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Todo lo que debes tener en cuenta en la contabilización de existencias

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Explicamos los principales aspectos que debemos tener en cuenta a la hora de contabilizar las existencias.

  • Un buen inventario ayuda no solamente a facilitar la contabilización de las existencias, sino también a la mejora de la gestión en general
  • Las existencias son un elemento muy importante para las empresas

La contabilización de las existencias es muy importante por ser uno de los principales reflejos del ciclo de explotación de la empresa. Está, obviamente, relacionada con las ventas y compras, pero también con los procesos internos, la gestión de la tesorería o las relaciones con clientes y proveedores, entre otros aspectos.

Tener claros los aspectos básicos de la contabilización de existencias ayuda no solamente a cumplir con las obligaciones contables y fiscales, sino también a mejorar la información útil para la gestión del negocio.

Cómo se lleva un inventario

  • El inventario es una pieza clave en la contabilización de existencias. Nos aporta en cada momento necesario o, incluso, de forma continuada, información sobre qué clases de existencias tenemos, en qué cuantías, cuáles han sido las entradas y salidas, así como sus precios, fechas, etcétera. Es decir, es la herramienta clave para conocer el camino que han seguido las existencias.
  • En ese sentido, es muy importante contar con una solución de gestión de inventarios que se adapte a las necesidades de nuestro negocio. En general, suele ser muy conveniente que goce de una plena integración con las herramientas con las que llevamos la contabilidad, la relaciones con proveedores y clientes, la gestión de la tesorería, etcétera.
  • Teóricamente, se podría efectuar un recuento físico periódico que nos informe sobre las existencias. Sin embargo, es mucho más eficiente contar continuamente con información en tiempo real que no solamente nos permita cumplir con las obligaciones contables, sino que facilite automatizar muchas labores de gestión en diferentes departamentos.

Valoración inicial de existencias

Inicialmente, se valoran por su precio de adquisición, si las adquirimos a un tercero, o al coste de producción, si somos nosotros mismos las que las hemos producido. Por lo demás, generalmente, no se incluye el IVA u otros impuestos indirectos semejantes. Aun así, es posible que haya una parte que no sea deducible y que, por lo tanto, en la medida en que no lo sea, incremente el valor de las existencias.

En cuanto al precio de adquisición, incluye:

  • El importe facturado por el vendedor después de deducir cualquier descuento, rebaja o similar.
  • Los intereses incluidos en el nominal de los débitos.
  • Se puede también optar por incluir los intereses incorporados a los débitos con vencimiento no superior a un año que no tengan un tipo de interés contractual, cuando el efecto de no actualizar los flujos de efectivo no sea significativo.
  • Transportes hasta el lugar de la venta.
  • Aranceles.
  • Seguros relacionados con la operación de compra de las existencias.
  • Otros gastos directamente atribuibles a las existencias que se produzcan hasta que los bienes se hallen ubicados para su venta.

Por su parte, el coste de producción incluye el coste de las materias primas y otros productos consumibles que se necesitan para su producción y, en general, todos los gastos directamente atribuibles a las existencias que estamos valorando. Además, a ello habrá que sumar una imputación de costes indirectos relacionados con su fabricación, elaboración o construcción.

Por otro lado, lo habitual es que las existencias roten con relativa rapidez. No obstante, puede darse el caso de algunas necesiten un plazo mayor de un año para ser vendidas. En ese supuesto, habrá que incluir los gastos financieros que nos haya girado el proveedor o correspondan a préstamos u otro tipo de financiación ajena, específica o genérica, directamente atribuible a la adquisición, fabricación o construcción de dichas existencias.

Métodos de asignación de valor

Las existencias entran y salen de la empresa en su actividad cotidiana. Por lo tanto, para poder calcular su valor en un momento dado, como el cierre del ejercicio, hay que saber cuál es el valor de las existencias de las que nos hemos desprendido.

  • Eso no es un problema cuando las existencias que tenemos no son intercambiables entre sí. Imaginemos, por ejemplo, que tenemos una tienda de muebles y tenemos una mesa y una silla. Cada una tiene su propio precio.
  • Sin embargo, imaginemos que lo que tenemos es una tienda de muebles que va adquiriendo a lo largo del tiempo, con el fin de venderlas diferentes lotes de sillas idénticas, cada uno de los cuales tiene su propio precio. Es entonces cuando nos preguntamos qué precio tenían las que hemos vendido. Para ello necesitaremos un método de asignación de valor.
  • En ese sentido, existen dos tipos de métodos para asignar valor a las existencias aceptados por el Plan General de Contabilidad. El preferido es el del precio medio ponderado. También acepta el FIFO (siglas de la expresión en inglés “first in, first out”).

Veamos un ejemplo para entender estos dos métodos.


Imaginemos que, por ejemplo, hemos comprado, sucesivamente, primero, 100 unidades por valor de 10; más tarde, 200 por valor de 20 y, finalmente, 100 por valor de 30.

Si hasta ahí no hemos realizado ninguna venta, valdrían 8.000.

