HR-Management und Lohnbuchhaltung

Employee Journey neu gedacht: Wie die digitale Personalakte jeden Karriereschritt begleitet

Die digitale Personalakte ist weit mehr als ein elektronischer Aktenschrank: Sie begleitet jeden Mitarbeitenden entlang der gesamten Employee Journey – vom Recruiting über Onboarding und Entwicklung bis hin zu Offboarding und Alumni. So verschlanken Sie HR-Prozesse und stärken die Mitarbeiterbindung nachhaltig.

veröffentlicht am 24. Juli 202617 Minuten zu lesen Teilen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die digitale Personalakte ist mehr als ein elektronischer Aktenschrank: Sie bündelt alle Mitarbeiterdokumente zentral, rechtssicher und DSGVO-konform.
• Sie begleitet die gesamte Employee Journey – vom Recruiting über Onboarding, Entwicklung und Bindung bis hin zu Offboarding und Alumni.
• In jeder Phase wachsen die passenden Dokumente in der Akte mit, sodass HR-Prozesse ohne Medienbrüche und doppelte Datenerfassung ablaufen.
• Über Self-Service-Zugang und ortsunabhängigen Zugriff erhöht die digitale Personalakte die Transparenz und verbessert so die Employee Experience.
• Das stärkt Mitarbeiterbindung und Employer Branding – und zahlt über Talent-Pools und Re-Hiring sogar über das Beschäftigungsverhältnis hinaus ein.

Die digitale Personalakte begleitet jede Phase der Employee Journey – vom Recruiting über Onboarding und Entwicklung bis zu Offboarding und Alumni. Sie schafft eine zentrale, rechtssichere Datenbasis, verschlankt HR-Prozesse und stärkt die Mitarbeiterbindung.

Die Umstellung auf eine digitale Personalakte bedeutet nicht nur die elektronische Verwaltung der Daten, sondern auch effizientere HR-Prozesse. Damit verbessert sich auch die Employee Experience, denn die digitale Personalakte begleitet jede Phase des Mitarbeiterlebenszyklus – vom Recruiting bis zum Offboarding und Alumni.

Inhaltsverzeichnis

Warum die Personalakte mehr ist als ein Aktenschrank

Die klassische Personalakte lag früher in Papierform vor und wird jedoch in immer mehr Betrieben durch eine digitale Version ersetzt. Dabei geht es nicht nur darum, dieselben Informationen und Dokumente in Zukunft elektronisch zu verwalten, sondern mithilfe entsprechender HR-Software schlankere und effizientere Abläufe zu generieren. Eine stets aktuelle Übersicht über die Daten bildet außerdem die Grundlage, auf der die digitale Personalakte Unternehmen bei der strategischen Mitarbeiterführung unterstützt.

So können entlang des gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeitenden, vom Recruiting über das Onboarding bis hin zum Offboarding, Unterlagen an einem Ort gespeichert und in Echtzeit aktualisiert werden. Die zentrale Speicherung gewährleistet eine rechtssichere Archivierung und spart Zeit bei der Ablage. Zugleich werden Ressourcen geschont, da der Papierverbrauch minimiert wird. Wer noch mit Papierakten arbeitet, findet im Schritt-für-Schritt-Migrationsleitfaden, wie der Umstieg gelingt.

Was sind weitere Vorteile einer digitalen Personalakte?

Weitere Vorteile sind Rechtssicherheit, Vollständigkeit und übersichtliche Prozesse im HR-Management. Die digitale Personalakte muss den Vorgaben der DSGVO entsprechen, zugleich können Befugnisse je nach Bereich individuell vergeben werden. Darüber hinaus erleichtert die elektronische Variante die dezentrale Einsicht beispielsweise durch andere Geschäftsstellen oder vom Home Office aus.

Im Gegensatz zur Papierform können digitale Unterlagen nicht mehr beschädigt werden oder verloren gehen. Darüber hinaus kann physischer Platz sinnvoller genutzt werden, wenn die Aufbewahrung der Papierakten entfällt. Auch kann man innerhalb der Akte per Volltextsuche leichter navigieren.

