In einer Personalabteilung dreht sich alles um Daten. So gilt es nicht nur, die Daten der Mitarbeiter anzulegen und zu pflegen, es sind auch Meldungen zu verschicken. Da sammelt sich über die Zeit so einiges an Papierkram in den Akten und Schränken an. Das ist nicht nur äußerst unübersichtlich, sondern verschwendet auch viele Ressourcen wie Papier, Platz, Zeit und damit Geld.
Sie wollen Arbeitsabläufe beschleunigen und Kosten sparen? Da hilft nur eines: Machen Sie endlich Schluss mit dem Papierkram! Legen Sie jetzt elektronische Personalakten an.
Die digitale Personalakte hat dieselbe Aufgabe wie eine herkömmliche Akte aus Papier: Sie enthält all die Dokumente, die den Mitarbeiter persönlich betreffen und die für das Beschäftigungsverhältnis relevant sind. Der Unterschied liegt – wie das Wort schon sagt – darin, dass diese Dokumente nicht mehr in Papierform vorliegen. Sie werden vielmehr konsequent digitalisiert und im Idealfall automatisch in einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt, wo sie zentral verwaltet werden.
Der große Vorteil der elektronischen Personalakte: Jeder berechtigte Mitarbeiter kann dezentral darauf zuzugreifen, das heißt ganz unabhängig davon, wo er sich gerade aufhält. Zugriffsberechtigt ist der betreffende Mitarbeiter selbst. Das können aber auch die Mitarbeiter der HR-Abteilung sein. Dazu wird in Benutzerprofilen genau festgelegt, wer sich was ansehen und wer wo Änderungen vornehmen darf.
Die digitale Personalakte soll in erster Linie die HR-Mitarbeiter entlasten. Denn Papierakten rauben ihnen wertvolle Zeit und viel Platz. Zum einen braucht es Zeit, sie zu erstellen, zu pflegen und oft auch, um Informationen in den Aktenschränken zu suchen. Zum anderen nehmen sie viel Platz in Anspruch, denn es sammeln sich hier schnell mal mehrere Aktenschränke an.
Manchmal sind Dokumente auch gar nicht mehr auffindbar, nämlich dann, wenn sie falsch abgeheftet wurden oder ganz verloren gegangen sind.
Die Vorteile der digitalen Personalakte: Sie geht nicht so schnell verloren, da sie zentral abgelegt ist. Dank ihr lassen sich viele Routineaufgaben automatisieren. Je mehr davon, umso effizienter wird der Workflow in der Personalabteilung. Ihre Mitarbeiter haben wieder Zeit für andere, wertschöpfende Aufgaben. Dazu kommt, dass digitale Akten keine Aktenschränke und damit auch keinen Platz mehr benötigen. Fazit: Das Unternehmen gewinnt an Platz sowie Zeit und spart letzten Endes Geld.
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SDL
Grundsätzlich darf der Arbeitgeber nur die Daten speichern, an denen er ein berechtigtes sachliches Interesse hat. Nur ein ausgewählter und möglichst kleiner Kreis an Personen darf die Personalakten führen und bearbeiten. Das sind in der Regel der Arbeitgeber oder Chef sowie berechtigte Mitarbeiter der HR-Abteilung.
Der Arbeitgeber soll und muss all die Daten in die Personalakte aufnehmen, die in einem direkten Bezug zu dem Arbeitsverhältnis stehen. Zu den zulässigen Unterlagen zählen deshalb die Bewerbungsunterlagen wie das Bewerbungsschreiben und die Zeugnisse. Das sind alles Dokumente, die der Arbeitnehmer vor seiner Einstellung zur Verfügung gestellt hat.
Ebenfalls gespeichert werden können zusätzliche Qualifikationen, die im Rahmen von Fortbildungen erworben wurden, und die Ergebnisse interner Eignungstests und Auswahlprüfungen. Auch der Arbeitsvertrag und etwaige zusätzliche Vereinbarungen finden sich hier. Negative Vorkommnisse wie Abmahnungen und Lohnpfändungen dürfen ebenso vermerkt werden. Zu guter Letzt werden in der Personalakte auch Beurteilungen und Zwischenzeugnisse abgelegt.
Der typische Inhalt einer digitalen Personalakte:
Unterlagen zur Person und Bewerbungsunterlagen
Unterlagen zum Arbeitsverhältnis
Unterlagen zur Sozialversicherung und Steuer
Weitere optionale Unterlagen:
Der Arbeitgeber darf weder private Informationen über den Arbeitnehmer speichern noch eine Liste über die Krankentage führen. Er darf sich auch keine Notizen über die Leistung seines Mitarbeiters machen. Gesundheitliche Gutachten dürfen nur dann gespeichert werden, wenn es sich um allgemeine Beurteilungen durch den Betriebsarzt handelt. Einzelne ärztliche Untersuchungsergebnisse fallen unter die ärztliche Schweigepflicht und sind vom Betriebsarzt entsprechend gut geschützt aufzubewahren.
