Eine Human Resources (HR) Software ist das ideale Tool, um die Mitarbeiter deiner HR-Abteilung zu unterstützen und zu entlasten. Statt von der HR Software ist oft auch vom HRMS die Rede. Die Abkürzung HRMS steht für Human Resources Management System oder Software. Mit einer solchen Lösung digitalisierst und automatisierst du die vielfältigen Aufgaben in deiner Personalabteilung.

Dazu zählen ganz klassische Vorgänge wie die folgenden:

• Erfassung der An- und Abwesenheitszeiten
• Verwaltung von Urlauben und Abwesenheiten 
• Zentrale Verwaltung der digitalen Personalakten
• Steuerung der Prozesse zur Rekrutierung neuer Mitarbeiter
• Planung und Durchführung von Onboarding Maßnahmen 

Eine moderne, leistungsfähige HR Software ist heute cloudbasiert. Das heißt, dass nicht nur die Daten, sondern auch die Software und die Rechenleistung, sprich die gesamte IT-Infrastruktur ins Netz ausgelagert werden. Eine Cloud HR Software wird deshalb häufig als Software-as-a-Service bezeichnet, kurz als SaaS. Denn hier wird die gesamte IT- Architektur der Software als Dienstleistung über das Internet angeboten.

Das Beste an der Cloud: Du erhöhst nicht nur die Effizienz in deiner HR-Abteilung. Du kannst zudem die Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessern. Es ist egal, wo deine Mitarbeiter arbeiten, ob im Büro, im Homeoffice oder ob sie gerade auf Geschäftsreise sind: Alle können von überall und zu jeder Zeit auf alle Daten zugreifen, die sie für Ihre Arbeit benötigen.

Der Trend geht schon lange weg von den On-Premises hin zu Cloud HR Lösungen. Und das hat einen guten Grund: Eine cloudbasierte Software überzeugt durch viele unterschiedliche Vorteile und eignet sich für Unternehmen jeder Größe. Denn Cloud-Lösungen sind in der Regel modular aufgebaut. So kann sich der Anwender immer wieder aufs Neue genau die Funktionen zusammenstellen, die er benötigt.

Die Vorteile einer Cloud HR Software auf einen Blick:

• Jederzeit Zugriff auf das gehostete System
• Alle Daten sind maximal gesichert
• Du förderst die Flexibilität und Effizienz Ihrer Mitarbeiter 
• Du optimierst die Kommunikation im Team
• Eine cloudbasierte Lösung passt sich deinen Anforderungen an
• Du musst dich weder um Installation noch um Updates kümmern
• Du hast stets eine top aktuelle Software
• Du erhältst Support durch den Anbieter

Das ist der größte Vorteil einer Cloud HR Software: Du und die Mitarbeiter können, wann und wo auch immer Sie möchten, auf das Programm und die Daten zugreifen. Besonders profitieren die Mitarbeiter der Personalabteilung. Denn die Software übernimmt nicht nur viele zeitraubenden Routineaufgaben, wie die Arbeitszeiterfassung und die Lohnabrechnung, für sie. Sie unterstützt sie darüber hinaus bei zahlreichen Vorgängen, etwa bei der Personalentwicklung und der Personalbeschaffung. So haben deine HR-Mitarbeiter den Kopf frei für alle wichtigen Aufgaben.

Ein weiterer Vorteil ist, dass eine cloudbasierte HR Software das mobile Arbeiten, die Telearbeit und das Homeoffice unterstützt. Dafür benötigen deine Beschäftigten nicht nur Zugang zum Programm. Sie brauchen auch ein internetfähiges Endgerät, wie ein Smartphone, ein Tablet oder ein Notebook. Hierüber können sie online Anträge auf Urlaub oder Fortbildung stellen und die Arbeitszeiten melden. Die Erfassung via Zeiterfassungs-Terminal ist dann ein Kann, aber kein Muss. Die Arbeitnehmer melden die Stunden ihrer An- oder Abwesenheit einfach direkt per Smartphone oder Tablet. Das ist nicht nur für all diejenigen praktisch, die von zu Hause aus arbeiten. Sondern vor allem für die Mitarbeiter des Außendiensts, für Montage- und Servicemitarbeiter.

