¿Las hojas de cálculo te ralentizan? Así es como puedes acelerar tu contabilidad y tus procesos comerciales

¿Sabes cuándo puedes usar una hoja de cálculo y cuándo necesitas un software de gestión profesional? Te lo contamos en este post.

• A priori, las hojas de cálculo pueden parecer herramientas útiles, pero el software de gestión proporciona cada vez una mayor eficiencia y seguridad a la hora de realizar distintas tareas.
• En este post hacemos un repaso a cuándo sí puede ser útil el uso de una hoja de cálculo y cuándo, definitivamente, es mejor utilizar un software de gestión.

Como propietario de una pequeña empresa, probablemente utilices hojas de cálculo para muchos de tus procesos comerciales. En el pasado, las pequeñas empresas tendían a utilizarlas como herramienta predeterminada. Y solo las reemplazaban con un software de facturación y contabilidad online a medida que las operaciones de la empresa se volvían más complejas.

Ahora, este panorama ha cambiado. Sobre todo, gracias a que la tecnología en la nube se ha vuelto más accesible. Este avance ha favorecido el uso de soluciones de contabilidad, de nómina y/o de recursos humanos basadas en el cloud computing.

---

EL DATO

Las hojas de cálculo pueden tener algunas limitaciones importantes:

Por ejemplo, varios estudios muestran que hasta el 88% de todas las hojas de cálculo contienen errores. Algo que puede causar más de un “dolor de cabeza”. 

---

Hojas de cálculo: Cuándo pueden ser útiles

Para tareas básicas como ingresar y organizar datos, las hojas de cálculo siguen siendo una de las herramientas más accesibles, fáciles e intuitivas.

Aquí algunos de sus usos más habituales:

• Facilitar la visualización de grandes cantidades de datos, para luego ser analizados en una pantalla grande de ordenador.
• Crear presentaciones visuales a través de cuadros, gráficos o tablas, para interpretarlos de modo más fácil.
• Compartir con otros miembros del equipo tablas que resumen el trabajo pendiente.

El valor formativo de las hojas de cálculo

Quizá el gran valor de las hojas de cálculo en la actualidad se centre en su faceta formativa. Al fin y al cabo, son herramientas en las que puedes trabajar manualmente un algoritmo. Así, tus trabajadores pueden ser conscientes de cada una de las fases por las que deben pasar los datos para convertirse en información útil. 

Es cierto que las pymes de hoy deben trabajar con herramientas específicas enormemente sofisticadas. Gracias a ellas pueden contar con algoritmos muy complejos que, sin embargo, son muy intuitivos para el empleado que usa la solución. Por tanto, es imposible que todos los trabajadores estén al tanto de cada una de las fases de largos algoritmos.

No obstante, sigue siendo cierto que hay fases críticas en las que un error humano puede complicar el procesado de los datos. En ese sentido, puede ser útil programar sesiones formativas en las que los empleados “destripen” con una simple hoja de cálculo etapas importantes del proceso. 

Al mismo tiempo, estas iniciativas dan contexto a la introducción de nuevas herramientas más específicas. Los empleados van adquiriendo conciencia de todo lo que hace la nueva solución con solo unos pocos pasos. Van comprendiendo, de forma didáctica, las oportunidades que les brinda su nuevo software específico.

Hojas de cálculo: Cuándo ralentizan tu trabajo

Cuando mejor se ve la pérdida de tiempo en una hoja de cálculo es cuando tienes que introducir muchas fórmulas complejas. Y todavía lo notas más si manejas varios conjuntos grandes de datos que debes combinar de diferentes formas. 

En estos casos, hay que tener en cuenta lo siguiente:

• Será necesario aprenderse las fórmulas correctas para cada cálculo que se necesite. Esto llevará tiempo y, todavía, hay algunos profesionales que lo encuentran difícil.
• Y es que, si se ingresa una fórmula o celda de datos incorrectamente, todos los cálculos relacionados con esa celda también serán incorrectos.

Las hojas de cálculo grandes tienen inevitablemente algunos errores de entrada o de fórmula, que pueden llevar mucho tiempo encontrar y tener graves consecuencias si no se corrigen. 

