HR Software: Personalprozesse effizient gestalten

Der Begriff des Human Resources, kurz HR, ist ein gebräuchlicher Anglizismus im Bereich der Personalwirtschaft. Statt von der HR wird auch vom Humankapital oder Human Capital gesprochen. Die Human Resources beschreiben die immateriellen Ressourcen, die ein Mitarbeiter mitbringt. Diese reichen vom fachlichen Know-how über seine Motivation bis hin zu seinen Fähigkeiten im Umgang mit anderen Menschen, auch Soft Skills genannt. 

Ein Unternehmen, das langfristig erfolgreich sein will, muss das Humankapital, sprich sein Personal, optimal einsetzen. Das Personalmanagement oder Personalwesen beschreibt die Praxis der Rekrutierung, der Einstellung, des Einsatzes und der Verwaltung aller Mitarbeiter. Man spricht auch vom Human Resource Management, dieses wird kurz HRM oder auch HR-Management genannt.

Die Mitarbeiter der HR Abteilung kümmern sich um alle Belange rund um das Personal. Zu ihren Aufgaben zählen die Personalplanung und -führung ebenso wie die Personalentwicklung. Zudem fördern Sie eine reibungslose Kommunikation im Unternehmen, da sie eine Vermittlerrolle zwischen dem Unternehmen und den Mitarbeitern einnehmen. 

Wodurch zeigt sich eine gute HR-Arbeit oder Personalarbeit aus? Zum einen wirkt sie sich positiv auf die laufenden Kosten aus. Zum Beispiel in Sachen Gesundheit, da es weniger Ausfälle gibt, oder auch durch eine bessere Qualifikation der Mitarbeiter. Zum anderen wird nicht nur das geeignete Personal eingestellt, sondern es arbeitet zudem motiviert und bleibt dem Unternehmen lange treu.

Es ist auch die HR-Abteilung, die die Basis für eine langfristige Mitarbeiterbindung legt: Nicht nur dadurch, dass sie für eine hohe Transparenz in der Kommunikation des Unternehmens sorgt. Sondern auch, indem sie ein offenes und gutes Betriebsklima schafft und einen fairen, wertschätzenden Umgang miteinander fördert. Nur Mitarbeiter, die sich ernst genommen und sich in ihrer Firma fast schon zu Hause fühlen, sind dem Arbeitgeber gegenüber loyal.

Die HR Abteilung kann dafür sorgen, dass die Effizienz des gesamten Unternehmens nachhaltig steigt. Doch dafür muss sie die eigenen Routinen effizient abwickeln und eine HR-Strategie entwickeln.

Mit der richtigen HR-Software können Sie viele Routinearbeiten effizient erledigen und auch die Prozesse in Ihrer HR-Abteilung besser koordinieren. Dank ihr finden Sie schnell kompetente Mitarbeiter. Deren Daten können Sie mit dem HR Tool wiederum sicher und datenschutzkonform speichern und verwalten.

Zum einen gibt es ganz spezifische Tools, die zum Beispiel einen Teil des Recruiting-Prozesses oder der Personalverwaltung unterstützen. Zum anderen gibt es die Komplettlösungen, mit denen Sie alle Bereiche der HR-Arbeit unterstützen können: Sie können gezielt nach Kandidaten suchen und Onboardings machen. Es lassen sich weiterhin Maßnahmen zur Fort- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter planen und die Lohnabrechnung durchführen. All diese administrativen Aufgaben sind mühselig, sie kosten Zeit und sind deshalb teuer. Das Fazit: Mit HR-Tools sparen Sie somit viel Zeit und Geld.

Eine HR-Software bildet ganz unterschiedliche Personalbereiche und -prozesse ab. Die typischen Bereiche sind die Folgenden:

• Das Bewerbermanagement bzw. Recruiting
• Das Onboarding
• Die Zielvereinbarung und die Leistungsbeurteilung
• Die Personalentwicklung
• Die betriebliche Fort- und Weiterbildung
• Das Nachfolgemanagement
• Das Terminmanagement
• Die Zeitwirtschaft
• Das Reisemanagement
• Die Personaleinsatzplanung
• Die Vergütung und Zusatzleistungen
• Die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung
• Der elektronische Versand der Entgeltabrechnung
• Die Pflege der Personalstammdaten bzw. die digitale Personalakte
• Das Reporting und die Analysen
• Die vernetzte Zusammenarbeit bzw. Social Collaboration

Die meisten HR-Lösungen sind modular aufgebaut, das heißt, dass je nach Bedarf ganz unterschiedliche Personalprozesse durch die Software unterstützt werden. Was nicht benötigt wird, muss somit auch nicht bezahlt werden. Dadurch verringern sich auch die Folgekosten, die durch die Wartung und Pflege der Software entstehen.

Sobald ein Unternehmen den ersten Mitarbeiter einstellt, fallen HR-Arbeiten an. Eine HR Software nützt daher allen Betrieben und das ganz unabhängig von ihrer Größe und Branchenzugehörigkeit. Die Anbieter spezialisieren sich oftmals auf eine spezielle Branche oder Unternehmensgröße. So gibt es spezielle Programme für das Handwerk, den Mittelstand oder den Konzern. Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, sollten Sie mit dem Anbieter klären, welche Software zu Ihrer Firma passt. Ein hilfreicher Indikator kann die durchschnittliche Firmengröße seiner Bestandskunden sein.

Eine HR-Software kann die Mitarbeiter Ihrer Personalabteilung bei vielen Aufgaben unterstützen. Das sind zum Beispiel diese hier: 

• das Recruiting neuer Mitarbeiter
• das Bewerbermanagement und Onboarding
• die Personalentwicklung und das Weiterbildungsmanagement
• das Arbeitszeit-, das Kranken- und das Abwesenheitsmanagement
• die Personalabrechnung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, auch Payroll genannt und viele andere personalbezogene Verwaltungsaufgaben

Eine HR-Software gewinnt vor allem beim Recruiting immer mehr an Bedeutung. Denn viele Unternehmen suchen gut ausgebildete Fach- und Führungskräfte. Erschwerend kommt hinzu: Die Nachfrage nach Bewerbern ist heute größer als das Angebot. Noch dazu kostet es viel Zeit und Arbeit, neue Mitarbeiter zu gewinnen, da viele Aufgaben damit verbunden sind: von der überzeugenden Stellenausschreibung über ein effektives Bewerbermanagement bis hin zum erfolgreichen Onboarding. Und umso mehr Mitarbeiter an Bord sind, umso mehr administrative Aufgaben fallen an. Hier kann eine HR Software deutlich für Entlastung sorgen.

Eine gute Vorbereitung und ein HR Software Vergleich zahlen sich aus. Wie gut Ihre Wahl ist, das hängt nicht nur von den definierten Zielen, sondern auch von dem erarbeiteten Anforderungsprofil und der Besetzung des Projektteams ab. Nehmen Sie sich hierfür genügend Zeit und planen Sie gründlich. Entscheiden Sie dann anhand Ihres Anforderungsprofils, welche HR Software am besten zu Ihnen und zu Ihrem Budget passt sowie den entsprechenden Service und Support bietet.

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