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Cómo es la contabilidad de las existencias en un negocio

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Hay negocios que no trabajan con existencias, como son, por ejemplo, los basados en la prestación de servicios digitales. Pero en el caso de actividades consistentes en la comercialización o transformación de productos, el tratamiento contable de estas existencias va a ser un tema al que prestar especial atención, pues su valoración contable va a afectar al resultado de la empresa en las cuentas anuales.

Debes tener en cuenta que el tratamiento contable de las existencias te va a permitir determinar el resultado real final de la empresa más allá del saldo de tu cuenta bancaria o los pagos y cobros pendientes.

Para esta contabilización, es importante seguir criterios estándar de valoración, que ya están normalizados, pues esta valoración de las existencia va a influir fuertemente en la política de fijación de precios.

Y cuando el valor de las existencias de un año es menor que el del ejercicio anterior, será necesario contabilizarlo como un consumo o gasto, aunque éste no sea real, para que la contabilidad del negocio sea coherente.

Los criterios de valoración utilizados son:

  • Precio de adquisición: debemos considerar, no solo el precio por el que se nos han vendido estos productos, sino también el transporte, seguro, impuestos y cualquier otro gasto imputable a la entrega y entrada de estas existencias.
  • Costes de producción: en la mayoría de los casos, el negocio consiste en transformar las materias o productos adquiridos, y los costes asociados a ésto se denominan costes de producción. Existen varios métodos para el cálculo de estos costes, y AECA (Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas) aporta recomendaciones específicas para casos concretos.
  • Precio de Mercado: es especialmente importante aplicar este criterio cuando el valor de mercado pasa a ser menor que el precio de adquisición de las existencias.

Así mismo, existen varios métodos para valorar la salida de existencias cuando éstas entran en el proceso productivo para convertirse en el producto objetivo del negocio. Los más conocidos y utilizados son:

  • LIFO (Last in, First out): se refiere a que la última mercancía que entra es la primera que sale. En consecuencia, el valor de coste de la última venta será igual al precio de adquisición de la última mercancía comprada y, por tanto, quedan como existencias finales las entradas más antiguas.
  • FIFO (First in, First out): Considera que la primera existencia que entra es la primera que sale. El coste de la venta, por tanto, será el más antiguo de los precios de adquisición existentes. En épocas de inflacción, da una valoración más alta a las existencias, pues supone a éstas más caras que las primeras, y de esta forma arroja un resultado del negocio más elevado que otros métodos.
  • PMP (Precio Medio Ponderado): con este método, el valor de coste de la venta es la media ponderada de los distintos precios de entrada en función del volumen de unidades adquiridas a cada uno de los precios. De esta forma, se trabaja con un coste intermedio entre los dos anteriores.

Pero para poder tener la información certera sobre los costes de adquisición, cantidades servidas, productos entregados, etc… lo mejor es tener bien controladas las facturas, tanto de proveedores como las emitidas a clientes.

Frente a tradicionales modos de gestión documental, las nuevas herramientas de contabilidad online, constituyen una solución barata y sencilla por la que empezar a gestionar adecuadamente este aspecto contable que tanto influye después en los resultados del negocio.