Kaufmännische Software: die passende Lösung für Ihre Branche

Jedes Unternehmen, vom Einmannbetrieb bis zum Großhändler, profitiert von einer kaufmännischen Software. Sie unterstützt ihn in allen Bereichen und bei einer Vielzahl von Aufgaben. Hier einige der Hauptaufgaben und der Punkte, auf die es bei einem solchen Programm ankommt: 

Buchhaltung: Die kaufmännische Software ermöglicht nicht nur die Erfassung und Verwaltung von Buchungsdaten, Einnahmen und Ausgaben, Aktiva und Passiva. Sie automatisiert zudem die Rechnungsstellung und die Bearbeitung der Eingangsrechnungen der Lieferanten. Ferner unterstützt sie Sie dabei, die Banktransaktionen zu überprüfen und abzugleichen. Das Modul Kostenrechnung erlaubt es, die Kosten für verschiedene Projekte und Geschäftsbereiche zu verfolgen. Weiterhin hilft eine Branchensoftware bei der Verwaltung der Vermögenswerte und bei der Lohnbuchhaltung.

Finanzmanagement: Kaufmännische Programme unterstützen Unternehmen dabei, ihre finanziellen Leistungen zu überwachen und zu optimieren. Dazu bietet sie verschiedene Funktionen zur Budgetierung und zum Forecasting, zur Cashflow-Analyse und Finanzberichterstattung. Auch das Debitoren- und Kreditoren- sowie das Risiko- und das Investitionsmanagement zählen dazu.

Verwaltung des Inventars: Mithilfe der Software kann das Unternehmen sicherstellen, dass es jederzeit über ausreichend Ressourcen und Materialien verfügt. So dient sie der Erfassung und Verfolgung der Bestände. Das betrifft die Rohstoffe, Zwischen- und fertigen Produkte ebenso wie Werkzeuge und etwa Büromaterialien.

Kunden- und Lieferantenmanagement: Unternehmen können mit einer Software die Kommunikation mit den Kunden und mit den Lieferanten verbessern. Dazu speichern Sie deren relevante Daten sowie all die Informationen, die im Rahmen der bisherigen Geschäftsbeziehung angefallen sind. Die Analyse der Lieferantenleistung und des Kundenverhaltens hilft dabei, künftige Strategien im Einkauf wie im Verkauf zu entwickeln.

Personalwesen: Eine kaufmännische Software bietet auch nützliche Funktionen zur Verwaltung der Mitarbeiter. Dazu zählen die Gehaltsabrechnung, das Leistungs- ebenso wie das Arbeitszeitmanagement inklusive eines Tools zur Zeiterfassung.

Berichte und Analyse: Mit ihrer Hilfe werden Berichten, Diagramme und Analysen erstellt. Dadurch unterstützt die Software dabei, Trends zu identifizieren und für die Zukunft tragfähige Entscheidungen zu treffen.

Compliance und Steuern: Die Software hilft Firmen dabei, alle gesetzlichen Vorschriften, die für die Branche spezifischen Normen und die Steuervorschriften einzuhalten. Dafür sorgen zum einen die entsprechenden Berechnungen, Analysen und Berichte. Zum anderen auch die sichere und rechtskonforme Speicherung der Daten.

Es gibt verschiedene Arten von kaufmännischer Software. Sie alle unterstützen Unternehmen dabei, ihre geschäftlichen Prozesse effizienter zu gestalten und ihre finanzielle Leistung zu verbessern. Doch es sind zwei Gruppen zu unterscheiden: zum einen die kaufmännischen Komplett-, zum anderen die Einzellösungen.

Die kaufmännische Komplettlösungen decken mehrere oder eine ganze Palette von Geschäftsprozessen ab. Dazu zählen etwa die Buchhaltung, die Lagerverwaltung, der Einkauf, Vertrieb, Produktion und das Personalwesen. Diese Komplettlösungen werden oft als Enterprise Resource Planning, oder kurz als ERP-Software bezeichnet. ERP-Systeme sind umfassend und vereinen viele verschiedene Funktionen und Module auf einer Plattform.

