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Onboarding Software: Mitarbeiter von Anfang an begeistern

Haben Sie erst einmal geeignete neue Mitarbeiter gefunden – was heute schwer genug ist – dann wollen Sie sie auch halten. Profitieren Sie hier von einer modernen HR Onboarding Software: Überzeugen Sie die Neuen im Team durch eine professionelle Personalarbeit und erleichtern Sie sich selbst die HR-Arbeit.

So finden Sie die Onboarding Software, die perfekt zu Ihnen passt

Wozu eine HR Onboarding Software?

Die Freude beim Bewerber ist groß: Der Arbeitsvertrag ist unterzeichnet doch dann: Passiert erst einmal ... nichts! Der Mitarbeiter erfährt weder, wer sein direkter Vorgesetzter ist, noch, an wen er sich bei Fragen wenden kann. Er weiß nicht, wie er am ersten Arbeitstag das Firmengelände oder Gebäude betreten kann. Einfach, weil ihm ein Zugangsausweis oder klare Anweisungen fehlen. Keiner ist auf den neuen Kollegen vorbereitet. Es gibt etwa keine offizielle Vorstellung bei den künftigen Kollegen. Oder es fehlen am ersten Tag ein funktionierender Computer, eine E-Mail-Adresse oder der Zugriff auf die notwendige Software.

Kurz gesagt, der Start ist unorganisiert bis chaotisch. Und das sind keine guten Voraussetzungen für eine harmonische, langfristige Beziehung zwischen dem neuen Mitarbeiter und seiner Firma. Das belegt auch eine Studie des Human Capital Institut. Dieses hat herausgefunden, dass 77 Prozent aller neu Angestellten an ihrem ersten Arbeitstag vor dessen Ende nach Hause gehen. Nur deshalb, weil die Firma sich nicht adäquat auf den neuen Kollegen vorbereitet hat. Da wundert es wenig, dass 15 Prozent der Neuangestellten bereits am ersten Arbeitstag mit dem Gedanken spielen, wieder zu kündigen.

Wie profitieren Sie von einem Onboarding Programm?

Die Qualität Ihres Onboardings entscheidet also darüber mit, ob es Ihnen gelingt, den Mitarbeiter langfristig an Ihr Unternehmen binden. Der Onboarding-Prozess beginnt für Sie als Arbeitgeber bereits vor dem ersten Arbeitstag. Er endet meist mit dem Ende der vereinbarten Probezeit. Eine Onboarding Software unterstützt Sie dabei, die Neuangestellten willkommen zu heißen und sie in ihre neue Position einzuführen. Dazu führt es Sie strukturiert durch den Prozess des An-Bord-Nehmens. Viele administrative Aufgaben lassen sich erfolgreich automatisieren und helfen dabei Zeit zu sparen.

Ein solches Tool sorgt dafür, dass alle benötigten Arbeitsmittel wie Zugangsdaten, Computer und E-Mail-Adresse rechtzeitig zur Verfügung stehen. Es stellt zudem sicher, dass alle Informationen vorliegen, um dem neuen Mitarbeiter die Abläufe und die Unternehmenskultur näherzubringen. Er weiß von Anfang an, an wen er berichtet und an wen er sich bei Fragen wenden kann. Ein Onboarding Programm erleichtert es ihm zudem, mit den Kollegen Kontakt aufzunehmen und zu kommunizieren. Dies ist besonders wichtig, um schnell Teil des Teams zu werden.
Eine besonders leistungsstarke Software unterstützt Ihre HR-Abteilung und die Mitarbeiter über das reine Onboarding hinaus. Ein solches Programm bietet Ihnen etwa Funktionen, mithilfe derer Sie Maßnahmen für das Teambuilding planen und durchführen können. Es stellt ferner Plattformen oder Funktionen bereit, über die sich Ihre Mitarbeiter schnell und unkompliziert online miteinander austauschen können. Optional gibt es Tools für das Leistungsmanagement. Diese ermöglichen Ihnen nicht nur, strukturierte Feedbackgespräche zu führen. Sie können damit auch Konzepte für die weitere Entwicklung Ihrer Kräfte erstellen und die geeigneten Weiterbildungsmaßnahmen planen.

