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Gehaltsabrechnung öffentlicher Dienst: So geht Lohnabrechnung in der Verwaltung heute

Die moderne Lohnsoftware von Sage unterstützt Ihr Amt, Ihre Behörde oder Verwaltung dabei, die Löhne Ihrer Angestellten tarifgerecht abzurechnen. Unsere Software arbeitet mit allen Tarifwerken – von der Beamtenbesoldung bis zu den TVöD.

Die Gehaltsabrechnung im öffentlichen Dienst

Das Management in der öffentlichen Verwaltung steht vor einer ganzen Reihe von Herausforderungen. Nicht nur, was den demografischen und den technologischen Wandel betrifft. Auch die politische Landschaft und damit viele Regelungen ändern sich immer wieder aufs Neue. Noch dazu müssen Ämter und Behörden viele, komplexe Aufgaben bei oftmals knapp bemessenen finanziellen Ressourcen bewältigen.

Doch mit der richtigen Software öffentliche Verwaltung können Sie einige der vielen Routineaufgaben schnell und rechtssicher erledigen. So zum Beispiel die Entgeltabrechnung, die im öffentlichen Dienst häufig komplexer ist als in der privaten Wirtschaft. Ihr Ziel: Sie müssen die Nettolöhne und -gehälter korrekt entsprechend dem jeweiligen Tarifwerk berechnen und diese pünktlich an Ihre Mitarbeiter auszuzahlen.

Sage Stammdaten
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Dafür müssen Sie nicht nur die Arbeitszeiten und die Überstunden exakt erfassen und die Grundvergütung errechnen. Sie müssen darüber hinaus Posten wie die Steuern, die Beiträge zur Sozialversicherung und die Kirchensteuer einbehalten. Zudem sind nicht nur Sonderzahlungen wie das Urlaubs- und Weihnachtsgeld zu berücksichtigen. In der Abrechnung öffentlicher Dienst gibt es viele weitere Zulagen und Zuschläge zu beachten.

Um sich die Arbeit zu erleichtern, setzen viele Ämter und Behörden bei der Entgeltabrechnung deshalb bereits auf eine Lohnsoftware. In der Regel findet die Gehaltsabrechnung öffentlicher Dienst monatlich statt. Die genaue Abrechnungsperiode kann jedoch von Amt zu Amt sowie abhängig vom Tarifvertrag und vom Bundesland variieren. Auch dies berücksichtigt eine maßgeschneiderte Software.

Was sind die Besonderheiten der Lohnabrechnung öffentlicher Dienst?

Verglichen mit der Entgeltabrechnung in der privaten Wirtschaft hat die im öffentlichen Dienst einige Besonderheiten. Wir stellen Ihnen hier die wichtigsten vor:

Im öffentlichen Dienst gelten tarifliche Regelungen, die die Entgeltabrechnung beeinflussen können. Es gibt Tarifverträge für verschiedene Berufsgruppen, die die Löhne, Gehälter, Zulagen und weitere Leistungen festlegen. All dies berücksichtigt eine Entgeltabrechnung TVöD.
Bei Beamten spricht man nicht von einer Entlohnung, sondern von der Besoldung. Diese unterliegt den spezifischen Regelungen des Beamtenstatus. So erhalten Beamte nicht nur ein monatliches Grundgehalt, das sich nach ihrer Besoldungsgruppe richtet. Sie bekommen außerdem möglicherweise Familienzuschläge oder Zulagen für den Dienst im Ausland.
Diese bestimmen das Gehaltsniveau und die Entgeltstruktur. Für die Angestellten des öffentlichen Dienstes werden die Vergütungsgruppen und Entgelttabellen in den Tarifverträgen abgeschlossen. Bei den Beamten ist von den Besoldungsgruppen die Rede.
Es gibt im öffentlichen Dienst verschiedene Sonderzahlungen, Zuschläge und Zulagen. Das sind etwa Zuschläge für Überstunden, Schichtdienst oder Nachtarbeit oder auch eine betriebliche Altersvorsorge. Hinzu kommen Leistungen beispielsweise für Umzugskosten, Trennungsgeld oder Sachbezüge wie ein Dienstwagen.
Zu diesen zählen nicht nur die Personalnummer, die Kontakt- und Sozialversicherungsdaten. Auch die Informationen zur Qualifikation, Gehaltsstruktur, zu Einsatzorten und Urlaubs- und Fehlzeiten sind zu erfassen und zu pflegen. Eine moderne Software für Entgeltabrechnung unterstützt Sie bei der Verwaltung all dieser Daten rund um Ihr Personal.
Der öffentliche Dienst unterliegt ganz besonderen gesetzlichen Vorschriften und Regelungen, die Sie bei der Entgeltabrechnung berücksichtigen müssen. Das sind etwa der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD), das Bundesbesoldungsgesetz oder das Bundesreisekostengesetz.
Es gelten ferner besondere Fristen für die Abrechnung der Entgelte oder etwa des Urlaubs. So gibt es den Gehaltszahlungstermin, verschiedene Meldetermine und Korrekturfristen. Wer rechtskonform abrechnen will, der muss diese Termine exakt einhalten.
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Anbieter für Gehaltsabrechnung im öffentlichen Dienst im Vergleich: Sage ist regelmäßig Testsieger

