero cobras mal; tienes beneficio, pero no generas liquidez; tienes buenas inversiones, pero las financias mal… Esa toma de conciencia mejorada puede resultarte chocante y te obliga a actuar:

• Realiza esfuerzos adicionales en planificación y control. Cuentas con un flujo reforzado de datos y ahora es el momento de poner todo en orden. Sabes más sobre tu empresa y, por tanto, has de comprometerte con su futuro y aprender a regular el negocio cuando se desvía de la senda marcada.
• Coordina a tu equipo. La digitalización de la contabilidad rompe las barreras entre las responsabilidades de cada miembro. La información del negocio debe manejarse entre todos y la dirección tiene que centrarse mucho en alinear el lenguaje y objetivos de todos. 
• Refuerza tus debilidades. Una vez las tienes más enfocadas, debes ser pragmático. De poco sirve repartir culpas si no propones medidas concretas. Los datos te orientarán sobre las soluciones.

Sage Active te ayuda a transformar la contabilidad de tu empresa, facilitando procesos y llevando tu negocio al siguiente nivel. 

La resistencia al crecimiento

La transformación digital de la contabilidad apoya el crecimiento por muchas razones. Introduce profesionalidad, facilita la realización de informes que den visibilidad al trabajo bien hecho, mejora los procesos… Todo esto está muy bien, pero en cualquier negocio puede haber resistencias al crecimiento, sobre todo por aversión al riesgo y temor a lo desconocido. Incluso, no es raro que sean los propietarios los que más miedo tienen. Por ello, junto a la introducción de las herramientas hay que tomar algunas medidas:

• Analiza el cambio y compara sus fricciones. Sé realista y transmite realidad. Ten en cuenta que, si no introduces los avances, el mundo seguirá transformándose y tu negocio se quedará obsoleto. Tú eliges entre tomar las riendas de tu negocio con herramientas profesionales o dejarte llevar sin rumbo.
• Trabaja por un crecimiento ordenado. Con datos y los instrumentos adecuados, debes ser consciente de aspectos como la sostenibilidad financiera, social y ambiental de tus planes. 
• No dejes de comunicarte. El crecimiento te va a exigir muchas conversaciones. Debes saber alinearte con tus clientes, proveedores, socios, empleados, familias y otros agentes interesados en tu negocio. Las nuevas herramientas te ofrecerán datos que podrán guiarte sobre la forma en la que quieres diseñar tu crecimiento. 

El miedo legal en la transformación digital de la contabilidad

La nueva factura está sacando de su zona confortable a muchas pymes. Ahora, saben que la transformación digital de su contabilidad y facturación no solo es conveniente, sino que viene, además, marcada por hitos legales. Afortunadamente, este problema tiene buenas vías de abordaje:

• La propia Administración está marcando un calendario progresivo que hará que la adaptación sea suave. Además, los sistemas van orientados a un cumplimiento por diseño.
• Las empresas de software llevan mucho tiempo trabajando para cumplir los requisitos legales con la vista puesta en que tú, como cliente, tengas una transición fluida. 
• Los profesionales contables y jurídicos, tanto en nómina como asesores externos, pueden ayudar a resolver todas tus dudas. Lo ideal es que te acostumbres a planteárselas antes de realizar las operaciones.

En definitiva, la capacidad de superar obstáculos está inscrita en el perfil de todo buen emprendedor. Hoy en día, la transformación digital de la contabilidad hace más fácil superar las barreras.