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Archivierung

Alles hat seinen Platz. Gut so.

Digitale Dokumente und Dateien zentral und strukturiert zu verwalten, spart Platz, Kosten, Nerven und viel Arbeitszeit. Wenn Mitarbeiter erst einmal daran gewöhnt sind, jede Form von Text am Bildschirm zu lesen und zu bearbeiten, entfallen Wartezeiten am Drucker sowie das Nacherfassen handschriftlicher Notizen sowie das Jonglieren mit Schnellheftern, Aktenordnern, Schattenakten und diversen Kopien.

Dabei geht der Umstieg auf die digitale Archivierung recht einfach:

  • Sie schaffen eine Datenstruktur mit Schlagworten
  • Sie digitalisieren jedes neue Dokument und legen es systematisch ab – manuell oder automatisch 
  • Sie schaffen damit ein verlässliches Wissensmanagement
  • Sie kommen Dokumentationspflichten leichter nach
  • Sie sparen sich viel Büroraum – wo vorher Regale mit Ordnern standen, ist jetzt Platz 
  • Sie räumen auf – bei der Digitalisierung vorhandener Papierbelege werden historisch gewachsene Akten etc. entschlackt

Die Archivierung der Dokumente hat einen weiteren großen Vorteil

Ein Dokumentenmanagementsystem ist kein isoliertes System, sondern interagiert mit anderen IT-Systemen, in denen Dokumente erstellt oder genutzt werden. Ihr wertvolles Unternehmenswissen ist nun leichter verfügbar.

Wer einmal ein DMS im Einsatz hat, möchte es nicht mehr missen. Auch hier bringt die Digitalisierung klare Effizienzvorteile und schont die Nerven.


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