Dann gibt es noch die kaufmännischen Einzellösungen, die auf einzelne Gebiete spezialisiert sind. Sie dienen dazu, die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Geschäftsbereichs besonders effizient und effektiv zu erfüllen. Hier ein paar Beispiele:

Eine Buchhaltungssoftware unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Finanzbuchhaltung. Dazu zählen auch die Buchführung, die Rechnungsstellung, die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, die Gehaltsabrechnung und die Finanzberichterstattung. Sage 50 Connected ist eine bewährte und bei Sage Kunden beliebte Buchhaltungssoftware. Ihr Vorgänger – Sage PC Kaufmann – kam vor fast vier Jahrzehnten auf den Markt.

Eine Customer Relationship Management oder CRM-Software hilft Unternehmen dabei, die Informationen über die Kunden zu speichern. Sie ermöglicht es, die Vertriebs- und Marketingaktivitäten zu planen und verfolgen sowie den Kundenservice zu verbessern. Langfristig sorgt sie für eine bessere Kundenbeziehung.

Eine HR-Software oder Personalmanagement-Software unterstützt die Personalabteilung bei der Verwaltung der Mitarbeiter. Und das in allen Belangen: vom Recruiting über die Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung bis hin zur Leistungsbeurteilung.
 
Eine Projektmanagementsoftware unterstützt Unternehmen dabei, die Projekte zu planen, zu überwachen und verwalten. Das schließt auch die Zuweisung der Aufgaben zu einzelnen Mitarbeitern, das Zeitmanagement und die Verwaltung der Ressourcen ein.

Eine Software zur Inventar- und Lagerverwaltung hilft Betrieben, ihren Lagerbestand effizient zu verwalten. Sie hilft ihnen dabei, Bestellungen zu verfolgen und die Lagerhaltung zu optimieren.

Mithilfe einer Finanzanalysesoftware können Unternehmen ihre Finanzdaten und wichtige Kennzahlen analysieren und Prognosen erstellen. Auf dieser Basis kann das Management valide Entscheidungen treffen.

Eine Software zur Reise- und Spesenabrechnung erleichtert die Verwaltung von Geschäftsreisen und allen dazugehörigen Vorgängen.

Eine POS-Software nutzen Einzelhändler um, um Transaktionen an der Kasse abzuwickeln, die Bestände zu verwalten und Verkaufsberichte zu erstellen. POS heißt Point of Sale, bezeichnet also den Ort, an dem der Verkauf stattfindet.

Ist dieser Ort das Internet, dann benötigen Online-Händler eine E-Commerce-Plattform. Mit dieser verwalten sie ihre Bestellungen und Bestände, automatisieren den Versand der Ware und optimieren ihre Onlinepräsenz.

Mithilfe einer kaufmännischen Software behalten Sie die Kontrolle über Ihre Geschäftsabläufe und Ihre Finanzen stets im Blick. Eine Branchensoftware erhöht die Effizienz und Genauigkeit in Ihrem Betrieb und minimiert das Risiko für Fehler. In der Folge sparen Sie Kosten und Zeit, die Sie für profitablere Aufgaben verwenden können. Weitere positive Effekte sind eine verbesserte Betreuung der Kunden und eine bessere Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Außerdem fällt es den Verantwortlichen leicht, die umfassenden Anforderungen an die Compliance zu erfüllen.

Genauere und aktuellere Geschäftsdaten ermöglichen es Ihnen zudem, schneller die besseren Entscheidungen zu treffen. Das alles fördert wiederum das Wachstum, die Wettbewerbsfähigkeit und den Erfolg Ihres Unternehmens. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, gilt es jedoch, die Software mit Sorgfalt auszuwählen und zu implementieren.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine kaufmännische Software zu implementieren. Zum einen gibt es die On-premise-Implementierung. Hier installiert und nutzt das Unternehmen die Software auf den eigenen Servern. Das kann sowohl in den Büros der Firma, als auch in einem eigenen Rechenzentrum stattfinden. Bei dieser Form der Implementierung behält zwar die Organisation die volle Kontrolle über die Hard- und die Software. Sie erfordert jedoch meist erhebliche Investitionen in die Module, in die Wartung und den Support.

Zum anderen gibt es die Cloud-Implementierung, es handelt sich also um eine cloudbasierte Software. Das heißt, hier ersetzt die Cloud den Computer, eine Installation auf lokalen Geräten ist nicht nötig. Der Anbieter hostet die Anwendung auf seinen eigenen Servern und stellt sie über das Internet bereit. Diese spezielle Form, eine Software zur Verfügung zu stellen, nennt sich auch Software as a Service, kurz SaaS.

