Cómo optimizar la gestión de proveedores con un software ERP

Te contamos cuáles son las claves para que tu negocio optimice el área de gestión de proveedores con un ERP como herramienta.

• El control de los proveedores que abastecen a tu negocio es un eslabón fundamental en la cadena de suministro: si falla, tu empresa no podrá ofrecer un buen servicio a tus clientes.
• Por ello, es necesario contar con un sistema ERP que te ayude a optimizar todas las áreas de tu negocio y a supervisar a las empresas a las que compras productos y servicios. 

Si contratas a una empresa para que te provea de materias primas necesarias para elaborar tus productos, esa compañía reduce la calidad y tú no has realizado ningún control, afectará a los productos que fabricas y a los clientes. La gestión de proveedores, por lo tanto, va más allá de saber que atienden los pedidos a tiempo. 

El control de todo el proceso requiere considerar aspectos como los siguientes: 

• La supervisión del timing de oferta y envío.
• La gestión de pedidos.
• El seguimiento de respuesta.
• La recepción y pago de facturas. 
• La seguridad de los datos.

La administración de los proveedores es un aspecto fundamental para la consolidación de un ciclo estable en la cadena de suministro. Una decisión errónea o una mala gestión puede tener como consecuencia pérdidas para el negocio.

¿Por qué es importante la gestión de proveedores para una empresa?

El informe sobre Tecnologías digitales en la empresa nos muestra la importancia de la transformación digital de las empresas en datos: 

• El 30% de las empresas vende en línea. 
• El 11,8% de las empresas, con diez o más empleados, utiliza la inteligencia artificial. 
• El 36,9% de las empresas, con más de diez empleados, y el 16,6% de las microempresas, permiten a sus profesionales acogerse al teletrabajo. 

El avance en la digitalización de las compañías afecta también a la competencia empresarial. Por ello, es necesario contar con elementos diferenciales que añadan valor a tu negocio y una de las claves reside en realizar una buena gestión de proveedores.

Beneficios de una buena gestión de proveedores

La falta de visibilidad sobre el rendimiento del proveedor, los errores de suministro, las interrupciones en los pedidos y los fallos en el envío o recepción de facturas son algunos de los problemas relacionados con la gestión de proveedores que pueden generar sobrecostes a una empresa si deja de atender esta área.

Por el contrario, estos son algunos de los beneficios que puedes obtener si optimizas el proceso:

1. Reducción de costes

Una comunicación efectiva con el proveedor debe dejar claros aspectos como: el precio, los plazos de entrega, las penalizaciones por retrasos, las incidencias o los plazos y formas de pago. Todo lo anterior, reduce gastos y ahorra tiempo. 

2. Aumento en la calidad de los productos y servicios

Contratar los medios y suministros adecuados de un proveedor, o dicho de forma sencilla, encontrar a un buen distribuidor, incide directamente en la calidad del producto final. Si las materias primas son de calidad, lo será también el producto que vendas a tus clientes. 

3. Información accesible y protegida

La información relativa a los proveedores será accesible para todas las áreas de la empresa por lo que habrá transparencia y se evitará duplicar tareas o cometer errores. Además, el ERP realiza copias automáticas por lo que no se perderá información. 

4. Resolución efectiva de problemas

Es necesario que te anticipes a las incidencias que pueda haber para evitar roturas de stock, retrasos u otros obstáculos. Por ejemplo, puede producirse una demanda más alta en determinadas épocas, un cambio de normativa o la aparición de un nuevo competidor, que afecten a tu negocio. 

5. Mayor competitividad

La propuesta y desarrollo de nuevos productos que se adapten a las necesidades de tus clientes en cada momento te permitirá aumentar su satisfacción, fortalecer su lealtad y tener una buena imagen en el mercado, además de no perder cuota. 

6. Disminución de riesgos en el suministro

Una gestión de proveedores óptima ayuda a que la cadena de suministro no se resienta. Si el proveedor falla, también lo hará cualquier parte del proceso.

El uso de un ERP fácil e intuitivo ayuda a tus empleados a ser más productivos.

¿Cómo puede ayudarte una ERP a optimizar los procesos con proveedores?

Trabajadores más productivos, calidad en el servicio prestado a los clientes, previsión de incidencias y rápida toma de decisiones informadas, son solo algunos de los beneficios que un ERP puede aportar a un negocio.

¿Qué ocurre si no contratas el software adecuado?

Para algunas compañías supone un alto coste escoger un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que se adecúe a sus necesidades. Esto se debe a que estos programas afectan de forma transversal a toda la empresa, y no todos los softwares son válidos. Es necesario valorar aspectos como: 

• La solvencia y experiencia del fabricante.
• La facilidad del uso.
• El sector en el que realiza la actividad la empresa. 
• La situación de la compañía. Si se encuentra en expansión, por ejemplo. 

Todos estos elementos son determinantes a la hora de elegir un ERP. No podemos olvidar que no contar con el software adecuado puede provocar errores como una caída de los ingresos a causa de retrasos durante su implantación o que no todos los datos de los clientes se migren correctamente a la nueva plataforma.

A corto plazo, este tipo de incidencias puede traducirse en importantes pérdidas para la empresa.

Ventajas de contar con un ERP para la gestión de proveedores

Disponer de un ERP flexible y adaptado a las características del negocio aporta diversos beneficios a todas las áreas del negocio y también al control de los proveedores. 

Pero ¿cómo ayuda un software ERP?

1. Planificación de las compras

El ERP ayuda de forma eficiente a gestionar las compras a proveedores y a la categorización de productos.

2. Gestión de solicitudes de presupuesto

Se pueden controlar las órdenes de compra y los envíos, así como las negociaciones con los proveedores.

3. Seguimiento de respuestas

El ERP que encaje con tu negocio, te permite acelerar y optimizar los procesos, recursos y tiempos de respuesta de tus clientes y proveedores.

4. Mejora en las áreas de conectividad

El software ERP incluye herramientas sencillas e intuitivas que automatizan tus tareas, digitalizan la entrada de facturas y devoluciones, o crean conexiones directas con bancos, clientes y proveedores.

5. Control total en el rendimiento de todos los procesos y estrategias

Con el ERP puedes consultar los principales KPI de tus proveedores y determinar si es necesario realizar modificaciones en los procesos para optimizar el servicio que se presta a los clientes. 

Es evidente que una empresa en pleno desarrollo o una empresa que quiere digitalizarse, no puede permitirse trabajar con sus proveedores en hojas de cálculo o discos duros individuales. Es necesario simplificar y automatizar procesos con un ERP que te permita controlar todas las fases en la gestión, no solo de proveedores, sino de todas las áreas de tu negocio.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.