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Machen Sie endlich Schluss mit dem Papierkram!

Digitale Personalakte

In einer Personalabteilung dreht sich alles um Daten. So gilt es nicht nur, die Daten der Mitarbeiter anzulegen und zu pflegen, es sind auch Meldungen zu verschicken. Da sammelt sich über die Zeit so einiges an Papierkram in den Akten und Schränken an. Das ist nicht nur äußerst unübersichtlich, sondern verschwendet auch viele Ressourcen wie Papier, Platz, Zeit und damit Geld.

Sie wollen Arbeitsabläufe beschleunigen und Kosten sparen? Da hilft nur eines: Machen Sie endlich Schluss mit dem Papierkram! Legen Sie digitale Personalakten an.

Die digitale Personalakte einfach erklärt

Was ist eine digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte hat dieselbe Aufgabe wie eine herkömmliche Akte aus Papier: Sie enthält all die Dokumente, die den Mitarbeiter persönlich betreffen und die für das Beschäftigungsverhältnis relevant sind. Der Unterschied liegt – wie das Wort schon sagt – darin, dass diese Dokumente nicht mehr in Papierform vorliegen. Sie werden vielmehr konsequent digitalisiert und im Idealfall automatisch in einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt, wo sie zentral verwaltet werden.

Der große Vorteil der digitalen Akte: Jeder berechtigte Mitarbeiter kann dezentral darauf zuzugreifen, das heißt ganz unabhängig davon, wo er sich gerade aufhält. Zugriffsberechtigt ist der betreffende Mitarbeiter selbst. Das können aber auch die Mitarbeiter der HR-Abteilung sein. Dazu wird in Benutzerprofilen genau festgelegt, wer sich was ansehen und wer wo Änderungen vornehmen darf.

Die Gründe für den Einsatz einer digitalen Personalakte

Die digitale Akte soll in erster Linie die HR-Mitarbeiter entlasten. Denn Papierakten rauben ihnen wertvolle Zeit und viel Platz. Zum einen braucht es Zeit, sie zu erstellen, zu pflegen und oft auch, um Informationen in den Aktenschränken zu suchen. Zum anderen nehmen sie viel Platz in Anspruch, denn es sammeln sich hier schnell mal mehrere Aktenschränke an.
Manchmal sind Dokumente auch gar nicht mehr auffindbar, nämlich dann, wenn sie falsch abgeheftet wurden oder ganz verloren gegangen sind.

Die Vorteile der digitalen Personalakte: Sie geht nicht so schnell verloren, da sie zentral abgelegt ist. Dank ihr lassen sich viele Routineaufgaben automatisieren. Je mehr davon, umso effizienter wird der Workflow in der Personalabteilung. Ihre Mitarbeiter haben wieder Zeit für andere, wertschöpfende Aufgaben. Dazu kommt, dass digitale Akten keine Aktenschränke und damit auch keinen Platz mehr benötigen. Fazit: Das Unternehmen gewinnt an Platz sowie Zeit und spart letzten Endes Geld.

Wie sieht eine digitale Personalakte aus und wie ist sie aufgebaut?

Eine digitale Personalakte enthält dieselben Dokumente wie eine Personalakte aus Papier. Für diese Dokumente gilt: Sie müssen den Mitarbeiter persönlich betreffen und sie müssen für das Arbeitsverhältnis relevant sein. Zu ihnen zählen die Unterlagen der Bewerbung wie Zeugnisse, Leistungsbeurteilungen und der Arbeitsvertrag. Weitere relevante Dokumente können sein: eine Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis und ein Führungszeugnis. Auch Abmahnungen, Kündigungen und Schriftwechsel zwischen dem Arbeitgeber und -nehmer sind hier abgelegt. Was sonst noch alles in die Personalakte muss? Erfahren Sie mehr dazu weiter unten unter dem Punkt „Mehr Antworten auf Fragen rund um die digitale Personalakte.“

Vielleicht liegen einige der Dokumente, die in der digitalen Akte abgelegt werden, bereits in digitaler Form vor. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn sie aus anderen IT-Systemen stammen. Andere Dokumente wie Bewerbungsschreiben oder handschriftliche Notizen gibt es nur in Papierform. Diese müssen dann erst einmal eingescannt werden. Die digitalen Dokumente werden zentral in der digitalen Akte abgelegt. Je nach der Größe des Unternehmens gibt es entsprechend viele digitale Personalakten.

