Onboarding Software: Mitarbeiter von Anfang an begeistern

Wer als Arbeitgeber auf ein professionelles Onboarding verzichtet, spürt die Konsequenzen oft schnell. Hier ein paar Beispiele, wie sich das auf das Unternehmen auswirken kann:

Schlechteres Arbeitsklima: Ohne eine Willkommenskultur fällt es neuen Mitarbeitern schwer, sich in das Team zu integrieren. Sie können sich sogar regelrecht isoliert und in ihrer neuen Arbeitsumgebung unwohl fühlen. Das erschwert die Zusammenarbeit, mindert die Motivation und lädt nicht zum Bleiben ein.

Unproduktives Arbeiten: Verläuft das Onboarding ohne Struktur, dann werden die Neuen nicht angemessen auf ihre neuen Aufgaben und die Unternehmenskultur vorbereitet. Dadurch fällt es den ihnen schwerer, sich in ihrer neuen Position einzuarbeiten. Auch das hemmt die Motivation und die Produktivität.

Geringe Mitarbeiterbindung: Fehlt ein strukturiertes Onboarding, läuft das Unternehmen Gefahr, dass die Mitarbeiter sich nicht genug mit ihm verbunden fühlen. Die Bereitschaft, schnell wieder den Arbeitgeber zu wechseln, steigt.

Folgekosten: Nicht nur die geringere Produktivität der neuen Mitarbeiter, sondern auch eine hohe Fluktuation verursachen dem Unternehmen Kosten. Denn um vakante Stellen zu besetzen, muss es erneut Mitarbeiter suchen, einstellen und schulen. Dieser Prozess ist mit Ausgaben verbunden, die es sich mit einem strukturierten Onboarding hätte sparen können.

Beim digitalen Onboarding nutzen Unternehmen digitale Technologien und Plattformen. Ihr Ziel ist es, den Prozess noch effizienter, transparenter und benutzerfreundlicher zu gestalten. Sie verzichten deshalb beim digitalen Onboarding, das auch als e-Onboarding oder Remote Onboarding bezeichnet wird, auf herkömmliche Medien. Statt Mappen, Broschüren und Handzettel nutzt das Unternehmen Online-Module, Schulungsvideos, elektronische Dokumente und interaktive Lernplattformen. Auch Sie profitieren, wenn Sie die Onboarding-Prozesses digital unterstützen:

Sie können den neuen Mitarbeiter online über das Unternehmen informieren, etwa über seine Kultur, Werte und die Organisationsstruktur. Die Mitglieder des Teams können sich zum Beispiel durch hinterlegte Profile oder kurze Vorstellungsvideos virtuell vorstellen. Des Weiteren eröffnet sich Ihnen die Möglichkeit, die Mitarbeiter online zu schulen. Etwa über die Richtlinien, Sicherheitsverfahren und Compliance-Anforderungen in der Firma. Sie können sie aber auch in die Nutzung von unternehmerischer Software, Kommunikationstools und andere digitale Plattformen einführen.

Sie sind in der Lage, Dokumente aller Art digital bereitzustellen und auszutauschen, wie beispielsweise Verträge, Personaldokumente oder Feedback-Formulare. Gerade digitale Feedback-Mechanismen ermöglichen es den neuen Mitarbeitern, Fragen zu stellen und Rückmeldungen zu geben. Über eine digitale Kommunikationsplattform halten Sie Ihre Mitarbeiter stets auf dem Laufenden: etwa über Meetings, Projektfortschritte, Ereignisse und Veranstaltungen.

Wir arbeiten in einer zunehmend hybriden Arbeitswelt. Das heißt, die traditionelle Büroarbeit verbindet sich immer mehr mit flexiblen Arbeitsmodellen und digitaler Technologie. Eine Entwicklung, die sich in der Corona-Krise noch verstärkt hat. In dieser Zeit nutzten viele Unternehmen digitale Techniken, um überhaupt ein Onboarding durchführen zu können. Denn gerade in den klassischen Bürojobs konnten sie neues Personal nur im Homeoffice statt vor Ort einarbeiten. Es ist davon auszugehen, dass sich der Trend zum digitalen Onboarding ebenso wie der zum hybriden Arbeiten fortsetzen wird.

Nur, wenn sich die Mitarbeiter in ihrem Job wohlfühlen, sind sie motiviert und bereit, Leistung zu erbringen. Wer sich mit der Firma identifiziert, wird weniger schnell auf die Idee kommen, zu kündigen. Beim Onboarding sollten Sie als Arbeitgeber deshalb nicht nur auf die vielen fachlichen Komponenten achten. Legen Sie ebenso viel Wert auf die sozialen Aspekte. Hier ein paar wichtige Dos and Don'ts beim Onboarding.

Die Dos – ein paar Tipps, damit das Onboarding gelingt

• Verschicken Sie zügig nach der Zusage den Arbeitsvertrag. Informieren Sie den neuen Kollegen schon vor dem Arbeitsantritt darüber, was ihn erwartet. Geben Sie ihm im Vorfeld wertvolle Hinweise über das Unternehmen und für den ersten Arbeitstag.
• Der erste Arbeitstag sollte rundum perfekt vorbereitet sein: Dazu gehört nicht nur ein fertig eingerichteter Arbeitsplatz, sondern auch eine Vorstellungsrunde und ein herzliches Willkommen von den Kollegen. 
• Kommunizieren Sie offen gegenüber dem Neuen seinen Platz im Team, die Ziele und die in ihn gesetzten Erwartungen.
• Stellen Sie dem neuen Mitarbeiter einen Paten, oft auch Coach oder Buddy bezeichnet, an die Seite. Dieser ist ein Ansprechpartner für alle Fragen und sorgt
• dafür, dass sich der Neue gut im Team aufgehoben fühlt.
  Bitten Sie den neuen Kollegen um sein offenes Feedback. Sie profitieren davon, dass er die Dinge aus einer ganz anderen Perspektive betrachtet und auch etablierte Vorgänge hinterfragt. 