Diese Dokumente gehören nicht in die digitale Personalakte:
Noch ein Hinweis: Es ist generell verboten, sogenannte Geheimakten oder Schwarzakten zu führen, ohne dass der Mitarbeiter davon weiß.
Bereits seit Jahresbeginn 2022 sind bestimmte Teile der digitalen Personalakte Pflicht. Die gesetzliche Grundlage dafür ist das Siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze, kurz das 7. SGB IV-ÄndG. So müssen heute alle Arbeitgeber begleitende Entgeltunterlagen in elektronischer Form vorhalten. Welche das sind, regelt wiederum der § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).
Die Liste der Entgeltunterlagen, die elektronisch vorzuhalten sind, ist lang. Deshalb hier nur ein paar der Dokumente:
Wichtig für Sie zu wissen:
Nicht nur Sie als Arbeitgeber haben die Pflicht, diese Unterlagen elektronisch vorzuhalten. Auch die zuständigen Stellen und die Beschäftigten sollten Ihnen ihre Dokumente möglichst in elektronischer Form übermitteln. Wenn es etwa um die Bescheinigungen der Versicherungsträger geht, ist das kein Problem. Diese Schriftstücke erhalten Sie bereits auf digitalem Wege. Anders sieht das bei den Erklärungen Ihrer Mitarbeiter aus. Diese liegen nicht immer elektronisch, sondern oftmals noch auf Papier vor. Solange das noch der Fall ist, müssen sie sie selbst digitalisieren, einfach indem sie sie einscannen.
Digitale Signatur: Manche Erklärungen benötigen eine Unterschrift des Beschäftigten. Das ist zum Beispiel beim Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht der Fall. Gibt der Arbeitnehmer ein solches Dokument digital ab, dann muss er es mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.
Möglichkeit der Befreiung: Es besteht die Möglichkeit, sich von der Pflicht, Entgeltunterlagen elektronisch vorzuhalten, bis Ende des Jahres 2026 befreien zu lassen. Das regelt der § 8 Abs. 3 der BVV. Dazu muss der Arbeitgeber einen Antrag bei dem für ihn zuständigen Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung stellen.
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Der elektronische Austausch von Daten und Dokumenten zwischen Ihnen als Arbeitgeber und den Sozialversicherungsträgern schreitet immer weiter voran: So hat zum 1. Januar 2023 die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) das bisherige Verfahren abgelöst. Heute stellt der Arzt statt des gelben Scheins eine eAU aus und übermittelt diese an die Krankenkasse. Der Mitarbeiter informiert Sie nur noch darüber, dass er erkrankt ist. Dann rufen Sie selbst über Ihr Programm zur Lohn- und Gehaltsabrechnung die eAU bei der Krankenversicherung ab.
Die digitale Personalakte funktioniert im Großen und Ganzen wie die klassische Papierakte. Der einzige Unterschied besteht darin, dass sie eben nicht aus Papier ist. Auch die digitale Akte dient dem Unternehmen dazu, alle Dokumente der Mitarbeiter lückenlos zu verwalten. Natürlich müssen diese für die Beschäftigung in der Firma relevant sein. Der große Unterschied und Vorteil zur Papierakte: Im Gegensatz zu ihr können die berechtigten Mitarbeiter von überall auf die digitale Akte zugreifen.
Als Arbeitgeber können Sie die Personalakten auf zwei Arten digital verfügbar machen. Entweder über eine Software, die sich auf einem Server im eigenen Unternehmen befindet, oder cloudbasiert über den Webbrowser. Der Trend geht jedoch zwischenzeitlich ganz klar zum Cloud Computing.
Die digitale Personalakte entlastet vor allem die Personalabteilung. Das tut sie auch, indem sie dem Prinzip des Employee Self Service (ESS) entspricht: Die Mitarbeiter unterstützen die HR-Abteilung bei der Verwaltung der eigenen Daten. So können sie etwa selbst die Kontakt-, die Lohn- und Gehaltsinformationen überprüfen und aktualisieren. Auch die Anträge auf Urlaub und Fortbildung können sie – ohne Papier und großen Aufwand – digital stellen. Neue Dokumente laden sie selbstständig in die Software hoch. Der Vorgesetzte oder der HR-Mitarbeiter muss diese dann nur noch der jeweiligen digitalen Personalakte zuordnen.
Als Arbeitgeber haben Sie eine besondere Sorgfaltspflicht beim Umgang mit den Daten Ihrer Mitarbeiter. So müssen Sie darauf achten, dass Sie die Datensicherheit und die Privatsphäre Ihrer Beschäftigten zu jeder Zeit wahren. Bei der digitalen Personalakte sind wieder andere Maßnahmen zu ergreifen als bei einer Papierakte. Das beginnt bei der Wahl der Software. Das Gute an einer cloudbasierten Lösung: Hier ist die Datensicherheit per se höher, da die Anbieter strengen Sicherheitsauflagen unterliegen.
