En este artículo con contenido actualizado conocerás los principales aspectos que debes tener en cuenta a la hora de contabilizar las existencias.
- Un buen inventario ayuda no solamente a facilitar la contabilización de las existencias, sino también a la mejora de la gestión en general.
- La contabilización de las existencias afecta a los diferentes estados contables.
Contabilizar las existencias es muy importante por ser uno de los principales reflejos del ciclo de explotación de la empresa. Está, obviamente, relacionada con las ventas y compras, pero también con los procesos internos, la gestión de la tesorería o las relaciones con clientes y proveedores, entre otros aspectos.
Es por ello por lo que tiene todo el sentido coordinar los datos de existencias con los de otras áreas del negocio. Eso es hoy muy sencillo gracias a soluciones integrales, como Sage 50.
Cómo se lleva un inventario
- El inventario es una pieza clave en la contabilización de existencias. Te aporta en cada momento necesario o, incluso, de forma continuada información sobre qué clases de existencias tienes, en qué cuantías, cuáles han sido las entradas y salidas, así como sus precios, fechas, etcétera. Es decir, es la herramienta clave para conocer el camino que han seguido las existencias.
- En ese sentido, conviene que cuentes con una solución de gestión de inventarios que se adapte a las necesidades de tu negocio. En general, suele ser muy útil que goce de una plena integración con las herramientas con las que llevas la contabilidad, la relaciones con proveedores y clientes, la gestión de la tesorería, etcétera. Esa es, por ejemplo, la filosofía de Sage 50.
- Teóricamente, se podría efectuar un recuento físico periódico que nos informe sobre las existencias. Sin embargo, es mucho más eficiente contar continuamente con información en tiempo real. Así, no solo cumplirás con las obligaciones contables, sino que podrás automatizar muchas labores de gestión en diferentes departamentos.
La información sobre existencias no solo repercute en las cuentas, sino que es necesaria para la toma de decisiones en diferentes áreas del negocio.
Valoración inicial de existencias
Inicialmente, se valoran:
- Por su precio de adquisición, si las adquieres a un tercero.
- Al coste de producción, si las produces por ti mismo dentro de tu empresa.
Por lo demás, generalmente, no se incluye el IVA u otros impuestos indirectos semejantes. Aun así, es posible que haya una parte que no sea deducible y que, por tanto, en la medida en que no lo sea, incremente el valor de las existencias.
Por otro lado, lo habitual es que las existencias roten con relativa rapidez. No obstante, puede darse el caso de que algunas necesiten un plazo mayor de un año para ser vendidas. En ese supuesto, habrá que incluir los gastos financieros que te haya girado el proveedor o correspondan a préstamos u otro tipo de financiación ajena, específica o genérica, directamente atribuible a la adquisición, fabricación o construcción de dichas existencias.
El precio de adquisición
Incluye los siguientes conceptos:
- El importe facturado por el vendedor después de deducir cualquier descuento, rebaja o similar.
- Los intereses incluidos en el nominal de los débitos. Se puede también optar por incluir los intereses incorporados a los débitos con vencimiento no superior a un año que no tengan un tipo de interés contractual, cuando el efecto de no actualizar los flujos de efectivo no sea significativo.
- Transportes hasta el lugar de la venta.
- Aranceles.
- Seguros relacionados con la operación de compra de las existencias.
- Otros gastos directamente atribuibles a las existencias que se produzcan hasta que los bienes se hallen ubicados para su venta.
El coste de producción
El coste de producción incluye los siguientes conceptos:
- El coste de las materias primas y otros productos consumibles que se necesitan para su producción.
- En general, todos los gastos directamente atribuibles a las existencias que estás valorando.
- Una imputación de costes indirectos relacionados con su fabricación, elaboración o construcción.
Métodos de asignación de valor
Las existencias entran y salen de la empresa en su actividad cotidiana. Por tanto, para poder calcular su valor en un momento dado, como el cierre del ejercicio, hay que saber cuál es el valor de las existencias de las que te has desprendido.
- Eso no es un problema cuando las existencias que tienes no son intercambiables entre sí. Imagina, por ejemplo, que tienes una tienda de muebles y hay una mesa y una silla. Cada una tiene su propio precio.
- Sin embargo, imagina que lo que tienes es una tienda de muebles que va adquiriendo a lo largo del tiempo, con el fin de venderlas, diferentes lotes de sillas idénticas, cada uno de los cuales tiene su propio precio. Es entonces cuando te preguntas qué precio tenían las que has vendido. Para ello, necesitarás un método de asignación de valor.
- En ese sentido, existen dos tipos de métodos para asignar valor a las existencias aceptados por el Plan General de Contabilidad. El preferido es el del precio medio ponderado. También acepta el FIFO (siglas de la expresión en inglés “first in, first out”).
Veamos un ejemplo para entender estos dos métodos.
Imagina que, por ejemplo, has comprado, sucesivamente, primero, 100 unidades por valor de 10; más tarde, 200 por valor de 20 y, finalmente, 100 por valor de 30.
Si hasta ahí no has realizado ninguna venta, valdrían 8.000.
Si, posteriormente, vendes 150, la pregunta que surge es cuál era el precio de las que has vendido y, de ahí, cuánto valen las existencias que te quedan.
Precio medio ponderado
Para calcular el precio medio ponderado, deberás sumar los valores de las existencias que tengas a distintos precios y dividirlo entre el número de unidades.
En nuestro ejemplo, el precio medio ponderado sería:
PMP= (100*10+200*20+100*30) / (100+200+100) = 8 000/400 = 20
Por lo tanto, te quedarían en inventario 250 unidades, que totalizan un valor de 5 000 (resultado de multiplicar 250 por 20).
Integra la contabilidad y la gestión comercial de tu negocio con Sage 50.
