¿Las hojas de cálculo te ralentizan? Así es como puedes acelerar tus procesos comerciales

Como propietario de una pequeña empresa, probablemente utilices hojas de cálculo para muchos de tus procesos comerciales.

• A priori, pueden parecer herramientas útiles, pero el software de gestión proporciona cada vez una mayor eficiencia y seguridad a la hora de realizar distintas tareas.
• En este post, hacemos un repaso a cuándo sí y cuándo no puede ser útil el uso de una hoja de cálculo o es mejor un software de gestión.

En el pasado, las pequeñas empresas tendían a utilizar hojas de cálculo como herramienta predeterminada. Y solo las reemplazaban con un software de gestión a medida cuando las operaciones de la empresa se volvían más complejas.

Ahora, este panorama ha cambiado. Sobre todo, gracias a que la tecnología en la nube se ha vuelto más accesible, favoreciendo el uso de soluciones de contabilidad, de nómina y/o de recursos humanos basadas en el cloud computing.

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EL DATO

Las hojas de cálculo pueden tener algunas limitaciones importantes:

Por ejemplo, varios estudios muestran que hasta el 88% de todas las hojas de cálculo contienen errores. Algo que puede causar más de un “dolor de cabeza”.

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Hojas de cálculo: cuándo pueden ser útiles

Para tareas básicas como ingresar y organizar datos, las hojas de cálculo siguen siendo una de las herramientas más accesibles, fáciles e intuitivas.

Aquí algunos ejemplos:

• Facilitar la visualización de grandes cantidades de datos, para luego ser analizados en una pantalla grande de ordenador.
• Crear presentaciones visuales a través de cuadros, gráficos o tablas, para interpretarlos de modo más fácil.

Para Liam Bastick, director de SumProduct: “Las áreas más importantes en las que las empresas todavía usan hojas de cálculo son las bases de datos y los presupuestos”.

“Pero el software de contabilidad especializado está ganando terreno en las pequeñas empresas para aquellos que desean crear estados financieros y utilizar herramientas de visualización; el software lo hace automáticamente”.

Hojas de cálculo: cuándo ralentizan tu trabajo

Una de ellas es cuando tienes que realizar cálculos con fórmulas. Sobre todo, en hojas de cálculo muy grandes, en la que se manejan muchos datos.

En estos casos, hay que tener en cuenta lo siguiente:

• Será necesario aprenderse las fórmulas correctas para cada cálculo que se necesite. Esto llevará tiempo y, todavía, hay algunos profesionales que lo encuentran difícil.
• Y es que, si se ingresa una fórmula o celda de datos incorrectamente, todos los cálculos relacionados con esa celda también serán incorrectos.

Las hojas de cálculo grandes tienen inevitablemente algunos errores de entrada o de fórmula, que pueden llevar mucho tiempo encontrar y tener graves consecuencias si no se corrigen.

Por el contrario, un software de contabilidad, de nómina y/o de recursos humanos está diseñado para mejorar la precisión y reducir las tareas manuales.

Cómo el software puede acelerar los procesos (y hacer la vida más fácil)

Usar un software de contabilidad, nómina y recursos humanos basado en la nube tiene múltiples beneficios.

Hacemos un breve repaso:

• Elimina los cálculos complejos, las tareas manuales y la monotonía de las hojas de cálculo al organizar los datos en un sistema central.
• Disminuye los errores ya que se prueba minuciosamente para detectar los fallos y descuidos ocasionados por errores humanos.
• Proporciona herramientas analíticas integradas que brindan información valiosa sobre el rendimiento de las ventas, las tendencias de compra, entre otras cosas.

7 procesos importantes donde el software supera a las hojas de cálculo

1. Gestión de facturas

En comparación con una hoja de cálculo, el software de contabilidad profesional permite:

• Crear y enviar facturas, obtener feeds bancarios, conciliar automáticamente con el banco, y calcular y enviar declaraciones de IVA.
• Generar facturas, presupuestos y presupuestos de marca de aspecto profesional para enviar a sus clientes actuales y potenciales.

2. Captura de los recibos

Con un software de contabilidad podrás recuperar la información de los recibos que tengas almacenados en distintas ubicaciones.

Por ejemplo, algunos programas integran aplicaciones de captura de recibos. Esto te permite tomar fotografías de los recibos con tu teléfono y registrar transacciones de modo rápido y sencillo.

3. Administración del presupuesto

Si bien las empresas todavía usan hojas de cálculo para planificar, muchas se encuentran rápidamente en el «infierno de las hojas de cálculo», con múltiples versiones y conflictos.

Un ejemplo claro es cuando se quieren recortar gastos:

• Si tu presupuesto está en distintas hojas de cálculo, costará más tiempo revisar una por una para ir ajustando salarios y gastos generales.
• Por el contrario, con un software de contabilidad podrás colaborar en el plan presupuestario desde una solución de gestión segura. Así, no será necesario compartir varias versiones de este presupuesto (generalmente información confidencial) por correo electrónico.

4. Seguimiento de pagos

La mayoría de las hojas de cálculo no han sido diseñadas para registrar pagos y alertar automáticamente si hay retraso en alguno de ellos.

Tampoco ofrecen aún feeds bancarios automatizados, que facilitan la integración de los datos de ingresos del banco (ahorrando largas horas de conciliación de extractos).

Por el contrario, el software de contabilidad profesional está programado para hacer estas tareas, haciendo que el tedioso trabajo de rastrear las facturas impagadas sea cosa del pasado.

5. Control de las nóminas

Usar hojas de cálculo para la gestión de nóminas puede llevar mucho tiempo (y generar errores). Lo que podría afectar a las relaciones con los empleados, por ejemplo, por retrasos en el pago mensual.

Por el contrario, el software de nómina profesional basado en la nube agiliza los procesos y está diseñado para evitar errores. Te permitirá así pagar a los empleados de manera puntual favoreciendo así una buena relación trabajador-empresa.

Conclusión

Las pequeñas empresas necesitan toda la ayuda que puedan obtener de la tecnología. Por eso, los proveedores de software están asumiendo el desafío aumentando la funcionalidad, accesibilidad y asequibilidad de sus productos.

Si bien las hojas de cálculo aún tienen sus usos, cuando se trata de reducir el tiempo dedicado a la entrada de datos, mantener registros comerciales precisos y trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento, un software de gestión profesional será la mejor opción.