Alles in allem erleichtert Ihnen ein professionelles Onboarding Programm die HR-Arbeit: Zum einen unterstützt es Sie bei vielen administrativen Aufgaben. Zum anderen sorgen Sie durch Ihr professionelles Vorgehen dafür, dass Sie die Mitarbeiter ans Unternehmen binden. Dadurch wiederum sparen sich die Mühe, später erneut auf die Suche nach qualifiziertem Personal machen zu müssen. Zugleich positionieren Sie sich als attraktiver Arbeitgeber auf einem hart umkämpften Arbeitnehmer-Markt. So schaffen Sie zugleich die ideale Basis, um weitere Top-Talente anzuziehen.

Die fünf Schritte des Onboardings

Ihr Ziel als Unternehmer oder HR-Verantwortlicher ist es, optimale Voraussetzungen für eine langfristige Zusammenarbeit zu schaffen. Dazu müssen Sie die neuen Mitarbeiter möglichst gut und schnell einarbeiten. Das gelingt Ihnen umso besser, je früher Sie Ihren neuen Mitarbeitern Kompetenzen und Verantwortung übertragen. Das bedeutet jedoch nicht, die Novizen einfach direkt ins kalte Wasser zu werfen. Im Gegenteil, es geht vielmehr darum, sie Schritt für Schritt an Bord zu holen:

Schritt 1: Kontakt halten für ein besseres Kennenlernen

Habe ich mich richtig entschieden? Bei so manchem Bewerber kommen kurz vor dem Jobantritt dann doch noch Zweifel auf. Der eine oder andere springt sogar kurzfristig wieder ab – Vertrag hin oder her. Das passiert insbesondere dann, wenn der neue Arbeitgeber es versäumt hat, rechtzeitig den Kontakt zu seinem neuen Mitarbeiter aufzubauen. Das können Sie verhindern. Ganz einfach, indem Sie von Anfang den Bewerber regelmäßig kontaktieren und informieren. Etwa, indem Sie ihm ergänzende Informationen zum Unternehmen zusenden. Indem Sie ihm erste wichtige Ansprechpartner benennen oder ihm rechtzeitig eine Agenda für den ersten Arbeitstag mitteilen.

Schritt 2: Vorbereitung des ersten Arbeitstags

Um dem neuen Mitarbeiter einen guten Start zu bereiten, müssen Sie vieles vorbereiten. Für die Einrichtung eines Büroarbeitsplatzes benötigen Sie etwa einen Schreibtisch, Stuhl, Beleuchtung, Computer und Telefon. Auch die Software müssen Sie bereitstellen sowie eine E-Mail-Adresse einrichten. Sorgen Sie dafür, dass direkt am ersten Arbeitstag alle erforderlichen Zugriffsrechte, Passwörter und Softwarelizenzen verfügbar sind. Außerdem ist ein Einarbeitungsplan zu erstellen und sind Gesprächstermine festzulegen. Ebenfalls wichtig ist es, die zukünftigen Kollegen zu informieren. Einer davon kann als sogenannter Coach, Pate oder Buddy fungieren. Dieser steht dann dem Neuen bei der Einarbeitung mit Rat und Tat zur Seite. Es sind so viele Aufgaben, dass Sie am besten spätestens einen Monat zuvor damit beginnen sollten.

Schritt 3: Willkommen heißen am ersten Arbeitstag

Jeder, der irgendwo neu ist, freut sich über ein herzliches Willkommen. Damit der Einstand gelingt, sind die Begrüßung und die Vorstellung durch den Vorgesetzten bei den Kollegen obligatorisch. Es empfiehlt sich, direkt am ersten Tag ein Mitarbeitergespräch zu führen. Hier lassen sich offene Fragen und gegenseitige Erwartungen klären. Bei der Gelegenheit kann der Vorgesetzte dem neuen Mitarbeiter auch ein Onboarding-Paket überreichen. Dieses sollte neben dem Einarbeitungsplan noch weitere persönliche Unterlagen enthalten. Das können etwa die eigenen, frisch gedruckten Visitenkarten, ein Notizbuch und ein Firmenkugelschreiber sein. Wer für eine persönliche Note sorgen will, kann etwa eine personalisierte Tasse für die künftigen gemeinsamen Kaffeepausen organisieren. Eine kleine Geste mit Signalwirkung, die dem Neuankömmling zeigt: Du bist ab sofort Teil des Teams!

