HR-Management und Lohnbuchhaltung

Papierakte ade: Der komplette Migrationsleitfaden für die digitale Personalakte

Ab dem 01.01.2027 wird die digitale Lohnabrechnung und Sozialversicherung Pflicht. Unternehmen sollten daher spätestens jetzt vollständig auf eine digitale Personalakte umsteigen, um Medienbrüche zu vermeiden. Mit dem richtigen Punkt-für-Punkt-Leitfaden gelingt das Projekt.

veröffentlicht am 30. Juli 202617 Minuten zu lesen Teilen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Unternehmen sollten die Migration zur digitalen Personalakte spätestens 2026 starten, um die elektronische Bereitstellung relevanter Lohn- und Sozialversicherungsunterlagen ab 2027 sicherzustellen.
• Eine strukturierte Migration erfolgt in sieben Phasen: Bestandsaufnahme, Aktenbereinigung, Strukturplanung, Digitalisierung, Migration, Archivierung und Vernichtung der Papierakten.
• Vor der Digitalisierung sollten veraltete oder nicht aufbewahrungspflichtige Dokumente datenschutzkonform gelöscht werden.
• Eine klare Aktenstruktur mit definierten Metadaten erleichtert die spätere Suche, verbessert die Datenqualität und unterstützt die Compliance.
• Für die Digitalisierung sind hochwertige, OCR-fähige Scans erforderlich, damit Dokumente durchsuchbar und maschinell auswertbar bleiben.
• Datenvalidierung ist ein entscheidender Schritt der Migration, um Vollständigkeit, Konsistenz und korrekte Datenformate sicherzustellen.
• Eine revisionssichere und DSGVO-konforme Archivierung schützt Unternehmen vor Compliance-Risiken und vereinfacht die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Inhaltsverzeichnis

Warum 2026 das Jahr der Migration ist

Spätestens im Jahr 2026 sollten Unternehmen vollständig auf eine digitale Personalakte umsteigen, auch wenn sie nach wie vor gesetzlich nicht verpflichtend ist. Allerdings sind im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) die Unterlagen Lohnabrechnung und Sozialversicherung ab dem 01.01.2027 zwingend digital nachzuhalten. Befreiungsanträge werden dann nicht mehr berücksichtigt.

Unternehmen, die ganz oder teilweise noch Papierakten führen, riskieren dadurch eine hybride Aktenführung, bei der manche Unterlagen in Papierform vorliegen und andere digital. Das führt zu Medienbrüchen und höherem Suchaufwand, zudem lassen sich Prozesse nicht reibungslos automatisieren, weil relevante Daten fehlen. Darüber hinaus können hohe Strafzahlungen auf Unternehmen zukommen, wenn die Dokumentenaufbewahrung nicht den Vorgaben entspricht.

Auch macht sich eine digitale Aktenführung physisch bemerkbar – etwa indem Archivräume frei werden oder bei einem etwaigen Umzug weniger Kartons anfallen. Für einen effizienten Workflow und zur Entlastung von HR-Teams ist es daher sinnvoll, bei dieser Gelegenheit nicht nur die gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen zu digitalisieren, sondern vollständig auf die digitale Personalakte umzusteigen.

Wie lange dauert der Umstieg auf die digitale Personalakte?

Die Einführung der digitalen Personalakte ist für kleine und mittelständische Betriebe innerhalb von drei bis sieben Monaten umsetzbar. Größere Betriebe sollten mindestens ein halbes Jahr einplanen. Empfehlenswert ist daher, dass Unternehmen spätestens Mitte 2026 mit dem Digitalisierungsprozess beginnen.

Digitale Personalakte Pflicht 2027: Was muss ich jetzt tun?

Aufgrund der gesetzlichen Vorgaben hat die Digitalisierung von Lohn- und Sozialversicherungsunterlagen Vorrang, um ihre rechtzeitige elektronische Bereitstellung zu gewährleisten und Bußzahlungen zu vermeiden. Hierzu sollten sich HR-Mitarbeiter zunächst einen Überblick über Stand und Ablageort der vorhandenen Dokumente verschaffen – dasselbe gilt entsprechend für alle anderen Daten der Personalakte. Dazu ist es sinnvoll, ein Team für die Digitalisierung zusammenzustellen, das eindeutige Aufgaben und Befugnisse erhält. Das genaue Vorgehen erklärt dieser Leitfaden im Folgenden.

