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¿Qué es un software de recursos humanos? Tipos y beneficios

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Procesos de selección eternos, montañas de CV sobre el escritorio, gestiones administrativas acumulándose día tras día, descontrol de horarios y recursos salariales, etc. ¿Es esta la realidad de tu empresa? Te contamos la solución….

  • ¿Qué es un software de recursos humanos y por qué tu empresa debería de tener uno?
  • ¿Qué tipos existen y cuales son su principales ventajas?
  • ¿Cuál es la forma más óptima para su implantación?

¿Qué es un software de Recursos Humanos?

Las nuevas tecnologías han llegado para quedarse y extenderse a todos los sectores de la economía, incluido por supuesto el Departamento de Recursos Humanos.

Hasta hace no mucho tiempo, era una de las áreas más descuidadas de la empresa cobrando mayor protagonismo la contabilidad o las finanzas, sin embargo, esto era un craso error ya que se trata del lugar donde se capta y se gestiona el talento vivo de una compañía.

Un software de recursos humanos es una herramienta que optimiza la gestión de todos los aspectos relacionados con el personal que trabaja en una organización.

¿Por qué tu empresa debe de apostar por un programa como este?

Con la implantación de un software de RRHH conseguirás:

  1. Reducir Costes
  2. Optimizar tiempo
  3. Incrementar la productividad
  4. Mejorar tu Employer Branding (imagen de marca como empleador)

Todos ellos, beneficios relevantes que convierten en indudable su implantación.

¿Apuestan las empresas españolas por la digitalización de sus departamentos de RRHH?

En nuestro país, un buen número de organizaciones son cada vez más conscientes de lo que se conoce cono «cuarta revolución industrial» (nueva era tecnológica), por lo que cada vez más, optan por realizar un esfuerzo digitalizando sus departamentos de RRHH, pero lo cierto es que aún queda mucho por hacer.

Todavía en el 2018 existen muchos directivos y técnicos de recursos humanos que organizan sus procesos de selección y reclutamiento, gestión de nóminas y trámites administrativos mediante hojas de cálculo, costumbre que se debe de abandonar cuanto antes.

¿Qué tipos de softwares de RRHH existen en la actualidad?

Los programas de RRHH orientados a empresas abarcan un amplio rango dentro de esta área:

  • Softwares para la gestión de nóminas y salarios
  • Softwares para selección y reclutamiento de candidatos
  • Software para la gestión de personal interno

Y muchos más…

Oficialmente se les conoce por los siguientes términos:

Núcleo HRMS (Human Resource Management)

  • Este hace referencia a un programa de recursos humanos que incluye funcionalidades relativas a la gestión de personal, nóminas y otros aspectos relacionados.

Gestión de Nóminas y Salarios

  • Se trata de un software diseñado específicamente para la gestión del salario y las nóminas de los empleados.

Gestión del Talento

  • Esta es una categoría adicional a la anterior pero no menos importante. La realidad es que no todos los software de RRHH la incluyen.
  • Mide aspectos como la captación y mantenimiento de talento, supervisión del desempeño de los trabajadores, gestión de procesos de selección y reclutamiento, periodos vacacionales o de baja laboral, etc.

Gestión de carga de trabajo

  • Este software se centra en la gestión del trabajo del personal. Entradas y salidas, asistencias o ausencias, tareas realizadas, etc.

¿A qué tipo de organizaciones le interesan los softwares de RRHH?

Muchos piensan que solo las grandes empresas con alto volumen de plantilla se benefician de esta poderosa herramienta, pero no pueden estar más equivocados.

En nuestro país lo que predomina es la pyme y todavía hay muchas que no cuentan con un departamento especifico de RRHH pero sí con un profesional dedicado a planificar y administrar la gestión de personas, por lo que el software será muy útil en cualquiera de los casos.

Mi empresa no se lo puede permitir…

Esto es lo que puedes estar pensando en este momento pero déjame que te diga que con las nuevas tecnologías ha ocurrido lo mismo que con los ordenadores o los viajes en avión.

