¿Cómo controlas tus cobros y pagos en tu empresa?

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Uno de los aspectos fundamentales dentro de la gestión empresarial es el control que tenemos en las empresas de los cobros y pagos a realizar. La tesorería, la gestión del cash, del cumplimiento de nuestras obligaciones de pago y por supuesto, el ejercicio de nuestro derecho de cobro, es uno de los pilares que hacen que tengamos una empresa realmente eficiente o una verdadera ruina.

Como en todos los casos, no hay dos empresas idénticas y en cada caso, convendrá más aplicar unos sistemas más sencillos o más complicados, pero para todos los casos, hay que marcar las siguientes directrices de gestión de tesorería y evaluación de los flujos de efectivo de nuestra actividad empresarial.

La gestión de clientes y proveedores, primer pilar a controlar

Todas las empresas tienen un grupo de clientes a los que les facturan y tienen en simultáneo una serie de pagos fijos o variables a sus proveedores habituales. Para no complicarnos en exceso y hacer una primera aproximación a la gestión de tesorería, vamos a dividir los cobros y pagos en dos bloques que son aquellos que están documentados vía factura y el resto.

Los cobros y pagos que están documentados vía factura podemos controlarlos fácilmente a través de nuestra herramienta de gestión, que nos puede servir para emitir las facturas y gestionar sus cobros y si tenemos un cierto volumen de compras, también nos debe permitir el control de nuestro stock y resto de gastos que vayan documentados en la factura.

Con este sistema de gestión, debemos ser capaces de fijar los vencimientos a cobrar y pagar, debemos controlar que pagamos y cobramos puntualmente y sería idóneo que tengamos un sistema de alertas que nos fije cuándo tenemos cobros o pagos vencidos que no se han atendido en fechar.

Sobra decir, que en todas las empresas hay que intentar cobrar antes que pagar, para aliviar las necesidades de tesorería y para que la financiación de nuestros cobros y pagos sea por vía interna. Un ejemplo sencillo, si yo tengo compras por importe de 5.000 euros a pagar en 30 días y ventas por 8.000 euros a cobrar a 60 días, necesitaré 3.000 euros de fondos propios durante un mes para poder pagar con puntualidad. Esta operación tiene que verse de manera automática en cualquier programa de gestión empresarial si nuestra empresa tiene un tamaño medio.

La gestión de cobros y pagos no documentados en factura

Las empresas tienen en simultáneo una serie de cobros y pagos que no se documentan vía factura. Destacan entre ellos por ejemplo, los pagos de nóminas, seguridad social, liquidaciones de impuestos, cobros de subvenciones si las tenemos, préstamos…

En este segundo bloque, abordamos un esquema de cobros y pagos que no pasan por el software de gestión pero que también tenemos que afrontar con la misma puntualidad que los anteriores. En todo caso, estos cobros y pagos, son presupuestables y evaluables con antelación y nos permiten completar la foto de la tesorería de nuestra empresa.

Por ejemplo, si yo estoy de alta en autónomos, sé que todos los meses a partir del 26/27 tengo que pagar en torno a 260 euros y si tengo 2 trabajadores, sé que su coste representa en torno a 3.800 euros mensuales que también tengo que pagar.

Con estas cifras y las que hemos conseguido extraer de nuestro programa de gestión, podemos montarnos una simple hoja de cálculo en la que proyectaremos la evolución de los cobros y pagos y podremos ver si tendremos necesidades de tesorería o por el contrario, tendremos picos ociosos de dinero en cuenta corriente.

Parece muy complicado de poner en práctica pero las empresas que consiguen encauzar un plan de tesorería y un control exhaustivo de sus cobros y pagos multiplican de manera exponencial sus posibilidades de éxito empresarial.

 

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