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Optimieren Sie Ihre Unternehmensprozesse mühelos: Workflow-Management im DMS

Effiziente Geschäftsprozesse sind der Schlüssel zu einem erfolgreichen Unternehmen. Mit dem Einsatz von Workflow-Management als integraler Bestandteil Ihres Dokumentenmanagement Systems (DMS) können Sie Ihre Abläufe optimieren und die Produktivität steigern.

Was ist Workflow-Management?

Das Workflow-Management, auch als Arbeitsablaufverwaltung bekannt, dient dazu, Prozesse in Unternehmen durch passende Software zu steuern und zu optimieren. Als Workflow lässt sich dabei der Ablauf von mehreren zusammenhängenden Arbeitsvorgängen bezeichnen, die ein gemeinsames Ziel verfolgen. Jeder Workflow besteht aus einem festgesetzten Anfang, Ablauf und einem vorherbestimmten Ende. Zu den Aufgaben des Workflow-Managements gehört es, diese Abläufe zu …

  • … modellieren.
  • … spezifizieren.
  • … simulieren.
  • … steuern.
  • … koordinieren.

Dies gelingt mithilfe eines Workflow-Management-Systems, das Sage als Teil der Software für Dokumentenmanagement anbietet.

Mit einem Workflow-Management-System wichtige Ziele erreichen

Nutzen Sie das Workflow-Management-System unserer DMS-Software, können Sie u. a. folgende Ziele in Ihrem Unternehmen erreichen:

  • Erhöhung der Qualität der Geschäftsprozesse
  • Vereinheitlichung Ihrer Geschäftsprozesse
  • Reduzierung der Bearbeitungszeiten und Kosten
  • Verbesserte Verfügbarkeit von Informationen
  • Flexiblere Arbeitsabläufe
  • Transparentere Geschäftsprozesse

Sie erhalten einen Überblick über sämtliche Geschäftsabläufe und können diese besser koordinieren. Ihre Mitarbeiter wissen jederzeit, was ihre Aufgaben sind und wo sie die Informationen finden, um diese zu lösen.

Workflow-Systeme nutzen und Vorteile genießen

Sie möchten die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen optimieren und Prozesse reibungslos gestalten? Integrieren Sie ein DMS und profitieren Sie nicht nur von einem digitalen, strukturierten Ablagesystem, sondern auch von einer effizienten Steuerung Ihrer Arbeitsabläufe mit dem Workflow-Management.
Darüber hinaus schafft das Workflow-Tool:

Standardisierung Ihrer Arbeitsprozesse

Ihre Mitarbeiter können Aufgaben direkt lösen, ohne sich erst über den richtigen Ablauf Gedanken machen zu müssen.

Verbesserung Ihrer internen Kommunikation

Jeder im Unternehmen weiß, an welchen Ansprechpartner er sich wenden kann. Die Kommunikation untereinander ist durch das Workflow-Tool klar strukturiert.

Steigerung der Produktivität im Unternehmen

Dank effizienter und definierter Arbeitsabläufe können Ihre Mitarbeiter mehr leisten.

Zeitersparnis aufgrund verbesserter Arbeitsabläufe

Durch das Workflow-Management können Aufgaben teils automatisiert werden. Ihre Mitarbeiter sparen dadurch deutlich an Kapazitäten.

Workflow-Management als Teil der DMS-Software

Das Dokumentenmanagement besteht aus drei Bereichen: Dokumentenerfassung, Archivierung und Zugriff. In einem Workflow-System können Sie sowohl den Zugriff Ihrer Mitarbeiter verwalten als auch ihnen Aufgaben in festgelegter Reihenfolge zuweisen. Die Informationen, die sie zur Bearbeitung benötigen, liefert das Workflow-Management direkt mit. So lassen sich zahlreiche Geschäftsprozesse automatisieren und deutlich effizienter gestalten.

Der Nutzen eines DMS mit Workflow-Management ist deshalb so groß, weil es Arbeitsabläufe grundlegend verändern kann. Sie steuern die Freigaben über das DMS – und verbessern das Workflow-Management spürbar:

  • Archivierte Informationen stehen bereit. Sie können sie nun für den Informationsaustausch nutzen und Aufgaben effizienter erledigen.
  • Externe Anfragen und Aufträge lösen automatisch Prozesse aus: Das DMS stellt Informationen zusammen.
  • Reportings, Dokumentationen und Marktdaten sind im Workflow-System jederzeit abrufbar.
  • Die unkomplizierte Informationsbereitstellung und -nutzung erhöht die Zufriedenheit der Prozessbeteiligten.
Die Fähigkeiten der DMS-Software werden in den kommenden zehn Jahren weiter steigen. Prozesse können leichter automatisiert werden. Immer öfter können Systeme selbstständig lernen, wie Abläufe optimal aussehen, und diese übernehmen. Ein enormer Produktivitätsschub, den auch der Mittelstand nutzen kann.

Anbieter für DMS Systeme im Vergleich: Sage ist regelmäßig Testsieger

 Datenblatt Sage 100 DMS

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1. Leitfaden DMS & Tipps für die Einführung eines DMS:

Wie führt man DMS-Systeme erfolgreich ein? Erfahren Sie, worauf Sie bereits bei der Auswahl eines DMS-Systems achten sollten und wie Ihnen die erfolgreiche Implementierung gelingen wird.

2. Produktbroschüren Sage 100:

Was kann Sage 100 für Sie tun? Erfahren Sie, was Sage 100 mit einem integrierten DMS in Ihrem Unternehmen leisten kann.

3. Produktbroschüre Sage HR Suite:

Die Sage HR Suite ist eine integrierte Personalwirtschaftslösung inkl. Digitale Personalakte.

Mehr Antworten auf Fragen rund um Workflow Management

Das Workflow Management im DMS automatisiert und orchestriert die Abfolge von Aufgaben in einem Geschäftsprozess. Es legt fest, wer welche Aufgaben erledigt, in welcher Reihenfolge und unter Berücksichtigung von Bedingungen. Dadurch können Abläufe automatisch von einem Schritt zum nächsten übergehen.
Das Dokumentenmanagement System (DMS) dient als Plattform, auf der Dokumente und Informationen zentral verwaltet werden. Das Workflow-Management nutzt das DMS, um Dokumente und Daten in den verschiedenen Schritten eines Prozesses zu steuern und zu verteilen.
Durch Workflow Management im DMS wird die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Abteilungen erleichtert. Transparenz über den Prozessstatus, die automatische Zuweisung von Aufgaben und die Möglichkeit zur gleichzeitigen Bearbeitung von Dokumenten fördern eine nahtlose Zusammenarbeit.
Unternehmen jeder Größe und Branche können von Workflow-Management im DMS profitieren. Von kleinen Start-ups bis hin zu großen Konzernen kann die Optimierung von Geschäftsprozessen die Effizienz steigern und die Produktivität erhöhen.

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