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Cómo optimizar la gestión de proveedores con un software ERP

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Te contamos cuáles son las claves para que tu negocio optimice el área de gestión de proveedores con un ERP como herramienta.

  • La gestión de proveedores es un eslabón fundamental dentro de la cadena de suministros. Si esta falla, tu empresa no podrá ofrecer buenos servicios a tus clientes.
  • Por ello, es necesario contar con un sistema ERP que te ayude a optimizar todas las áreas de tu negocio de forma integral, en especial cuando se trata de la gestión de proveedores.

Una buena gestión de proveedores va más allá de saber que son capaces de atender pedidos a tiempo. Detalles relacionados con esta gestión como el timing de oferta y envío, la gestión de pedidos, el seguimientos de respuesta o la recepción de facturas requieren de un control integral para que la maquinaria interna de tu empresa esté bien engrasada y funcione como es debido.

Dicho de otro modo: la gestión de proveedores es un aspecto fundamental para la consolidación de un ciclo estable en la cadena de suministro. Al fin y al cabo, una decisión errónea o una mala gestión pueden desembocar en grandes pérdidas para cualquier negocio.

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¿Por qué es tan importante la gestión de proveedores para el correcto engranaje de una empresa?

Todos somos conscientes de la vertiginosa transformación digital que vivimos hoy en día. El mundo avanza a pasos agigantados en el ámbito tecnológico y, paralelamente, también lo hace la competencia empresarial. Por ello, es necesario contar con elementos diferenciales que añadan valor a nuestro negocio y una de las claves reside en disponer de una buena gestión de proveedores.

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Beneficios de una buena gestión de proveedores

La falta de visibilidad sobre el rendimiento del proveedor, los errores de suministro, las interrupciones en los pedidos y los errores en el envío o recepción de facturas son algunos de los problemas relacionados con la gestión de proveedores que pueden generar sobrecostes a una empresa si deja de atender esta área.

Por el contrario, estos son algunos de los beneficios que puedes obtener si cuentas con una buena gestión de proveedores:

  1. Reducción en los costes: una comunicación efectiva con un proveedor, donde se negocie un contrato o se elimine ruido en el feedback (que encarece el sistema de comunicación) te permite ahorrar en costes.
  2. Aumento en la calidad de los productos y servicios: contratar los medios y suministros adecuados de un proveedor, o lo que es lo mismo, encontrar a un buen distribuidor, incide directamente en la calidad del producto final.
  3. Resolución efectiva de problemas: una buena gestión de proveedores permite que te anticipes a las incidencias y evites posibles obstáculos.
  4. Mayor competitividad: la propuesta y desarrollo de nuevos productos que se adapten a las necesidades de nuestros clientes nos permitirá aumentar su satisfacción.
  5. Disminución de riesgos en el suministro: una gestión de proveedores óptima ayuda a que la cadena de suministros no se resienta. Si el proveedor falla, también lo hará cualquier parte del proceso.

¿Cómo puede ayudarnos una ERP a conseguirlo?

Trabajadores más productivos, calidad en el servicio prestado a los clientes, previsión de incidencias, rápida toma de decisiones… Se cuentan por decenas los beneficios que un ERP puede aportar a un negocio.

 ¿Qué ocurre si no contratamos el software adecuado?

Sí, para algunas compañías supone un alto coste escoger un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que se adecúe a sus necesidades. Esto se produce porque estos programas afectan de forma transversal a toda la empresa, y no todos los softwares son válidos. Factores como la solvencia del fabricante, la facilidad del uso, el sector en el que realiza su actividad la empresa o que esta se encuentre en plena expansión son determinantes a la hora de elegir un ERP.

De hecho, no contar con el software adecuado puede provocar errores como una caída de los ingresos a causa de retrasos durante su implantación o que no todos los datos de los clientes se migren correctamente a la nueva plataforma.

A corto plazo, este tipo de incidencias puede traducirse en importantes pérdidas para la empresa.

Ventajas de contar con un ERP para la gestión de proveedores

No obstante, es indiscutible que disponer de un ERP flexible y adecuado a las características del negocio solo tiene ventajas, y más cuando se trata de la gestión de proveedores, un eslabón fundamental en el ciclo vital de una empresa.

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La solvencia del fabricante es un factor decisivo a la hora de elegir la ERP adecuada.

Pero ¿cómo ayuda un software ERP en la gestión de proveedores?

1. Planificación de tus compras

Existen ERP que te ayudan eficientemente a gestionar las compras a proveedores y la categorización de productos.

2. Gestión de solicitudes de presupuesto

Ahora es posible controlar al máximo las órdenes de compras y envíos, así como las negociaciones con tus proveedores.

3. Seguimiento de respuestas

Un ERP adecuado a tu negocio te permite acelerar y optimizar los procesos, recursos y tiempos de respuesta de tus clientes y proveedores.

4. Mejora en las áreas de conectividad

Ya dispones de herramientas ERP sencillas e intuitivas que automatizan tus tareas, digitalizan la entrada de facturas y devoluciones, o crean conexiones directas con bancos, clientes y proveedores.

5. Control total en el rendimiento de todos los procesos y estrategias

Puedes consultar los principales KPI’s de tus clientes o proveedores a través de un ERP, evaluando integralmente tu negocio desde cualquiera de sus áreas.

Una empresa en pleno desarrollo no puede permitirse trabajar con sus proveedores en obsoletas hojas de datos o discos duros individuales. Es necesario que amplíen fronteras y simplifiquen recursos, lo cual solo se consigue contando con un ERP que te permita controlar de manera global todas las fases en la gestión, no solo de proveedores, sino de todas las áreas de tu negocio.