Ein Dokumentenmanagement System bringt für jedes Unternehmen zahlreiche Vorteile. Schließlich haben heute alle Unternehmen Verträge, E-Mails und deren Anhänge, Dateien als Word, Excel, PDF, Film, Bild etc. in Massen auf Servern oder Rechnern liegen. Allerdings ist es oftmals noch gängige Praxis, die Dokumente auszudrucken, abzuheften bzw. weiterzuleiten. Irgendwann liegen viele unterschiedliche Versionen an diversen Orten vor und keiner hat mehr den Überblick sowie den direkten Zugriff auf den aktuellsten Stand. Lange Suchzeiten und Fehler sind die Folge. Mit einem Dokumentenmanagement System bekommen Sie die Informationsmenge in den Griff, steuern die Informationsvielfalt und senken den Organisationsaufwand bei Freigaben und der Bereitstellung von Informationen. Außerdem stehen die Dokumente für alle Aufgaben bereit – was die tägliche Effizienz enorm erhöht und die Mitarbeiter motiviert.
Ein Dokumentenmanagement System schafft Struktur, beschleunigt Arbeitsprozesse, steigert die Qualität und reduziert Kosten. Wer einmal alle Dokumente gut steuert, kann sie in weitere Prozesse einbinden – die Digitalisierung wird kontinuierlich ausgebaut.
Eine DMS Software funktioniert grundsätzlich nach recht einfachen Prinzipien und ist für Unternehmen jeder Größe der Einstieg in die Digitalisierung. Durch die Funktionen Ablage, Katalogisierung, Speicherung, Suche, Wiederfinden, Nutzung, Bereitstellung an Dritte kann jeder berechtigte Mitarbeiter im Unternehmen zeitnah fundierte Entscheidungen treffen.
Bereits beim Dokumenteneingang werden geschäftsrelevante Informationen übermittelt, die dank einer einfachen Rechteverwaltung vor unberechtigtem Einblick schützen. Sparen Sie sich den Ablageaufwand und investieren Sie in ein revisionsrelevantes Archiv. So sind Ihre Dokumente zu jeder Zeit vollständig, nachvollziehbar, versionssicher und unveränderbar abgelegt.
Dokumente in Papierform aufbewahren ist seit Einführung der GoBD nicht mehr nötig - digitale Dokumente sind den Papierdokumenten seither gleichgestellt.
1. Leitfaden DMS & Tipps für die Einführung eines DMS:
Wie führt man DMS-Systeme erfolgreich ein? Erfahren Sie, worauf Sie bereits bei der Auswahl eines DMS-Systems achten sollten und wie Ihnen die erfolgreiche Implementierung gelingen wird.
2. Produktbroschüren Sage 100:
Was kann Sage 100 für Sie tun? Erfahren Sie, was Sage 100 mit einem integrierten DMS in Ihrem Unternehmen leisten kann.
3. Produktbroschüre Sage HR Suite:
Die Sage HR Suite ist eine integrierte Personalwirtschaftslösung inkl. Digitale Personalakte.
Ein intelligentes Dokumentenmanagement-System stellt einen bedeutenden ersten Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung Ihres Unternehmens dar. Mithilfe eines solchen digitalen Datenkatalogs sparen Sie sich lange Suchen nach einzelnen Dokumenten – lästiges Blättern und Nachschlagen in Ordnern gehört der Vergangenheit an. Zudem müssen Sie keine Papiere in physischer Form mehr abheften. All diese und viele weitere Aufgaben übernimmt das DMS für Sie und Ihre Mitarbeiter – digital, schnell und zuverlässig.
Um von diesen Funktionen und Vorteilen zu profitieren und Ihr Dokumentenmanagement-System bestmöglich zu nutzen, bedarf es gründlicher Planung. Die Einführung eines DMS in Ihrem Unternehmen und die damit erforderliche Digitalisierung vorhandener physischer Dokumente sollten Sie ausreichend vorbereiten. Dadurch ergeben sich folgende Vorteile:
Je nach Art und Größe Ihres Unternehmens können Sie unterschiedliche Anforderungen an ein digitales DMS stellen. Wenn Sie planen, ein solches System zeitnah einzuführen, sollten Sie sich zunächst mit dem Istzustand Ihrer Dokumentenorganisation auseinandersetzen. Was erwarten Sie von einer Software? Wie sehr nimmt Sie und Ihre Mitarbeiter die Verwaltung Ihrer (physischen) Dokumente bislang ein?
Die Beantwortung der folgenden Fragen kann Ihnen dabei helfen, den Status quo zu erfassen und ggf. Optimierungspotenzial hinsichtlich Ihres Dokumentenmanagements zu erkennen:
Möchten Sie ein DMS implementieren, sollten Sie dabei auch die abteilungsspezifischen Anforderungen an ein solches System berücksichtigen. Je nach Abteilung fallen die Aufgaben in Bezug auf das Dokumentenmanagement unterschiedlich umfangreich aus. Denn die Teams verfolgen damit jeweils eigene Ziele, wie die folgenden Beispiele verdeutlichen:
Neben dem aktuell erforderlichen Zeitaufwand spielen auch Ihre bisherigen Prozesse der Dokumentenverwaltung eine bedeutende Rolle, wenn Sie ein digitales DMS einführen. Um mittels Dokumentenmanagement-System eine zentrale elektronische Ablage in Ihrem Unternehmen einrichten zu können, müssen Sie aktuelle Abläufe auf Ihre Effizienz prüfen. Ermitteln Sie, welche Arbeitsschritte unter Einsatz eines DMS anders gestaltet werden sollten:
Mit der Sage 100 und dem integrierten DMS erreichen wir eine ca. 40-prozentige Zeitersparnis.
Magnus Sommer, Inhaber
HBS-Druck
Ein DMS kann eine Vielzahl von Dokumententypen speichern, einschließlich Textdokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Bilder, Audio- und Videodateien sowie E-Mails.
Erfahren Sie mehr zum Thema: Digitale Archivierung
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