Erfahren Sie hier alles Wichtige:
Die E-Rechnung ist mehr als eine gesetzliche Pflicht – sie ist Ihr Schlüssel zu optimierten Geschäftsprozessen. Mit Sage digitalisieren Sie Ihre Rechnungsprozesse und bleiben GoBD-konform.
In vielen unserer Lösungen steht Ihnen alles zur Verfügung, was Sie zur Erstellung, zum Empfang und zur revisionssicheren Archivierung von E-Rechnungen brauchen.
Wir bieten Ihnen klare Informationen und umfassende Unterstützung – als Ihr Partner für die digitale Transformation!
Alle Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen und in zugelassenen Syntaxen wie z. B. CII (Cross Industry Invoice) oder UBL (Universal Business Language) erstellt wurden, sind erlaubt.
Grundsätzlich müssen ab dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen E-Rechnungen gemäß EN 16931 ausstellen und empfangen können. Jedoch gibt es Ausnahmen für die Ausstellung von E-Rechnungen, sodass die umfassende Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen erst ab 2028 greift.
Die Ausnahmen betreffen Rechnungen unter 250 Euro (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV), Rechnungen an Endverbraucher und Übergangsregelungen.
Papierrechnungen oder andere Formate, die nicht den EN 16931-Standards entsprechen, sind in den folgenden Zeiträumen erlaubt:
Zusätzlich sind bestimmte EDI-Übermittlungen bis Ende 2027 zulässig.
Wichtig: Der maßgebliche Zeitpunkt für die Übergangsregelungen ist der Moment der Rechnungsübermittlung.
Für weitere Infos zur E-Rechnungspflicht:
Empfang und Integration
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, digitale Rechnungen mit strukturierten Datensätzen (z.B. ZUGFeRD oder XRechnung) zu empfangen. Dies kann am einfachsten über eine Buchhaltungs- oder ERP-Software erfolgen, die alle Schritte - Erstellung, Übermittlung, Empfang, Weiterverarbeitung und Archivierung - automatisiert abwickelt.
Erstellung der E-Rechnung
Ausgangsrechnungen müssen nicht nur alle gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen erfüllen, sondern auch GoBD-konform sein. Weder bei der Übermittlung noch bei der Speicherung ist eine Änderung möglich, was die Integrität und Authentizität der Rechnungen garantiert.
Versand der E-Rechnung
Für den Versand der E-Rechnung stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
E-Mail und DE-Mail, Direktverbindungen zum Kundensystem, Datenträger wie USB-Sticks, Weberfassung und Webportale wie ZRE und OZG-RE (für Behörden), EDI (Electronic Data Interchange).
Wichtig: Ab 2025 kann dem Empfang von E-Rechnungen nicht mehr widersprochen werden. Gleichzeitig wird die Zahlung einer sonstigen Rechnung (z.B. Computer-Fax oder als PDF) als stillschweigende Zustimmung gewertet.
Ab sofort können verschiedene Formate für den strukturierten Austausch von E-Rechnungen genutzt werden, darunter XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X und EDI. Auch andere Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen und in den zugelassenen Syntaxen CII (Cross Industry Invoice) oder UBL (Universal Business Language) erstellt wurden, sind erlaubt. (Checken, ob man diesen Satz unbedingt braucht.)
Bei der Archivierung und Aufbewahrung von E-Rechnungen gelten die gleichen Pflichten wie bei Papierrechnungen. Mit dem BEG IV wurde die Archivierungsfrist auf 8 Jahre festgelegt.
E-Rechnungen müssen den GoBD-Vorgaben entsprechen und ihre Archivierung auf revisionssicheren Systemen oder Speichermedien muss folgende rechtliche Anforderungen erfüllen:
E-Rechnungen müssen im Originalformat archiviert werden, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Bei Formatänderungen müssen beide Versionen aufbewahrt werden. Zulässige Speichermedien, die keine Änderungen zulassen, sind z.B. einmal beschreibbare CDs/DVDs oder spezielle Archivsoftware mit End-to-End-Verschlüsselung. Unvermeidbare Änderungen müssen protokolliert und mit einer Version gekennzeichnet werden, um als "revisionssicher" zu gelten.
Größere Unternehmen nutzen häufig ECM-Systeme für die revisionssichere Archivierung, während kleinere Firmen auf DMS-Systeme zurückgreifen. Viele dieser Lösungen sind GoBD-konform und bieten revisionssichere Archivierung.
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Der Umstieg auf die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile, erfordert jedoch auch eine sorgfältige Vorbereitung. In unserer Checkliste sehen Sie auf einen Blick alle notwendigen Schritte, damit Sie Ihr Unternehmen reibungslos und fristgerecht auf die neuen Anforderungen umstellen können.
Eine E-Rechnung gilt als empfangen, sobald sie im Eingangspostfach des Empfängers abrufbar ist, sofern ein elektronischer Rechnungsaustausch vereinbart wurde.
Tipp: Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für den Empfang von Rechnungen ein und informieren Sie Ihre Lieferanten über Ihre gewählte Strategie bzw. welche Rechnungen Sie in Zukunft akzeptieren.
Es gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen. Nach dem 4. Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Archivierungspflicht auf 8 Jahre verkürzt.
E-Rechnungen müssen in ihrer ursprünglichen elektronischen Form und unveränderbar archiviert werden. Das heißt, wird eine Rechnung bei Rechnungseingang in ein anderes Format konvertiert, so muss sowohl das Original als auch das konvertierte Format aufbewahrt werden. Die Finanzverwaltung muss in der Lage sein, die E-Rechnungen maschinell auszuwerten.
Das Gleiche gilt für Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke) und in einem zusätzlichen übersandten Dokument enthalten sind (z.B. in einer E-Mail). Dies ist wichtig, denn NICHT nur die E-Rechnung an sich, sondern alle anderen relevanten Informationen müssen ebenfalls elektronisch aufbewahrt werden!
Eine E-Rechnung wird verpflichtend bei Leistungen zwischen Unternehmen (B2B-Umsätze), und zwar nur, wenn beide Unternehmen in Deutschland ansässig sind. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen und können weiterhin wie gewohnt per E-Mail oder in Papierform versendet werden, ebenso Rechnungen an ausländische Unternehmen.
Tipp: Haben Sie Kunden oder Lieferanten in Spanien oder Frankreich? Auch dort gibt es gesetzliche Regelungen zur E-Rechnungspflicht, die in Kürze eintreten. Informieren Sie sich auf unseren Sage-Seiten zur E-Rechnung in Spanien und in Frankreich.
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