Manche Dinge können nicht bis ins Letzte geplant werden und auch hier zeigt eine Cloud HR Software ihre Stärke. Erkrankt beispielsweise ein Beschäftigter, dann kann er sich direkt online krank und somit abwesend melden. Solch ungeplanten Abwesenheiten übernimmt das System ohne Verzögerung in die Einsatz- und Schichtpläne. In einem modernen System lassen sich zudem Vertretungsregelungen hinterlegen. Werden diese genutzt, dann ist in jedem Fall schnell für Ersatz gesorgt.

Wo es Vorteile gibt, da gibt es auch Nachteile. Doch glücklicherweise sind die Nachteile einer Cloud HR Software überschaubar und zu händeln. Zwei Punkte sind hier zu nennen:

Mehr Funktionen – mehr Zeit, um sich kennenzulernen 
Die Anbieter von Cloud HR Software möchten ihren Nutzern immer neue, hilfreiche Funktionen bieten. Doch selbst wenn der einzelne Provider dafür sorgt, dass sich sein Programm intuitiv bedienen lässt: Der Nutzer muss sich zunächst mit den jüngsten Anwendungen vertraut machen. Dieser anfängliche Zeitaufwand zahlt sich jedoch meist schnell aus. Denn schließlich unterstützen ihn die neuen Funktionen dabei, seine Prozesse noch effizienter zu gestalten und Zeit zu sparen.

Online-Verfügbarkeit
Wer Daten in der Cloud abrufen will, der ist auf eine stabile und schnelle Internetverbindung angewiesen. Ein Zugang, der eine vergleichsweise hohe Datenübertragungsrate bietet, nennt sich auch Breitband-Internetzugang. Die gängigsten drei Wege, auf denen heute das Breitband in die Haushalte und Firmen kommt, sind: das Kupferkabel, das Glasfaserkabel und der Satellit. Allerdings übertragen die vorhandenen Kupferkabelnetze und auch die geostationären Satellitenverbindungen die Daten oftmals nicht so schnell, wie es nötig wäre.

Geschwindigkeit hingegen bietet die Glasfaser. Zwar wird immer wieder der schlechte Stand in der Digitalisierung hierzulande bemängelt. Doch inzwischen hat Deutschland hier aufgeholt, wie Daten von Eurostat zeigen. 2021 lag der Anteil der deutschen Haushalte, die eine Hochgeschwindigkeits-Internetversorgung haben, bei circa 75 Prozent. Damit lag dieser Wert über dem europäischen Durchschnittswert, der rund 70 Prozent betrug. Anders sieht es jedoch auf dem Land aus. Hier hat Deutschland noch Nachholbedarf: Bis 2021 konnte nur knapp ein Viertel der Haushalte auf dem Dorf auf eine schnelle Internetverbindung zugreifen. Auch wenn der Glasfaserausbau bisweilen stockt, der Bund und die Länder haben das Ziel, bis 2030 ein flächendeckendes Glasfasernetz auszurollen. 

Zudem werden völlig neue Technologien auf den Weg gebracht. Mit ihrer Hilfe soll es möglich sein, auch sehr abgelegene und dünn besiedelte Gebiete mit schnellem Internet zu versorgen. Eine solche Technik sind etwa die Low-Earth-Orbit-Satelliten (LEO). Sie heißen so, weil sie die Erde näher umkreisen, dafür aber schneller unterwegs sind. Bekannt ist das US-Raumfahrtunternehmen SpaceX mit seinem Satellitennetzwerk Starlink. Das Unternehmen plant, in naher Zukunft Firmen einen Business-Zugang für schnelles Internet aus dem All auf den Markt zu bringen.

