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Dokumentenmanagement (DMS): Ihr Einstieg in die Digitalisierung

Ein Dokumentenmanagement System ist viel mehr als ein digitales Ablagesystem: Es steuert Workflows und schafft enorme Effizienz in Unternehmen aller Größen, inkl. der Erfüllung der Datenschutz-Anforderungen. Wir bieten Ihnen Lösungen rund um DMS, die zu Ihrem Unternehmen passen.
Hero DMS Woman with Laptop

So finden Sie das Dokumentenmanagement System, das perfekt zu Ihnen passt

Wozu ein Dokumentenmanagement System?

Täglich entstehen in allen Unternehmen sehr viele Dokumente, die später auch rechtssicher abgelegt werden müssen. Deshalb führt der Weg in die Digitalisierung in vielen Unternehmen nicht an einem digitalen Dokumentenmanagement vorbei. Damit die abgelegten Dokumente in vielen Anwendungen und für die unterschiedlichsten Aufgaben zur Verfügung stehen, bietet die Integration eines Dokumentenmanagement Systems in HR, Handwerks- und ERP-Lösungen echte Mehrwerte. Es entstehen abteilungsübergreifende Workflows, die Effizienz schaffen und mit denen die Mitarbeiter Vorteile der Digitalisierung konkret erfahren.
DMS
 Sage DMS Akte Screenshot System

Warum eine DMS Software als Einstieg in die Digitalisierung ?

Ein Dokumentenmanagement System bringt für jedes Unternehmen zahlreiche Vorteile. Schließlich haben heute alle Unternehmen Verträge, E-Mails und deren Anhänge, Dateien als Word, Excel, PDF, Film, Bild etc. in Massen auf Servern oder Rechnern liegen. Allerdings ist es oftmals noch gängige Praxis, die Dokumente auszudrucken, abzuheften bzw. weiterzuleiten. Irgendwann liegen viele unterschiedliche Versionen an diversen Orten vor und keiner hat mehr den Überblick sowie den direkten Zugriff auf den aktuellsten Stand. Lange Suchzeiten und Fehler sind die Folge. Mit einem Dokumentenmanagement System bekommen Sie die Informationsmenge in den Griff, steuern die Informationsvielfalt und senken den Organisationsaufwand bei Freigaben und der Bereitstellung von Informationen. Außerdem stehen die Dokumente für alle Aufgaben bereit – was die tägliche Effizienz enorm erhöht und die Mitarbeiter motiviert.

Ein Dokumentenmanagement System schafft Struktur, beschleunigt Arbeitsprozesse, steigert die Qualität und reduziert Kosten. Wer einmal alle Dokumente gut steuert, kann sie in weitere Prozesse einbinden – die Digitalisierung wird kontinuierlich ausgebaut.

Anbieter für DMS Systeme im Vergleich: Sage ist regelmäßig Testsieger

So funktioniert ein Dokumentenmanagement System

Eine DMS Software funktioniert grundsätzlich nach recht einfachen Prinzipien und ist für Unternehmen jeder Größe der Einstieg in die Digitalisierung. Durch die Funktionen Ablage, Katalogisierung, Speicherung, Suche, Wiederfinden, Nutzung, Bereitstellung an Dritte kann jeder berechtigte Mitarbeiter im Unternehmen zeitnah fundierte Entscheidungen treffen.

Bereits beim Dokumenteneingang werden geschäftsrelevante Informationen übermittelt, die dank einer einfachen Rechteverwaltung vor unberechtigtem Einblick schützen. Sparen Sie sich den Ablageaufwand und investieren Sie in ein revisionsrelevantes Archiv. So sind Ihre Dokumente zu jeder Zeit vollständig, nachvollziehbar, versionssicher und unveränderbar abgelegt.

Dokumente in Papierform aufbewahren ist seit Einführung der GoBD nicht mehr nötig - digitale Dokumente sind den Papierdokumenten seither gleichgestellt.

Mehr als nur Ablage – was eine DMS Software alles kann

Ein DMS ist das Informationszentrum eines Unternehmens. Es erlaubt das Speichern, Suchen, Anzeigen und Bearbeiten von elektronischen Dokumenten aller Art. Es bietet eine Versionskontrolle: Es ist nachvollziehbar, wann welches Dokument von wem geändert wurde, und gesetzliche Anforderungen sind damit erfüllt. Sie erhalten damit eine zentrale, einheitlich strukturierte und vollständige Dokumentenverwaltung. Die benötigten Informationen sind schnell digital gefunden. Die Aufwände für Suchen, Ausheften, erneutes Abheften und evtl. Kopien entfallen.