Warum benötigt man eine spezielle Software öffentliche Verwaltung?

Wer seinen Beschäftigten korrekt und pünktlich bezahlen möchte, der profitiert von einer speziellen Software wie einer Entgeltabrechnung TVöD. Denn die Abrechnung der Löhne und Gehälter im öffentlichen Dienst ist oft schwierig und zeitaufwendig. Das liegt zum einen an dem komplexen Tarifrecht. Zum anderen an den besonderen rechtlichen Bestimmungen, die in der öffentlichen Verwaltung einzuhalten sind.

Mithilfe einer Gehaltsabrechnung TVöD können Sie viele Prozesse bei der Entgeltabrechnung automatisieren und Zeit sparen. Eine Software sorgt dafür, dass Sie stets alle tariflichen Bestimmungen und gesetzlichen Vorschriften einhalten. Außerdem stellt sie sicher, dass Sie den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachkommen. Diese Pflichten regeln, wie lange Sie etwa Personalakten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen und Arbeitszeitnachweise aufbewahren müssen.

Eine Lohnabrechnung öffentlicher Dienst erleichtert Ihnen darüber hinaus die Verwaltung der Personalstammdaten. Zudem hilft Ihnen die Software dabei, Zuschläge, Überstunden und Urlaubsansprüche zu berechnen. Auch die Kommunikation mit anderen Behörden und Organisationen wie dem Finanzamt oder der Sozialversicherung wird deutlich einfacher.

Kurz gesagt, mithilfe einer Software öffentliche Verwaltung arbeiten Sie nicht nur genauer und effizienter. Sie halten noch dazu zu jeder Zeit alle Compliance-Vorgaben ein.

Das sind die Vorteile einer Entgeltabrechnung öffentlicher Dienst

Eine Branchensoftware trägt den Besonderheiten der tariflichen Anforderungen in der öffentlichen Verwaltung Rechnung. Sie ermöglicht es Ihnen, beliebig viele Arbeitnehmer komfortabel abzurechnen. Noch dazu sind Sie mit einer Gehaltsabrechnung öffentlicher Dienst jederzeit gesetzlich auf dem neuesten Stand. Hier die wichtigsten Vorteile, die eine Entgeltabrechnung dem öffentlichen Dienst bietet, im Überblick:

Zeitersparnis

Eine Software automatisiert viele Prozesse und berechnet Gehälter schnell und effizient. Dadurch sparen die Mitarbeiter der Personalabteilung viel Zeit, in der sie sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren können.

Fehlervermeidung

Eine Software minimiert das Risiko von Fehlern bei der Berechnung von Gehältern und Abzügen. Die Software berücksichtigt automatisch alle relevanten Daten, wie zum Beispiel Arbeitsstunden, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.