Noch dazu müssen Sie sicherstellen, dass nicht jeder X-Beliebige auf die Daten zugreifen kann. Dafür bietet eine moderne Software Zugriffsschutz und die Vergabe von Rollen und Rechten. Mit diesen können Sie genau festlegen, welche Mitarbeiter welche Daten einsehen und welche sie bearbeiten dürfen. In der Regel haben die folgenden Personen Zugriff auf die Daten: Zum einen die Vorgesetzten, die Teamleiter, die Personalverantwortlichen und die Geschäftsführer. Zum anderen in begrenztem Umfang die Mitarbeiter zur Einsicht und Verwaltung der eigenen Daten.
In der Personalakte befinden sich sehr sensible, personenbezogene Daten über den Mitarbeiter. Deshalb muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass hier möglichst wenige Personen Einsicht erhalten. Das Recht, die gesamte Akte einzusehen, haben nur der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer selbst. Dieser darf jederzeit einen Blick in seine Akte werfen und die Daten auf ihre Richtigkeit prüfen. Zeigt sich, dass Daten falsch sind oder dass sie gar unzulässig erhoben wurden, dann kann er veranlassen, dass sie gelöscht, gesperrt oder berichtigt werden.
Normalerweise dürfen auch die HR-Abteilung und die Lohnbuchhaltung Teile der Akte einsehen, allerdings nur insoweit es ihre Arbeit erfordert. Sie haben also nur eingeschränkte Rechte. Wenn der Arbeitgeber die Lohnbuchhaltung outsourct, sprich an einen Dienstleister übergibt, dann erhält auch das externe Personal nur eingeschränkten Zugriff.
Die digitale Personalakte ist gemäß Datenschutz vertraulich zu behandeln. Alle, egal ob sie firmenintern oder -extern arbeiten, unterliegen also der Schweigepflicht, was den Inhalt der Akte betrifft. Ein Mitarbeiter kann seinen Arbeitgeber jedoch auch von der Verschwiegenheitspflicht entbinden. Er kann sein Recht auf Einsicht auch einem Bevollmächtigen übertragen, etwa einem Mitglied des Betriebsrats.
Was passiert nach dem Einscannen der Dokumente mit den Originalen? Viele können ohne Probleme vernichtet werden, aber eben doch nicht alle. Es empfiehlt sich, manche Dokumente sicherheitshalber im Original aufzuheben, zusätzlich zu der digitalen Datei. Dazu zählen insbesondere die offiziellen Verträge und Urkunden, die eine Unterschrift tragen. Beim Scannen dieser Dokumente bleibt zwar die Schriftform nach § 126 BGB erhalten. Doch nach der derzeitigen Rechtslage dienen sie nur als Augenscheinbeweis. Das heißt, wenn es zu einem Rechtsstreit kommt, reicht dieser Beweis nicht aus. Rechtlich wasserdicht ist nur der Urkundsbeweis, der durch die Vorlage des Originals angetreten wird. Dies ist nachzulesen in den §§ 415 ff. ZPO, in denen es um die Beweiskraft von Urkunden geht.
Zu den Unterlagen, die also auch nach dem Scannen weiterhin im Original, das heißt in Papierform, aufbewahrt werden müssen, zählen:
Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, bewahren Sie die wichtigsten Dokumente daher besser weiterhin im Original, sprich auf Papier, auf. Wenn Sie möglichst viel von in der Personalakte digitalisieren wollen, sich aber unsicher sind, holen Sie sich Unterstützung. Juristen, aber auch externe Dienstleister stehen Ihnen hier beratend zur Seite.
Ein Mitarbeiter kann noch bis zu drei Jahre lang, nachdem er aus dem Unternehmen ausgeschieden ist, arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen. So kann er zum Beispiel noch ein Arbeitszeugnis einfordern oder Ansprüche auf Schadensersatz stellen. Die rechtliche Grundlage ist der § 195 BGB, der die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren regelt. Entsprechend muss ein Arbeitgeber die Personalakte noch drei Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem der Arbeitsvertrag endet. Egal, ob die Kündigung zum 31.01., zum 30.04. oder zum 31.08. erfolgte, die Frist für die Aufbewahrung beginnt erst mit Ablauf des 31.12. desselben Jahres zu laufen.
Es ist nicht einheitlich geregelt, wie lange die einzelnen Dokumente einer Personalakte aufzubewahren sind. Das hängt eher von der Art des einzelnen Dokuments ab. So sollten die Unterlagen, die eine steuerliche Relevanz haben wie Lohnsteuerkarten und Lohnabrechnungen, erst nach sechs Jahren vernichtet werden. Die Beitragsnachweise für die Sozialversicherung sind fünf Jahre aufzubewahren.
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