Eine SaaS hat mehrere Vorteile: Erstens ist eine solche Lösung skalierbar, wächst also problemlos mit den Anforderungen des Unternehmens mit. Zweitens ist dies meist die kostengünstigere Variante, denn der Betrieb muss sich in keiner Weise um die Infrastruktur kümmern. Drittens haben die Nutzer jederzeit von überall aus Zugriff auf ihre Daten. Die einzige Voraussetzung hierfür ist eine zuverlässige Internetverbindung. 

Sie allein entscheiden, welche Art der Implementierung am besten zu Ihrem Unternehmen passt. In der Regel hängt diese Entscheidung von verschiedenen Faktoren ab. Dazu zählen nicht nur die Größe Ihres Betriebs und das Budget. Einfluss nehmen auch Ihre Anforderungen an die Sicherheit, Ihre Unternehmensziele und Ihre Unternehmenskultur.

Es ist völlig egal, in welcher Branche Sie zu Hause sind. Ob Sie etwa Inhaber eines Start-ups sind, einen kleinen Handwerksbetrieb oder einen Versandhandel im Einmannbetrieb führen. Als Kleinunternehmer müssen Sie sich Ihre Zeit sorgfältig einteilen. Neben Ihrem eigentlichen Job müssen Sie zahlreiche Dinge von der Buchhaltung über die Rechnungsstellung bis hin zur Steuererklärung erledigen.

Eine kaufmännische Software für Kleinunternehmen bietet Ihnen hier zahlreiche Vorteile. Da sie viele Vorgänge, etwa in der Buchhaltung, automatisiert, sparen Sie viel Zeit und Aufwand. Ein geeignetes Programm hilft Ihnen bei der Vorbereitung und der Einreichung der Steuererklärungen. In der Regel liefert sie die benötigten Informationen direkt in einem Format, das die Steuerbehörden akzeptieren. Sie vermeiden also zusätzliche Arbeiten und können sich völlig auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Zeitgemäße Lösungen sind heute zudem cloudbasiert, wie etwa Sage 50 Connected. Dadurch haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Finanz-, Kunden- und alle Daten, die Sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen. Das ist insbesondere dann praktisch, wenn Sie viel mobil arbeiten und viel beim Kunden sind. Auch was die Compliance angeht, können Sie sich entspannt zurücklehnen. Denn mit einem kaufmännischen Programm stellen Sie sicher, dass Ihr Betrieb allen rechtlichen und steuerlichen Anforderungen entspricht. Damit minimieren Sie das Risiko für Sanktionen, sparen Zeit, Geld und Nerven.

Vom Einsatz einer kaufmännischen Software kann praktisch jedes Unternehmen jeder Größe und Branche profitieren. Hier ein paar Sparten und ihre besonderen Vorteile im Überblick:

Kleinunternehmen und Start-ups können ihre Ressourcen ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Mittelständische Unternehmen profitieren insbesondere von den Funktionen Lagerverwaltung, CRM und Personalmanagement.

Freiberufler und Selbstständige behalten ihre Finanzen im Blick, schreiben im Nu Rechnungen und erledigen rasch ihre Steuererklärung.

Einzelhandelsunternehmen sind in der Lage, die Lagerbestände zu verfolgen, Verkaufsdaten zu analysieren, Bestellungen zu verwalten und Finanzberichte zu erstellen.

E-Commerce-Unternehmen können Bestellungen verwalten, Zahlungen verfolgen, Versandprozesse automatisieren und den Bestand in Echtzeit aktualisieren.

Dienstleistungsunternehmen ist es möglich, einfacher ihre Projekte zu verfolgen, Kosten abzurechnen und die Arbeitszeiten der Mitarbeiter festzuhalten.

Gastronomiebetriebe können Bestellungen und Lagerbestände verwalten, Personal- und Gehaltsabrechnungen automatisieren und Umsatzberichte erstellen.

Ärzte und andere Gesundheitsdienstleister profitieren durch die Automatisierung der Patientenabrechnungen sowie von der Terminplanung und Buchführung.

Fertigungsunternehmen können die Produktionsprozesse verwalten, Materialbestände überwachen, Lieferketten optimieren und ihre Kosten analysieren.

Bildungseinrichtungen wie Schulen sind in der Lage, Budgets und Ressourcen zu verwalten und Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter zu erstellen.

Non-Profit-Organisationen können die Spenden und Zuwendungen managen, Budgets und aussagefähige Finanzberichte erstellen.