Phase 1: Bestandsaufnahme

Zunächst sollte zusammengetragen werden, welche Akten vorhanden sind, wie umfangreich diese sind und in welchem Zustand. Dazu zählt auch der etwaige Digitalisierungsgrad. Wenn sich Dubletten oder veraltete Unterlagen darunter befinden, sind diese datenschutzkonform zu entsorgen. Es gilt, für eine erste Übersichtlichkeit zu sorgen und die Daten auf den aktuellen Stand zu bringen. Dazu gehört, fehlende Unterlagen und Akten zu identifizieren.

In dieser ersten Phase lässt sich eine geordnete Struktur schaffen, auf der die Digitalisierung in den nächsten Schritten aufbaut. Von vornherein sollten nur diejenigen Daten migriert werden, die rechtlich in die digitale Personalakte gehören – Informationen zu Krankheitsdiagnosen sowie politische oder religiöse Inhalte fallen beispielsweise nicht darunter. Zudem gibt es auch Dokumente, die nach wie vor als Original in schriftlicher Form vorliegen müssen, wie beispielsweise Kündigungsschreiben.

Empfehlenswert ist demnach eine übersichtliche Auflistung von:

• Dokumentenarten
• Kategorisierung des Digitalisierungsgrades: Papier, teilweise digital, vollständig digital
• Zu bewahrende und zu entsorgende Dokumente

Spätestens an diesem Punkt sollte außerdem die Entscheidung fallen, ob alle Akten auf einmal digitalisiert werden oder man zunächst mit den neuesten beginnt. Ein Go-Live mit allen digitalisierten Akten hat den Vorteil, dass es einen sauberen Übergang gibt, bedeutet allerdings auch die intensivste Höchstbelastung.

Phase 2: Aktenbereinigung

Neben denjenigen Unterlagen, die ohnehin nicht in eine Personalakte gehören, gibt es unter Umständen auch Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Diese können vor der Migration entsorgt werden, sodass eine bereinigte digitale Akte entsteht. Nach der Bestandsaufnahme sollte man die Unterlagen daher daraufhin prüfen, ob die Löschfristen eingehalten wurden. Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für die Personalakte existiert nicht, vielmehr richten sich die jeweiligen Fristen nach dem Dokumententyp.

Aufbewahrungsfristen-Tabelle:

Dokumententyp	Aufbewahrungsfrist
Lohn- und Gehaltsabrechnung	8 Jahre (seit 01. 01. 2025; bis dahin: 10 Jahre)
Arbeitszeiterfassung	2 Jahre
Arbeitsverträge	3 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
Sozialversicherungsnachweise	Mindestens 5 Jahre
Lohnkonten	6 Jahre
Unterlagen zu Renten- und Pensionsansprüchen	Bis zu 30 Jahre, besser unbegrenzt
Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten	6 Monate
Buchungsrelevante Belege	8 Jahre
Unterlagen zu arbeitsrechtlichen Gerichtsverfahren	30 Jahre
Abmahnungen	Keine endgültige Regelung
Urlaubsunterlagen	3 Jahre
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung	5 Jahre
Kündigungsschreiben	3 Jahre bzw. so lange, wie Ansprüche geltend gemacht werden können

Im Zweifel empfiehlt es sich, alle Dokumente, die im Zusammenhang etwaiger Ansprüche stehen könnten, länger als die gesetzlich vorgeschriebene Frist aufzubewahren. Die Löschfristen der jeweiligen Dokumente können in der digitalen Personalakte hinterlegt oder vom System automatisch erfasst werden, sodass eine DSGVO-konforme Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist.

Phase 3: Strukturplanung

In dieser Phase wird die Digitalisierung der Personalakte vorstrukturiert und spätere Register definiert. So kann während des Prozesses Zeit gespart werden, zudem ist die Übersichtlichkeit der elektronischen Akte von vornherein gegeben:

• Bewerbungsunterlagen
• Arbeitsverträge
• Arbeitszeugnisse/Leistungsbeurteilungen
• Personalfragebögen und Eignungstests
• Beförderungen
• Weiterbildungen
• Vollmachten
• Abmahnungen
• Arbeitszeit/ Abwesenheit
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Arbeitsunfälle
• Sozialversicherungsunterlagen
• Schriftwechsel
• Kündigungsschreiben

Es empfiehlt sich, die genaue Struktur und Inhalte der digitalen Personalakte jeweils an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen.