Das elektronische Archiv soll schnell und zielsicher durchsucht werden können. Deshalb wird jedes Dokument, ob Text oder Bild, mit Schlagworten versehen. Typische Schlagwörter sind der Name des Mitarbeiters, seine Personalnummer und das Datum, an dem das Dokument erstellt wurde. Textdokumente werden darüber hinaus mithilfe einer Software zur Texterkennung so aufbereitet, dass sie sich später gezielt durchsuchen lassen. Klar, diese Aufgaben sind recht zeitaufwendig, helfen aber, auf lange Sicht viel Zeit und Mühen zu sparen. Lässt es die Kapazität der eigenen HR-Abteilung nicht zu, diese Arbeit selbst zu erledigen, dann kann sie auch ausgelagert werden. Es gibt eine Reihe von Dienstleistern, die die Personalakten für Sie digitalisieren.

Welche rechtlichen Aspekte sind zu beachten?

Egal, ob die Akte in Papierform oder digital geführt wird, sie enthält sehr sensible Daten, die nicht in die Hände Dritter gelangen dürfen. Die digitale Personalakte muss deshalb so gesichert werden, dass Dritte die Daten nicht einsehen können. Damit die berechtigten Mitarbeiter korrekt mit diesen Daten umgehen, müssen sie sich jederzeit dieses hohen Anspruchs an den Datenschutz bewusst sein. Auch die Software, mit der Sie die Personalakten digitalisieren, muss allen Datenschutzanforderungen gerecht werden. Dafür werden Techniken eingesetzt, mit denen die Daten sicher verschlüsselt übermittelt werden. Ferner sorgen unterschiedliche Nutzerrollen und Zugriffsprotokolle für die Sicherheit der Daten.

"Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) regeln den Umgang mit den elektronischen Daten. Diese müssen zum einen vollständig, richtig und unverändert sein. Zum anderen müssen sie so gespeichert werden, dass sie lesbar sind und maschinell ausgewertet werden können. Wenn etwas verändert wird, muss dies protokolliert werden. Weiterhin sind diese Daten gemäß GoBD vor unbefugtem Zugriff und vor Verlust zu schützen. Auch die Vorgaben der DSGVO und der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind zu beachten.

Bei der Auswahl einer geeigneten Personalakte Software lohnt sich ein Anbieter Vergleich.

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Was sind die Vorteile und was die Nachteile einer digitalen Personalakte?

