Wer eine moderne, effiziente HR-Arbeit leisten will, kommt nicht umhin, eine Mitarbeiterverwaltung Software einzusetzen. Ein solches Tool ermöglicht es Ihnen und den HR-Verantwortlichen, die Personaldaten und Personalakten effizient und sicher zu verwalten. Das Programm automatisiert viele, täglich wiederkehrende Vorgänge, wie die Erfassung der Arbeitszeiten und das Handling der Urlaubsanträge. Es gewährleistet, dass Sie als Unternehmer alle gesetzlichen Vorschriften einhalten. Ferner erstellen Sie auf Knopfdruck aussagefähige Berichte und Analysen. Kurzum, sie gestalten ihr gesamtes Personalmanagement einfacher und effektiver.
Es gibt eine Vielzahl verschiedener Anbieter von Mitarbeiterverwaltung Software auf dem Markt. Der ein oder andere bietet sogar kostenlose Tools an. Ein Vergleich lohnt sich für Sie, doch Sie sollten darauf achten, dass die Software die folgenden Leistungsmerkmale erfüllt:
Eine zentrale Aufgabe in der Personalverwaltung ist die Zeitwirtschaft. Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, die An- und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter exakt zu dokumentieren. Zum einen ist dies nötig, um die Löhne und Gehälter korrekt abzurechnen. Zum anderen ermöglicht es Ihnen, die Zeiten genau den einzelnen Projekten zuordnen.
Mithilfe der Mitarbeiterverwaltungs-Software von Sage zeichnen Ihre Mitarbeiter die Arbeitsstunden ganz einfach auf: nämlich mit wenigen Klicks direkt in der Software. Ein weiterer Vorteil ist, dass das Programm die Daten automatisch in die Lohnbuchhaltung überträgt. Hier können die dafür Verantwortlichen sofort die Lohnabrechnungen erstellen. Dadurch erübrigt es sich, die Daten von Hand zu übertragen. Das spart viel Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern.
Wer in der HR moderne Arbeitsmodelle nutzt, sollte auch auf eine zeitgemäße Personalverwaltungssoftware setzen. Sie wollen stets auf dem Laufenden sein? Dann nutzen Sie eine cloudbasierte Lösung von Sage. Der große Vorteil für Sie und alle Mitarbeiter, die administrativ tätig sind, ist die Mobilität und Flexibilität. Sie sind nicht länger an stationäre Arbeitsplätze gebunden, sondern können an jedem beliebigen Ort arbeiten. Von hier können Sie jederzeit auf die Software und Ihre Daten zugreifen. Der Wechsel ist ganz einfach: Die Software ist ebenso schnell implementiert wie die regelmäßigen Updates.
Ein wichtiger Hinweis in Bezug auf den Datenschutz: Die Sicherheit Ihrer sensiblen Mitarbeiterdaten liegt uns bei Sage am Herzen. Deshalb sorgen wir dafür, dass unsere Software Ihre Daten umfassend und entsprechend der deutschen und der EU-Richtlinien schützt. Ihre Daten sind in der Cloud sicher. Ganz egal, ob Sie für die Arbeit einen Festnetzrechner oder ein mobiles Gerät wie ein Tablet oder Smartphone nutzen.
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Uns bei Sage ist es wichtig, dass unsere Software bei Ihnen perfekt funktioniert. Dafür sorgen wir in mehrerlei Hinsicht: Sie können unsere online Mitarbeiterverwaltung Software schnell und unkompliziert implementieren. Unsere Lösungen fügen sich nahtlos auch in Ihren Arbeitsalltag ein. Regelmäßige Updates gewährleisten zudem, dass Sie stets sicher und rechtskonform arbeiten.
Falls Sie einmal Fragen haben, dann steht Ihnen unser erfahrenes Support-Team jederzeit gern mit Rat zur Seite: bei der Auswahl, der Integration und natürlich bei Ihrer täglichen Arbeit.
Der Wandel der HR war spürbar. Früher handelte es sich dabei überwiegend um eine Verwaltungsfunktion. Jetzt kommen HR-Mitarbeiter auf dich zu und fragen, wie sie dich unterstützen können. Sage Business Cloud People hat unseren IT-Mitarbeitern außerdem mehr Zeit für produktiveres Arbeiten gegeben. Davor verbrachten 12 Entwickler 30 % ihrer Zeit damit, HR-Datenbanken am Laufen zu halten. Für Sage Business Cloud People benötigen wir nur einen.
Roddy Temperley, Global Head of HR
SDL
Wir haben uns für die Softwarelösungen von Sage entschieden, weil uns das Preis-Leistungsverhältnis überzeugte.