Por el contrario, un software de facturación y contabilidad online, de nómina y/o de recursos humanos está diseñado para mejorar la precisión y reducir las tareas manuales. Eres más rápido y puedes llegar más lejos y sin cometer errores.

Las hojas de cálculo grandes suelen contener algunos errores que a veces son difíciles de encontrar.

Cómo el software puede acelerar los procesos (y hacer la vida más fácil)

Usar un software de contabilidad, nómina y recursos humanos basado en la nube tiene múltiples beneficios.

Hacemos un breve repaso:

• Elimina los cálculos complejos, las tareas manuales y la monotonía de las hojas de cálculo al organizar los datos en un sistema central.
• Disminuye los errores, ya que se prueba minuciosamente para detectar los fallos y descuidos ocasionados por errores humanos.
• Proporciona herramientas analíticas integradas que brindan información valiosa sobre el rendimiento de las ventas, las tendencias de compra, entre otras cosas.

Toma el control de tu facturación y contabilidad online con Sage Active

Procesos importantes donde el software supera a las hojas de cálculo

Un software de facturación y contabilidad online supera a una hoja de cálculo en muchas facetas. Veamos las más frecuentes.

1. Gestión de facturas

En comparación con una hoja de cálculo, un software de contabilidad profesional, como Sage Active, permite:

• Acceso total a los datos de terceros (clientes y proveedores).
• Conexión automática con tus bancos.
• Supervisión de plazos de pago y antigüedad de saldos.
• Que tu negocio esté adaptado a los nuevos requisitos legales que van surgiendo en materia de facturación.

2. Captura de los recibos

Con un software de facturación y contabilidad online podrás recuperar la información de los recibos que tengas almacenados en distintas ubicaciones.

Por ejemplo, algunos programas integran aplicaciones de captura de recibos. Esto te permite tomar fotografías de los recibos con tu teléfono y registrar transacciones de modo rápido y sencillo. Incluso podrás adentrarte en la automatización.

3. Administración del presupuesto

Si bien las empresas todavía usan hojas de cálculo para planificar, muchas se encuentran rápidamente en el “infierno de las hojas de cálculo”, con múltiples versiones y conflictos.

Un ejemplo claro es cuando se quieren recortar gastos:

• Si tu presupuesto está en distintas hojas de cálculo, costará más tiempo revisar una por una para ir ajustando salarios y gastos generales.
• Por el contrario, con un software de contabilidad podrás colaborar en el plan presupuestario desde una solución de gestión segura. Así, no será necesario compartir varias versiones de este presupuesto (generalmente información confidencial) por correo electrónico.

Las pequeñas empresas necesitan toda la ayuda que puedan obtener de la tecnología para evitar errores en su gestión.

4. Seguimiento de pagos

La mayoría de las hojas de cálculo no han sido diseñadas para registrar pagos y alertar automáticamente si hay retraso en alguno de ellos.

Tampoco ofrecen aún feeds bancarios automatizados, que facilitan la integración de los datos de ingresos del banco (ahorrando largas horas de conciliación de extractos).

Por el contrario, el software de contabilidad profesional está programado para hacer estas tareas. Hace que el tedioso trabajo de rastrear las facturas impagadas sea cosa del pasado.

5. Control de las nóminas

Usar hojas de cálculo para la gestión de nóminas puede llevar mucho tiempo (y generar errores). Lo que podría afectar a las relaciones con los empleados, por ejemplo, por retrasos en el pago mensual.

Por el contrario, el software de nómina profesional basado en la nube agiliza los procesos y está diseñado para evitar errores. Te permitirá así pagar a los empleados de manera puntual favoreciendo así una buena relación trabajador-empresa.

Las pequeñas empresas necesitan toda la ayuda que puedan obtener de la tecnología. Por eso, los proveedores de software están asumiendo el desafío aumentando la funcionalidad, accesibilidad y asequibilidad de sus productos. El software de facturación y contabilidad online Sage Active es una buena muestra de ello.

Si bien las hojas de cálculo aún tienen sus usos, cuando se trata de reducir el tiempo dedicado a la entrada de datos, mantener registros comerciales precisos y trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento, un software de gestión profesional será la mejor opción.