Die Vorteile einer digitalen Personalakte

Die Abläufe sind automatisiert, die Dokumente werden zentral abgelegt und es gibt eine praktische Suchfunktion. All das reduziert den administrativen Aufwand für Ihre Mitarbeiter erheblich. Sie sparen dadurch viel Zeit ein, die sie stattdessen für strategisch wichtige Aufgaben im Personalwesen nutzen können.
Die digitale Personalakte sorgt für Übersicht. Das macht es einfach, gesetzes- und datenschutzkonform mit den sensiblen Daten der Mitarbeiter zu arbeiten. Auch die Fristen, innerhalb derer die Daten aufzubewahren sind, lassen sich so viel leichter einhalten. Ferner können Sie jederzeit anpassen, wer die Akten einsehen oder verändern kann. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sicherheitslücken erst gar nicht entstehen.
Jeder Mitarbeiter hat das Recht, ohne Angabe von Gründen jederzeit seine Personalakte einzusehen. In eine digitale Akte können Ihre Mitarbeiter jederzeit und überall selbst Einblick nehmen. Sie können hier einzelne Dokumente einsehen und, wenn sich etwas geändert hat, auch personenbezogene Daten selbst ändern. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn sich der Name, die Adresse oder die Steuerklasse geändert hat.
Jedem HR- und sonstige Mitarbeiter, der eine Berechtigung dazu hat, steht die digitale Personalakte zu jeder Zeit zur Verfügung. Dank einer elektronischen Suchfunktion werden die benötigten Dokumente schnell gefunden, bearbeitet und auch im Team versendet. Es ist also völlig egal, wo jeder einzelne gerade arbeitet, daheim oder in der Firma. Das gilt für alle Mitarbeiter, auch für die der HR-Abteilung.
Die digitale Akte macht es möglich, viele Ihrer Dokumente unternehmensweit einheitlich zu gestalten. Dabei geht es um die Arbeitsverträge, Zeugnisse oder auch Leistungsbeurteilungen.
Dank der digitalen Akte sind Papierakten obsolet. Dadurch werden auf lange Sicht nicht nur Kosten für Sachmittel wie Papier, Aktenordner und Aktenschränke eingespart. Damit wird auch weniger Platz zur Lagerung der Akten benötigt, auch das spart Kosten.

Die Nachteile einer digitalen Personalakte

Wenn eine digitale Personalakte zum Einsatz kommt, dann gilt es, besondere rechtliche Vorschriften zu befolgen. Das betrifft vor allem die hohen Anforderungen an den Datenschutz. In jedem Fall muss eine Softwarelösung gewählt werden, die alle Rechtsvorschriften erfüllt. Es kann auch sinnvoll sein, ein Kontrollorgan in die Umstellung des Systems einzubinden. Dazu kann unternehmensintern ein Datenschutzbeauftragter benannt werden.
Wir können und wollen es gar nicht kleinreden: Die Umstellung von der Papierakte auf die digitale Akte kostet erst einmal Arbeit. Denn es ist nicht damit getan, die geeignete digitale Personalakte Software auszuwählen und zu kaufen. Die Dokumente, die bis dato in Papierform vorlagen, müssen auch alle digitalisiert werden. Manchmal reichen die Kapazitäten im eigenen Haus dazu nicht aus. Doch es gibt externe Dienstleister, die sich darauf spezialisiert haben und die Sie mit der Umstellung des Systems beauftragen können. Die gute Nachricht: Die Kosten, die mit der Einführung der digitalen Akte verbunden sind, fallen einmalig an. Eine Investition, die sich lohnt, denn auf die lange Sicht spart das System viel Arbeit, Zeit und Geld.
Nach dem Gesetz müssen alle Dokumente, die einen Urkundencharakter haben, grundsätzlich im Original aufbewahrt werden. Dazu zählen Arbeits- und Aufhebungsverträge sowie Kündigungen. Auch ein vereinbartes nachvertragliches Wettbewerbsverbot sollte analog und nicht nur digital aufgehoben werden.

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Mehr Antworten auf Fragen rund um die digitale Personalakte

Grundsätzlich darf der Arbeitgeber nur die Daten speichern, an denen er ein berechtigtes sachliches Interesse hat. Nur ein ausgewählter und möglichst kleiner Kreis an Personen darf die Personalakten führen und bearbeiten. Das sind in der Regel der Arbeitgeber oder Chef sowie berechtigte Mitarbeiter der HR-Abteilung.

Der Arbeitgeber soll und muss all die Daten in die Personalakte aufnehmen, die in einem direkten Bezug zu dem Arbeitsverhältnis stehen. Zu den zulässigen Unterlagen zählen deshalb die Bewerbungsunterlagen wie das Bewerbungsschreiben und die Zeugnisse. Das sind alles Dokumente, die der Arbeitnehmer vor seiner Einstellung zur Verfügung gestellt hat.