Kulmbacher Brauerei AG
Kulmbacher Brauerei AG
Die zentralen Ziele einer Mitarbeiterverwaltungssoftware liegen in der Optimierung und effektiven Gestaltung des Personalmanagements. Dadurch soll sie die Effizienz steigern und für eine hohe Mitarbeitermotivation und -bindung sorgen. Um das zu erreichen, muss die Software viele der täglichen HR-Prozesse automatisieren und vereinfachen. Dazu zählen unter anderem die Erfassung der Mitarbeiterdaten, die Verwaltung von Arbeitszeiten, Urlaubsanträgen sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Zudem sollte sie aktiv bei der Planung und Zuweisung des Personals unterstützen. Mit dem Ziel, diese Ressource optimal zu nutzen und die Mitarbeiter entsprechend ihren Fähigkeiten einzusetzen.
Ferner soll eine Software dabei helfen, die Compliance-Vorschriften und gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten, wie etwa Arbeitszeitregelungen und Datenschutzrichtlinien. Ein weiteres Ziel ist eine verbesserte Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und der Geschäftsführung. Eine moderne HR-Lösung dient nicht nur der Bereitstellung von Informationen zur Mitarbeiterentwicklung. Sie verfügt darüber hinaus über Tools für eine fundierte Datenanalyse und -berichterstattung. Mit deren Hilfe sollen sich Trends im Personalbereich identifizieren und datengestützte Entscheidungen treffen lassen.
Bei der Mitarbeiterverwaltung Software und der Mitarbeiterplanung Software handelt es sich um zwei verschiedene, in der Personalverwaltung eingesetzte Tools. Sie unterscheiden sich sowohl im Hinblick auf den Fokus als auch auf ihre Funktionen:
Eine Mitarbeiterverwaltung Software unterstützt die HR-Abteilung dabei, die Daten der Mitarbeiter zu verwalten. Dazu zählen neben den persönlichen Daten die Gehaltsinformationen, Arbeits- und Urlaubszeiten sowie die Entgeltabrechnungen. Weiter zählen hierzu die Bewerbungsunterlagen, die Leistungsbeurteilungen, die Dokumentation von Schulungsmaßnahmen sowie die gesamte berufliche Entwicklung. Eine solche Software kann auch Funktionen für die Zeiterfassung, die Abrechnung, die Personalbeschaffung und andere personalbezogene Prozesse bieten.
Das Hauptziel ist es, die Verwaltungsaufgaben, die im Kontext mit dem Personal entstehen, zu vereinfachen und weitestgehend zu automatisieren. Das soll helfen, die Effizienz zu steigern und Fehler zu minimieren. Eine Mitarbeiterverwaltung Software ist auch bekannt als Human Resource Management System (HRMS) oder Human Resource Information System (HRIS).
Die Mitarbeiterplanung Software oder Personaleinsatzplanung Software hilft, den Einsatz der Mitarbeiter im Unternehmen effektiv zu planen und zu optimieren. Das tut sie, indem sie Arbeitspläne erstellt, Schichten zuweist und die Verfügbarkeit des Personals berücksichtigt. Dabei stellt das Programm sicher, dass Sie als Arbeitgeber stets die Arbeitszeitregelungen einhalten. Ferner geht es darum, Überstunden zu verfolgen und Urlaubsanträge zu verwalten. Außerdem hilft das Tool sicherzustellen, dass stets genügend Personal für die verschiedene Aufgaben und Projekte verfügbar ist. Zusätzlich analysiert sie die aktuelle Auslastung der Arbeitskräfte und überwacht die Leistung. Das erleichtert es, den zukünftigen Personalbedarf zu prognostizieren.
Die Mitarbeiterplanung Software zielt darauf ab, den Arbeitsablauf zu optimieren, Engpässe zu vermeiden und die Produktivität zu steigern. Weitere Bezeichnungen für die Mitarbeiterplanung Software sind die Workforce Management Software oder Employee Scheduling Software. Eine Mitarbeiterplanung Software ist in der Regel eine in einer Mitarbeiterverwaltung Software integrierte Funktion.
Es gibt eine Vielzahl an Gründen, warum es sich lohnt, eine Mitarbeiterverwaltungssoftware einzusetzen. Ganz sicher erhöht sie die Transparenz und Wirtschaftlichkeit in allen Belangen des Personalwesens. Die Effizienz des Personalmanagements steigert sie etwa bei der Verwaltung der Personalinformationen oder der Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Dadurch, dass sich viele Vorgänge automatisieren lassen, sparen alle Beteiligten Zeit.
Weiterhin ermöglicht die Software es, die Personalressourcen optimal einzusetzen. So können Sie den Personaleinsatz basierend auf dem Bedarf und der Qualifikation der Mitarbeiter planen. Das hilft dabei, Engpässe zu vermeiden und die Produktivität zu steigern. Durch eine effektive Mitarbeiterverwaltung behalten Sie somit die Kontrolle über die Kosten. Insbesondere die Kosten, die im Zusammenhang mit Überstunden, ungenutzter Arbeitszeit und Personalausfall entstehen, können minimiert werden. So hilft Ihnen die Software, die betrieblichen Ausgaben im Griff zu behalten und die Rentabilität zu steigern.
