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Effiziente Dokumentenverwaltung durch Digitale Archivierung

Im digitalen Zeitalter ist es unerlässlich, einen strukturierten Ansatz für die Verwaltung Ihrer Geschäftsdokumente zu wählen. Unsere Lösung ermöglicht es Ihnen, den lästigen Papierkram hinter sich zu lassen und stattdessen auf ein intuitives, benutzerfreundliches elektronisches Archivierungssystem zu setzen.

Was bedeutet digitale Archivierung?

Digitale Archivierung bezeichnet in erster Linie die Aufbewahrung von Daten und Informationen auf elektronische Weise. Dazu bedarf es eines digitalen Archivierungssystems, das häufig einen Teil der Software für Dokumentenmanagement darstellt. In der Regel gibt es drei verschiedene Formen der digitalen Archivierung:

Die elektronische Dokumentenarchivierung bezeichnet die langfristige, sichere, digitale und unveränderliche Verwahrung von Daten und Informationen in elektronischer Form, die sich jederzeit reproduzieren lassen.

Die elektronische Langzeitarchivierung stellt dasselbe wie die elektronische Archivierung dar. Die einzige Besonderheit ist hier, dass sich die Daten mehr als zehn Jahre aufbewahren lassen. Es ist als alternative Maßnahme zu kurz- und mittelfristigen Back-ups bzw. der Kurzzeitarchivierung entstanden.

Die revisionssichere elektronische Archivierung folgt den Anforderungen des Handelsgesetzbuches, der Abgabenordnung und des GoBD und gilt für kaufmännische und steuerrechtliche Dokumente. Die meisten Unternehmen müssen die darin aufgeführten Richtlinien befolgen – insbesondere die Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren.

Anforderungen an die revisionssichere digitale Archivierung

Möchten Sie Ihre Dokumente revisionssicher und digital archivieren, müssen Sie einige Kriterien befolgen. Der Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. hat in zehn Merksätzen zusammengefasst, was es bei der revisionssicheren elektronischen Dokumentenarchivierung zu beachten gilt. So muss gewährleistet sein, dass …:

  • die Aufbewahrung der Dokumente gemäß den internen und rechtlichen Anforderungen verläuft.
  • Sachverständige jederzeit auf das gesamte Archivierungssystem zugreifen können, um es zu prüfen.
  • die Dokumente auf dem Weg zur Archivierung nicht verloren gehen.
  • jede Anpassung des Archivsystems und der Dokumente in einem Protokoll hinterlegt ist.
  • Dokumente erst nach Ablauf der gesetzlichen Frist gelöscht und vernichtet werden.
  • Dokumente im Originalzustand im digitalen Archiv hinterlegt sind und nicht veränderbar sind.
  • alle Dokumente sich jederzeit auffinden und reproduzieren lassen.
  • die Dokumente nur von dazu berechtigten Nutzern eingesehen werden können.
  • Dokumente so früh wie organisatorisch möglich digital archiviert werden.
  • alle genannten Kriterien den betroffenen Mitarbeitern bekannt sind und sie diese bei jeder Migration oder Änderung befolgen.

Das Dokumentenmanagement von Sage unterstützt Sie bei der digitalen Archivierung nach den genannten Richtlinien.

Anbieter für DMS Systeme im Vergleich: Sage ist regelmäßig Testsieger

Digitale Archivierungssoftware für strukturierte Prozesse

Digitale Dokumente und Dateien zentral und strukturiert zu verwalten, spart Platz, Kosten, Nerven und viel Arbeitszeit. Arbeiten Ihre Mitarbeiter hauptsächlich mit einem digitalen Archivierungssystem, so entfallen mühsame Abläufe und Prozesse wie:

  • Wartezeiten am Drucker
  • Das Nachfassen handschriftlicher Notizen
  • Das Jonglieren mit Schnellheftern, Aktenordern, Schattenakten und diversen Kopien
  • Die Suche nach dem passenden Dokument
  • Das Verschicken von Dokumenten per Post

Vorteile der digitalen Archivierung im DMS

Mit der DMS von Sage funktioniert der Umstieg auf die digitale Dokumentenarchivierung sehr einfach. Wir unterstützen Sie bei der Implementierung eines Archivierungssystem und Sie profitieren von folgenden Vorteilen:

Platzersparnis

Es werden keine physischen Lagerflächen für Papierdokumente benötigt.

Einfacher Zugriff

Digitale Dokumente können schnell durchsucht und aufgerufen werden.

Bessere Organisation

Dokumente können in elektronischen Ordnern und Kategorien strukturiert werden.

Zeitersparnis aufgrund verbesserter Arbeitsabläufe

Durch das Workflow-Management können Aufgaben teils automatisiert werden. Ihre Mitarbeiter sparen dadurch deutlich an Kapazitäten.

Umweltfreundlichkeit

Weniger Papierverbrauch trägt zur Reduzierung der Umweltauswirkungen bei.

Bei der digitalen Archivierung mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems funktioniert die Interaktion mit anderen IT-Systemen fast nahtlos. So können erstellte Dokumente leicht geteilt oder genutzt werden – Ihr Unternehmenswissen ist jederzeit für alle relevanten Personen verfügbar.

Wer einmal ein DMS im Einsatz hat, möchte es nicht mehr missen. Denn die Digitalisierung Ihres Archivs sorgt für klare Effizienzvorteile.

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1. Leitfaden DMS & Tipps für die Einführung eines DMS:

Wie führt man DMS-Systeme erfolgreich ein? Erfahren Sie, worauf Sie bereits bei der Auswahl eines DMS-Systems achten sollten und wie Ihnen die erfolgreiche Implementierung gelingen wird.

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Die Sage HR Suite ist eine integrierte Personalwirtschaftslösung inkl. Digitale Personalakte.

Mehr Antworten auf Fragen rund um digitale Archivierung

Die digitale Archivierung bezieht sich auf den Prozess der Speicherung, Organisation und Verwaltung von Dokumenten und Informationen in elektronischer Form anstelle von physischen Papierdokumenten.
 Praktisch alle Arten von Dokumenten können digital archiviert werden, darunter Verträge, Rechnungen, Quittungen, E-Mails, Berichte, Fotos, Videos und mehr.
Vor der Archivierung sollten Dokumente digitalisiert werden. Das bedeutet, Papierdokumente werden gescannt oder elektronische Dokumente werden in das Archivsystem hochgeladen. Es ist wichtig, eine klare Dateibenennungskonvention und eine Organisationsstruktur festzulegen.
Digitale Archivsysteme sollten regelmäßige Backups und Datensicherungen implementieren, um Datenverlust zu verhindern. Die Wahl einer zuverlässigen und sicheren Archivierungslösung ist entscheidend.
Je nach Land und Branche können bestimmte Vorschriften und Gesetze die Archivierung von Dokumenten regeln. Es ist wichtig sicherzustellen, dass digitale Archivsysteme den rechtlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere in Bezug auf Datensicherheit und Datenschutz.
Die Aufbewahrungsfristen können je nach Art des Dokuments und den rechtlichen Anforderungen variieren. Einige Dokumente müssen möglicherweise für Jahre oder sogar Jahrzehnte aufbewahrt werden, während andere nach einer bestimmten Zeit sicher gelöscht werden können.
Die meisten digitalen Archivsysteme bieten Suchfunktionen, mit denen Benutzer Dokumente anhand von Schlüsselwörtern, Datumsbereichen, Kategorien oder anderen Metadaten leicht finden können.

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