Ebenfalls gespeichert werden können zusätzliche Qualifikationen, die im Rahmen von Fortbildungen erworben wurden, und die Ergebnisse interner Eignungstests und Auswahlprüfungen. Auch der Arbeitsvertrag und etwaige zusätzliche Vereinbarungen finden sich hier. Negative Vorkommnisse wie Abmahnungen und Lohnpfändungen dürfen ebenso vermerkt werden. Zu guter Letzt werden in der Personalakte auch Beurteilungen und Zwischenzeugnisse abgelegt.

Der typische Inhalt einer digitalen Personalakte:

Unterlagen zur Person und Bewerbungsunterlagen

  • persönliche Daten wie Name, Adresse etc.
  • Personalfragebögen
  • Bewerbungsschreiben
  • Lebenslauf
  • Schul- und Arbeitszeugnisse
  • Ergebnisse aus Eignungstests
  • Notizen aus dem Vorstellungsgespräch
  • ärztliche Bescheinigungen
  • polizeiliches Führungszeugnis

Unterlagen zum Arbeitsverhältnis

  • Arbeitsvertrag
  • besondere Vereinbarungen, z. B. zum Firmenwagen oder zur Übernahme von Weiterbildungskosten
  • Stellenbeschreibung
  • Verschwiegenheitserklärung
  • Vollmachten und Prokura
  • Grundentgelt und variable Vergütungsanteile
  • Bankverbindung des Arbeitnehmers
  • Vertragsänderungen
  • Weiterbildungsmaßnahmen
  • Beförderungen
  • Urlaubsanträge und -bewilligungen
  • Abmahnungen
  • Angaben über Darlehen, Vorschüsse und Lohnpfändungen
  • Vermerk über eine Mitgliedschaft im Betriebsrat
  • Kündigung

Unterlagen zur Sozialversicherung und Steuer

  • Sozialversicherungsausweis
  • Lohnsteuerkarte
  • Krankenkasse
  • Arbeitsunfähigkeitsmeldungen
  • Dokumentation von Arbeits- und Werksunfällen

Weitere optionale Unterlagen:

  • Schriftwechsel zwischen dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer
  • Schriftverkehr mit Dritten, der das Arbeitsverhältnis betrifft
  • Informationen zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Pläne zur beruflichen Entwicklung des Mitarbeiters/Karriereplanung

Der Arbeitgeber darf weder private Informationen über den Arbeitnehmer speichern noch eine Liste über die Krankentage führen. Er darf sich auch keine Notizen über die Leistung seines Mitarbeiters machen. Gesundheitliche Gutachten dürfen nur dann gespeichert werden, wenn es sich um allgemeine Beurteilungen durch den Betriebsarzt handelt. Einzelne ärztliche Untersuchungsergebnisse fallen unter die ärztliche Schweigepflicht und sind vom Betriebsarzt entsprechend gut geschützt aufzubewahren.

Diese Dokumente gehören nicht in die digitale Personalakte:

  • Informationen über private Gepflogenheiten des Mitarbeiters, die zum Beispiel aus den sozialen Netzwerken oder Presseartikeln stammen
  • Listen über Krankheitstage und -gründe
  • Leistungsvermerke des Arbeitgebers
  • vertrauliche Dokumente des Betriebsarztes
  • grafologische oder psychologische Gutachten, die ohne die explizite Einwilligung des Mitarbeiters angefertigt wurden
  • Personal- und Lohnlisten, Schicht- und Einsatzpläne
  • Schriftverkehr mit Dritten, der nicht das Arbeitsverhältnis betrifft

Noch ein Hinweis: Es ist generell verboten, sogenannte Geheimakten oder Schwarzakten zu führen, ohne dass der Mitarbeiter davon weiß.

In der Personalakte befinden sich sehr sensible, personenbezogene Daten über den Mitarbeiter. Deshalb muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass hier möglichst wenige Personen Einsicht erhalten. Das Recht, die gesamte Akte einzusehen, haben nur der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer selbst. Dieser darf jederzeit einen Blick in seine Akte werfen und die Daten auf ihre Richtigkeit prüfen. Zeigt sich, dass Daten falsch sind oder dass sie gar unzulässig erhoben wurden, dann kann er veranlassen, dass sie gelöscht, gesperrt oder berichtigt werden.