Transparenz

Mithilfe einer Software sind Sie in der Lage, die Gehaltsabrechnungen klar darstellen. Nicht nur Sie, auch Ihre Mitarbeiter können sie so jederzeit leicht nachvollziehen.

Compliance

Die Software berücksichtigt automatisch alle relevanten Regelungen und Berechnungen. So gehen Sie sicher, dass Sie alle Compliance-Vorgaben des öffentlichen Dienstes erfüllen. Es ist praktisch unmöglich, dagegen zu verstoßen.

Flexibilität

Ein modernes Programm passt sich den Bedürfnissen des öffentlichen Dienstes an. Die Software berücksichtigt die verschiedenen Gehaltsbestandteile und Abzüge und kann somit individuelle Gehaltsabrechnungen für die Beschäftigten erstellen.

Sie entscheiden: Gehaltsabrechnung öffentlicher Dienst – extern oder doch besser inhouse?

Ihre Behörde kann die Lohnabrechnung öffentlicher Dienst sowohl inhouse, also intern, als auch extern durchführen. Inhouse bedeutet, dass Ihre Personalabteilung selbst alle mit der Abrechnung verbundenen Arbeiten erledigt. 

In der Praxis führen viele Ämter und Behörden die Gehaltsabrechnung häufig inhouse durch. Denn die Personalverantwortlichen haben oftmals nicht nur das nötige Know-how. Sie haben zudem den Überblick über die Arbeitszeiten und die Gehaltsstrukturen ihrer Beschäftigten. Beim Einsatz einer modernen Lohnabrechnung TVöD wie der Sage HR Suite erledigen sie die Entgeltabrechnung öffentlicher Dienst im Nu selbst.

Manchmal kann es jedoch sinnvoll sein, dass ein externer Dienstleister, zum Beispiel ein Abrechnungsbüro, diese Aufgaben übernimmt. Dann spricht man auch vom Hosting der Gehaltsabrechnung für den öffentlichen Dienst. Der Hosting-Dienstleister übernimmt etwa dann, wenn das jeweilige Amt nur über begrenzte IT-Ressourcen verfügt.

Sage bietet Ihnen beide Varianten an:

Bei Sage haben Sie die freie Wahl. Sie können Ihre Gehaltsabrechnung mit der Software von Sage einfach selbst erledigen. Ansonsten übernehmen wir gern für Sie die Abrechnung Ihrer Löhne und Gehälter und optimieren Ihre Geschäftsprozesse. Und Sie können sich ganz den zentralen Tätigkeiten im öffentlichen Dienst widmen.

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Sage HR Suite

Die integrierte HR- und Personalabrechnungslösung von Sage für die Gehaltsabrechnung im öffentlichen Dienst.
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Sage HR Lohnabrechnung Service

Als Ihr zuverlässiger Hosting-Partner übernimmt Sage für Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Ihre Verwaltung.
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Wir haben bei unseren Abrechnungen eine Reihe unterschiedlicher Tarifvereinbarungen zu berücksichtigen, denn wir rechnen nach TVöD, TVSuE, TVAöD und nach dem Landesbesoldungsgesetz ab. Und das sind immerhin 2.100 Abrechnungen monatlich für insgesamt 27 Mandanten! Sage HR unterstützt uns dabei perfekt.

Jörn Baumert
Stadt Flensburg

Gehaltsabrechnung öffentlicher Dienst – Erklärungen und Antworten auf Ihre Fragen

Es gibt einige Tarifwerke, die die Gehälter und die Arbeitsbedingungen der Beschäftigten im öffentlichen Dienst in Deutschland regeln. Zu unterscheiden sind zunächst die beiden großen übergeordneten Gruppen der Beschäftigten:

Die Beamtenbesoldung für die Beamten
Die Beamten im öffentlichen Dienst haben einen besonderen rechtlichen Status. Sie unterliegen der Beamtenbesoldung, die die Gehälter, die Zulagen, Aufstiegsmöglichkeiten und andere rechtliche Bestimmungen regelt. Wie hoch die Besoldung ist, das richtet sich nach der Besoldungsgruppe und dem Dienstalter jedes einzelnen.

