In der digitalen Ära ist die E-Rechnung mehr als nur eine gesetzliche Pflicht – sie ist Ihr Schlüssel zu effizienteren und kostengünstigeren Geschäftsprozessen. Mit Sage digitalisieren Sie Ihre Rechnungsprozesse und bleiben dabei GoBD-konform.
Viele unserer Finanz-, Buchhaltungs- und ERP-Lösungen stellen Ihnen umfassende Werkzeuge zur Verfügung, um E-Rechnungen zu erstellen, zu empfangen und revisionssicher zu archivieren. Damit unterstützen wir Sie dabei, die gesetzlichen Anforderungen effizient umzusetzen.
Profitieren Sie von umfassender Unterstützung und klaren Informationen mit Sage – Ihrem Partner für die digitale Transformation Ihrer Rechnungsprozesse.
Die Zukunft der Mehrwertsteuer in der EU
Mit dem EU-Richtlinienentwurf "VAT in the Digital Age" (ViDA) wurden 2022 Vorschläge zur Modernisierung der Mehrwertsteuervorschriften in der EU vorgestellt. Ein Kernstück dieses Entwurfs ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems für die Umsatzsteuer. Hierbei sollen Rechnungsdaten nahezu in Echtzeit digital an die Steuerbehörde übermittelt werden. Dieses Meldesystem wird frühestens 2028 eingeführt und macht die Nutzung der E-Rechnung zur Pflicht, wodurch papierbasierte und reine PDF-Rechnungen abgelöst werden.
Mehr zu den gesetzlichen Details finden Sie im Artikel 23.
E-Rechnungspflicht für Lieferanten des Bundes (B2G)
Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten des Bundes elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) ausstellen. Diese E-Rechnungen müssen im XRechnung-Format (XML) erstellt und über eine zentrale digitale Plattform eingereicht werden.
E-Rechnungspflicht im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B)
Im B2B-Bereich müssen Unternehmen sowohl elektronische Rechnungen erstellen als auch empfangen können. Hierfür stehen die Formate ZUGFeRD und XRechnung zur Verfügung, die den strukturierten Datenstandards entsprechen und den digitalen Rechnungsaustausch erleichtern.
Ab 2025 wird es verpflichtend, dass Unternehmen E-Rechnungen ausstellen und empfangen können. Es gibt jedoch Übergangsfristen, um den Unternehmen eine schrittweise Anpassung an die neuen Anforderungen zu ermöglichen.
Grundsätzlich müssen ab dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen E-Rechnungen gemäß EN 16931 ausstellen und empfangen können. Jedoch gibt es Ausnahmen für die Ausstellung von E-Rechnungen, sodass die umfassende Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen erst ab 2028 greift.
Übergangsregelungen gemäß Wachstumschancengesetz
Papierrechnungen oder andere elektronische Formate, die nicht der EN 16931 Definition entsprechen (keine XRechnung, kein ZUGFeRD), sind noch erlaubt:
Spezielle Regelung für EDI-Übermittlungen
Ein anderes elektronisches Format, das nicht der Definition des Wachstumschancengesetzes entspricht, ist bis Ende 2027 zulässig, wenn der Umsatz mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt wird.
Wichtig: Der relevante Zeitpunkt für die Übergangsregelungen ist der Zeitpunkt, an dem die Rechnung übermittelt wird.
Weitere Informationen zur E-Rechnungspflicht in der EU finden Sie hier.
Erstellung der E-Rechnung
Beim Erstellen von Ausgangsrechnungen müssen Unternehmen sicherstellen, dass diese nicht nur alle gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen erfüllen, sondern auch GoBD-konform sind. Das bedeutet, dass elektronische Rechnungen weder während der Übermittlung noch bei der Speicherung verändert werden können. Dies garantiert die Integrität und Authentizität der Rechnungen.
Versand der E-Rechnung
Für den Versand der E-Rechnung an den Kunden stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
Wichtig: Ab 2025 können Kunden keinen Widerspruch für den Empfang von E-Rechnungen geben und müssen diese annehmen. Die Zahlung einer sonstigen Rechnung, wie z.B. Papier- oder PDF-Rechnung kann jedoch als stillschweigende Zustimmung gewertet werden.
Hinweis: Rechnungen, die via Computer-Fax oder als PDF versendet werden, gelten als „sonstige Rechnungen“ und nicht als elektronische Rechnung.
Rechnungsformate: EN-16931
Zukünftig können verschiedene E-Rechnungsformate für den strukturierten Austausch von Rechnungen und Daten zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden. Die wichtigsten Formate für elektronische Rechnungen sind: XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X, EDI (Electronic Data Interchange) bzw. alle Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen und in den zugelassenen Syntaxen CII (Cross Industry Invoice) oder UBL (Universal Business Language) erstellt wurden, sind erlaubt.
