Digitale Archivierung bezeichnet in erster Linie die Aufbewahrung von Daten und Informationen auf elektronische Weise. Dazu bedarf es eines digitalen Archivierungssystems, das häufig einen Teil der Software für Dokumentenmanagement darstellt. In der Regel gibt es drei verschiedene Formen der digitalen Archivierung:
Die elektronische Dokumentenarchivierung bezeichnet die langfristige, sichere, digitale und unveränderliche Verwahrung von Daten und Informationen in elektronischer Form, die sich jederzeit reproduzieren lassen.
Die elektronische Langzeitarchivierung stellt dasselbe wie die elektronische Archivierung dar. Die einzige Besonderheit ist hier, dass sich die Daten mehr als zehn Jahre aufbewahren lassen. Es ist als alternative Maßnahme zu kurz- und mittelfristigen Back-ups bzw. der Kurzzeitarchivierung entstanden.
Die revisionssichere elektronische Archivierung folgt den Anforderungen des Handelsgesetzbuches, der Abgabenordnung und des GoBD und gilt für kaufmännische und steuerrechtliche Dokumente. Die meisten Unternehmen müssen die darin aufgeführten Richtlinien befolgen – insbesondere die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren.
Möchten Sie Ihre Dokumente revisionssicher und digital archivieren, müssen Sie einige Kriterien befolgen. Der Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. hat in zehn Merksätzen zusammengefasst, was es bei der revisionssicheren elektronischen Dokumentenarchivierung zu beachten gilt. So muss gewährleistet sein, dass …:
Das Dokumentenmanagement von Sage unterstützt Sie bei der digitalen Archivierung nach den genannten Richtlinien.
Digitale Dokumente und Dateien zentral und strukturiert zu verwalten, spart Platz, Kosten, Nerven und viel Arbeitszeit. Arbeiten Ihre Mitarbeiter hauptsächlich mit einem digitalen Archivierungssystem, so entfallen mühsame Abläufe und Prozesse wie:
Bei der digitalen Archivierung mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems funktioniert die Interaktion mit anderen IT-Systemen fast nahtlos. So können erstellte Dokumente leicht geteilt oder genutzt werden – Ihr Unternehmenswissen ist jederzeit für alle relevanten Personen verfügbar.
Wer einmal ein DMS im Einsatz hat, möchte es nicht mehr missen. Denn die Digitalisierung Ihres Archivs sorgt für klare Effizienzvorteile.
1. Leitfaden DMS & Tipps für die Einführung eines DMS:
Wie führt man DMS-Systeme erfolgreich ein? Erfahren Sie, worauf Sie bereits bei der Auswahl eines DMS-Systems achten sollten und wie Ihnen die erfolgreiche Implementierung gelingen wird.
2. Produktbroschüren Sage 100:
Was kann Sage 100 für Sie tun? Erfahren Sie, was Sage 100 mit einem integrierten DMS in Ihrem Unternehmen leisten kann.
3. Produktbroschüre Sage HR Suite:
Die Sage HR Suite ist eine integrierte Personalwirtschaftslösung inkl. Digitale Personalakte.
Mit der Sage 100 und dem integrierten DMS erreichen wir eine ca. 40-prozentige Zeitersparnis.
Magnus Sommer, Inhaber
HBS-Druck