Die Don'ts oder ein paar* Tipps, um das Onboarding zu vermasseln

• Sparen Sie sich unnütze Arbeit. Gönnen Sie dem neuen Kollegen vor seinem ersten Arbeitstag noch etwas Ruhe vor dem Sturm.
• Halb so wild, wenn am ersten Tag weder ein Schreibtisch noch ein Computer parat stehen. Das findet sich schon noch alles. Die Kollegen müssen Sie ihm auch nicht vorstellen, die lernt er ja im Arbeitsalltag ohnehin kennen.
• Verraten Sie dem neuen Kollegen bloß nicht zu viel. Er wird mit der Zeit schon selbst draufkommen, was von ihm erwartet wird.
• Wozu einen Kollegen für den Neuling abstellen? Der Neue ist erwachsen und wird schon alleine klarkommen.
• Wir verzichten lieber auf Feedbackgespräche, denn wozu sollten wir unsere eigenen Prozesse hinterfragen? Das haben wir schließlich immer schon so gemacht.

* nicht allzu ernst gemeint

Eine Onboarding-Software macht nicht nur jedem HR-Mitarbeiter das Leben leichter. Sie hat auch viele Vorteile für die Unternehmer wie für die neuen Mitarbeiter:

Die Vorteile des Onboarding-Tools für HR-Verantwortliche:

• Effizienzsteigerung in den HR-Prozessen, auch dank Automatisierung
• Zeitersparnis durch Online-Gespräche und Remote Einarbeitung
• Verbesserung der Compliance
• Minimierung des Risikos von Fehlern
• Bessere Gewinnung und Analyse von Daten

Die Vorteile der Onboarding-Software für neue Mitarbeiter:

• Leichteres Ankommen im Unternehmen
• Einfacher Zugriff auf Schulungsmaterialien und wichtige Informationen
• Stressfreies Arbeiten dank klar kommunizierter Aufgaben und Erwartungen
• Zeitersparnis auch aufgrund digitaler Gespräche und Schulungen
• Reibungslose Kommunikation mit Vorgesetzten und Kollegen

Die Vorteile des Onboarding-Programms für das Unternehmen:

• Effizienterer Einsatz der HR-Abteilung
• Bessere Mitarbeiterbindung
• Geringere Fluktuation
• Zeit- und Kostenersparnis
• Employer Branding, Steigerung der Attraktivität als Arbeitgeber

Für das Onboarding können in einem Unternehmen eine oder auch mehrere Personen verantwortlich sein. Wer genau sich um die Neuen kümmern, hängt jedoch auch von der Größe und Struktur der jeweiligen Firma ab. So spielt in großen Unternehmen in der Regel die HR-Abteilung eine zentrale Rolle im Onboarding-Prozess. Sie entwerfen die dazugehörigen Programme, organisieren Schulungen und koordinieren den gesamten administrativen Part. Dazu gehört auch die Vorbereitung des Arbeitsplatzes und die Bereitstellung aller nötigen Dokumente und Informationen.

Ansonsten nimmt die Führungsebene eine Schlüsselrolle ein. Die erste Ansprechperson für den neuen Mitarbeiter ist die ihm direkt vorgesetzte Führungskraft, oft auch Hiring Manager genannt. Für einen guten Start organisiert der Vorgesetzte den Ablauf der ersten Wochen im Unternehmen. Dazu erstellt er den Einarbeitungsplan, der alle wichtigen Aufgaben der Position abdecken soll. Zugleich sorgt er dafür, dass der Newcomer alle relevanten Inhalte Schritt für Schritt kennenlernt. Er sagt ihm, welche Aufgaben er zu erfüllen hat und welche Erwartungen an ihn gestellt werden. Er fördert das gegenseitige Feedback und sorgt dafür, dass sich der Neue möglichst schnell als Teil des Teams fühlt. Die Führungskraft stellt die Kollegen einander vor und ist zur Stelle, wenn es Fragen oder Probleme gibt.

Die einen HR-Experten sprechen von mindestens einem, andere von mindestens drei, die nächsten wiederum von sechs Monaten. Doch die Praxis zeigt, dass es keine Zeitspanne gibt, die allgemeingültig für alle Unternehmen und Positionen ist. Wie lange der Onboarding-Prozess im Idealfall dauert, das kann variieren. Konkret hängt das ab von der Branche, von der Stelle und anderen, individuellen Anforderungen. Ist die Position etwa sehr komplex, so benötigt das Onboarding mehr Zeit als eine Hilfstätigkeit. 

Auch die Erfahrung, die ein Mitarbeiter bereits hat, spielt hier eine Rolle. Eine erfahrene Fachkraft arbeitet sich normalerweise schneller ein als jemand, der neu in der Branche ist. Hinzu kommt, dass jeder eine andere Lerngeschwindigkeit hat. Was sich der eine Mitarbeiter in wenigen Wochen aneignet, dafür braucht ein anderer mehrere Monate. Hinzu kommt, dass jedes Unternehmen seine eigenen Prozesse, Kultur und Richtlinien hat. Wichtige Aspekte, die ebenfalls in den Prozess integriert werden müssen und deshalb auch die Dauer des Onboardings beeinflussen können. 

Damit Ihr Onboarding-Prozess erfolgreich ist, hilft es wenig, sich an einer bestimmten Dauer zu orientieren. Viel wichtiger ist vielmehr, dass der Prozess zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und denen Ihrer Mitarbeiter passt.