Die Aufbewahrungsfristen der Personalakte betreffen nahezu alle Unternehmen. Dieser Überblick zeigt, welche gesetzlichen Regelungen gelten, wie Datenschutz berücksichtigt wird und wie Sie Personalunterlagen strukturiert und gesetzeskonform verwalten.
Von Arbeitsvertrag bis Zeitnachweis: Die Personalakte umfasst viele unterschiedliche Dokumente und begleitet Mitarbeitende während der gesamten Zeit in einem Unternehmen. Da für die Inhalte einer Personalakte jeweils eigene Aufbewahrungsfristen gelten, lohnt sich ein genauer Blick auf die gesetzlichen Regelungen für eine saubere und datenschutzkonforme Verwaltung.
Nicht alle Dokumente unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen. Je nach Art des Dokuments greifen unterschiedliche gesetzliche Vorgaben. Zu den zentralen Unterlagen mit jeweils eigenen Regeln zählen:
Im Arbeitsrecht orientieren sich Aufbewahrungsfristen an möglichen Ansprüchen aus dem Arbeitsverhältnis. Für Arbeitsverträge, Abmahnungen oder Zusatzvereinbarungen gilt in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Grundlage ist die regelmäßige Verjährungsfrist für Ansprüche (§ 195 BGB).
Beispiel: Ein Arbeitsvertrag sollte mindestens drei Jahre aufbewahrt werden, um auf nachträgliche Forderungen reagieren zu können.
Die Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen ergibt sich aus dem Steuerrecht. Lohnabrechnungen, Lohnsteuerunterlagen und weitere abrechnungsrelevante Dokumente sind mindestens sechs Jahre aufzubewahren (§ 41 EStG). Enthalten die Unterlagen Buchungsbelege oder sind sie für die Gewinnermittlung relevant, verlängert sich die Frist auf zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB). Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen entstanden sind.
Beispiel: Eine Lohnabrechnung aus 2024 darf frühestens nach Ablauf von 2030 gelöscht werden.
Die Aufbewahrungsfristen für Arbeitszeitnachweise sind gesetzlich klar geregelt. Nach dem Arbeitszeitgesetz müssen Aufzeichnungen über eine werktägliche Arbeitszeit von mehr als acht Stunden mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 16 ArbZG). Diese Frist gilt insbesondere auch im Zusammenhang mit dem Mindestlohn.
Sozialversicherungsrechtlich relevante Unterlagen, etwa zu Beitragsabrechnungen, unterliegen hingegen längeren Fristen. Beiträge zur Sozialversicherung sind in der Regel fünf Jahre, bestimmte Unterlagen, etwa mit Bezug zu Rentenansprüchen, sogar bis zu 30 Jahre aufzubewahren.
Datenschutz in der Personalakte bedeutet Datensparsamkeit. Unternehmen sollten nur notwendige Informationen aufbewahren und Daten nach Fristablauf konsequent löschen. Eine HR-Software kann Sie dabei unterstützen, Löschfristen verlässlich einzuhalten.
Digitale Personalakten unterstützen Unternehmen dabei, Aufbewahrungs- und Löschpflichten zuverlässig umzusetzen und Risiken zu reduzieren. Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:
Digitale Lösungen schaffen Transparenz, reduzieren manuelle Fehler und erleichtern die Compliance im HR-Alltag.
Auch die analoge Personalakte ist rechtlich zulässig, erfordert jedoch einen höheren organisatorischen Aufwand. Unternehmen müssen insbesondere beachten:
Einige Dokumente müssen weiterhin im Original vorliegen. Der Großteil der Personalunterlagen lässt sich jedoch digital übersichtlicher und risikoärmer verwalten.
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