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Digitale Archivierung im Dokumentenmanagement

Setzen Sie auf die übersichtliche und rechtssichere elektronische Dokumentenarchivierung mithilfe des Sage DMS.

Was bedeutet digitale Archivierung?

Digitale Archivierung bezeichnet in erster Linie die Aufbewahrung von Daten und Informationen auf elektronische Weise. Dazu bedarf es eines digitalen Archivierungssystems, das häufig einen Teil der Software für Dokumentenmanagement darstellt. In der Regel gibt es drei verschiedene Formen der digitalen Archivierung:

  • Die elektronische Dokumentenarchivierung bezeichnet die langfristige, sichere, digitale und unveränderliche Verwahrung von Daten und Informationen in elektronischer Form, die sich jederzeit reproduzieren lassen.
  • Die elektronische Langzeitarchivierung stellt dasselbe wie die elektronische Archivierung dar. Die einzige Besonderheit ist hier, dass sich die Daten mehr als zehn Jahre aufbewahren lassen. Es ist als alternative Maßnahme zu kurz- und mittelfristigen Back-ups bzw. der Kurzzeitarchivierung entstanden.
  • Die revisionssichere elektronische Archivierung folgt den Anforderungen des Handelsgesetzbuches, der Abgabenordnung und des GoBD und gilt für kaufmännische und steuerrechtliche Dokumente. Die meisten Unternehmen müssen die darin aufgeführten Richtlinien befolgen – insbesondere die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren.

 

Anforderungen an die revisionssichere digitale Archivierung

Möchten Sie Ihre Dokumente revisionssicher und digital archivieren, müssen Sie einige Kriterien befolgen. Der Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. hat in zehn Merksätzen zusammengefasst, was es bei der revisionssicheren elektronischen Dokumentenarchivierung zu beachten gilt. So muss gewährleistet sein, dass …:

  • die Aufbewahrung der Dokumente gemäß den internen und rechtlichen Anforderungen verläuft.
  • Sachverständige jederzeit auf das gesamte Archivierungssystem zugreifen können, um es zu prüfen.
  • die Dokumente auf dem Weg zur Archivierung nicht verloren gehen.
  • jede Anpassung des Archivsystems und der Dokumente in einem Protokoll hinterlegt ist.
  • Dokumente erst nach Ablauf der gesetzlichen Frist gelöscht und vernichtet werden.
  • Dokumente im Originalzustand im digitalen Archiv hinterlegt sind und nicht veränderbar sind.
  • alle Dokumente sich jederzeit auffinden und reproduzieren lassen.
  • die Dokumente nur von dazu berechtigten Nutzern eingesehen werden können.
  • Dokumente so früh wie organisatorisch möglich digital archiviert werden.
  • alle genannten Kriterien den betroffenen Mitarbeitern bekannt sind und sie diese bei jeder Migration oder Änderung befolgen.

Das Dokumentenmanagement von Sage unterstützt Sie bei der digitalen Archivierung nach den genannten Richtlinien.

Digitale Archivierungssoftware für strukturierte Prozesse

Digitale Dokumente und Dateien zentral und strukturiert zu verwalten, spart Platz, Kosten, Nerven und viel Arbeitszeit. Arbeiten Ihre Mitarbeiter hauptsächlich mit einem digitalen Archivierungssystem, so entfallen mühsame Abläufe und Prozesse wie:

  • Wartezeiten am Drucker
  • Das Nachfassen handschriftlicher Notizen
  • Das Jonglieren mit Schnellheftern, Aktenordern, Schattenakten und diversen Kopien
  • Die Suche nach dem passenden Dokument
  • Das Verschicken von Dokumenten per Post

 

Vorteile der digitalen Archivierung im DMS

Mit der DMS von Sage funktioniert der Umstieg auf die digitale Dokumentenarchivierung sehr einfach. Wir unterstützen Sie bei der Implementierung eines Archivierungssystem und Sie profitieren von folgenden Vorteilen:

  • Sie schaffen eine Datenstruktur mit Schlagworten.
  • Sie digitalisieren jedes neue Dokument und legen es systematisch ab – manuell oder automatisch.
  • Sie bauen ein verlässliches Wissensmanagement auf.
  • Sie kommen den Dokumentationspflichten leichter nach.
  • Sie sparen sich viel Büroraum – wo vorher Regale mit Ordnern standen, ist jetzt Platz.
  • Sie räumen auf – bei der Digitalisierung vorhandener Papierbelege entschlacken Sie historisch gewachsene Akten und Dokumente.

Bei der digitalen Archivierung mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems funktioniert die Interaktion mit anderen IT-Systemen fast nahtlos. So können erstellte Dokumente leicht geteilt oder genutzt werden – Ihr Unternehmenswissen ist jederzeit für alle relevanten Personen verfügbar.

Wer einmal ein DMS im Einsatz hat, möchte es nicht mehr missen. Denn die Digitalisierung Ihres Archivs sorgt für klare Effizienzvorteile.

Sage 100 DMS für optimale digitale Archivierung

Mit dem Sage 100 DMS profitieren Sie von einem Dokumentenmanagementsystem mit integrierter digitaler Archivierung. Freuen Sie sich auf die Kombination von marktorientierter DMS-Funktionalität und allen Vorteilen eines digitalen Archivierungssystems.

 


Sage 100 DMS ist einfach und schnell in Betrieb und bringt marktorientierte DMS-Funktionalität mit.