Doch nicht nur die für das Beschäftigungsverhältnis relevanten Unterlagen lassen sich auf diesem Wege aufbewahren. Auch Prozesse wie Urlaubsanträge, Überstundenabbau oder Krankschreibungen können über die entsprechende Software geregelt werden, was wiederum Zeit spart und Missverständnissen vorbeugt.

Kann ich meine eigene Personalakte selbst einsehen?

Mitarbeitende haben das Recht, ohne Angabe von Gründen die Einsicht in die Inhalte der Personalakte schriftlich zu beantragen. Dieses Recht ist in § 83 des Betriebsverfassungsgesetzes verankert. So soll gewährleistet werden, dass Mitarbeitende ein Mindestmaß an Kontrolle über die erhobenen Daten erhalten. Sie können zudem veraltete, falsche oder widerrechtlich erfasste Mitarbeiterdaten löschen lassen. Die genauen Regelungen zur Einsichtnahme können je nach Unternehmen variieren. Üblich ist aber, sowohl die Einsicht als auch etwaige Erklärungen des Mitarbeitenden zur Akte zu protokollieren.

Was ist die Employee Journey?

In Anlehnung an die Customer Journey, die die Reise des Kunden bis zum Kauf eines Produktes beschreibt, bezeichnet die Employee Journey die Reise eines Mitarbeitenden entlang einzelner Stationen während seiner Zeit in einem Unternehmen. Das beginnt bei der Stellenanzeige und endet beim Abschied beziehungsweise beim Status eines Ehemaligen (Alumni).

Die Employee Journey beeinflusst maßgeblich, ob Mitarbeitende das Unternehmen als Arbeitgeber positiv wahrnehmen und hat entsprechend Auswirkungen auf das Employer Branding. Denn Mitarbeitende tragen ihre Erfahrungen nach außen, beispielsweise auf Bewertungsportalen oder innerhalb des eigenen Umfeldes. Die Journey ist daher auch relevant für den Unternehmenswettbewerb in Zeiten des Fachkräftemangels. Zudem trägt eine positive Erfahrung (Employee Experience) zur Zufriedenheit und Motivation bei, was wiederum die Mitarbeiterbindung und Performance erhöht.

Welche Phasen umfasst die Employee Journey?

Innerhalb der Employee Journey gibt es verschiedene Phasen des Employee Lifecycles:

• Recruiting & Pre-Onboarding: erster Kontakt und Verbindung bis zum ersten Arbeitstag
• Onboarding: Arbeitsbeginn und Einarbeitung der Mitarbeitenden
• Development & Performance: Weiterbildung, Schulungen und Feedback
• Retention: Mitarbeiterbindung; Zufriedenheit und Motivation fördern
• Offboarding & Alumni: letzter Arbeitstag, Exit-Gespräche und Kontakt nach dem Ausstieg

Für jede einzelne dieser Phasen gilt es, den Mitarbeitenden Wertschätzung und eine positive Unternehmenskultur entgegenzubringen. Das ist ein Prozess, der immer wieder überprüft und angepasst werden sollte.

Wie begleitet die digitale Personalakte den gesamten Employee Lifecycle?

Die digitale Personalakte bietet während der gesamten Employee Journey einen zentralen Ort, an dem Unterlagen und Informationen datengeschützt und übersichtlich abgelegt werden können. Für jede Phase beziehungsweise jeden Touchpoint werden jeweils relevante Dokumente hinzugefügt, sodass die Akte kontinuierlich weiterwächst und so den gesamten Employee Lifecycle dokumentiert.

Welche Dokumente fallen in welcher Phase der Employee Journey an?

Innerhalb der Touchpoints werden unter anderem jeweils die folgenden Dokumente automatisiert gespeichert:

• Recruiting & Pre-Onboarding: Bewerbungsunterlagen, Vertragsmanagement
• Onboarding: Checklisten, Dokumente, Self-Service-Zugang
• Development & Performance: Zielvereinbarungen, Weiterbildungsnachweise, Feedback-Dokumentation
• Retention: Gehaltshistorie, Benefits-Verwaltung, Mitarbeiterzufriedenheit
• Offboarding & Alumni: Arbeitszeugnisse, Austritts-Checklisten, Aufbewahrungsfristen

Eine detailliertere Übersicht geben die folgenden Teilabschnitte.