Si, posteriormente, vendemos 150, la pregunta que surge es cuál era el precio de las que hemos vendido y, de ahí, cuánto valen las existencias que nos quedan.


Precio medio ponderado

Para calcular el precio medio ponderado, deberemos sumar los valores de las existencias que tengamos a distintos precios y dividirlo entre el número de unidades.

En nuestro ejemplo, el precio medio ponderado sería:

PMP= (100*10+200*20+100*30) / (100+200+100) = 8.000/400 = 20

Por lo tanto, nos quedarían en inventario 250 unidades, que totalizan un valor de 5.000 (resultado de multiplicar 250 por 20).

Método FIFO

Por su parte, el método FIFO considera que las unidades vendidas han sido las primeras en entrar. En nuestro ejemplo, habríamos vendido las 100 primeras que compramos a 100 y 50 de las segundas, que adquirimos por 200 unidades monetarias cada una.

Por lo tanto, lo que nos quedan son 150 de las de 200 y las 100 de 30. El valor de nuestras existencias finales será, por tanto:

150*200+100*30=3.000+3.000=6.000

Deterioro de valor de las existencias

En general, procede anotar una pérdida cuando el valor neto realizable es inferior al precio de adquisición o coste de producción. Por lo tanto, debemos comparar el importe en el que valoramos inicialmente las existencias con el que esperaríamos obtener a través de su enajenación en el mercado, una vez hemos deducido los gastos necesarios para poder efectuarla.

No obstante, esa pérdida puede ser reversible si cambian las circunstancias que motivaron la anotación de la corrección valorativa.

Los asientos contables relacionados con las existencias

Inicialmente, las operaciones relacionadas con las existencias no afectan a las cuentas que las representan. Es decir, cuando se adquieren existencias no se carga ninguna de las cuentas representativas de existencias.

  • En ese momento inicial, lo que se hace es cargar las cuenta representativa del gasto relacionado con la compra y del posible crédito que podamos tener frente a la Hacienda Pública por el IVA soportado con abono a cuentas representativas de tesorería, en la medida en que paguemos al contado, y de deudas con proveedores.
  • En su caso, si es que hemos anticipado algo a nuestro proveedor, correspondería también abonar la cuenta correspondiente para cancelar, en el momento de la entrega, el crédito que teníamos frente al proveedor.
  • Algo semejante sucede en el momento de vender existencias. Anotaríamos el ingreso a través del abono de la correspondiente cuenta de ventas y también abonaríamos la cuenta representativa de la deuda con la Hacienda Pública por el IVA repercutido. Y lo haríamos con cargo a cuentas representativas de tesorería, por la parte que se haya cobrado al contado, o de clientes, por lo que nos deban.
  • Igualmente, si nuestros clientes nos hubiesen adelantado algún dinero, en el momento de la entrega cargaríamos la cuenta correspondiente, ya que habríamos cumplido con lo que debíamos.

Si en algún momento se produce un deterioro del valor de las existencias, deberemos abonar la cuenta que corresponda del subgrupo 39 con cargo a la cuenta “693. Pérdidas por deterioro de existencias”. Si, posteriormente, revirtiese el deterioro, se abonaría la cuenta “793. Reversión del deterioro de existencias” con cargo a la cuenta correspondiente del subgrupo 39.

Además de todos estos asientos, al cierre procederá realizar la regularización de existencias. Veamos cómo funciona.

La regularización de existencias y las cuentas anuales

Las cuentas anuales deben reflejar cuál era la situación de las existencias al cierre del ejercicio. Como hemos visto, a lo largo del año no hemos ido cargando ni abonado las cuentas directamente relacionadas con las existencias, sino las compras y las ventas, así como su repercusión en la tesorería y en los créditos y débitos con clientes, proveedores y la Hacienda Pública.

Por lo tanto, corresponde anotar unos ajustes para que la contabilidad muestre la variación que haya acontecido. Lo haremos a través de las cuentas de variación de existencias. Al cierre abonaremos las cuentas de existencias con cargo a la variación de existencias por el importe de la cifra a la que ascendían los diferentes tipos de existencias al inicio del ejercicio y, paralelamente, cargaremos las cuentas de existencias con abono a la variación de existencias por el importe de las existencias finales.

La repercusión en las cuentas anuales es doble. Por un lado, en el balance figurarán, como corresponde, las existencias finales. Por otro, en la cuenta de pérdidas y ganancias figurará la variación de existencias como parte del resultado de explotación.

Además, en la memoria se informará con más detalle sobre diversos tipos de circunstancias relacionadas con las existencias como:

  • Correcciones valorativas.
  • Gastos financieros capitalizados relacionados con las existencias.
  • Compromisos firmes de compra y venta.
  • Contratos de opciones y futuros sobre existencias.
  • Limitaciones en la disponibilidad de las existencias por determinados tipos de garantías.
  • Otros tipos de circunstancias relacionadas con las existencias como litigios, seguros, embargos, etcétera.

El mejor seguimiento de las existencias se traslada a una mayor comprensión de las circunstancias que afectan al ciclo de explotación de la empresa.

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