Hasta hace algunos años eran solo unos pocos afortunados los que podían permitírselo pero hoy en día todo el mundo tiene un ordenador o una tablet en su casa, o puede comprarse un billete de avión por menos de 50€.

¿Cuál es la mejor forma de implantar un software de recursos humanos?

1- Directamente en los equipos informáticos de la organización

Este sistema es poco habitual y se considera obsoleto ya que para poder acceder a él es necesario estar siempre en el lugar de trabajo y utilizar el mismo dispositivo.

En la era actual donde el trabajo remoto es una realidad creciente, este tipo de implantación no es la más recomendable.

2- En la nube

Esta sí es acertada ya que todos los miembros de un mismo equipo podrán acceder al programa compartiendo recursos en la nube desde cualquier dispositivo, a cualquier hora del día y desde cualquier parte del mundo.

Ventaja importante: Un software en la nube no necesita actualizarse ya que lo hace de forma automática.

A pesar de toda esta información, es posible que aún te queden algunas dudas.

Imagina esta situación…

Tu empresa se encuentra en pleno proceso de captación de talento y necesita cubrir varias vacantes.

Si contamos con un software de selección y reclutamiento tareas como:

  • Acceder a los informes de los candidatos
  • Revisar los resultados de los formularios
  • Visualizar entrevistas online
  • Repasar los comentarios del seleccionador
  • Conocer el momento exacto en el que se encuentra el proceso
  • Interactuar con los diferentes miembros del equipo de RRHH que se encargan de la selección

…,etc, son acciones posibles a un solo clic.

¿Su objetivo? Trabajar todos juntos por un mismo fin.

Piensa que de la misma forma que tu empresa cuenta con un escaparate digital a través de su web y redes sociales dirigido a atraer la atención de potenciales clientes, lo mismo debe ocurrir con la atracción del talento.

Las nuevas generaciones no solo buscan empleo por motivos económicos sino que también eligen a conciencia la empresa en la que van a volcar sus esfuerzos. Para ello se fijan en factores como tu imagen de marca (employer branding), el salario emocional, la flexibilidad horaria, los planes de desarrollo personal y profesional, etc.

Para que te hagas una idea…

Un software de recursos humanos en selección y reclutamiento permite triplicar la base de candidatos y cubrir vacantes en 24 horas sin haber llegado a portales de empleo.

Tu base de datos será por tanto tu mejor aliada para encontrar al candidato perfecto.

Principales ventajas de implantar un software de recursos humanos

Como comentamos anteriormente hay cuatro principales:

  1. Ahorro de tiempo
  2. Reducción de costes
  3. Incremento de la productividad
  4. Mejora del Employer Branding

Con este programa se automatizan todos los procesos que tienen que ver con los recursos humanos de tu compañía.

Pero las ventajas no solo son para la organización sino también para el personal ya que les permite mediante unas claves de acceso, realizar sus propias consultas como por ejemplo, consultar su cuadro de vacaciones, sus nóminas del último año, el nivel de absentismo, etc.

Imagina toda la burocracia que podrías eliminar.

¿Cuál es entonces la misión de un programa de recursos humanos?

La misión de un software de recursos humanos es hacer crecer a la empresa a través de las personas que trabajan en ella, serán sus mejores embajadores de marca y los que harán que pierda o gane dinero.

Todavía hay muchos empresarios que piensan que con pagar la nómina al final de mes es suficiente pero esto seria como decir que con pagar el alquiler del local comercial ya está todo hecho. La claves están en la motivación, la atracción y mantenimiento del talento y por supuesto una buena gestión de toda la información relacionada con los equipos humanos.

Con un software no tendrás que soportar gastos innecesarios y podrás medir y acceder a la información en apenas segundos.

Además, aporta flexibilidad a la empresa preparándola para los nuevos retos y mercados que encontramos en una sociedad cada vez más global.

¿Es necesaria una formación especial para el manejo de un software de RRHH?

Solo será necesaria una conexión a Internet. Este tipo de programas son altamente intuitivos y con gran usabilidad.

A estas alturas del artículo seguro que ya has resuelto todas tus dudas acerca de los softwares de recursos humanos, por lo que confiamos en que sabrás apreciar todas sus ventajas.

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