Phase 1: Recruiting & Pre-Onboarding

Die initialen Unterlagen, die während Recruiting und Pre-Onboarding in der digitalen Personalakte abgelegt werden, bilden den Grundstein für die spätere Mitarbeiterakte. Auf diese Weise werden Bewerbermanagement und Vertragsprozesse verschlankt.

Was gehört in die digitale Personalakte bei Neueinstellung?

Geht eine neue Bewerbung  beim Unternehmen ein, werden die eingehenden Dokumente mit der digitalen Personalakte verknüpft. Dazu gehören das Bewerbungsschreiben, der Lebenslauf, Zeugnisse sowie etwaige darüber hinausgehende Unterlagen wie Notizen während des Bewerbungsgesprächs oder Einstellungsfragebögen. Im Falle einer Einstellung werden die Schriftstücke ohne Medienbruch und doppelte Datenerfassung in die eigentliche Personalakte übernommen.

Zusätzlich zu den Unterlagen des Recruitings kommen für das Pre-Onboarding noch Dokumente wie der Arbeitsvertrag sowie Steuer- und Sozialversicherungsunterlagen hinzu. Darüber hinaus können interne Dokumente wie Unternehmensrichtlinien angelegt werden. Arbeitsprozesse wie die Legung von IT-Zugängen oder Schulungen werden an dieser Stelle ebenfalls bereits automatisch angestoßen – Voraussetzung dafür ist, dass die Personalakte in die übrige HR-Systemlandschaft eingebunden ist nahtlose Integration in den HR-Tech-Stack.

Wie unterstützt die digitale Personalakte das Pre-Onboarding?

Während des Pre-Onboardings wird durch die digitale Personalakte bereits sichergestellt, dass alle Unterlagen vollständig vorliegen. Zudem können Einstellungsprozesse beschleunigt werden, indem Einstellungsunterlagen automatisch versendet und auch digital signiert werden können. Auch werden an dieser Stelle Zugriffsberechtigungen vergeben, was zum einen die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Fachbereichen vereinfacht und zum anderen die Daten vor unbefugten Zugriffen schützt.

Durch diese automatisierten und strukturierten Einstellungsprozesse erfahren Mitarbeitende von Anfang an Professionalität und Wertschätzung, was frühzeitig die Weichen für ihre Employee Experience stellt.

Phase 2: Onboarding

Das Onboarding spielt eine wesentliche Rolle, denn während dieser Phase wird die digitale Personalakte offiziell angelegt und ist ab dem Zeitpunkt online verfügbar. Die Akte bündelt alle wichtigen Unterlagen und sammelt Stamm- sowie Gehaltsdaten. Auch sorgt die digitale Personalakte dafür, dass Prozesse automatisiert ablaufen, sodass Mitarbeitende von Anfang an reibungslos ihre Arbeit aufnehmen können. Zudem zeigt sich an diesem Punkt, welche Unterlagen gegebenenfalls noch fehlen; in dem Fall wird HR automatisch erinnert.

Zu den Unterlagen, die beim Onboarding abgelegt werden, gehören spätestens jetzt:

• der Arbeitsvertrag und Zusatz zum Arbeitsvertrag,
• die Bankverbindung,
• Nachweise der Krankenkassen,
• Führungszeugnisse,
• Datenschutzerklärungen,
• Personalstammblatt,
• und die Arbeitserlaubnis.

Wie verbessert eine digitale Personalakte das Onboarding neuer Mitarbeiter?

Durch verkürzte und vereinfachte Prozesse verbessert die digitale Personalakte das Onboarding sowohl auf Seiten des Unternehmens als auch auf Seiten der Mitarbeitenden:

• Die gesamte Onboarding-Phase wird kompakter und administrative Kosten werden gesenkt.
• Die Einhaltung der DSGVO wird insbesondere in dieser Phase erleichtert, in der viele sensible und personenbezogene Daten anfallen.
• Führungskräfte können den Onboarding-Fortschritt leichter verfolgen.
• Durch die Akte lassen sich hybride Arbeitsmodelle besser miteinander verknüpfen.

Auf der Seite der Mitarbeitenden sorgt die digitale Personalakte für mehr Transparenz bei Prozessen und Abläufen, sodass ihre Zufriedenheit gesteigert wird. So wird schon in dieser frühen Phase die Mitarbeiterbindung gestärkt.

