Der Datenschutz der Personalakte ist für viele Unternehmen eine anspruchsvolle Aufgabe, da gesetzliche Vorgaben und Aufgaben im HR-Alltag möglichst effizient miteinander verbunden werden müssen. Gerade kleinere und mittelständische Betriebe organisieren Datenschutz häufig ohne eigene Rechts- oder Compliance-Abteilungen parallel zum Tagesgeschäft. Dadurch entstehen Unsicherheiten rund um Inhalte, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte. Hier erfahren Sie, worauf es beim Datenschutz von Personalakten ankommt und wie digitale Lösungen die Umsetzung erleichtern können.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Übersicht zum Datenschutz in der Personalakte und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei konkreten rechtlichen Fragen empfehlen wir, fachkundigen rechtlichen Rat einzuholen.
Die DSGVO bildet den europaweiten Rahmen für den Umgang mit personenbezogenen Daten, während das BDSG zusätzliche Vorgaben speziell für Beschäftigtendaten in Deutschland festlegt. Für HR-Teams bedeutet das vor allem, Daten bewusst zu erfassen, ihre Nutzung klar zu begründen und den Umgang damit nachvollziehbar zu dokumentieren. Einige Grundprinzipien helfen dabei, den Datenschutz der Personalakte im Alltag umzusetzen:
Eine Personalakte dient dazu, alle wichtigen Informationen rund um das Arbeitsverhältnis strukturiert zu dokumentieren. Deshalb dürfen dort nur Unterlagen gespeichert werden, die für das Beschäftigungsverhältnis relevant und rechtlich zulässig sind. Diese Dokumente unterstützen Unternehmen dabei, Entscheidungen nachvollziehbar zu machen und den Verlauf eines Arbeitsverhältnisses transparent festzuhalten. Typische Inhalte einer Personalakte sind zum Beispiel:
Beim Datenschutz der Personalakte ist ebenso wichtig zu wissen, welche Informationen dort nicht gespeichert werden dürfen. Bestimmte personenbezogene Daten gelten als besonders sensibel und haben in der Personalakte grundsätzlich keinen Platz. Dazu gehören zum Beispiel Angaben zu politischen oder religiösen Überzeugungen, zur Gewerkschaftszugehörigkeit oder zu privaten Lebensumständen. Auch Gesundheitsdaten dürfen nur in Ausnahmefällen dokumentiert werden.
Beispiele für unzulässige Daten in der Personalakte:
Die Aufbewahrungsfristen von Dokumenten in der Personalakte unterscheiden sich je nach Art der Unterlagen. Gehaltsabrechnungen oder Arbeitsverträge müssen häufig mehrere Jahre aufbewahrt werden, da steuerliche und handelsrechtliche Vorgaben gelten. Bewerbungsunterlagen hingegen sollten in der Regel spätestens wenige Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens gelöscht werden. Auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters bleiben einige Dokumente noch mehrere Jahre relevant, bevor sie entfernt werden können. Mit klaren Regeln und digitalen Systemen lassen sich diese Aufbewahrungsfristen gut verwalten.
Hier sind einige der wichtigsten Aufbewahrungsfristen:
Ein Löschkonzept sorgt dafür, dass der Datenschutz bei der Aufbewahrung von Personalakten zuverlässig eingehalten wird. Es legt fest, wann Daten gelöscht werden müssen, wer für die Umsetzung verantwortlich ist und wie der Prozess dokumentiert wird. Digitale Systeme können dabei unterstützen, indem sie Fristen automatisch überwachen und Löschvorgänge auslösen. Regelmäßige Kontrollen helfen zusätzlich sicherzustellen, dass alle Vorgaben im Alltag umgesetzt werden.
Wer darf eine Personalakte einsehen und welche Rechte haben Mitarbeitende?
Der Datenschutz von Personalakten ist ein zentrales Thema im Personalwesen und wird durch die DSGVO klar geregelt. Unternehmen müssen sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten erhalten, während Beschäftigte umfassende Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer personenbezogenen Daten haben.
Erfahren Sie, wer Zugriff auf Personalakten haben darf, welche Datenschutzvorgaben gelten und welche Rechte Mitarbeitende gegenüber ihrem Arbeitgeber besitzen.
Bei der digitalen Personalakte stehen Unternehmen meist vor zwei Optionen: Cloud oder On-Premise. Cloud-Lösungen ermöglichen einen schnellen Einstieg, automatische Updates und flexible Nutzung. On-Premise-Systeme bieten dagegen mehr Kontrolle über die eigene IT-Infrastruktur. Beim Datenschutz der elektronischen Personalakte können beide Modelle DSGVO-konform betrieben werden, wenn sie korrekt eingerichtet sind. Welche Lösung sinnvoll ist, hängt von den Anforderungen und Ressourcen des Unternehmens ab.
Die Umstellung bringt zwar viele Vorteile, nichtsdestotrotz erfordert der Wechsel auf die digitale Personalakte nach DSGVO-Vorgaben eine gute Vorbereitung. Häufig entstehen Probleme, wenn Zugriffsrechte nicht klar geregelt sind oder Dokumente aus alten Papierakten unvollständig übernommen werden. Auch fehlende Schulungen können dazu führen, dass neue Prozesse nicht richtig genutzt werden. Ohne automatisierte Löschregeln besteht zudem das Risiko, Daten länger aufzubewahren als erlaubt. Mit einer strukturierten Einführung und geeigneter Software lassen sich diese Risiken jedoch gut vermeiden.
Wir kombinieren Sage HR Suite und Sage 100 und sparen dadurch viel Zeit und Geld. Ich kann meine Lohnabrechnungsdaten problemlos in Sage 100 importieren und habe nicht die Schnittstellenproblematik. Somit habe ich alles an einem Ort und stets alles im Blick.
Kevin Gensler
Leiter Controlling bei Wiegand
Obwohl der Verein sich durch neue Abteilungen erweitert, lassen sich die anstehenden Aufgaben mit Sage HR Suite komfortabel realisieren.
Heike Flechsig
Team Personal / Entgeltabrechnung ASB Zwickau
Die DSGVO sieht grundsätzlich technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor. Ob eine digitale Personalakte DSGVO-konform eingesetzt werden kann, hängt jedoch von verschiedenen Faktoren ab, darunter Zugriffsrechte, Datenverarbeitung, Sicherheitsmaßnahmen und die konkrete Nutzung im Unternehmen. Eine allgemeine Garantie für vollständige Sicherheit oder eine pauschale „DSGVO-Zertifizierung“ von Software lässt sich daraus nicht ableiten.
Bei der Auswahl einer digitalen Personalakte sollten Unternehmen auf Funktionen wie rollenbasierte Zugriffsrechte, Verschlüsselung, Protokollierung von Zugriffen und transparente Datenschutzinformationen achten. Für die Beurteilung rechtlicher Anforderungen empfiehlt sich die Einbindung qualifizierter Datenschutz- oder Rechtsberater.
Die DSGVO enthält Vorgaben für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die auch bei digitalen Personalakten zu berücksichtigen sind. Dazu gehören unter anderem die Wahrung der Vertraulichkeit personenbezogener Daten, die Beschränkung von Zugriffsrechten auf berechtigte Personen, die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschpflichten sowie die Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen.
Welche Anforderungen im konkreten Einzelfall gelten, hängt von den jeweiligen Daten, Prozessen und rechtlichen Rahmenbedingungen des Unternehmens ab. Unternehmen sollten daher prüfen, ob ihre Prozesse und Systeme die für sie relevanten Datenschutzanforderungen unterstützen.
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