Eine Human Resources (HR) Software ist das ideale Tool, um die Mitarbeiter deiner HR-Abteilung zu unterstützen und zu entlasten. Statt von der HR-Software ist oft auch vom HRMS die Rede. Die Abkürzung HRMS steht für Human Resources Management System oder Software. Mit einer solchen Lösung digitalisieren und automatisieren Sie die vielfältigen Aufgaben in Ihrer Personalabteilung.

Dazu zählen ganz klassische Vorgänge wie die folgenden:

• Erfassung der An- und Abwesenheitszeiten
• Verwaltung von Urlauben und Abwesenheiten 
• Zentrale Verwaltung der digitalen Personalakten
• Steuerung der Prozesse zur Rekrutierung neuer Mitarbeiter
• Planung und Durchführung von Onboarding-Maßnahmen 

Eine moderne, leistungsfähige HR-Software ist heute cloudbasiert. Das heißt, dass nicht nur die Daten, sondern auch die Software und die Rechenleistung, sprich die gesamte IT-Infrastruktur ins Netz ausgelagert werden. Eine Cloud HR-Software wird deshalb häufig als Software-as-a-Service bezeichnet, kurz als SaaS. Denn hier wird die gesamte IT- Architektur der Software als Dienstleistung über das Internet angeboten.

Das Beste an der Cloud: Sie erhöhen nicht nur die Effizienz in Ihrer HR-Abteilung. Sie können zudem die Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessern. Es ist egal, wo Ihre Mitarbeiter arbeiten, ob im Büro, im Home-Office oder ob sie gerade auf Geschäftsreise sind: Alle können von überall und zu jeder Zeit auf alle Daten zugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Der Trend geht schon lange weg von den On-Premises hin zu Cloud HR-Lösungen. Und das hat einen guten Grund: Eine cloudbasierte Software überzeugt durch viele unterschiedliche Vorteile und eignet sich für Unternehmen jeder Größe. Denn Cloud-Lösungen sind in der Regel modular aufgebaut. Sie können sich als Anwender immer wieder aufs Neue genau die Funktionen zusammenstellen, die Sie benötigen.

Die Vorteile einer Cloud HR-Software auf einen Blick:

• Jederzeit Zugriff auf das gehostete System
• Alle Daten sind maximal gesichert
• Sie fördern die Flexibilität und Effizienz Ihrer Mitarbeiter 
• Sie optimieren die Kommunikation im Team
• Eine cloudbasierte Lösung passt sich Ihren Anforderungen an
• Sie müssen sich weder um Installation noch um Updates kümmern
• Sie haben stets eine topaktuelle Software
• Sie erhalten Support durch den Anbieter

Das ist der größte Vorteil einer Cloud HR-Software: Sie und Ihre Mitarbeiter können, wann und wo auch immer Sie möchten, auf das Programm und die Daten zugreifen. Besonders profitieren die Mitarbeiter der Personalabteilung. Denn die Software übernimmt nicht nur viele zeitraubenden Routineaufgaben, wie die Arbeitszeiterfassung und die Lohnabrechnung, für sie. Sie unterstützt sie darüber hinaus bei zahlreichen Vorgängen, etwa bei der Personalentwicklung und der Personalbeschaffung. So haben Ihre HR-Mitarbeiter den Kopf frei für alle wichtigen Aufgaben.

Ein weiterer Vorteil ist, dass eine cloud-basierte HR-Software das mobile Arbeiten, die Telearbeit und das Home-Office unterstützt. Dafür benötigen Ihre Beschäftigten nicht nur Zugang zum Programm. Sie brauchen auch ein internetfähiges Endgerät, wie ein Smartphone, ein Tablet oder ein Notebook. Hierüber können sie online Anträge auf Urlaub oder Fortbildung stellen und die Arbeitszeiten melden. Die Erfassung via Zeiterfassungs-Terminal ist dann ein Kann, aber kein Muss. Die Arbeitnehmer melden die Stunden ihrer An- oder Abwesenheit einfach direkt per Smartphone oder Tablet. Das ist nicht nur für all diejenigen praktisch, die von zu Hause aus arbeiten, sondern vor allem für die Mitarbeiter des Außendiensts, für Montage- und Servicemitarbeiter.

Manche Dinge können nicht bis ins Letzte geplant werden und auch hier zeigt eine Cloud HR-Software ihre Stärke. Erkrankt beispielsweise ein Beschäftigter, dann kann er sich direkt online krank und somit abwesend melden. Solch ungeplanten Abwesenheiten übernimmt das System ohne Verzögerung in die Einsatz- und Schichtpläne. In einem modernen System lassen sich zudem Vertretungsregelungen hinterlegen. Werden diese genutzt, dann ist in jedem Fall schnell für Ersatz gesorgt.