Die Tarifverträge für Angestellte öffentlichen Dienstes
Für die Angestellten im öffentlichen Dienst gelten in der Regel die Tarifverträge TVöD. Diese regeln nicht nur die Gehälter, sondern auch die Arbeitsbedingungen, Urlaubsansprüche und Kündigungsfristen. TVöD steht für Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst für die Beschäftigten der Kommunen. Beim TVöD-VKA handelt es sich um den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Gemeinden und Gemeindeverbände. Er baut auf dem allgemeinen TVöD auf, erweitert ihn aber um besondere Bestimmungen für den kommunalen Bereich. VKA steht hier für die Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände, die den jeweiligen Tarifvertrag aushandelt und abschließt. Somit ist der TVöD-VKA für die meisten kommunalen Angestellten maßgeblich.

Es gibt noch eine ganze Reihe spezieller Formen des TVöD. So gilt der TVöD-Bund für die Beschäftigten des Bundes, die in den Bundesbehörden arbeiten. Beispiel sind hier die Bundeseisenbahn oder die Deutsche Rentenversicherung Bund. Nicht alle Bundesländer nutzen den TVöD. Sie haben ihr eigenes Tarifwerk für den öffentlichen Dienst, so etwa gilt in Hessen der TV-H (Tarifvertrag Hessen). Andere Länder wie Berlin wenden den TV-L an, haben ihn jedoch um spezifische Punkte ergänzt und angepasst. Es gibt noch viele weitere spezielle Bereiche für den TVöD: TVöD-V (Verwaltung), -E (Entsorgung), -F (Flughafen), -N (Nahverkehr), -K (Krankenhäuser), TV-V (Versorgungsbetriebe) oder TV Autobahn. 

Der TVöD und seine verschiedenen Unterformen haben zum 1.10.2005 mehrere Tarifverträge für den öffentlichen Dienst der Kommunen abgelöst. Ziel war es, die vielen verschiedenen Tarifwerke zu vereinheitlichen und eine einheitliche Regelung für den öffentlichen Dienst zu schaffen. Zu diesen ehemaligen Tarifwerken zählen unter anderem:

  • den BAT (Bundes-Angestelltentarifvertrag),
  • den BAT-O (Tarifvertrag zur Anpassung des Tarifrechts der Länder Ost),
  • den BMTG (Bundesmanteltarifvertrag für Gemeindearbeiter),
  • den MTArb (Manteltarifvertrag für Arbeiterinnen und Arbeiter des Bundes und der Länder) und
  • den MT-B (Manteltarifvertrag für Beschäftigte in den kommunalen Verwaltungen und Betrieben).

Die Tarifverträge, auch Tarifwerke genannt, regeln das Entgelt im deutschen öffentlichen Dienst. Die Arbeitgeberverbände und die Gewerkschaften schließen die Tarifverträge ab und passen sie regelmäßig an. Einer der bekanntesten ist der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst, kurz TVöD, der insgesamt 15 Entgeltgruppen umfasst.

Die Entgeltgruppen sind mit den Buchstaben E für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder S für den Sozial- und Erziehungsdienst gekennzeichnet. Diesem Buchstaben folgt eine Zahl, die die Entgeltgruppe bestimmt. Je höher die Zahl ist, umso höher ist die Gehaltsstufe. In welche der jeweilige Mitarbeiter eingestuft wird, das liegt an seiner Tätigkeit und Qualifikation. Die Entgeltgruppen orientieren sich an den Besoldungsgruppen A1 bis A15 der Beamten und steigen wie folgt auf:

Die Entgeltgruppen E1 bis E4 steht für den einfachen Dienst. Dieser beschreibt Tätigkeiten, die weniger qualifiziert Kenntnisse und Fähigkeiten erfordern. Bei den Beschäftigten handelt es sich deshalb meist um An- oder Ungelernte. E5 bis E8 steht für den mittleren Dienst und setzt eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung voraus. Die Entgeltgruppen E9 bis E12 bezeichnen den gehobenen Dienst und erfordern einen Fachhochschul- oder Bachelorabschluss. Der höhere Dienst umfasst die Gruppen E13 bis E15 und setzt ein Diplom oder einen Masterabschluss voraus.