Schritt 4: Feedback während der Einarbeitung

In den ersten Monaten lernt der neue Mitarbeiter nach und nach alle Prozesse, Arbeitsabläufe und seine Kollegen kennen. Denken Sie daran, in dieser Phase regelmäßig Feedback- oder Zwischengespräche zu führen. Nur so finden Sie heraus, ob alles zur gegenseitigen Zufriedenheit läuft oder ob es irgendwo klemmt. Für den Fall, dass es Schwierigkeiten gibt, erfahren Sie dies so rechtzeitig, dass sie sie schnell beseitigen können.

Schritt 5: Richtig angekommen

Nach wenigen Monaten bis rund einem halben Jahr ist ein neuer Mitarbeiter so richtig im Unternehmen angekommen. Er kennt nun alle wichtigen Abläufe, Prozesse und fachspezifische Themen. In diesem Zeitraum sollte er sich auch in das soziale Umfeld eingelebt haben. Doch ganz genau können Sie es erst wissen, wenn Sie ihn selbst fragen, wie er sich fühlt. Um das Onboarding erfolgreich abzuschließen, sollten Sie deshalb unbedingt ein weiteres Feedbackgespräch führen.

Anbieter für Onboarding Software im Vergleich: Sage ist regelmäßig Testsieger

Was muss eine Onboarding Software können? Ein Vergleich lohnt sich!

Eine Onboarding-Software soll Sie dabei unterstützen, neue Mitarbeiter erfolgreich in die für sie ungewohnte Arbeitsumgebung zu integrieren. Dafür muss Sie Ihnen einige wichtige Funktionen bieten, wie zum Beispiel die folgenden:

Damit die Einführung gelingt, sollte sie personalisierbar sein. Schließlich hat jede Position andere Anforderungen und Besonderheiten. Nur ein personalisiertes Onboarding ermöglicht es, sich optimal mit dem Arbeitsumfeld, den Teammitgliedern und der Unternehmenskultur vertraut zu machen.
Es muss möglich sein, immer wiederkehrende Prozesse und Benachrichtigungen zu automatisieren. So hilft das Onboarding-Programm dabei, menschliche Fehler zu vermeiden und die Effizienz des Vorgangs zu verbessern. Etwa indem es sicherstellt, dass Sie und Ihre Mitarbeiter keinen Schritt im Prozess des Onboardings übersehen.
Eine ausgereifte Software stellt Ihnen Schulungs- und E-Learning-Funktionen bereit. Dadurch ist es möglich, den Mitarbeitern über eine Plattform Schulungsmaterialien, Videos und interaktive Kurse anzubieten. Auf diese Weise können sie sich das für ihre Position notwendige Wissen ganz unkompliziert selbstständig aneignen.
Eine Software sollte auch über Mechanismen zur Abgabe von Feedback verfügen. Dadurch sind die neuen Mitarbeiter und alle am Onboarding-Prozess Beteiligten in der Lage, eine Rückmeldung zu geben. Sie als Arbeitgeber wiederum können darauf reagieren und Ihren Prozess weiter optimieren.
Das Programm muss es Ihnen ermöglichen, Checklisten und Aufgabenpläne zu erstellen. So stellen Sie sicher, dass der neue Mitarbeiter seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten kennt. Zugleich hilft es Ihnen, den Onboarding-Prozess zu koordinieren und sicherzustellen, dass Sie alle Schritte des Onboardings durchführen.
Die Software sollte Funktionen bereitstellen, die den Austausch zwischen den Mitarbeitern, Vorgesetzten und dem Team fördern. Das kann etwa ein Chat, ein virtuelles Forum oder ein internes soziales Netzwerk sein. Eine Onboarding-Software kann und soll natürlich nicht den persönlichen Kontakt zwischen den Menschen ersetzen. Doch es senkt die Kontakthürde und sorgt dafür, dass Mitarbeiter über solche Tools oftmals schnell Antworten auf ihre Fragen erhalten.
Eine gute Onboarding-Software sollte sich nahtlos in andere HR-Systeme integrieren lassen. Nur so gehen Sie sicher, dass der Datenaustausch reibungslos ist und die Datenverwaltung konsistent. Zu diesen HR-Systemen gehören etwa Tools zur Gehaltsabrechnung und zur Zeiterfassung ebenso wie Kommunikationstools. Weiterhin lassen sich Personalinformationssysteme (HRIS), Talentmanagement- oder Lernmanagement-Systeme (LMS) verknüpfen.

