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E-Rechnung Versandpflicht 2027: Ist Ihr ERP bereit?

Ab dem 1. Januar 2027 wird der Versand von E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze zur Pflicht, zunächst für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen. Der Artikel erklärt die Fristen, den Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD und liefert eine Sieben-Punkte-Checkliste, mit der Sie Ihr ERP oder Ihre Buchhaltungssoftware rechtzeitig startklar machen.

veröffentlicht am 10. August 20267 Minuten zu lesen Teilen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz (2026) inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden.
• Ab 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle übrigen Unternehmen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben von der Ausstellungspflicht befreit.
• Zulässig sind nur strukturierte Formate nach EN 16931, in Deutschland XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Papier und einfache PDFs erfüllen die Pflicht nicht.
• Das ERP- oder Buchhaltungssystem muss E-Rechnungen erzeugen, validieren, versenden und GoBD-konform archivieren. 2026 ist das Jahr für die Umstellung.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen in Deutschland mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre inländischen B2B-Rechnungen verpflichtend als E-Rechnung versenden. Die E-Rechnung Versandpflicht 2027 betrifft damit einen großen Teil des deutschen Mittelstands. Rechtsgrundlage ist § 27 Abs. 38 UStG aus dem Wachstumschancengesetz.

Eine einfache PDF oder eine Papierrechnung reicht dann nicht mehr. 2026 ist deshalb Ihr Jahr: die Zeit, in der Ihr ERP oder Ihre Buchhaltungssoftware startklar werden sollte.

Inhaltsverzeichnis

Ab wann gilt die E-Rechnung-Versandpflicht, und für wen?

Die E-Rechnung-Versandpflicht startet gestaffelt nach Vorjahresumsatz: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen. Empfangen können müssen inländische B2B-Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025.

Stichtag	Wer ist betroffen?	Pflicht
Seit 1.1.2025	Alle inländischen B2B-Unternehmen	E-Rechnungen empfangen können
Ab 1.1.2027	Vorjahresumsatz (2026) über 800.000 €	E-Rechnungen versenden (B2B Inland)
Ab 1.1.2028	Alle übrigen B2B-Unternehmen	E-Rechnungen versenden (B2B Inland)

Wichtig für kleinere Betriebe: Wer unter der 800.000-Euro-Grenze bleibt, ist nicht befreit. Sie gewinnen nur ein Jahr, denn für diese KMU gilt die Versandpflicht ab dem 1. Januar 2028.

Das ist etwas anderes als die dauerhafte Befreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG von der Versandpflicht (im Gesetz: Ausstellungspflicht). Empfangen können müssen aber auch sie. Ausgenommen bleiben zudem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen an Privatkunden.

Die verbindlichen Fristen stehen in der FAQ des Bundesfinanzministeriums und in § 27 Abs. 38 UStG. Wie die E-Rechnung-Pflicht insgesamt aufgebaut ist, fasst der Beitrag E-Rechnung 2025: Grundlagen zusammen.

Reicht eine PDF-Rechnung ab 2027 noch aus?

Nein, eine einfache PDF-Rechnung gilt nach Ablauf der Übergangsfristen nicht mehr als E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format nach EN 16931, das sich ohne Medienbruch verarbeiten lässt. Eine PDF oder eine Papierrechnung zählt dagegen als „sonstige Rechnung“ und erfüllt die Versandpflicht nicht.

Wer ab dem Stichtag weiter PDF oder Papier versendet, stellt formal keine ordnungsgemäße Rechnung aus. Das kann den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden und zu Rückfragen und Zahlungsverzögerungen führen. Was eine strukturierte Rechnung ausmacht, erklärt der Beitrag Was ist eine E-Rechnung?.

XRechnung oder ZUGFeRD, welches Format passt zu Ihrem Unternehmen?

Beide Formate erfüllen die Versandpflicht, die Wahl hängt vom Empfängerkreis ab. XRechnung ist ein reines XML-Format und der Standard für öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 kombiniert eine PDF/A-3 mit eingebettetem XML und ist damit für Menschen und Maschinen zugleich lesbar.

Kriterium	XRechnung	ZUGFeRD (ab 2.0.1)
Aufbau	Reines XML, maschinenlesbar	Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML
Typischer Einsatz	Öffentliche Auftraggeber, Leitweg-ID	Pragmatischer Einstieg im B2B
Lesbarkeit	Nur mit Viewer	Auch für Menschen direkt lesbar

Wer viele öffentliche Auftraggeber hat, wählt XRechnung. Wer überwiegend an Betriebe fakturiert und den Umstieg pragmatisch halten will, fährt mit ZUGFeRD gut. Ein Hinweis noch: Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht. Details zum ZUGFeRD-Format stehen im Lexikon.

