Der Datenschutz der Personalakte ist für viele Unternehmen eine anspruchsvolle Aufgabe, da gesetzliche Vorgaben und Aufgaben im HR-Alltag möglichst effizient miteinander verbunden werden müssen. Gerade kleinere und mittelständische Betriebe organisieren Datenschutz häufig ohne eigene Rechts- oder Compliance-Abteilungen parallel zum Tagesgeschäft. Dadurch entstehen Unsicherheiten rund um Inhalte, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte. Hier erfahren Sie, worauf es beim Datenschutz von Personalakten ankommt und wie digitale Lösungen die Umsetzung erleichtern können.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Übersicht zum Datenschutz in der Personalakte und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei konkreten rechtlichen Fragen empfehlen wir, fachkundigen rechtlichen Rat einzuholen.
Die DSGVO bildet den europaweiten Rahmen für den Umgang mit personenbezogenen Daten, während das BDSG zusätzliche Vorgaben speziell für Beschäftigtendaten in Deutschland festlegt. Für HR-Teams bedeutet das vor allem, Daten bewusst zu erfassen, ihre Nutzung klar zu begründen und den Umgang damit nachvollziehbar zu dokumentieren. Einige Grundprinzipien helfen dabei, den Datenschutz der Personalakte im Alltag umzusetzen:
Eine Personalakte dient dazu, alle wichtigen Informationen rund um das Arbeitsverhältnis strukturiert zu dokumentieren. Deshalb dürfen dort nur Unterlagen gespeichert werden, die für das Beschäftigungsverhältnis relevant und rechtlich zulässig sind. Diese Dokumente unterstützen Unternehmen dabei, Entscheidungen nachvollziehbar zu machen und den Verlauf eines Arbeitsverhältnisses transparent festzuhalten. Typische Inhalte einer Personalakte sind zum Beispiel:
Beim Datenschutz der Personalakte ist ebenso wichtig zu wissen, welche Informationen dort nicht gespeichert werden dürfen. Bestimmte personenbezogene Daten gelten als besonders sensibel und haben in der Personalakte grundsätzlich keinen Platz. Dazu gehören zum Beispiel Angaben zu politischen oder religiösen Überzeugungen, zur Gewerkschaftszugehörigkeit oder zu privaten Lebensumständen. Auch Gesundheitsdaten dürfen nur in Ausnahmefällen dokumentiert werden.
Beispiele für unzulässige Daten in der Personalakte:
Die Aufbewahrungsfristen von Dokumenten in der Personalakte unterscheiden sich je nach Art der Unterlagen. Gehaltsabrechnungen oder Arbeitsverträge müssen häufig mehrere Jahre aufbewahrt werden, da steuerliche und handelsrechtliche Vorgaben gelten. Bewerbungsunterlagen hingegen sollten in der Regel spätestens wenige Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens gelöscht werden. Auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters bleiben einige Dokumente noch mehrere Jahre relevant, bevor sie entfernt werden können. Mit klaren Regeln und digitalen Systemen lassen sich diese Aufbewahrungsfristen gut verwalten.
Hier sind einige der wichtigsten Aufbewahrungsfristen:
Ein Löschkonzept sorgt dafür, dass der Datenschutz bei der Aufbewahrung von Personalakten zuverlässig eingehalten wird. Es legt fest, wann Daten gelöscht werden müssen, wer für die Umsetzung verantwortlich ist und wie der Prozess dokumentiert wird. Digitale Systeme können dabei unterstützen, indem sie Fristen automatisch überwachen und Löschvorgänge auslösen. Regelmäßige Kontrollen helfen zusätzlich sicherzustellen, dass alle Vorgaben im Alltag umgesetzt werden.
Beim Datenschutz der Personalakte gilt ein einfaches Prinzip: Zugriff erhält nur, wer ihn wirklich für seine Arbeit benötigt. Führungskräfte benötigen in der Regel nur Zugriff auf Informationen, die für ihre Aufgaben und die Beurteilung der Arbeitsleistung relevant sind. In der Regel hat die HR-Abteilung Zugriff auf die Personalakte. Wichtig ist außerdem, dass Zugriffe nachvollziehbar dokumentiert werden, damit unberechtigte Einsicht vermieden wird.
Die Einsicht in die Personalakte gehört zu den grundlegenden Rechten von Mitarbeitenden. Sie dürfen jederzeit einsehen, welche Daten über sie gespeichert sind und können verlangen, dass falsche Informationen berichtigt werden. In bestimmten Fällen besteht auch ein Anspruch auf Löschung von Daten. Unternehmen sind verpflichtet, solche Anfragen zeitnah zu bearbeiten, in der Regel innerhalb eines Monats.
Bei der digitalen Personalakte stehen Unternehmen meist vor zwei Optionen: Cloud oder On-Premise. Cloud-Lösungen ermöglichen einen schnellen Einstieg, automatische Updates und flexible Nutzung. On-Premise-Systeme bieten dagegen mehr Kontrolle über die eigene IT-Infrastruktur. Beim Datenschutz der elektronischen Personalakte können beide Modelle DSGVO-konform betrieben werden, wenn sie korrekt eingerichtet sind. Welche Lösung sinnvoll ist, hängt von den Anforderungen und Ressourcen des Unternehmens ab.
Die Umstellung bringt zwar viele Vorteile, nichtsdestotrotz erfordert der Wechsel auf die digitale Personalakte nach DSGVO-Vorgaben eine gute Vorbereitung. Häufig entstehen Probleme, wenn Zugriffsrechte nicht klar geregelt sind oder Dokumente aus alten Papierakten unvollständig übernommen werden. Auch fehlende Schulungen können dazu führen, dass neue Prozesse nicht richtig genutzt werden. Ohne automatisierte Löschregeln besteht zudem das Risiko, Daten länger aufzubewahren als erlaubt. Mit einer strukturierten Einführung und geeigneter Software lassen sich diese Risiken jedoch gut vermeiden.
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Kevin Gensler
Leiter Controlling bei Wiegand
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Heike Flechsig
Team Personal / Entgeltabrechnung ASB Zwickau
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