Sage HR eignet sich in erster Linie für kleine und mittelständische Unternehmen und kann sowohl vor Ort als auch unterwegs genutzt werden. Das intuitive Design von Sage HR findet sich auch in der mobilen App wieder. Mitarbeiter, Manager und HR-Fachkräfte können Urlaubstage, Ausgaben, Feedback und vieles mehr von einem Desktop-PC oder Mobilgerät aus einreichen und verwalten.

Alles in allem bietet Ihnen eine Cloud HR-Software deutlich mehr Vorteile als eine Desktop-Lösung. Sie können kostengünstig und effizient eine zeitgemäße IT-Infrastruktur nutzen. Sie sind stets up to date, was die Anwendungen betrifft. Um Updates, rechtliche Vorgaben und die Sicherheit Ihrer Daten müssen Sie sich keine Sorgen machen. Ihr Anbieter kümmert sich um alles Nötige. Dank der Cloud können Sie die Software und ihre zahlreichen Funktionen jederzeit und überall nutzen. So sorgen Sie für optimierte Abläufe in Ihrer Personalabteilung. Sie entlasten Ihre HR-Mitarbeiter und optimieren die Zusammenarbeit Ihres Teams über alle Abteilungen hinweg. Das wiederum sorgt für ein gutes Betriebsklima und für gute Ergebnisse.

Eine Cloud HR-Software bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Personalabteilungen effektiver zu verwalten, indem sie eine Vielzahl von HR-Funktionen auf einer Online-Plattform bereitstellt. Die Kosten für eine Cloud HR-Software variieren je nach Anbieter und den Funktionen, die sie anbieten. In der Regel fallen jedoch monatliche oder jährliche Abonnementgebühren an, die von der Anzahl der Benutzer und der Größe des Unternehmens abhängen können.

Sage HR ist bereits ab 4,50 € pro Mitarbeiter und Monat erhältlich. Sie können jederzeit mit einer Kündigungsfrist von nur einem Monat kündigen und gehen keine langfristigen Verpflichtungen ein. Wählen Sie die gewünschten Module aus, damit Sie nur für das bezahlen, was Sie brauchen.

Eine gute Cloud HR-Software sollte Unternehmen dabei unterstützen, ihre Personalabteilungen effizienter zu verwalten und Prozesse zu automatisieren. Die beste Software sollte eine intuitive Benutzeroberfläche bieten, die es den Benutzern erleichtert, die Software schnell zu erlernen und zu nutzen. Eine Cloud HR-Software sollte auch flexibel sein und es Unternehmen ermöglichen, die Funktionen und Module auszuwählen, die ihren spezifischen Anforderungen entsprechen.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Sicherheit der Daten. Eine gute Cloud HR-Software sollte eine sichere Plattform bieten, um sicherzustellen, dass die vertraulichen Mitarbeiterdaten des Unternehmens geschützt sind. Schließlich sollte die Software auch eine erstklassige Kundenerfahrung bieten, mit schnellem und zuverlässigem Support, um sicherzustellen, dass das Unternehmen jederzeit auf die benötigte Unterstützung zugreifen kann.

Die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union sind sehr hoch und entsprechend hoch sind die Datenschutzstandards der Cloud-Anbieter. So speichern sie sowohl die Daten als auch die Software ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Zum anderen wird die AES 256-Bit-Verschlüsselung genutzt. Diese sorgt dafür, dass die Daten sicher zwischen dem eigenen Endgerät und der Cloud hin- und hertransportiert werden.

Bei all den Vorbehalten, die auch heute noch immer gegenüber der Cloud gepflegt werden, steht eines fest: Eine firmeneigene Softwarelösung oder Desktop-Lösung ist keinesfalls sicherer als die Cloud. Im Gegenteil: Eine kleine oder mittelständische Firma kann nicht ansatzweise die Sicherheitsstandards aufbauen, die ihr ein professionelles Rechenzentrum bieten kann. Dazu fehlen meist die nötigen Ressourcen wie Geld, Zeit und Fachpersonal. Die Provider hingegen verfügen sowohl über qualifiziertes Personal als auch über die nötige Erfahrung. Worauf Sie sich verlassen können: Hier arbeitet Tag für Tag, rund um die Uhr ein ganzes Team an IT-Sicherheitsexperten daran, dass Ihre Daten so sicher wie nur möglich sind.