Damit die digitale Personalakte später zeitsparend eingesetzt werden kann ist es sinnvoll, bereits in dieser Phase die Metadaten zu definieren. Über sie lässt sich schnell und lückenlos innerhalb der Akte nach Dokumenten und Informationen suchen. Ein besonderer Vorteil ist, dass sie gegenüber der Volltextsuche genauere Ergebnisse liefern kann, da die Volltextsuche abhängiger von der Qualität der Scans ist. Zudem zeigt sie nicht alle zum Schlagwort zugehörigen Inhalte an und entspricht so einer höheren DSGVO-Konformität.

Phase 4: Dokumenten-Digitalisierung

Das Scannen der Unterlagen können Unternehmen entweder selbst vornehmen oder an einen professionellen Scandienstleister auslagern. Wichtig ist in jedem Fall, dass die Dokumente so hoch auflösen, dass sie OCR-fähig sind.

Welche Qualitätsstandards gelten beim Scannen von Personalakten?

Damit Dokumente der Personalakten lückenlos ausgelesen werden können, gelten hohe Qualitätsanforderungen an die Scans. Die Auflösung sollte mindestens 300 dpi (dots per inch) betragen, um eine zuverlässige OCR-Erkennung (Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung) zu gewährleisten. Diese Technologie sorgt dafür, dass die eingescannten Dokumente – in diesem Fall meist PDFs – maschinenlesbar sind. So können die Inhalte per Volltextsuche angezeigt werden. Zudem sind Farb- und Graustufen eindeutig zu erfassen, um Stempel und Unterschriften originalgetreu abzubilden.

Als Standard kann gelten:

Merkmal	Empfehlung
Auflösung	mindestens 300 dpi
Feine Dokumente / kleine Schrift	600 dpi empfohlen
Farbtiefe	24-Bit-Farbe empfohlen
Archivformat	PDF/A oder TIFF
Langzeitarchivierung	PDF/A bevorzugt

Auf dem Markt gibt es unterschiedliche OCR-Softwares, die entweder als Stand-Alone-Lösung verfügbar sind oder als integrierter Bestandteil beispielsweise bei Microsoft OneNote oder Adobe Acrobat. Eine weitere Möglichkeit sind Cloud- oder Webtools.

Akten digitalisieren: Eigenregie oder Scandienstleister?

Ob Unternehmen die Akten selbst scannen oder einen Scandienstleister beauftragen, hängt vor allem von der Unternehmensgröße und den vorhandenen Ressourcen ab. Kleinere Unternehmen bis zu 50 Mitarbeitern können die Scans selbst vornehmen – der Vorteil neben geringeren Kosten ist hierbei, dass die Unterlagen im Haus verbleiben und nicht temporär übergeben werden müssen. Allerdings ist der Einsatz von spezifischen Tools unerlässlich, die zum einen wiederum Geld kosten, zum anderen Know-how erfordern.

Der Vorteil eines professionellen Scandienstes ist hingegen, dass Qualität und Rechtssicherheit der Scans gewährleistet sind. Welche Option man daher bevorzugt, ist jeweils Abwägungssache. In jedem Fall aber ist das Verfahren lückenlos zu dokumentieren. Dazu gehören Nachweise darüber, wer das Scannen vornimmt, welche Software verwendet und wie die Revisionssicherheit der erstellten Dokumente gewährleistet wird.

Wie finde ich einen Scandienstleister für Personalakten?

Wenn sich Unternehmen dafür entscheiden, das Digitalisieren der Personalakte an einen externen Dienstleister auszulagern, sollten sie bei der Suche einige Punkte beachten:

• Wie hält der Dienstleister die DSGVO ein, beziehungsweise wie erfolgt die Datenverschlüsselung?
• Wie werden Aufbewahrungsfristen eingehalten?
• Wie werden die Scans auf das HR-System zugeschnitten aufbereitet (OCR)?
• Gibt es einen festen Ansprechpartner?
• Wie erfolgt die Abholung/ der Transport der Akten?
• Wie wird die vollständige Erfassung aller Daten sichergestellt?
• Sind die Preise transparent?

Zudem ist im Vorfeld zu klären, ob Unternehmen die Akten für die Scans selbst vorbereiten (zum Beispiel die Entfernung von Klammern) oder ob dies ebenfalls vom Dienstleister übernommen wird.

Aufgrund des erforderlichen Aktentransports empfiehlt es sich, einen Scandienstleister in der Nähe zu beauftragen. Das hat auch den Vorteil, dass eine Inaugenscheinnahme vor Ort durchgeführt werden kann. So können sich Geschäftsführer und HR-Mitarbeiter selbst ein Bild über Zutrittskontrollen sowie weitere Sicherheitsmaßnahmen machen. Idealerweise ist der Dienstleister auf die HR-Branche spezialisiert.