Datenmengen besser verwalten

Die täglich im System erzeugten Dokumente werden automatisch digital und strukturiert archiviert.

Datenvielfalt besser strukturieren

Ein DMS bietet vielfältige Ablagestrukturen, so dass Dokumente, für jedes Unternehmen passend, digital abgelegt und bequem recherchiert werden können.
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Prozesse etablieren und optimieren

Sie können mit einem DMS neue Arbeitsabläufe  etablieren und/oder bestehende optimieren. Das DMS weist den Mitarbeitern Aufgaben in festgelegter Reihenfolge zu und stellt die nötigen Informationen bereit.

Ihre Vorteile mit einer DMS Software

  • Produktivitätssteigerung und Zeitersparnis durch optimierte Prozesse
  • Elektronisches Archivieren aller gescannter und digitaler Dokumente
  • Strukturierte Dokumentenablage
  • Schneller, standortunabhängiger Zugriff, auch mobil, wobei Rollen und Berechtigungen immer eingehalten werden
  • Zeit sparen durch schnelle Volltext-Suche über alle Dokumente 
  • Optimale Transparenz und Aktualität
  • Qualitätssteigerung (weniger Fehler, zufriedene Kunden)
     
  • Standardisierte Arbeitsprozesse
  • Verbesserung der internen Kommunikation
  • Einfaches Änderungsmanagement
  • Vermeidung von Dubletten und Schattenakten
  • Umsetzung von Sicherheits- und Revisionsanforderungen
  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Aufbewahrung und Löschung von Dokumenten
  • Einsparungen bei Räumen (Archive) und Büromaterial
  • Schutz vor Verlust, Diebstahl und unberechtigtem Zugriff
     

Sie entscheiden: Was ist für Sie die beste Dokumentenmanagement Lösung?

Sie suchen eine Lösung, die Sie mit einem Dokumentenmanagement System erweitern können? Finden Sie die passende Lösung für Ihre Geschäftsanforderungen.

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 Datenblatt Sage 100 DMS

Jetzt kostenfreies DMS-Infopaket herunterladen

Ihr kostenloses DMS-Infopaket enthält:

1. Leitfaden DMS & Tipps für die Einführung eines DMS:

Wie führt man DMS-Systeme erfolgreich ein? Erfahren Sie, worauf Sie bereits bei der Auswahl eines DMS-Systems achten sollten und wie Ihnen die erfolgreiche Implementierung gelingen wird.

2. Produktbroschüren Sage 100:

Was kann Sage 100 für Sie tun? Erfahren Sie, was Sage 100 mit einem integrierten DMS in Ihrem Unternehmen leisten kann.

3. Produktbroschüre Sage HR Suite:

Die Sage HR Suite ist eine integrierte Personalwirtschaftslösung inkl. Digitale Personalakte.

Dokumentenmanagement: erfolgreiche Einführung eines DMS

Mit einem Dokumentenmanagement-System von Sage gestalten Sie Ihr Unternehmen agiler, produktiver und zukunftssicher. Erfahren Sie, wie Sie die Einführung eines DMS ideal planen und vorbereiten können.

Ein intelligentes Dokumentenmanagement-System stellt einen bedeutenden ersten Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung Ihres Unternehmens dar. Mithilfe eines solchen digitalen Datenkatalogs sparen Sie sich lange Suchen nach einzelnen Dokumenten – lästiges Blättern und Nachschlagen in Ordnern gehört der Vergangenheit an. Zudem müssen Sie keine Papiere in physischer Form mehr abheften. All diese und viele weitere Aufgaben übernimmt das DMS für Sie und Ihre Mitarbeiter – digital, schnell und zuverlässig. 

Um von diesen Funktionen und Vorteilen zu profitieren und Ihr Dokumentenmanagement-System bestmöglich zu nutzen, bedarf es gründlicher Planung. Die Einführung eines DMS in Ihrem Unternehmen und die damit erforderliche Digitalisierung vorhandener physischer Dokumente sollten Sie ausreichend vorbereiten. Dadurch ergeben sich folgende Vorteile: 

  • Sie verhindern, dass bekannte sowie bisher unerkannte Fehler und Probleme Ihrer Dokumentenverwaltung in das neue digitale Dokumentenmanagement-System übertragen werden.
  • Werden so viele Aspekte wie möglich in der Planung und Vorbereitung berücksichtigt, lässt sich der Aufwand der Implementierung selbst auf das Nötigste reduzieren.

