Das Management in der öffentlichen Verwaltung steht vor einer ganzen Reihe von Herausforderungen. Nicht nur, was den demografischen und den technologischen Wandel betrifft. Auch die politische Landschaft und damit viele Regelungen ändern sich immer wieder aufs Neue. Noch dazu müssen Ämter und Behörden viele, komplexe Aufgaben bei oftmals knapp bemessenen finanziellen Ressourcen bewältigen.
Doch mit der richtigen Software öffentliche Verwaltung können Sie einige der vielen Routineaufgaben schnell und rechtssicher erledigen. So zum Beispiel die Entgeltabrechnung, die im öffentlichen Dienst häufig komplexer ist als in der privaten Wirtschaft. Ihr Ziel: Sie müssen die Nettolöhne und -gehälter korrekt entsprechend dem jeweiligen Tarifwerk berechnen und diese pünktlich an Ihre Mitarbeiter auszuzahlen.
Dafür müssen Sie nicht nur die Arbeitszeiten und die Überstunden exakt erfassen und die Grundvergütung errechnen. Sie müssen darüber hinaus Posten wie die Steuern, die Beiträge zur Sozialversicherung und die Kirchensteuer einbehalten. Zudem sind nicht nur Sonderzahlungen wie das Urlaubs- und Weihnachtsgeld zu berücksichtigen. In der Abrechnung öffentlicher Dienst gibt es viele weitere Zulagen und Zuschläge zu beachten.
Um sich die Arbeit zu erleichtern, setzen viele Ämter und Behörden bei der Entgeltabrechnung deshalb bereits auf eine Lohnsoftware. In der Regel findet die Gehaltsabrechnung öffentlicher Dienst monatlich statt. Die genaue Abrechnungsperiode kann jedoch von Amt zu Amt sowie abhängig vom Tarifvertrag und vom Bundesland variieren. Auch dies berücksichtigt eine maßgeschneiderte Software.
Wer seinen Beschäftigten korrekt und pünktlich bezahlen möchte, der profitiert von einer speziellen Software wie einer Entgeltabrechnung TVöD. Denn die Abrechnung der Löhne und Gehälter im öffentlichen Dienst ist oft schwierig und zeitaufwendig. Das liegt zum einen an dem komplexen Tarifrecht. Zum anderen an den besonderen rechtlichen Bestimmungen, die in der öffentlichen Verwaltung einzuhalten sind.
Mithilfe einer Gehaltsabrechnung TVöD können Sie viele Prozesse bei der Entgeltabrechnung automatisieren und Zeit sparen. Eine Software sorgt dafür, dass Sie stets alle tariflichen Bestimmungen und gesetzlichen Vorschriften einhalten. Außerdem stellt sie sicher, dass Sie den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachkommen. Diese Pflichten regeln, wie lange Sie etwa Personalakten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen und Arbeitszeitnachweise aufbewahren müssen.
Eine Lohnabrechnung öffentlicher Dienst erleichtert Ihnen darüber hinaus die Verwaltung der Personalstammdaten. Zudem hilft Ihnen die Software dabei, Zuschläge, Überstunden und Urlaubsansprüche zu berechnen. Auch die Kommunikation mit anderen Behörden und Organisationen wie dem Finanzamt oder der Sozialversicherung wird deutlich einfacher.
Kurz gesagt, mithilfe einer Software öffentliche Verwaltung arbeiten Sie nicht nur genauer und effizienter. Sie halten noch dazu zu jeder Zeit alle Compliance-Vorgaben ein.
Ihre Behörde kann die Lohnabrechnung öffentlicher Dienst sowohl inhouse, also intern, als auch extern durchführen. Inhouse bedeutet, dass Ihre Personalabteilung selbst alle mit der Abrechnung verbundenen Arbeiten erledigt.
In der Praxis führen viele Ämter und Behörden die Gehaltsabrechnung häufig inhouse durch. Denn die Personalverantwortlichen haben oftmals nicht nur das nötige Know-how. Sie haben zudem den Überblick über die Arbeitszeiten und die Gehaltsstrukturen ihrer Beschäftigten. Beim Einsatz einer modernen Lohnabrechnung TVöD wie der Sage HR Suite erledigen sie die Entgeltabrechnung öffentlicher Dienst im Nu selbst.