Wie digitalisiere ich bestehende Papier-Personalakten Schritt für Schritt?

Folgende Schritte sind insgesamt zu beachten:

• Festlegen, wer scannt: In-House oder Dienstleister?
• Festlegen, wer die Akten zum Scannen vorbereitet
• Option Dienstleister: auf Qualitätskriterien achten und vor Ort einen Eindruck verschaffen
• Option In-House: Software auswählen und Verantwortlichkeiten festlegen
• Beim Scannen die Struktur beziehungsweise Reiter beachten, die später entstehen soll

Phase 5: Migration

Wurden die Akten von einem Scandienstleister digitalisiert, übermittelt dieser die digitalen Dokumente inklusive der Metadaten vor der Migration per sicherem Transfer ans Unternehmen.

Wie genau der Import der gescannten Dokumente in die digitale Personalakte erfolgt, hängt vom Software-Anbieter ab. Nach dem Upload schlagen manche Softwares basierend auf der Texterkennung die Zuordnung des jeweiligen Dokumentes in die korrekte Ablage vor. Das System gibt daraufhin eine Bestätigung aus.

Was bedeutet Datenvalidierung?

Ein wichtiger Prozess während der Migration ist die Datenvalidierung. Sie stellt sicher, dass die Daten vollständig sind, den festgelegten Formaten entsprechen und übergreifend konsistent sind. Fehlerhaft übernommene Daten setzen sich in der weiteren Bearbeitung fort und können dazu führen, dass Prozesse nicht abgewickelt werden und die digitale Personalakte nicht den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Dies kann nicht zuletzt finanzielle Einbußen für das Unternehmen zur Folge haben.

Die Validierung ist vor, während und nach der Migration relevant und bedeutet im Einzelnen:

• Formatvalidierung: Daten werden in vorgegebenen Strukturen erfasst, beispielsweise bei Telefonnummern, Datumseingaben oder E-Mail-Adressen.
• Konsistenzvalidierung: Die Daten passen zusammen, beispielsweise bei Bestellungen und Verfügbarkeiten.
• Vollständigkeitsvalidierung: Das System prüft, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.

Die zuvor festgelegten Regeln zur Datenvalidierung können im System hinterlegt werden. Die Überprüfung erfolgt dann automatisch. Langfristig gilt, die Daten immer wieder zu überwachen und Datenanforderungen anzupassen.

Phase 6: Archivierung

Für die gesetzeskonforme Archivierung von Dokumenten gibt es genaue Vorschriften, die garantieren, dass die Datenaufbewahrung der DSGVO entspricht und revisionssicher erfolgt. Die Einhaltung der Regeln muss für Dritte nachvollziehbar sein.

Was ist eine revisionssichere Archivierung?

Eine revisionssichere Archivierung bedeutet die manipulationssichere und fristgerechte Aufbewahrung der Dokumente. Die Regelung ist Teil der GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die Vorschriften gewährleisten eine DSGVO-konforme Aufbewahrung der Dokumente und stellen sicher, dass diese nicht verfälscht werden können.

GoBD-konforme Archivierung – Was muss ich beachten?

Folgende Aspekte sind für die revisionssichere Archivierung ausschlaggebend:

• Unveränderbarkeit und Nachprüfbarkeit: Daten sind nach der Speicherung nicht mehr veränderbar. Sind Änderungen vorzunehmen, kann dies nur durch Personen mit entsprechender Berechtigung geschehen, zudem müssen die Änderungen protokolliert und als neue Version gespeichert werden.
• Zugriffskontrolle: Berechtigungen sind im Vorfeld klar zu definieren.
• Fristgerechte Aufbewahrung: Die digitale Archivierung der Dokumente muss für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum erfolgen. HR-Systeme halten diesen in der Regel automatisch nach, man kann ihn aber auch manuell festlegen.
• Sicherung der Daten: Die Daten müssen stets so aufbewahrt werden, dass sie nicht verloren gehen können. Dazu gehören unter anderem regelmäßige Backups.
• Dokumentation und Auffindbarkeit: Es muss nachvollziehbar sein, wie und wo die Daten gespeichert wurden.
• Vollständigkeit: Es dürfen keine Lücken in der Datenarchivierung entstehen.