Je nach Art und Größe Ihres Unternehmens können Sie unterschiedliche Anforderungen an ein digitales DMS stellen. Wenn Sie planen, ein solches System zeitnah einzuführen, sollten Sie sich zunächst mit dem Istzustand Ihrer Dokumentenorganisation auseinandersetzen. Was erwarten Sie von einer Software? Wie sehr nimmt Sie und Ihre Mitarbeiter die Verwaltung Ihrer (physischen) Dokumente bislang ein? 

Die Beantwortung der folgenden Fragen kann Ihnen dabei helfen, den Status quo zu erfassen und ggf. Optimierungspotenzial hinsichtlich Ihres Dokumentenmanagements zu erkennen:

  • Wie viel Zeit benötigen Sie und Ihre Mitarbeiter, um physische Dokumente zu erfassen und einzusortieren?
  • Wie viele Suchvorgänge werden pro Tag vorgenommen?
  • Wie lange dauert eine Reproduktion bzw. Kopie?

Möchten Sie ein DMS implementieren, sollten Sie dabei auch die abteilungsspezifischen Anforderungen an ein solches System berücksichtigen. Je nach Abteilung fallen die Aufgaben in Bezug auf das Dokumentenmanagement unterschiedlich umfangreich aus. Denn die Teams verfolgen damit jeweils eigene Ziele, wie die folgenden Beispiele verdeutlichen:

  • Für die Buchhaltung und das Personalwesen spielt Revisionssicherheit eine große Rolle. Belege, Verträge und Geschäftskorrespondenz müssen unveränderlich archiviert werden können.
  • Im Marketing ist eine flüssige Zusammenarbeit wichtig. Versionierung von Dokumenten ist hier eine häufig genutzte Funktion.
  • Der Vertrieb muss schnell und effizient Angebote generieren und Aufträge bearbeiten können. Einfach zugängliche Dokumente werden hier vorausgesetzt.

Neben dem aktuell erforderlichen Zeitaufwand spielen auch Ihre bisherigen Prozesse der Dokumentenverwaltung eine bedeutende Rolle, wenn Sie ein digitales DMS einführen. Um mittels Dokumentenmanagement-System eine zentrale elektronische Ablage in Ihrem Unternehmen einrichten zu können, müssen Sie aktuelle Abläufe auf Ihre Effizienz prüfen. Ermitteln Sie, welche Arbeitsschritte unter Einsatz eines DMS anders gestaltet werden sollten: 

  • Welche Prozesse lassen sich mit einem DMS-System beschleunigen? 
  • Wie viele Stationen sollten Dokumente maximal durchlaufen müssen?
  • Welche Abläufe sind bislang unnötig kompliziert?

Mehr Antworten auf Fragen rund um DMS Software

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Softwarelösung, die dazu dient, Dokumente elektronisch zu erfassen, speichern, organisieren, suchen und verwalten. Es erleichtert die effiziente Verwaltung von Dokumenten und Informationen in Unternehmen.

Ein DMS kann eine Vielzahl von Dokumententypen speichern, einschließlich Textdokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Bilder, Audio- und Videodateien sowie E-Mails.

Erfahren Sie mehr zum Thema: Digitale Archivierung

Die Erfassung kann auf verschiedene Arten erfolgen, z.B. durch das Scannen physischer Dokumente, das Hochladen elektronischer Dateien oder die Integration mit anderen Anwendungen, die Dokumente generieren.
Die meisten Dokumentenmanagement Systeme bieten eine Volltextsuche, bei der der Inhalt der Dokumente durchsucht wird. Einige Systeme unterstützen auch Metadaten- und Schlagwortsuchen, um Dokumente anhand von Attributen zu finden.
Ja, viele DMS-Systeme ermöglichen die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Benutzer, wobei Konflikte vermieden werden, indem Versionierung und Check-in/Check-out-Mechanismen verwendet werden.
Ein DMS kann Versionierungsfunktionen bieten, um ältere Versionen von Dokumenten zu speichern und Änderungen nachzuverfolgen. Dadurch wird sichergestellt, dass immer die aktuellste Version verwendet wird.
Ein Dokumentenmanagement System kann Funktionen zur Datenverschlüsselung, Zugriffskontrolle, Protokollierung und regelmäßigen Audits bieten, um die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO sicherzustellen.

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