Was sind die Vorteile von Onboarding-Tools?

Eine Onboarding-Software bietet eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen, die neue Mitarbeiter einstellen. Die wichtigsten Punkte, von denen Sie als Unternehmer profitieren:

Sie sorgen für ein effizientes Onboarding

Eine Software ermöglicht es Ihnen, neue Mitarbeiter zügig in Ihr Unternehmen zu integrieren. Zum einen können Sie ihnen alle benötigten Informationen an einem zentralen Ort zur Verfügung stellen. Zum anderen lassen sich viele Aufgaben im Onboarding-Prozess automatisieren. Diese Automatisierung reduziert den administrativen Aufwand für die HR-Mitarbeiter und steigert die Effizienz. Ein Onboarding-Tool ermöglicht es Ihnen, Kennzahlen und Leistungskennzahlen zu verfolgen. Anhand dieser können Sie die Effizienz des Prozesses messen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. So können Sie das Onboarding stetig weiter perfektionieren.

Sie verbessern die Kommunikation

Mithilfe einer Onboarding-Software gelingt es Ihnen, die Kommunikation im Unternehmen zu optimieren. Verschiedene Funktionen ermöglichen einen effektiven, reibungslosen Informationsaustausch etwa zwischen den verschiedenen Mitarbeitern, Abteilungen und den Stakeholdern. Über verschiedene Kommunikationstools (z.B. das firmeninterne Netzwerk, ein Chat oder ein Forum) können sich die Kollegen einfach miteinander vernetzen und austauschen. Verfügt die Software über Feedback-Mechanismen, können Sie auch auf Basis der Meinung Ihrer Mitarbeiter Ihre Prozesse weiter verbessern.

Sie steigern die Mitarbeiterbindung

Ein effizientes Onboarding und eine erstklassige Kommunikation tragen dazu bei, dass sich neue Mitarbeiter willkommen und unterstützt fühlen. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich langfristig an Ihr Unternehmen binden. Mit dem Vorteil, dass es nicht erneut vakante Stellen gibt, die Sie wieder neu besetzen müssen. Denn die Suche, das anschließende Recruiting und die Schulung neuer Kandidaten würde Ihnen wieder Zeit und Geld kosten. Diese Kosten sparen Sie sich mit einem strukturierten Onboarding.

Sie sparen Zeit und Ressourcen

Ob eine gesteigerte Effizienz dank Automatisierung oder eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung an das Unternehmen dank erstklassiger Kommunikation: Die Gründe, warum Sie mit einer Onboarding-Software Zeit und Ressourcen sparen, sind vielfältig und hängen letztlich alle miteinander zusammen. Egal wie, das Beste ist doch: Die Zeit und das Geld, die Sie sparen, können Sie anderweitig in Ihr Unternehmen investieren.

Sie verbessern Ihr Employer Branding

Je besser Ihr Onboarding-Prozess strukturiert ist, desto besser wird der Eindruck sein, den Sie bei Ihren neuen Mitarbeitern hinterlassen. Sie können davon ausgehen, dass sich das auch außerhalb Ihrer Firma herumspricht. Und das wirkt sich auch auf Ihre Außenwirkung als Arbeitgeber positiv aus. So können Sie nebenbei auf dem Arbeitsmarkt Ihr Employer Brading verbessern, was wieder neue, attraktive Bewerber anziehen kann.

Sie entscheiden: Was ist für Sie die beste Onboarding Software?