Phase 7: Vernichtung der Papierakten

Darf ich Papierakten nach dem Scannen vernichten?

Das sogenannte ersetzende Scannen ist in Deutschland zulässig, was bedeutet, dass Dokumente nach dem Scanvorgang vernichtet werden dürfen. Es sei denn, es handelt sich um Dokumententypen, für die eine physische Aufbewahrung vorgeschrieben ist. Dazu zählen: Kündigungsschreiben, Arbeitsverträge, notarielle Beurkundungen, unterschriebene Jahresabschlüsse sowie Zolldokumente. Allerdings sollte man mit dem Vernichtungsvorgang so lange abwarten, bis sichergestellt ist, dass die Scans vollständig, lesbar und sicher gespeichert sind.

Wann und wie dürfen Sie Papierakten entsorgen?

Das ersetzende Scannen unterliegt der TR-RESISCAN, der technischen Vorschrift für die Einhaltung der Rechts- und Beweissicherheit der digitalen Dokumente. Erst wenn die Einhaltung dieser sichergestellt ist, können die Originale vernichtet werden. Darüber hinaus gilt:

• Sichtkontrolle: Stimmt das gescannte Dokument mit dem Original überein und ist es vollständig lesbar?
• Transfervermerk: Er ist für jedes Dokument zu erstellen und beizufügen.
• Integritätssicherung: Das Dokument muss elektronisch signiert sein.
• Archivierung: Sie ist in einem Langzeitformat (PDF/A) vorzunehmen.

Die anschließende Vernichtung der Scans kann je nach Umfang entweder selbst vorgenommen oder an einen Dienstleister übergeben werden. Bei einer In-House-Vernichtung sollten Unternehmen darauf achten, dass der Aktenvernichter mindestens über die Sicherheitsstufe P-4 verfügt. Wird der Prozess durch einen Dienstleister vorgenommen, gibt es die Möglichkeit der stationären oder mobilen Vernichtung. Bei der stationären Variante erfolgt eine Abholung der Akten in verschlossenen Behältern. Bei der mobilen Vernichtung kommen Schredder-LKWs zum Einsatz, in denen die Dokumente beim Unternehmen vernichtet werden. Der Vorteil hierbei ist, dass kein erneuter Transport der Akten erfolgt. In beiden Fällen ist die Videoüberwachung des Prozesses möglich.

Aufbewahrungsfristen-Übersicht

Wie lange müssen Personalakten nach dem Austritt aufbewahrt werden?

Grundsätzlich gibt es keine einheitliche Regelung für die Aufbewahrungsfrist von Daten ehemaliger Mitarbeiter. Der Zeitraum hängt, ähnlich wie bei noch aktiven Mitarbeitern, von der Art der Daten sowie ihrem Zweck ab. Beispielsweise müssen die nicht mehr benötigten personenbezogenen Daten unverzüglich nach Austritt der Mitarbeiter gelöscht werden. Steuerrechtlich relevante Unterlagen sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Folgende Dokumente gehören zu denen, die Unternehmen nach Ausscheiden des Mitarbeiters eindeutig aufbewahren beziehungsweise löschen müssen:

Dokumententyp	Aufbewahrungsfrist
Arbeitszeugnis/ Beurteilungen	3 Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endet
Überstundenlisten Ausbezahlte (gelten als Buchungsbeleg) Nicht ausbezahlte (abgebaute)	10 Jahre 2 Jahre
Altersvorsorge	30 Jahre oder länger
Meetings- und Gesprächsnotizen	umgehend
Personenbezogene Daten (z. B. Telefonnummer, Gehaltsinformationen)	umgehend

Um die vollständige und gesetzeskonforme Löschung zu gewährleisten, sollte das Löschen durch die HR-Software erfolgen. Das entlastet zudem das HR-Personal. Wünscht das Unternehmen die weitere Speicherung nicht relevanter Daten, kann hierzu die Einwilligung der Mitarbeiter eingeholt werden.

Sage HR: Migrationsunterstützung und Partnerdienstleister

Die Produktfamilie von Sage HR bietet verschiedene, an Ihr Unternehmen anpassbare Lösungen für die Erstellung digitaler Personalakten. Sage HR eignet sich für kleine und mittlere Betriebe und umfasst in der Basisversion das Abwesenheitsmanagement, die digitale Personalakte sowie eine mobile App. Je nach Bedarf lässt sie sich um Module wie Arbeitszeittabellen und Schichtplanung erweitern sowie mit Sage Payroll kombinieren.