Sage HR eignet sich in erster Linie für kleine und mittelständische Unternehmen und kann sowohl vor Ort als auch unterwegs genutzt werden. Das intuitive Design von Sage HR findet sich auch in der mobilen App wieder. Mitarbeiter, Manager und HR-Fachkräfte können Urlaubstage, Ausgaben, Feedback und vieles mehr von einem Desktop-PC oder Mobilgerät aus einreichen und verwalten.

Die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union sind sehr hoch und entsprechend hoch sind die Datenschutzstandards der Cloud-Anbieter. Zum einen speichern sie sowohl die Daten als auch die Software ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Zum anderen wird die AES 256-Bit-Verschlüsselung genutzt. Diese sorgt dafür, dass die Daten sicher zwischen dem eigenen Endgerät und der Cloud hin- und hertransportiert werden. Dennoch muss man realistisch bleiben: Es gibt keine absolute Sicherheit. Die gibt es in keinem Lebensbereich, auch nicht bei der Datensicherheit.

Bei all den Vorbehalten, die auch heute noch immer gegenüber der Cloud gepflegt werden, steht eines fest: Eine firmeneigene Softwarelösung oder Desktop-Lösung ist keinesfalls sicherer als die Cloud. Im Gegenteil. Eine kleine oder mittelständische Firma kann nicht ansatzweise die Sicherheitsstandards aufbauen, die ihr ein professionelles Rechenzentrum bieten kann. Dazu fehlen meist die nötigen Ressourcen wie Geld, Zeit und Fachpersonal. Die Provider hingegen verfügen sowohl über qualifiziertes Personal als auch über die nötige Erfahrung. Worauf Sie sich verlassen können: Hier arbeitet Tag für Tag, rund um die Uhr ein ganzes Team an IT-Sicherheitsexperten daran, dass Ihre Daten so sicher wie nur möglich sind.

Alles in allem bietet Ihnen eine Cloud HR Software deutlich mehr Vorteile als eine Desktop-Lösung. Du kannst kostengünstig und effizient eine zeitgemäße IT-Infrastruktur nutzen. Du bist stets up to date, was die Anwendungen betrifft. Um Updates, rechtliche Vorgaben und die Sicherheit deiner Daten musst du dir keinen Kopf mehr machen. Dein Anbieter kümmert sich um alles Nötige. Dank der Cloud kannst du die Software und ihre zahlreichen Funktionen jederzeit und überall nutzen. So sorgst du für optimierte Abläufe in deiner Personalabteilung. Du entlastest deine HR-Mitarbeiter und optimierst die Zusammenarbeit deines Teams über alle Abteilungen hinweg. Das wiederum sorgt für ein gutes Betriebsklima und für gute Ergebnisse.

Wenn du dich auf dem Markt umsiehst, wirst du eine ganze Reihe cloudbasierter HR Software entdecken. Darunter gilt es die Lösung zu finden, die optimal zu deinem Unternehmen und deinen individuellen Bedürfnissen passt. Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern, haben wir hier die zentralen Fragen für dich zusammengestellt:

• Welche Funktionen bietet die Cloud HR Software? Passen diese Anwendungen zu den Anforderungen deines Betriebs oder bleiben Wünsche offen?
• Lässt sich die Software flexibel skalieren, das heißt, wächst sie mit deinem Unternehmen mit?
• Ist der Provider im Hinblick auf den Datenschutz und das Qualitätsmanagement zertifiziert? 
• Bietet dir das Softwarehaus den nötigen Support? Zum Beispiel in Form von Hilfevideos, einer Support-Hotline oder eines Online-Chats?
• Führt der Cloud HR Softwareanbieter regelmäßig Backups durch?
• Stellt der Anbieter sicher, dass die Software regelmäßig und automatisch Updates erhält?
• Nutzt der Provider die neuesten Netzwerk- und Storage-Technologien?
• Garantiert dir der Anbieter eine hohe Ausfallsicherheit und damit eine optimale Verfügbarkeit seiner Software und Server?