Phase 3: Development & Performance

Ab dieser Phase kommt die strategische Bedeutung der digitalen Personalakte besonders zum Tragen. Während ihrer Zeit im Unternehmen werden die Entwicklung und Leistung der Mitarbeitenden laufend dokumentiert, wodurch die Akte weiter anwächst und Grundlage für Entscheidungsfindungen, Begründungen sowie weitere Maßnahmen wird. Unterlagen wie Weiterbildungszertifikate, Leistungsübersichten, Zielvereinbarungen und Abmahnungen werden während dieser Phase in der Akte gesammelt. Basierend darauf können Führungskräfte beispielsweise Gehaltsverhandlungen führen oder strategische Planungen für die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden vornehmen.

Welche Rolle spielt die digitale Personalakte beim Development?

Im Bereich Employee Development bietet die digitale Personalakte einen strukturierten Überblick über bereits erworbene Qualifizierungen und Zertifikate. Der Stand von bereits absolvierten und noch ausstehenden Trainings kann erfasst werden. Maßgeschneidert auf die entsprechenden Mitarbeitenden können weitere Ziele, Talentmanagement und Karrieremöglichkeiten geplant werden, wodurch die Akte auch maßgeblich dazu beiträgt, dass Führungskräfte individuell auf ihre Mitarbeitenden eingehen können.

Digitale Personalakte und Performance Management – wie hängt das zusammen?

Basierend auf dem strukturierten Überblick über die Entwicklung der Mitarbeitenden können Führungskräfte sich ein Bild von deren Leistung machen. Die Vereinbarung individueller Ziele sowie alle Gespräche zu Feedback und Leistungsbewertungen können hier dokumentiert werden. Aber auch Skill Gaps werden so identifiziert, sodass Anpassungen rechtzeitig geplant werden können. Auf diese Weise werden die Entwicklung und Leistung der Mitarbeitenden über mehrere Jahre hinweg nachvollziehbar abgebildet. Die Leistungsinformationen bilden wiederum die Grundlage für fundiertere Beförderungsentscheidungen und Boni. Aufgrund dieser standardisierten Prozesse ist es zudem einfacher, regelmäßig anstatt nur einmal jährlich Feedback-Gespräche durchzuführen. Automatische Erinnerungen an Reviews sorgen dafür, dass keine Lücken entstehen.

Für Unternehmen bietet die digitale Personalakte eine umfassende Übersicht über den Karriereweg der Mitarbeitenden, wodurch Führungskräfte faire und nachvollziehbare Entscheidungen treffen und Mitarbeitende individueller fördern können. Der Akte kommt an dieser Stelle daher eine hohe strategische Bedeutung zu, da sie Personalentwicklung und -planung verbessert und so maßgeblich zur Schließung von Skill Gaps beiträgt. Sie fördert zudem die Gleichbehandlung von Mitarbeitenden.

Auch die Mitarbeitenden profitieren davon: Sie erhalten klar vorgegebene Ziele und transparentes Feedback, wodurch sie auch selbst ihre Karriereplanung anpassen können.

Phase 4: Retention

Die digitale Personalakte ist über alle Touchpoints einer Employee Journey hinweg ein wichtiges Werkzeug zur Mitarbeiterbindung (Retention). Während ihrer Zeit im Unternehmen festigen Mitarbeitende ihre Wahrnehmung und es zeigt sich, ob der erste Eindruck bestehen bleibt oder nicht. Basierend auf den bisherigen Phasen ermöglicht es die digitale Personalakte, kontinuierlich auf den Mitarbeitende einzugehen, so sein Gefühl der Wertschätzung zu steigern und damit letztendlich auch die emotionale Bindung ans Unternehmen.

Innerhalb der Retention-Phase werden Maßnahmen ergriffen, die Mitarbeitende im Unternehmen halten, wie beispielsweise Aufstiegschancen und Benefits. Durch einen Self-Service-Zugang haben Mitarbeitende zudem immer selbst die Möglichkeit, ihre Daten und Bewertungen in Echtzeit einzusehen.

Wie hilft die digitale Personalakte bei der Mitarbeiterbindung?