Eine moderne HR-Software liefert Ihnen als Unternehmer nicht nur aktuelle, fehlerfreie Daten. Sie bietet Ihnen in der Regel Funktionen zur Datenanalyse und Berichterstattung. Mit ihrer Hilfe können Sie und Ihre HR-Verantwortlichen unkompliziert wichtige Kennzahlen und Trends im Personalbereich identifizieren. Eine wertvolle Datenbasis, die Ihnen dabei hilft, fundierte Entscheidungen zu treffen und langfristige Strategien zu entwickeln.
Eine geeignete Mitarbeiterverwaltung Software trägt zudem dazu bei, dass Ihr Unternehmen stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen und Compliance-Richtlinien entspricht. Die Software kann beispielsweise bei der Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen, Datenschutzbestimmungen und anderen arbeitsrechtlichen Vorschriften unterstützen.
Die Nutzung einer solchen Software unterstützt Sie ferner dabei, eine mitarbeiterfreundliche Unternehmenskultur zu pflegen. Denn sie erhöht die Transparenz und verbessert die interne Kommunikation zwischen dem Management und den Mitarbeitern. So können die Mitarbeiter etwa jederzeit online ihre Arbeitszeiten einsehen. Sie können unkompliziert Urlaub beantragen oder sich über wichtige Vorgänge im Unternehmen informieren. Außerdem setzen Sie Ihr Personal entsprechend deren Fähigkeiten ein. Das trägt dazu bei, eine Unterforderung, eine Überlastung oder gar einen Burn-out zu vermeiden.
Diese positiven Mitarbeitererfahrungen, auch als Employee Experience bezeichnet, steigert die Motivation, die Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Das wiederum senkt die Zahl der Krankheitstage und senkt die Fluktuationsrate. Somit trägt die Mitarbeiterverwaltung Software auch zu einer hohen Mitarbeiterbindung bei. Denn schließlich gibt es für zufriedene Mitarbeiter keinen Grund, den Arbeitgeber zu wechseln.
Auf der Suche nach der für Ihr Unternehmen geeigneten Mitarbeiterverwaltung Software lohnt es sich, strategisch vorzugehen. Wir empfehlen Ihnen die folgenden fünf Schritte:
1. Machen Sie eine Bedarfsanalyse: Identifizieren Sie zunächst die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens an eine Mitarbeiterverwaltung Software. Beziehen Sie dazu Ihre HR-Mitarbeiter aktiv mit ein. Fragen Sie sie, welche Herausforderungen sie täglich bewältigen und wo sie sich Unterstützung wünschen. Wird etwa der Wunsch nach mehr Transparenz geäußert, kann ein Employee Self Service (ESS) eine ideale Funktion sein.
Die Einbeziehung des Personals hilft nicht nur dabei, die konkreten Anforderungen zu erarbeiten. Sie erhöht zugleich die Akzeptanz aller, die künftig mit der Software arbeiten. Stellen Sie sich hierfür unter anderem die folgenden, grundsätzlichen Fragen:
2. Legen Sie das Budget fest, das Ihnen für das Projekt zur Verfügung steht. Die Frage lautet hier: Wie viel möchte ich maximal für die Software pro Nutzer bezahlen? Berücksichtigen Sie bei der Festlegung des Budgets nicht nur die Anschaffungskosten. Denken Sie auch an die Kosten, die für die Implementierung und möglicherweise für die Schulung der Mitarbeiter entstehen.
3. Vergleichen Sie die Lösungen verschiedenen Anbieter: Führen Sie eine Marktrecherche durch und vergleichen Sie die unterschiedlichen Lösungen anhand der für Ihre Belange relevanten Aspekte. Das Internet ermöglicht es, hierbei auch die Erfahrung anderer Nutzer zurate zu ziehen. Hier ein paar Fragestellungen, die Ihnen bei der Auswahl der für Sie geeigneten HR-Software helfen:
4. Stellen Sie die Software auf die Probe: Viele Anbieter ermöglichen es Ihnen, die Software kostenfrei zu testen. Nutzen Sie diese Möglichkeit und fordern Sie eine Demoversion der in die engere Auswahl genommenen HR-Software an. Überprüfen Sie, ob die Software Ihnen all die Funktionen bietet, die Sie benötigen. Testen Sie, ob sie sich einfach in die bereits vorhandenen Systeme und Prozesse Ihres Unternehmens integrieren lässt.
5. Holen Sie sich Unterstützung: Ihre Mitarbeiter werden die neue Software umso effektiver und effizienter anwenden, je besser sie damit umgehen können. Nutzen Sie deshalb die Assistenz, die Ihnen der Softwareanbieter anbietet, nicht nur in Bezug auf die Schulung der Mitarbeiter. Legen Sie auch auf einen zuverlässigen Support Wert. Dieser ist unerlässlich, wenn Problemen und Fragen auftreten.
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