Was ist Sage Payroll?

Payroll bietet eine cloudbasierte Lösung zur Lohnabrechnung, auf die auch Mitarbeiter jederzeit und von überall Zugriff haben. Wie auch bei Sage HR können Daten über Excel-Vorlagen bequem importiert oder aber manuell eingegeben werden. Auf diese Weise hilft Ihnen Sage HR, die Digitalisierung Ihrer Personalakten rechtskonform und übersichtlich umzusetzen. Dank intuitiver Bedienung können Personaler und Geschäftsführung die Software auch ohne Einbindung einer IT-Abteilung nutzen.

Für wen eignet sich Sage HR Suite?

Sage HR Suite ist unsere All-in-One-Lösung für mittlere und große Betriebe, die ebenfalls individuell erweiterbar ist und mit dem Unternehmen mitwächst. Mit ihr lassen sich darüber hinaus auf einer soliden Datenbasis Planungsszenarien und Hochrechnungen simulieren. HR Suite ist entweder lokal installierbar oder als Cloud-Variante verfügbar und kann in jede gängige Hardware implementiert werden.

Unser HR-Experten-Team hilft Ihnen dabei, die für Ihr Unternehmen passende Lösung zu finden, und berät Sie zu allen Aspekten rund um die Digitalisierung Ihrer Akten.

Fazit

Stellen Unternehmen die Personalakten nicht vollständig auf digitale Versionen um, ergibt sich für sie ab dem 01.01.2027 automatisch eine hybride Archivierung analoger und digitaler Akten. Denn ab diesem Zeitpunkt gilt die Pflicht zur digitalen Nachhaltung von Lohn- und Sozialversicherung. Das bedeutet, dass Unterlagen an verschiedenen Orten gespeichert sind und dadurch Medienbrüche entstehen. Zudem können Prozesse auf diese Weise nicht vollständig automatisiert werden, weil Informationen fehlen.

Es ist daher sinnvoll, die Pflicht zur elektronischen Lohn- und Sozialversicherung als Anlass zu nehmen, um alle Dokumente der Personalakten zu digitalisieren und die Informationen strukturiert ins HR-System zu überführen. Mit dem richtigen Plan und definierten Zuständigkeiten im Vorfeld gelingt dieses Projekt sicher.

Neben einem strategischen Vorgehen ist auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften essenziell. Um beides zu gewährleisten, empfiehlt sich folgender Punkteplan:

• 1. Bestandsaufnahme: Welche Dokumente gibt es? In welchem Zustand und Digitalisierungsgrad befinden sie sich?

• 2. Aktenbereinigung: Sind die Dokumente aktuell oder wurde die gesetzliche Löschfrist überschritten?

• 3. Strukturplanung: Wie können die Akten sortiert werden? Welche Reiterstruktur soll es geben? Welche Metadaten werden definiert?

• 4. Digitalisierung: Welche Qualitätsanforderungen müssen erfüllt sein (OCR, dpi, etc.)? Erfolgt das Scannen im Unternehmen oder durch einen externen Dienstleister? Wie kann eine DSGVO-konforme Aktenvernichtung gewährleistet werden?

• 5. Migration: Welche Software wird zur digitalen Archivierung verwendet und welche Migrationsmöglichkeiten bietet sie? Wie kann der Prozess der Datenvalidierung definiert werden?

• 6. Archivierung: Wie werden die Dokumente revisionssicher und GoBD-konform aufbewahrt?

• 7. Vernichtung der Papierakten: Sind die Scans vollständig und sicher? Von wem soll die Aktenvernichtung durchgeführt werden? Welche Dokumente sind weiterhin im Original aufzubewahren?

Abgesehen von der Digitalisierung und damit verbundener Aufbewahrungsfristen ist auch die Löschung der Daten von ausgeschiedenen Mitarbeitern essenziell für die Einhaltung von Compliance und Datenschutz. Einige Daten müssen sofort getilgt werden, für andere gelten unterschiedliche Fristen. Häufig halten HR-Systeme diese Fristen nach und nehmen die Löschung automatisch vor.

Eine vollständige Digitalisierung der Personalakte ist nicht nur deswegen sinnvoll, weil sie für Unternehmen übersichtlicher ist. Sie verbessert auch die Employee Experience, weil Mitarbeiter das Unternehmen als modern und professionell wahrnehmen. Zudem wird das Vertrauen gestärkt, da die Datensicherheit der digitalen Akten gewährleistet ist.

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