Método FIFO
Por su parte, el método FIFO considera que las unidades vendidas han sido las primeras en entrar. En nuestro ejemplo, habrías vendido las 100 primeras que compraste a 100 y 50 de las segundas, que adquiriste por 200 unidades monetarias cada una.
Por tanto, lo que te quedan son 150 de las de 200 y las 100 de 30. El valor de tus existencias finales será:
150*200+100*30=3 000+3 000=6 000
Deterioro de valor de las existencias
En general, procede anotar una pérdida cuando el valor neto realizable es inferior al precio de adquisición o coste de producción. Por ello, debes comparar el importe en el que valoraste inicialmente las existencias con el que esperarías obtener a través de su enajenación en el mercado, una vez has deducido los gastos necesarios para poder efectuarla.
No obstante, esa pérdida puede ser reversible si cambian las circunstancias que motivaron la anotación de la corrección valorativa.
Existencias de materias primas cotizadas
Desde 2022, estas existencias tienen algunas normas propias para su valoración. Viene motivado porque existen comercializadores que procuran ganar dinero con la intermediación o con los cambios en el precio.
Para estas empresas, el Plan General de Contabilidad permite que las existencias se valoren a valor razonable menos los costes de venta. No obstante, exige para poder hacerlo que esta práctica sirva para reducir o eliminar asimetrías contables.
Los asientos contables relacionados con las existencias
Inicialmente, las operaciones relacionadas con las existencias no afectan a las cuentas que las representan. Es decir, cuando se adquieren no se carga ninguna de las cuentas representativas de existencias.
- En ese momento inicial, lo que se hace es cargar la cuenta representativa del gasto relacionado con la compra y del posible crédito que podamos tener frente a la Hacienda Pública por el IVA soportado con abono a cuentas representativas de tesorería, en la medida en que pagues al contado, y de deudas con proveedores.
- En su caso, si es que has anticipado algo a tu proveedor, correspondería también abonar la cuenta correspondiente para cancelar, en el momento de la entrega, el crédito que tenías frente al proveedor.
- Algo semejante sucede en el momento de vender existencias. Anotarías el ingreso a través del abono de la correspondiente cuenta de ventas y también abonarías la cuenta representativa de la deuda con la Hacienda Pública por el IVA repercutido. Y lo harías con cargo a cuentas representativas de tesorería, por la parte que se haya cobrado al contado, o de clientes, por lo que te deban.
- Igualmente, si tus clientes te hubiesen adelantado algún dinero, en el momento de la entrega cargarías la cuenta correspondiente, ya que habrías cumplido con lo que debías.
Si en algún momento se produce un deterioro del valor de las existencias, deberás abonar la cuenta que corresponda del subgrupo 39 con cargo a la cuenta “693. Pérdidas por deterioro de existencias”. Si, posteriormente, revirtiese el deterioro, se abonaría la cuenta “793. Reversión del deterioro de existencias” con cargo a la cuenta correspondiente del subgrupo 39.
Además de todos estos asientos, al cierre procederá realizar la regularización de existencias. Veamos cómo funciona.
La regularización de existencias y las cuentas anuales
Las cuentas anuales deben reflejar cuál era la situación de las existencias al cierre del ejercicio. Como hemos visto, a lo largo del año no has ido cargando ni abonado las cuentas directamente relacionadas con las existencias, sino las compras y las ventas, así como su repercusión en la tesorería y en los créditos y débitos con clientes, proveedores y la Hacienda Pública.
Por lo tanto, corresponde anotar unos ajustes para que la contabilidad muestre la variación que haya acontecido. Lo harás a través de las cuentas de variación de existencias.
Al cierre, abonarás las cuentas de existencias con cargo a la variación de existencias por el importe de la cifra a la que ascendían los diferentes tipos de existencias al inicio del ejercicio y, paralelamente, cargarás las cuentas de existencias con abono a la variación de existencias por el importe de las existencias finales.
La repercusión en las cuentas anuales es doble. Por un lado, en el balance figurarán, como corresponde, las existencias finales. Por otro, en la cuenta de pérdidas y ganancias aparecerá la variación de existencias como parte del resultado de explotación.
Además, en la memoria se informará con más detalle sobre diversos tipos de circunstancias relacionadas con las existencias como:
- Correcciones valorativas.
- Gastos financieros capitalizados relacionados con las existencias.
- Compromisos firmes de compra y venta.
- Contratos de opciones y futuros sobre existencias.
- Limitaciones en la disponibilidad de las existencias por determinados tipos de garantías.
- Otros tipos de circunstancias relacionadas con las existencias como litigios, seguros, embargos, etcétera.
Las tendencias para contabilizar existencias
Las existencias son uno de los elementos más importantes en la trazabilidad de los movimientos empresariales. Por ello, es probable que en el futuro se tienda a un mayor control tanto interno como externo.
En principio, ello no tiene que producir grandes cambios en los asientos contables. Sin embargo, sí es posible que estos se inserten en protocolos más amplios en los que todo tiene que quedar más claro. Cada oferta, pedido, movimiento físico en el almacén, factura, pago, reclamación, devengo de impuestos, financiación de compras y ventas, deterioro de existencias, etcétera debe quedar engarzado.
En definitiva, ha de saberse todo sobre cómo han llegado las existencias, qué ha pasado con ellas y cómo han salido de la empresa. La contabilidad, cada vez más, tendrá que conjuntarse con otros sistemas de información. Y eso también es probable que acabe influyendo en las prácticas contables, en particular en lo que afecta a la valoración de existencias y a la información contenida en la memoria de las cuentas anuales.
No lo dudes. El mejor seguimiento de las existencias se traslada a una mayor comprensión de las circunstancias que afectan al ciclo de explotación de la empresa.
Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.
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