Automatisierung der Ablage verschafft Kleinunternehmern viel Zeit
Die zur Verfügung stehende Zeit ist begrenzt. Deshalb sollten wir uns von Routine-Aufgaben wie Ablage befreien – ohne die Kontrolle darüber zu verlieren.
Täglich entstehen in allen Unternehmen sehr viele Dokumente, die später auch rechtssicher abgelegt werden müssen. Deshalb führt der Weg in die Digitalisierung in vielen Unternehmen nicht an einem Dokumentenmanagement vorbei. Damit die abgelegten Dokumente in vielen Anwendungen und für die unterschiedlichsten Aufgaben zur Verfügung stehen, bietet eine Integration des Dokumentenmanagements in HR, Handwerks- und ERP-Lösungen echte Mehrwerte. Es entstehen abteilungsübergreifende Workflows, die Effizienz schaffen und mit denen die Mitarbeiter Vorteile der Digitalisierung konkret erfahren.
Weil es jedem Unternehmen Vorteile bringt. Schließlich haben heute alle Unternehmen Verträge, E-Mails und deren Anhänge, Dateien als Word, Excel, PDF, Film, Bild etc. in Massen auf Servern oder Rechnern liegen. Allerdings ist es oftmals noch gängige Praxis, die Dokumente auszudrucken, abzuheften bzw. weiterzuleiten. Irgendwann liegen viele unterschiedliche Versionen an diversen Orten vor und keiner hat mehr den Überblick sowie den direkten Zugriff auf den aktuellsten Stand. Lange Suchzeiten und Fehler sind die Folge. Mit einem DMS bekommen Sie die Informationsmenge in den Griff, steuern die Informationsvielfalt und senken den Organisationsaufwand bei Freigaben und der Bereitstellung von Informationen. Außerdem stehen die Dokumente für alle Aufgaben bereit – was die tägliche Effizienz enorm erhöht und die Mitarbeiter motiviert.
Ein Dokumentenmanagementsystem schafft Struktur, beschleunigt Arbeitsprozesse, steigert die Qualität und reduziert Kosten. Wer einmal alle Dokumente gut steuert, kann sie in weitere Prozesse einbinden – die Digitalisierung wird kontinuierlich ausgebaut.
Die Nutzung eines DMS bringt Ihnen viele Vorteile. Dokumente in Papierform aufbewahren ist seit Einführung der GoBD nicht mehr nötig - digitale Dokumente sind den Papierdokumenten seither gleichgestellt.
Bereits beim Dokumenteneingang werden geschäftsrelevante Informationen übermittelt, die dank einer einfachen Rechteverwaltung vor unberechtigtem Einblick schützen. Sparen Sie sich den Ablageaufwand und investieren Sie in ein revisionsrelevantes Archiv. So sind Ihre Dokumente zu jeder Zeit vollständig, nachvollziehbar, versionssicher und unveränderbar abgelegt.
1. Leitfaden DMS & Tipps für die Einführung eines DMS:
Wie führt man DMS-Systeme erfolgreich ein? Erfahren Sie, worauf Sie bereits bei der Auswahl eines DMS-Systems achten sollten und wie Ihnen die erfolgreiche Implementierung gelingen wird.
2. Produktbroschüren Sage 100:
Was kann Sage 100 für Sie tun? Erfahren Sie, was Sage 100 mit einem integrierten DMS in Ihrem Unternehmen leisten kann.
3. Produktbroschüre Sage HR Suite:
Die Sage HR Suite ist eine integrierte Personalwirtschaftslösung inkl. Digitale Personalakte.
Mit der Sage 100 und dem integrierten DMS erreichen wir eine ca. 40-prozentige Zeitersparnis.
Magnus Sommer, Inhaber
HBS-Druck
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Endlich kein Papierkram mehr. Im Grunde wünscht sich jeder digitales Dokumentenmanagement. Wir zeigen 10 Grüne, warum sich ein DMS lohnt.
Digitalisierung fördern: Förderprogramme von Bund, Ländern und EU sowie corona-bedingte Fördergelder helfen Unternehmen, digitale Schritte zu gehen.
