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Dokumentenmanagement: Ihr Einstieg in die Digitalisierung


Dokumentenmanagement (DMS) ist viel mehr als ein digitales Ablagesystem: Es steuert Workflows und schafft enorme Effizienz in Unternehmen aller Größen, inkl. Datenschutz-Anforderungen. Wir bieten Ihnen Lösungen rund um DMS, die zu Ihrem Unternehmen passen.

DMS – Vorteile für jedes Unternehmen

Täglich entstehen in allen Unternehmen sehr viele Dokumente, die später auch rechtssicher abgelegt werden müssen. Deshalb führt der Weg in die Digitalisierung in vielen Unternehmen nicht an einem Dokumentenmanagement vorbei. Damit die abgelegten Dokumente in vielen Anwendungen und für die unterschiedlichsten Aufgaben zur Verfügung stehen, bietet eine Integration des Dokumentenmanagements in HR und ERP-Lösungen echte Mehrwerte. Es entstehen abteilungsübergreifende Workflows, die Effizienz schaffen und mit denen die Mitarbeiter Vorteile der Digitalisierung konkret erfahren.

Warum Dokumentenmanagement als Einstieg in die Digitalisierung?

Weil es jedem Unternehmen Vorteile bringt. Schließlich haben heute alle Unternehmen Verträge, E-Mails und deren Anhänge, Dateien als Word, Excel, Film, Bild etc. in Massen auf Servern oder Rechnern liegen. Allerdings ist es oftmals noch gängige Praxis, die Dokumente auszudrucken, abzuheften bzw. weiterzuleiten. Irgendwann liegen viele unterschiedliche Versionen an diversen Orten vor und keiner hat mehr den Überblick sowie den direkten Zugriff auf den aktuellsten Stand. Lange Suchzeiten und Fehler sind die Folge. Mit einem DMS bekommen Sie die Informationsmenge in den Griff, steuern die Informationsvielfalt und senken den Organisationsaufwand bei Freigaben und der Bereitstellung von Informationen. Außerdem stehen die Dokumente für alle Aufgaben bereit – was die tägliche Effizienz enorm erhöht und die Mitarbeiter motiviert.

Ein Dokumentenmanagementsystem schafft Struktur, beschleunigt Arbeitsprozesse, steigert die Qualität und reduziert Kosten. Wer einmal alle Dokumente gut steuert, kann sie in weitere Prozesse einbinden – die Digitalisierung wird kontinuierlich ausgebaut. 

DMS archiviert Ihre bereits vorhandenen digitalen Dokumente – strukturiert und datenschutzgerecht!

Denken Sie nur an Ihre monatliche Entgeltabrechnung: viele Bescheinigungen, Meldungen, Auswertungen werden erzeugt, die bereits heute als PDF im Netzwerk abgespeichert werden. Dies reduziert den monatlichen Aufwand für die Ablage der Dokumente, und ist der 1. Schritt in Richtung Digitalisierung. Eine Netzwerkablage erfüllt jedoch nicht die Anforderungen an Datenschutz und –sicherheit. Zudem werden die erzeugten PDFs nicht strukturiert pro Periode und Mitarbeiter abgelegt. Die Papierakte zum Mitarbeiter bleibt weiterhin parallel bestehen und wird mit anderen Dokumenten, z.B. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Verträgen, Zertifikaten gepflegt. Als zentrales, digitales Verwaltungssystem aller Mitarbeiterdokumente kann ein DMS, eingebunden in eine Personalsoftware, dies auflösen und die benötigten Synergieeffekte schaffen.

Mehr Informationen zur Digitalen Personalakte

So funktioniert ein DMS

Funktion eines Dokumentenmanagement-Systems

Ein DMS funktioniert grundsätzlich nach recht einfachen Prinzipien und ist für Unternehmen jeder Größe der Einstieg in die Digitalisierung. Durch die Funktionen Ablage, Katalogisierung, Speicherung, Suche, Wiederfinden, Nutzung, Bereitstellung an Dritte kann jeder berechtigte Mitarbeiter im Unternehmen zeitnah fundierte Entscheidungen treffen.

 

Aus den drei Funktionen Dokumentenerfassung, Archivierung und Zugriff entstehen mehrere Hauptvorteile:

Sie bekommen die Menge besser in den Griff

Die täglich im System erzeugten Dokumente werden automatisch digital und strukturiert archiviert.
Buch mit Lupe als Titelbild Icon schwarz

Sie bekommen Vielfalt besser in den Griff

Ein DMS bietet vielfältige Ablagestrukturen, so dass Dokumente, für jedes Unternehmen passend, digital abgelegt und bequem recherchiert werden können.
Blaues Piktogramm von zwei Pfeilen, die sich um einen Kreis biegen

Sie bekommen Prozesse besser in den Griff

Sie können mit einem DMS neue Arbeitsabläufe  etablieren und/oder bestehende optimieren. Das DMS weist den Mitarbeitern Aufgaben in festgelegter Reihenfolge zu und stellt die nötigen Informationen bereit.

Ihre Vorteile mit DMS

  • Elektronisches Archivieren aller gescannter und digitaler Dokumente
  • Strukturierte Dokumentenablage
  • Schneller, standortunabhängiger Zugriff, auch mobil, wobei Rollen und Berechtigungen immer eingehalten werden
  • Schnelle und einfache Recherche
  • Optimale Transparenz und Aktualität
  • Qualitätssteigerung (weniger Fehler, zufriedene Kunden)
  • Produktivitätssteigerung
  • Zeitersparnis durch optimierte Prozesse
  • Standardisierte Arbeitsprozesse
  • Verbesserung der internen Kommunikation
  • Einfaches Änderungsmanagement
  • Vermeidung von Dubletten und Schattenakten
  • Umsetzung von Sicherheits- und Revisionsanforderungen
  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Aufbewahrung und Löschung von Dokumenten
  • Einsparungen bei Räumen (Archive) und Büromaterial
  • Schutz vor Verlust, Diebstahl und unberechtigtem Zugriff


Sage 100 DMS ist einfach und schnell in Betrieb zu nehmen und bringt marktorientiere DMS-
Funktionalität mit.

Sage DMS Infopaket

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Ihr kostenloses DMS-Infopaket enthält:

1. Leitfaden DMS & Tipps für die Einführung eines DMS:

Wie führt man DMS-Systeme erfolgreich ein? Erfahren Sie, worauf Sie bereits bei der Auswahl eines DMS-Systems achten sollten und wie Ihnen die erfolgreiche Implementierung gelingen wird.

2. Produktbroschüren Sage 100:

Was kann Sage 100 für Sie tun? Erfahren Sie, was Sage 100 mit einem integrierten DMS in Ihrem Unternehmen leisten kann.

3. Produktbroschüre Sage HR Suite:

Die Sage HR Suite ist eine integrierte Personalwirtschaftslösung inkl. Digitale Personalakte.

Mehr Informationen zu HR- und Unternehmenslösungen

Möchten Sie Arbeitsschritte und Abläufe innerhalb Ihres Unternehmens effizienter gestalten und sich über weitere Business-Lösungen informieren, dann besuchen Sie unseren Blog. Dort finden Sie von interessanten Beiträgen über Ratgeber bis hin zu Checklisten alles, was der Optimierung Ihrer täglichen Arbeit dient.

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