Wie machen Sie Ihr ERP fit für XRechnung und ZUGFeRD?

Ein E-Rechnungs-fähiges ERP muss vier Dinge beherrschen: strukturierte Rechnungen erzeugen, validieren, versenden und GoBD-konform archivieren. Diese Sieben-Punkte-Checkliste bringt Sie bis 2027 dahin:

1. Bestandsaufnahme: Prüfen, ob Ihr ERP oder Buchhaltungssystem XRechnung und ZUGFeRD 2.x erzeugt. Releasestand und Hersteller-Roadmap abfragen.
2. Umsatzgrenze klären: Vorjahresumsatz 2026 prognostizieren und so Ihren Stichtag 2027 oder 2028 bestimmen.
3. Stammdaten sichern: USt-IdNr., E-Mail-Adressen für den Versand und gegebenenfalls Leitweg-IDs öffentlicher Auftraggeber erfassen.
4. Ausgangsprozess definieren: Übertragungsweg (E-Mail, Portal, Peppol) und Verantwortlichkeiten festlegen.
5. Validierung einbauen: Rechnungen vor dem Versand gegen EN 16931 prüfen. Fehlerhaftes XML ist keine konforme Rechnung.
6. GoBD-konform archivieren: E-Rechnungen unveränderbar im strukturierten Originalformat aufbewahren. Für Buchungsbelege gilt seit 1. Januar 2025 eine auf acht Jahre verkürzte Aufbewahrungsfrist (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz).
7. Team und Steuerberater einbinden: Buchhaltung schulen und den Prozess mit dem Steuerberater abstimmen.

Ob Sie nachrüsten oder wechseln, hängt vom Systemstand ab. Bei einem aktuellen, gepflegten System genügt meist eine punktuelle Anpassung. Alt-Systeme ohne E-Rechnungs-Roadmap sowie Excel- oder Insellösungen sind dagegen der typische Anlass, auf eine moderne Buchhaltungssoftware oder ERP Software umzustellen.

Eine Starthilfe bietet die Checkliste E-Rechnung (PDF). Und strukturierte Daten zahlen sich doppelt aus: Sie sind zugleich die Voraussetzung für die automatische Verbuchung. So wird die E-Rechnung zum Einstieg in die Automatisierung des Rechnungswesens, wie es das Sage-E-Book „Gamechanger KI im Finanzbereich“ beschreibt.

Was passiert, wenn Sie 2027 nicht bereit sind?

Wer ab dem Stichtag keine konforme E-Rechnung versendet, riskiert den Vorsteuerabzug des Kunden, Reklamationen, Zahlungsverzug und manuellen Korrekturaufwand.

Die Readiness-Lücke ist real. Laut einer Quadient-Studie vom Juni 2026 halten 75 Prozent der Betriebe ihre Prozesse für digitalisiert, doch nur 6 Prozent erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Laut Bitkom versendeten im März 2025 bereits 43 Prozent E-Rechnungen. Der Markt bewegt sich also, der Rückstand aber ist groß. Die E-Rechnungspflicht 2027 ist damit weniger eine technische Frage als eine des rechtzeitigen Anfangens.

Wer früh umstellt, gewinnt einen Vorsprung. Laut der Sage-Studie „Der Erfolgscode für modernes Finanzmanagement“ empfinden 90 Prozent der Top-Finanzverantwortlichen Compliance-Aufgaben als einfach, gegenüber 74 Prozent der traditionell geführten Teams. Und sie erzielen doppelt so häufig starkes Umsatzwachstum: 33 gegenüber 17 Prozent.

Warten lohnt sich also nicht. Starten Sie die Umstellung jetzt, denn 2026 ist das letzte volle Jahr vor der Pflicht. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die passenden E-Rechnungslösungen und nehmen Sie sich als nächsten Schritt den Leitfaden elektronische Rechnungsstellung (PDF) sowie die Sage-Studie „Der Erfolgscode für modernes Finanzmanagement“ vor.

Häufige Fragen zur E-Rechnung Versandpflicht 2027

Zählt der Umsatz von 2026 für die 800.000-Euro-Grenze?

Ja. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Für den Stichtag 1. Januar 2027 zählt also der Umsatz des Jahres 2026.

Gilt die Versandpflicht auch für Kleinunternehmer?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt aber auch für sie.

Welche Formate erfüllen die Pflicht?

Strukturierte Formate nach EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Papier und einfache PDFs genügen nicht.

Müssen Rechnungen an Privatkunden (B2C) als E-Rechnung versendet werden?

Nein. Die Versandpflicht gilt nur für inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen.

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