Manchmal kann es jedoch sinnvoll sein, dass ein externer Dienstleister, zum Beispiel ein Abrechnungsbüro, diese Aufgaben übernimmt. Dann spricht man auch vom Hosting der Gehaltsabrechnung für den öffentlichen Dienst. Der Hosting-Dienstleister übernimmt etwa dann, wenn das jeweilige Amt nur über begrenzte IT-Ressourcen verfügt.
Es gibt einige Tarifwerke, die die Gehälter und die Arbeitsbedingungen der Beschäftigten im öffentlichen Dienst in Deutschland regeln. Zu unterscheiden sind zunächst die beiden großen übergeordneten Gruppen der Beschäftigten:
Die Beamtenbesoldung für die Beamten
Die Beamten im öffentlichen Dienst haben einen besonderen rechtlichen Status. Sie unterliegen der Beamtenbesoldung, die die Gehälter, die Zulagen, Aufstiegsmöglichkeiten und andere rechtliche Bestimmungen regelt. Wie hoch die Besoldung ist, das richtet sich nach der Besoldungsgruppe und dem Dienstalter jedes einzelnen.
Die Tarifverträge für Angestellte öffentlichen Dienstes
Für die Angestellten im öffentlichen Dienst gelten in der Regel die Tarifverträge TVöD. Diese regeln nicht nur die Gehälter, sondern auch die Arbeitsbedingungen, Urlaubsansprüche und Kündigungsfristen. TVöD steht für Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst für die Beschäftigten der Kommunen. Beim TVöD-VKA handelt es sich um den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Gemeinden und Gemeindeverbände. Er baut auf dem allgemeinen TVöD auf, erweitert ihn aber um besondere Bestimmungen für den kommunalen Bereich. VKA steht hier für die Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände, die den jeweiligen Tarifvertrag aushandelt und abschließt. Somit ist der TVöD-VKA für die meisten kommunalen Angestellten maßgeblich.
Es gibt noch eine ganze Reihe spezieller Formen des TVöD. So gilt der TVöD-Bund für die Beschäftigten des Bundes, die in den Bundesbehörden arbeiten. Beispiel sind hier die Bundeseisenbahn oder die Deutsche Rentenversicherung Bund. Nicht alle Bundesländer nutzen den TVöD. Sie haben ihr eigenes Tarifwerk für den öffentlichen Dienst, so etwa gilt in Hessen der TV-H (Tarifvertrag Hessen). Andere Länder wie Berlin wenden den TV-L an, haben ihn jedoch um spezifische Punkte ergänzt und angepasst. Es gibt noch viele weitere spezielle Bereiche für den TVöD: TVöD-V (Verwaltung), -E (Entsorgung), -F (Flughafen), -N (Nahverkehr), -K (Krankenhäuser), TV-V (Versorgungsbetriebe) oder TV Autobahn.
Der TVöD und seine verschiedenen Unterformen haben zum 1.10.2005 mehrere Tarifverträge für den öffentlichen Dienst der Kommunen abgelöst. Ziel war es, die vielen verschiedenen Tarifwerke zu vereinheitlichen und eine einheitliche Regelung für den öffentlichen Dienst zu schaffen. Zu diesen ehemaligen Tarifwerken zählen unter anderem:
Die Tarifverträge, auch Tarifwerke genannt, regeln das Entgelt im deutschen öffentlichen Dienst. Die Arbeitgeberverbände und die Gewerkschaften schließen die Tarifverträge ab und passen sie regelmäßig an. Einer der bekanntesten ist der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst, kurz TVöD, der insgesamt 15 Entgeltgruppen umfasst.
Die Entgeltgruppen sind mit den Buchstaben E für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder S für den Sozial- und Erziehungsdienst gekennzeichnet. Diesem Buchstaben folgt eine Zahl, die die Entgeltgruppe bestimmt. Je höher die Zahl ist, umso höher ist die Gehaltsstufe. In welche der jeweilige Mitarbeiter eingestuft wird, das liegt an seiner Tätigkeit und Qualifikation. Die Entgeltgruppen orientieren sich an den Besoldungsgruppen A1 bis A15 der Beamten und steigen wie folgt auf:
Die Entgeltgruppen E1 bis E4 steht für den einfachen Dienst. Dieser beschreibt Tätigkeiten, die weniger qualifiziert Kenntnisse und Fähigkeiten erfordern. Bei den Beschäftigten handelt es sich deshalb meist um An- oder Ungelernte. E5 bis E8 steht für den mittleren Dienst und setzt eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung voraus. Die Entgeltgruppen E9 bis E12 bezeichnen den gehobenen Dienst und erfordern einen Fachhochschul- oder Bachelorabschluss. Der höhere Dienst umfasst die Gruppen E13 bis E15 und setzt ein Diplom oder einen Masterabschluss voraus.