Normalerweise dürfen auch die HR-Abteilung und die Lohnbuchhaltung Teile der Akte einsehen, allerdings nur insoweit es ihre Arbeit erfordert. Sie haben also nur eingeschränkte Rechte. Wenn der Arbeitgeber die Lohnbuchhaltung outsourct, sprich an einen Dienstleister übergibt, dann erhält auch das externe Personal nur eingeschränkten Zugriff.

Die digitale Personalakte ist gemäß Datenschutz vertraulich zu behandeln. Alle, egal ob sie firmenintern oder -extern arbeiten, unterliegen also der Schweigepflicht, was den Inhalt der Akte betrifft. Ein Mitarbeiter kann seinen Arbeitgeber jedoch auch von der Verschwiegenheitspflicht entbinden. Er kann sein Recht auf Einsicht auch einem Bevollmächtigen übertragen, etwa einem Mitglied des Betriebsrats.

Was passiert nach dem Einscannen der Dokumente mit den Originalen? Viele können ohne Probleme vernichtet werden, aber eben doch nicht alle. Es empfiehlt sich, manche Dokumente sicherheitshalber im Original aufzuheben, zusätzlich zu der digitalen Datei. Dazu zählen insbesondere die offiziellen Verträge und Urkunden, die eine Unterschrift tragen. Beim Scannen dieser Dokumente bleibt zwar die Schriftform nach § 126 BGB erhalten. Doch nach der derzeitigen Rechtslage dienen sie nur als Augenscheinbeweis. Das heißt, wenn es zu einem Rechtsstreit kommt, reicht dieser Beweis nicht aus. Rechtlich wasserdicht ist nur der Urkundsbeweis, der durch die Vorlage des Originals angetreten wird. Dies ist nachzulesen in den §§ 415 ff. ZPO, in denen es um die Beweiskraft von Urkunden geht.

Zu den Unterlagen, die also auch nach dem Scannen weiterhin im Original, das heißt in Papierform, aufbewahrt werden müssen, zählen:

  • die Arbeitsverträge (vor allem befristete und/oder solche mit nachvertraglichem Wettbewerbsverbot)
  • die Aufhebungsverträge
  • die Kündigungsschreiben

Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, bewahren Sie die wichtigsten Dokumente daher besser weiterhin im Original, sprich auf Papier, auf. Wenn Sie möglichst viel von in der Personalakte digitalisieren wollen, sich aber unsicher sind, holen Sie sich Unterstützung. Juristen, aber auch externe Dienstleister stehen Ihnen hier beratend zur Seite.

Ein Mitarbeiter kann noch bis zu drei Jahre lang, nachdem er aus dem Unternehmen ausgeschieden ist, arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen. So kann er zum Beispiel noch ein Arbeitszeugnis einfordern oder Ansprüche auf Schadensersatz stellen. Die rechtliche Grundlage ist der § 195 BGB, der die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren regelt. Entsprechend muss ein Arbeitgeber die Personalakte noch drei Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem der Arbeitsvertrag endet. Egal, ob die Kündigung zum 31.01., zum 30.04. oder zum 31.08. erfolgte, die Frist für die Aufbewahrung beginnt erst mit Ablauf des 31.12. desselben Jahres zu laufen.

Es ist nicht einheitlich geregelt, wie lange die einzelnen Dokumente einer Personalakte aufzubewahren sind. Das hängt eher von der Art des einzelnen Dokuments ab. So sollten die Unterlagen, die eine steuerliche Relevanz haben wie Lohnsteuerkarten und Lohnabrechnungen, erst nach sechs Jahren vernichtet werden. Die Beitragsnachweise für die Sozialversicherung sind fünf Jahre aufzubewahren.

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