Die genaue Berechnung des Gehalts ist komplex und hängt von verschiedenen Faktoren ab: von der Berufserfahrung, der Qualifikation, Tätigkeitsmerkmalen und vom Dienstalter. Oftmals gibt es auch regionale Unterschiede, da in manchen Bundesländern oder Kommunen zusätzliche Zulagen oder Zuschläge bezahlt werden.

Wie viel es kostet, wenn ein externer Dienstleister die Lohnabrechnung öffentlicher Dienst übernimmt, das hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zum einen von der Größe der Organisation, also von der Anzahl der Mitarbeiter, für die Sie die Entgeltabrechnung durchführen. Zum anderen hängt es davon ab, wie komplex die Abrechnung ist. Je spezieller die Tarifverträge und Regelungen sind, umso höher sind die Kosten für das Hosting. 

Auch der Umfang der Dienstleistungen spielt eine wichtige Rolle: Geht es ausschließlich um die Gehaltsabrechnung TVöD oder sind auch andere Leistungen wie Berichtsmodule oder Self-Service-Portale für die Mitarbeiter gefragt? Vielleicht wünschen Sie sich für Ihre Institution ja auch eine maßgeschneiderte Lösung. Sprechen Sie uns gern an, unsere Experten bei Sage tun alles dafür, dass Sie von der idealen Software profitieren.

Die Antwort auf diese Frage kann von einem Amt zum anderen ganz unterschiedlich ausfallen. Sie hängt von verschiedenen Faktoren ab, unter anderem von den folgenden:

Expertise: Verfügen Ihre eigenen Mitarbeiter über ausreichendes Fachwissen für die Gehaltsabrechnung öffentlicher Dienst? Oder profitieren Sie möglicherweise durch die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister? Denn diese verfügen oftmals über eine langjährige Erfahrung und eine tiefe Expertise.

Rechtssicherheit: Ein erfahrener Dienstleister kann dabei unterstützen, alle Compliance-Anforderungen und rechtlichen Bestimmungen im Bereich der Abrechnung öffentlicher Dienst einzuhalten. Das hilft ihnen dabei, mögliche Risiken und Fehler zu minimieren.

Kostenersparnis: Die Auslagerung der Lohnabrechnung öffentlicher Dienst kann dazu beitragen, Kosten einzusparen. Schließlich müssen Sie keine internen Ressourcen für die Entgeltabrechnung bereitstellen. Denn Sie brauchen für die Abrechnung nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die nötige Hard- und Software.

Zeitersparnis: Schlussendlich können Sie durch die Auslagerung Ihre eigenen Mitarbeiter entlasten. Diese können sich ganz auf ihre Kernkompetenz und die eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

Einige Behörden profitieren von einer Auslagerung. Für andere wiederum ist es effektiver ist, die Lohnabrechnung intern durchzuführen. Sie stehen gerade vor der Frage, ob Ihr Amt die Gehaltsabrechnung auslagern soll oder ob besser nicht? Dann empfehlen wir Ihnen, eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen. Beziehen Sie die individuellen Anforderungen, die vorhandenen Ressourcen und auch mögliche Risiken in der eigenen Organisation mit ein. Erst auf dieser Basis können Sie entscheiden, ob das Outsourcing der Lohnabrechnung für Ihre Behörde sinnvoll ist.

Die Antwort lautet ja. Sage bietet zahlreiche HR Lösungen an, vom Recruiting über die Personalverwaltung bis hin zu Zeiterfassung. Aber das ist nicht lange nicht alles. Darüber hinaus bietet Ihnen Sage Softwarelösungen an, die Sie nahtlos mit Ihrer HR Software verknüpfen können: etwa eine für die Buchhaltung oder eine ERP Software. So haben Sie alles aus einer Hand.

Bereits über 2 Millionen Kunden weltweit managen ihre Buchhaltung, Lohnabrechnung, Finanzen und ihr Personal erfolgreich mit Sage.

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