Ocho (buenos) consejos para gestionar mejor las existencias

La gestión de existencias y el control de inventario son caballos de batalla para muchas empresas. En este artículo de contenido actualizado te contamos cómo mejorar la gestión del stock.

• El control de inventarios exige mantener muchos equilibrios.
• Los datos se han convertido en un gran aliado en la gestión de existencias.

El cierre contable y fiscal hace patente la importancia del control de las existencias, pero es conveniente no perder de vista las necesidades cotidianas de la gestión de inventarios. Si te pasas, puedes quedarte con un exceso que no tendrá salida inmediata. Por el contrario, si el nivel de existencias es demasiado bajo, puede producirse la tan temida rotura de stock. Esto puede implicar retrasos en las entregas y, en muchos casos, pérdida de contratos.

Por lo tanto, gestionar los inventarios supone muchas veces estar como un equilibrista anticipando ventas. También reclama estar atento a los ritmos de producción y a las circunstancias externas que puedan alterarlos. Si hay algún problema con la gestión de existencias, también es importante aprender de los errores y mejorar tus decisiones para el futuro.

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Mejorar la gestión de existencias no es fácil: 8 consejos para lograrlo

Una vez tienes claro que no hay que perder de vista la gestión de inventarios y que hay que darle la importancia que se merece, aquí tienes unos consejos que te serán muy útiles:

1. Conocer cuál es el nivel óptimo de existencias

Después de fijado, tus costes serán menores, podrás tener a los clientes satisfechos y no almacenarás durante meses productos que no tienen salida.

2. Sigue la regla del 80/20

En la mayoría de los negocios, alrededor del 80% de los beneficios lo ofrecen solo un 20% de tus productos. Por lo tanto, a la hora de gestionar existencias, es en esos productos en los que hay que focalizar la atención. El resto no tienen tanta importancia o incluso suponen un problema para la gestión de existencias. De hecho, a veces, hay que hacer limpieza de productos.

3. Automatizar lo máximo posible la gestión de inventarios

Te permitirá que salten las alarmas de necesidad de reemplazo de existencias tan pronto como se necesite. Además, facilita introducir herramientas para la gestión de existencias basadas en datos.

4. Llevar un registro de información de forma exhaustiva

Una sola venta puede suponer que son varios los artículos que salen del almacén y todo tiene que quedar correctamente registrado. Además, este trabajo permitirá ver la evolución de ventas y las necesidades que genera tu empresa de cara al siguiente año.

5. Busca las herramientas adecuadas

Puede que la hoja de cálculo no sea la mejor. Puede que para gestionar pequeñas cantidades te haya sido útil, pero llegará un momento en el que ves que tu sistema es ineficiente. Lo ideal es buscar un sistema especializado para la gestión de existencias. Cuando evalúes cómo funcionan, verás lo sencillo que resulta y, sobre todo, el tiempo que te ahorra en el día a día.

6. Aprender de los modelos de las grandes empresas

La fabricación just in time o el método lean son dos de las grandes soluciones que han permitido mejorar los beneficios de muchas de las organizaciones que las implantan.

7. No crear nichos de información

De nada sirve tener una herramienta excelente para la gestión de stock si no se relaciona adecuadamente. Debe intercambiar información de forma automática con las herramientas de ventas, marketing, legal o bases de datos de clientes, entre otras. Por eso es tan útil el enfoque integral de herramientas como Sage 200.  

8. Respaldar la información con una copia de seguridad

No solo se trata de recuperar los datos sobre existencias lo antes posible ante un problema grave. Además, una copia de seguridad en la nube aporta fluidez y confianza al día a día de tu gestión de inventarios.

Los datos se han convertido en el motor de un cambio rápido y profundo en la gestión de inventarios que ha llevado a un mayor entendimiento del papel de las existencias.

La era de los datos en la gestión de existencias

Hasta hace unos años, las tres familias más importantes de datos sobre existencias eran:

• Las relacionadas con sus precios (de compra y venta), costes (de producción, almacenamiento, transporte) y valoración (en especial, para dotar correcciones valorativas).
• Los de cantidades físicas de entradas y salidas de almacén y del stock que permanece en él. 
• Aquellos relacionados con las características de las existencias y que permitían diferenciar distintas categorías de existencias.

En los últimos tiempos, cada vez cobran más relevancia otros datos que permiten entender y dar contexto a la gestión de inventarios. Entre otros, figuran los relacionados con los siguientes aspectos:

• Datos de propiedades físicas y químicas de las existencias y del entorno en el que se mueven o almacenan.
• Ritmos de avance de los procesos de producción.
• Relación de los movimientos de existencias con los de tesorería.
• Información comercial.
• Seguimiento de la situación de los proveedores y clientes actuales y potenciales y de la competencia.
• Posicionamiento de la ubicación física de las existencias.
• Datos que permitan asegurar el cumplimiento de todas las obligaciones jurídicas vinculadas a las existencias.
• Relación entre las existencias y las circunstancias laborales del equipo humano.

Por tanto, la gestión de inventarios se ha convertido en una pieza clave de un engranaje mucho más grande. Esto justifica entenderlas desde una perspectiva del negocio en su conjunto.

Afortunadamente, las nuevas tecnologías proveen herramientas que no solo mejoran la capacidad de análisis, sino también la conjunción. Al emplearlas, lo que buscas es que los equilibrios de las existencias estén en armonía con toda tu empresa.

Menos es más en la gestión de stock

Tener una herramienta que te permita ver en tiempo real tu stock es básico. También lo es que te indique las previsiones. Los presupuestos enviados a clientes, si se han detallado todo de forma correcta, facilitan una posibilidad de venta a corto plazo que implica movimientos de productos. Por eso, es básico que se integre con otros departamentos, como ventas, contabilidad o marketing.

Todo este trabajo te va a permitir minimizar la cantidad de inmovilizado que tienes en el almacén. Lo ideal es comprar justo antes de vender, para que tu dinero retorne a nuestros bolsillos con beneficios lo antes posible. Pero esto no tiene que significar retrasos o que no puedas cumplir con tus obligaciones.

Para concluir, es fundamental recordar que la gestión de inventarios no es solo una tarea operativa, sino una estrategia clave para el éxito empresarial. Implementar las mejores prácticas y utilizar herramientas avanzadas puede marcar una gran diferencia en la eficiencia y rentabilidad de tu negocio.

Mantén siempre una visión integral y flexible, adaptándote a los cambios del mercado y aprendiendo continuamente de la experiencia. Así, podrás asegurar que tu gestión de existencias no solo cumple con las necesidades actuales, sino que también está preparada para los desafíos futuros.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.