Transparente und professionelle Prozesse tragen dazu bei, dass Talente früh erkannt und gefördert werden, sodass sich Mitarbeitende dadurch wahrgenommen fühlen. Die digitale Personalakte macht Entwicklungsstände, Qualifikationen, Zielvereinbarungen und dokumentierte Personalmaßnahmen transparent. Dadurch können Führungskräfte fundiertere Entscheidungen zur Weiterentwicklung von Mitarbeitenden treffen. Auf dieser Grundlage kann HR frühzeitig eingreifen und Gegenmaßnahmen einleiten. Mitarbeitende wissen so jederzeit, wo sie stehen.

Darüber hinaus schafft die digitale Personalakte mehr Flexibilität im Arbeitsalltag: Da alle Dokumente zentral digital abgelegt sind, können Mitarbeitende und HR ortsunabhängig darauf zugreifen – eine wichtige Voraussetzung für Remote Work und hybride Arbeitsmodelle. Auch aus dem Homeoffice bleiben Beschäftigte mit Kolleginnen und Kollegen, HR und Führungskräften im Austausch und behalten laufende Prozesse im Blick. Diese Flexibilität erleichtert es, Beruf und Privatleben zu vereinbaren, steigert die Zufriedenheit und senkt die Fluktuation. Gleichzeitig positioniert sich das Unternehmen als moderner Arbeitgeber. Wie sich dieser Effizienzgewinn betriebswirtschaftlich beziffern lässt, zeigt der Business Case: So rechnet sich die digitale Personalakte.

Phase 5: Offboarding & Alumni

In diesen Phasen unterstützt die digitale Personalakte den professionellen und strukturierten Unternehmensaustritt und bildet ein wichtiges Werkzeug, um darüber hinaus weiterhin Kontakt zu ehemaligen Mitarbeitenden zu halten, was weitere Vorteile für das Unternehmen bietet. Relevante Dokumente in dieser Phase sind: Kündigungen, Aufhebungsverträge, Arbeitszeugnisse und Rückgabeprotokolle.

Wie unterstützt die digitale Personalakte das Offboarding?

Die Personalakte sorgt für einen übersichtlichen Offboarding-Prozess. Dazu gehören beispielsweise die lückenlose Dokumentation der Hardware-Rückgabe, die Deaktivierung von Zugängen und der Abschluss administrativer Prozesse. Auch Aufbewahrungsfristen und Löschprozesse werden auf diese Weise erfasst.

Die Nachfolge des Mitarbeitenden kann mit Hilfe der digitalen Personalakte einfacher geplant werden und Einarbeitungszeiten können dadurch verkürzt werden. So sind Kundenkontakte und Zuständigkeiten übersichtlich erfasst, außerdem lassen sich laufende Aufgaben und Themen leichter weitervergeben. All das kann in Übergabeprotokollen geregelt werden, sodass der Workflow nahtlos weiterlaufen kann.

Für die Zeit nach dem Ausscheiden eines Mitarbeitenden bietet die digitale Personalakte auf verschiedenen Ebenen weiterhin ein wichtiges HR-Tool. Die Aufbewahrungsfristen unterschiedlicher Dokumente müssen ab diesem Zeitpunkt berücksichtigt werden, beispielsweise Unterlagen zu Lohnabrechnungen (8 Jahre) und Sozialversicherungsnachweise (mindestens 5 Jahre). Entsprechend wird sichergestellt, dass die Aufbewahrungsfrist der Personalakte insgesamt eingehalten wird und DSGVO-konform ist.

Unterstützt die digitale Personalakte die Wissensaufbewahrung im Unternehmen?

Dokumentierte Zielvereinbarungen, Qualifikationen, Beurteilungen und Exit-Gespräche helfen dabei, relevantes Wissen über Kompetenzen, Erfahrungen und Entwicklungspfade langfristig nachvollziehbar zu machen.

Wie festigt die digitale Personalakte den Kontakt zu Alumni?

Die Zugehörigkeit der Mitarbeitenden zum Unternehmen endet nicht automatisch mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Unternehmen profitieren davon, ein umfangreiches Ehemaligen-Netzwerk aufzubauen und Talente langfristig zu pflegen. Das bildet unter anderem die Grundlage für Talent-Pools und vereinfacht Re-Hiring, was wiederum Zeit und Ressourcen beim Recruiting einspart.

