Visión 360° de tu negocio: La clave en la integración de la contabilidad con la gestión de operaciones

En este artículo, te explicamos cómo pueden mejorar tu negocio los sistemas de gestión empresarial. Te contaremos cómo usar los datos contables y de otras fuentes para generar una visión global y coordinada.

• Los sistemas de gestión empresarial aportan coherencia al flujo de datos e información.
• La visión de 360 grados que facilitan los sistemas de gestión empresarial es aplicable tanto en el día a día como en decisiones estratégicas.

Los sistemas de gestión empresarial cada día se abren un mayor hueco en todo tipo de negocios. La razón está clara: son útiles, ya que aportan coherencia a los procesos de la información y a la toma de decisiones.

¡COMPARTE! ¿Sabes cómo pueden mejorar tu negocio los sistemas de gestión empresarial? Toma nota de cómo utilizan la contabilidad en algunas de las principales áreas.

Podemos decir que contribuyen a que pueda existir una visión de 360 grados alrededor del negocio, tanto en sus aspectos internos como externos. Además, los sistemas de gestión empresarial refuerzan el potencial de otras tecnologías y dan valor a los datos contables para el conjunto de la organización.

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Sistemas de gestión empresarial: Contabilidad al servicio de todo tu negocio

En efecto, la contabilidad (tanto financiera como analítica) es uno de los principales sistemas de información empresarial. Y eso debe tener un traslado departamento por departamento y función por función.

Por tanto, el objetivo de un buen sistema de información empresarial debe ser doble:

• Poner el flujo de datos contables al servicio de cada departamento de la empresa.
• Conjuntar los datos contables con otros de otras fuentes para generar un flujo coherente y, sobre todo, útil para la toma de decisiones.

Esa filosofía es trasladable a cualquier área de tu negocio. Tres de las que más patentemente lo muestran son ventas, inventarios y recursos humanos.

Los sistemas de gestión empresarial deben ser capaces de conjuntar los datos contables con los procedentes de otras fuentes.

La contabilidad al servicio de las ventas

En ventas, la contabilidad se convierte en un sistema crítico para diversos aspectos:

• La monitorización del coste de las ventas. Toda la planificación y el control deben tener estos datos como uno de los principales puntos de apoyo. Al mismo tiempo, es importante contar con referencias en el sector que te permitan señalar objetivos, puntos débiles y fortalezas.
• Desde el punto de vista operativo, el día a día exige un apoyo contable permanente. Un ejemplo de ello lo constituye la elaboración de presupuestos para los clientes. E, igualmente, la facturación, íntimamente ligada a la contabilidad, es parte de la experiencia de venta. 
• Cada dato contable contribuye a poner en contexto el valor de las bases de datos comerciales. Te interesará, combinando datos comerciales y contables, estudiar cómo variaría tu empresa ante diversos escenarios.
• Te informa sobre los recursos empleados en el esfuerzo comercial. Puedes valorar qué has ido haciendo en los diferentes momentos, cuáles han sido los resultados, qué riesgos asumiste, cuáles se materializaron y, sobre todo, qué medios necesitaste. Eso se traslada a un impacto en tu balance, tu cuenta de pérdidas y ganancias y en tus flujos de tesorería.

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La coherencia contable del inventario

En sí, la labor de realizar inventarios es de tipo contable. Te sirve para varias misiones:

• Permite registrar los valores de las existencias al inicio y final del período y durante su transcurso.
• Debe arrojar cifras contables sobre las ventas y compras de diferentes tipos de existencias. También reflejará los procesos internos.
• Es un punto de apoyo importante para comprender determinados cobros y pagos. Un ejemplo son aquellos plazos del ciclo de explotación que necesitan de datos de inventario para poder calcularse.

Sin embargo, el inventario de hoy en día va muchísimo más allá. Se pretende una perfecta trazabilidad de todo lo que entra y sale de cada almacén o sección. Se buscan sensores para tener controladas en tiempo real variables físicas de todo tipo ligadas a las existencias. Las razones son muy variadas: mejora de procesos, control de calidad, cumplimiento normativo, refuerzo de la atención al cliente, innovación de procesos…

Ahora bien, para que esos y otros objetivos cobren sentido es necesario seguir datos contables que permitan diseñar un flujo óptimo. Por ejemplo, elaborar un plan para mejorar la trazabilidad de tu inventario en unos determinados aspectos. Para ello, necesitarás contar con datos contables sobre las existencias, plazos, valoraciones y también para analizar el impacto financiero del plan.

Datos contables para dar el salto en la gestión de personas

En la gestión de personas, uno de los aspectos más complicados ha sido, tradicionalmente, la valoración del desempeño. Es muy difícil saber hasta qué punto un empleado rinde todo su potencial y cómo mejorarlo. La razón es que los resultados de cada miembro de plantilla son muy dependientes tanto de la dotación de medios materiales e intangibles como de la colaboración con otros compañeros. 

Por eso, los sistemas de gestión empresarial tienden a integrar datos de distintas fuentes: operativos, organizacionales, comerciales, controles internos… Y, entre todos ellos, los contables tienen una especial importancia. Sirven para conectar el esfuerzo laboral con resultados concretos relacionados con el producto y los otros recursos empleados. Además, facilita la comprensión de la dimensión temporal del rendimiento.

Otro ámbito donde los datos contables son importantes es en el reclutamiento. Hay que tener una idea clara de hacia dónde quieres dirigir tu negocio para poder acertar con tus contrataciones. Además, el propio diseño de los sistemas de atracción de talento debe partir de una comprensión adecuada de la realidad de la empresa, lo cual reclama apoyo contable.

También son esenciales en aspectos más cotidianos, como la gestión de gastos. Los datos contables te permiten ver si todo lo que se paga tiene sentido y dan opciones para un mejor control.

En resumen, los sistemas de gestión empresarial son guías de un camino de negocios firme e informado. Dan perspectiva y análisis, coordinan y ofrecen nuevas posibilidades de decisión, planifican y controlan y, en definitiva, son una palanca para el crecimiento bien fundamentado.