Empfang und Integration
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, digitale Rechnungen mit strukturierten Datensätzen (z.B. ZUGFeRD oder XRechnung) zu empfangen. Dies kann am einfachsten über eine Buchhaltungs- oder ERP-Software erfolgen, die alle Schritte - Erstellung, Übermittlung, Empfang, Weiterverarbeitung und Archivierung - automatisiert abwickelt.
Für E-Rechnungen gelten dieselben Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen. Mit dem 4. Bürokratieentlastungsgesetz vom 13. März 2024 wurde beschlossen, dass die Archivierungspflicht auf 8 Jahre reduziert werden soll. Das bedeutet, dass auch E-Rechnungen für 8 Jahre aufbewahrt und archiviert werden müssen.
Elektronische Rechnungen müssen den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) folgen. Sie müssen auf revisionssicheren Systemen oder Speichermedien archiviert werden, um die folgenden rechtlichen Anforderungen zu erfüllen:
E-Rechnungen müssen im ursprünglichen Format archiviert werden, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Werden sie in ein anderes Format umgewandelt, müssen beide Dateien aufbewahrt und ihre Verknüpfung erkennbar sein. Für die Archivierung dürfen nur Speichermedien verwendet werden, die keine Änderungen zulassen, wie z.B. einmal beschreibbare CD-R/DVD-R oder spezielle festplattenbasierte Archivsoftware oder Cloud-Lösungen mit End-to-End-Verschlüsselung. Bei unvermeidlichen Änderungen müssen Protokollierung und Versionierung für Transparenz sorgen, was als "revisionssicher" bezeichnet wird.
Für die revisionssichere Archivierung von elektronischen Dokumenten setzen größere Unternehmen häufig auf ECM-Systeme (Enterprise Content Management), während mittlere und kleinere Unternehmen DMS-Systeme (Dokumentenmanagement) nutzen. Viele dieser Software-Lösungen bieten eine revisionssichere Archivierung und haben ein Testat, das die GoBD-Konformität bestätigt.
Jetzt revisionssicher und GoBD-konform archivieren: Sage DMS
Der Umstieg auf die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile, erfordert jedoch auch eine sorgfältige Vorbereitung. Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen reibungslos und fristgerecht auf die neuen Anforderungen umstellt, haben wir eine umfassende Checkliste für Sie zusammengestellt. Diese hilft Ihnen dabei, alle notwendigen Schritte zu identifizieren und umzusetzen, damit Sie optimal auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet sind.
Von der Überprüfung Ihrer Software-Kompatibilität bis hin zur Strategie für den Empfang und Versand von E-Rechnungen – hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Prozesse effizient und konform gestalten können.
Hier finden Sie weitere Informationen zu ViDA
ViDA, initiiert von der EU-Kommission, revolutioniert die Mehrwertsteuer-Transparenz, insbesondere bei Online-Transaktionen innerhalb der EU.
Für Europa wird die E-Rechnung immer relevanter. Ab 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können.
Die elektronische Rechnung bringt Unternehmen zahlreiche Benefits. Dazu zählen beschleunigte Abläufe und Kosteneinsparungen. Erfahren Sie mehr im Beitrag.
2025 wird der Empfang der E-Rechnung im B2B-Geschäft Pflicht. Trotz Übergangsfristen gilt es, jetzt aktiv zu werden. Was Unternehmen tun sollten, lesen Sie im Artikel.
Es steht fest: Ab 2025 wird die elektronische Rechnung Pflicht im B2B Sektor. Was das für Unternehmen bedeutet lesen Sie hier.
Jetzt ist es da: das Wachstumschancengesetz? Was das konkret für Unternehmen bedeutet und wie es umzusetzen ist? Wir klären auf!
Dieser Artikel sowie weiterführende Unterlagen sind urheberrechtlich geschütztes Eigentum von Sage Group plc bzw. ihren Lizenzgebern. Das Veröffentlichen, Kopieren, Vervielfältigen, Verändern, Verkaufen oder Verbreiten ohne vorherige ausdrückliche Zustimmung von Sage ist nicht zulässig. Die Inhalte wurden mit großer Sorgfalt recherchiert. Dennoch kann Sage keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen übernehmen. Die Informationen sind insbesondere auch allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Zur Lösung von konkreten Rechtsfällen, insbesondere im Rahmen der DSGVO, konsultieren Sie bitte unbedingt einen Rechtsanwalt. Bitte beachten Sie, dass nicht alle unsere Produkte derzeit Funktionen zur Unterstützung der E-Rechnungspflicht bieten. Detaillierte Informationen zu den verfügbaren Funktionen finden Sie auf den jeweiligen Produktseiten.