Durch den Einsatz der digitalen Personalakte entlang des gesamten Employee Lifecycles erhalten Mitarbeitende einen professionellen und organisierten Eindruck des Unternehmens, was es wahrscheinlicher macht, dass sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder für das Unternehmen arbeiten werden. Eine stärkere Bindung zu den ehemaligen Mitarbeitenden stärkt so auch die Arbeitgebermarke.

Ein weiterer Vorteil für das Unternehmen ist, an dieser Stelle auf Basis der digitalen Personalakte Kündigungsgründe und Fluktuationstrends analysieren und daraufhin die Retention verbessern zu können.

Sage HR Suite als Plattform für die gesamte Employee Journey

Mit unseren Sage HR-Lösungen erhalten Sie eine passgenaue Begleitung für jede Phase entlang der Employee Journey. Die Digitale Personalakte ermöglicht eine individuell zugeschnittene Unterstützung bei der Erhebung von Daten und der Durchführung von Prozessen – dazu gehört beispielsweise die Erfassung von Abwesenheiten, Performance und Recruiting. Sollte eine Digitale Personalakte nicht in die Software integriert sein, sollte diese dringend in die bestehende Systemlandschaft eingebunden werden; worauf HR dabei achten sollte, erklärt der Beitrag zur Integration in den HR-Tech-Stack.

Darüber hinaus erhalten die Mitarbeitenden durch den Self-Service-Zugang jederzeit Einblick in erhobene Daten sowie Updates zu beispielsweise Schulungsanmeldungen und Bewilligungen von Urlaubsanträgen. Dass Mitarbeitende stets über ihre Daten und den Stand ihrer Anträge Bescheid wissen, schafft eine positive Employee Experience und zeichnet Ihr Unternehmen als modernen Arbeitgeber aus – von Onboarding bis hin zu Alumni. Wie Sie Ihr Team bei der Einführung mitnehmen, lesen Sie unter Mitarbeiter für die digitale Personalakte begeistern.

Fazit

Die digitale Personalakte ist mehr als nur eine reine Umstellung zur elektronischen Verwaltung, denn sie hilft auch, Prozesse zu verschlanken und zu automatisieren:

• Der Zugriff auf Dokumente ist von überall und in Echtzeit bei vorher festgelegten Befugnissen möglich. Ein Rollen- und Rechtekonzept stellt sicher, dass ausschließlich berechtigte Personen auf vertrauliche Personaldokumente zugreifen können. HR-Verantwortliche, Führungskräfte und Mitarbeitende erhalten jeweils nur die Zugriffsrechte, die sie für ihre Aufgaben benötigen. So bleiben sensible Daten geschützt, während gleichzeitig eine effiziente Zusammenarbeit ermöglicht wird. Die Digitale Personalakte von Sage unterstützt rollenbasierte Zugriffe und dokumentiert Berechtigungen sowie Freigaben nachvollziehbar.
• Die Einhaltung von Datenschutz und Compliance wird somit vereinfacht.
• Alle Beteiligten können jederzeit den aktuellen Stand von Projekten aber auch die den Arbeitsalltag begleitenden Informationen zu Krankenstand, Urlaub und Überstunden einsehen.

Die Employee Journey umfasst mehrere Phasen – mit der digitalen Personalakte lässt sich für jede davon eine positive Employee Experience schaffen, was insgesamt auf die Mitarbeiterbindung auch über das Beschäftigungsverhältnis hinaus einzahlt:

• Pro Touchpoint lassen sich individuelle Daten hinterlegen und Prozesse anstoßen, was zu schnellerer Einarbeitung und einer kontinuierlichen Übersicht über Performance und Skills führt.
• Durch die stets aktuelle Übersicht kann im Zweifelsfall rechtzeitig nachjustiert und hohe Zeitverluste vermieden werden.
• Unternehmen werden als moderne Arbeitgeber wahrgenommen.
• Aufbau eines Alumni-Netzwerkes über den Lifecycle hinaus, das zukünftiges Recruiting und Re-Hiring vereinfacht.

Für Unternehmen zahlt es sich daher aus, von der Papier- auf die digitale Personalakte umzustellen – sowohl was die Vereinfachung interner HR-Prozesse angeht, als auch was ein positives Employer Branding nach außen hin angeht.

FAQ

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