Die genaue Berechnung des Gehalts ist komplex und hängt von verschiedenen Faktoren ab: von der Berufserfahrung, der Qualifikation, Tätigkeitsmerkmalen und vom Dienstalter. Oftmals gibt es auch regionale Unterschiede, da in manchen Bundesländern oder Kommunen zusätzliche Zulagen oder Zuschläge bezahlt werden.
Wie viel es kostet, wenn ein externer Dienstleister die Lohnabrechnung öffentlicher Dienst übernimmt, das hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zum einen von der Größe der Organisation, also von der Anzahl der Mitarbeiter, für die Sie die Entgeltabrechnung durchführen. Zum anderen hängt es davon ab, wie komplex die Abrechnung ist. Je spezieller die Tarifverträge und Regelungen sind, umso höher sind die Kosten für das Hosting.
Auch der Umfang der Dienstleistungen spielt eine wichtige Rolle: Geht es ausschließlich um die Gehaltsabrechnung TVöD oder sind auch andere Leistungen wie Berichtsmodule oder Self-Service-Portale für die Mitarbeiter gefragt? Vielleicht wünschen Sie sich für Ihre Institution ja auch eine maßgeschneiderte Lösung. Sprechen Sie uns gern an, unsere Experten bei Sage tun alles dafür, dass Sie von der idealen Software profitieren.
Die Antwort auf diese Frage kann von einem Amt zum anderen ganz unterschiedlich ausfallen. Sie hängt von verschiedenen Faktoren ab, unter anderem von den folgenden:
Expertise: Verfügen Ihre eigenen Mitarbeiter über ausreichendes Fachwissen für die Gehaltsabrechnung öffentlicher Dienst? Oder profitieren Sie möglicherweise durch die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister? Denn diese verfügen oftmals über eine langjährige Erfahrung und eine tiefe Expertise.
Rechtssicherheit: Ein erfahrener Dienstleister kann dabei unterstützen, alle Compliance-Anforderungen und rechtlichen Bestimmungen im Bereich der Abrechnung öffentlicher Dienst einzuhalten. Das hilft ihnen dabei, mögliche Risiken und Fehler zu minimieren.
Kostenersparnis: Die Auslagerung der Lohnabrechnung öffentlicher Dienst kann dazu beitragen, Kosten einzusparen. Schließlich müssen Sie keine internen Ressourcen für die Entgeltabrechnung bereitstellen. Denn Sie brauchen für die Abrechnung nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die nötige Hard- und Software.
Zeitersparnis: Schlussendlich können Sie durch die Auslagerung Ihre eigenen Mitarbeiter entlasten. Diese können sich ganz auf ihre Kernkompetenz und die eigentlichen Aufgaben konzentrieren.
Einige Behörden profitieren von einer Auslagerung. Für andere wiederum ist es effektiver ist, die Lohnabrechnung intern durchzuführen. Sie stehen gerade vor der Frage, ob Ihr Amt die Gehaltsabrechnung auslagern soll oder ob besser nicht? Dann empfehlen wir Ihnen, eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen. Beziehen Sie die individuellen Anforderungen, die vorhandenen Ressourcen und auch mögliche Risiken in der eigenen Organisation mit ein. Erst auf dieser Basis können Sie entscheiden, ob das Outsourcing der Lohnabrechnung für Ihre Behörde sinnvoll ist.
Die Antwort lautet ja. Sage bietet zahlreiche HR Lösungen an, vom Recruiting über die Personalverwaltung bis hin zu Zeiterfassung. Aber das ist nicht lange nicht alles. Darüber hinaus bietet Ihnen Sage Softwarelösungen an, die Sie nahtlos mit Ihrer HR Software verknüpfen können: etwa eine für die Buchhaltung oder eine ERP Software. So haben Sie alles aus einer Hand.
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