E-Rechnung Pflicht: Weniger Aufwand, mehr Erfolg

E-Rechnungen erstellen
Ausgangsrechnungen müssen nicht nur alle gesetzlichen Anforderungen an die E-Rechnung erfüllen, sondern auch GoBD-konform sein. Weder bei der Übermittlung noch bei der Speicherung ist eine Änderung möglich, was die Integrität und Authentizität der Rechnungen garantiert.

E-Rechnungen empfangen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, digitale Rechnungen mit strukturierten Datensätzen (z.B. ZUGFeRD oder XRechnung) zu empfangen. Dies kann am einfachsten über eine Buchhaltungs- oder ERP-Software erfolgen, die alle Schritte – Erstellung, Übermittlung, Empfang, Weiterverarbeitung und Archivierung – automatisiert abwickelt.

Nur der Norm EN 16931 entsprechende Formate sind zulässig. Dazu zählen XRechnung, ZUGFeRD und UBL. PDF-Rechnungen gelten nicht mehr als E-Rechnung.

Peppol ist ein europaweit genutztes Netzwerk für den sicheren und standardisierten Austausch elektronischer Rechnungen über ein digitales Meldesystem. Es funktioniert ähnlich wie ein E-Mail-System für E‑Rechnungen, ermöglicht jedoch einen Austausch von Peppol-Datensatztypen zwischen Endnutzern über Peppol-Dienstanbieter.

Eine E-Rechnung wird verpflichtend bei Leistungen zwischen Unternehmen (B2B-Umsätze), und zwar nur, wenn beide Unternehmen in Deutschland ansässig sind (alle Branchen & Größen). Rechnungen an Privatpersonen sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen und können weiterhin wie gewohnt per E-Mail oder in Papierform versendet werden, ebenso Rechnungen an ausländische Unternehmen.

Tipp: Haben Sie Kunden oder Lieferanten in Spanien oder Frankreich? Auch dort gibt es gesetzliche Regelungen zur E-Rechnungspflicht, die in Kürze eintreten. Informieren Sie sich auf unseren Sage-Seiten zur E-Rechnung in Spanien und in Frankreich.

Empfang
Seit dem 1.1.2025 muss der Empfang von E-Rechnungen möglich sein.

Übergang
Bis 31.12.2026 dürfen Rechnungen noch in anderen Formaten (Papier & PDF) übermittelt werden.

Versand
Ab dem 1.1.2027 ist der Versand der E-Rechnung Pflicht. Ausnahmen gelten für Unternehmen unter 800.000 € Jahresumsatz.

Versand für alle
Ab dem 1.1.2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und versenden.

Umsetzung EU
Bis 1.7.2030: Einführung der EU-weiten E-Rechnungspflicht und eines USt-Meldesystems für grenzüberschreitende Umsätze. Zusammenfassende Meldung entfällt.

Reportingsysteme
Bis 31.12.2034: Harmonisierung der bestehenden Reportingsysteme (national + EU).

Ab 2028 kommt ViDA

Mit ViDA (VAT in the Digital Age) möchte die EU-Kommission das europäische Mehrwertsteuersystems modernisieren; steuerpflichtige Daten sollen schneller und genauer überprüft werden können. Dadurch soll auch die Strukturierung und Standardisierung der Informationen nahezu in Echtzeit gewährleistet und Mehrwertsteuerbetrug schneller aufgedeckt werden. Für die finale Umsetzung müssen alle 27 EU-Mitgliedstaaten zustimmen. Die Reform soll frühestens ab dem 1. Januar 2028 Auswirkungen auf Unternehmen haben, kann aber noch verschoben werden. Unternehmen sollten bereits jetzt mit der Vorbereitung auf diese Veränderungen beginnen.

Ja, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro können weiterhin als "sonstige Rechnungen" übermittelt werden, also beispielsweise in Papierform. Gleiches gilt für Fahrausweise.

Nein, steuerbefreite Rechnungen müssen ebenfalls in elektronischer Form eingereicht werden und sind nicht pauschal von der E-Rechnungspflicht ausgeschlossen.

Die E-Rechnung-Pflicht für Kleinunternehmer beschränkt sich auf den Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. Kleinunternehmer müssen zwar selbst keine E-Rechnungen stellen, sollten jedoch ein geeignetes Postfach oder eine Software einrichten, um digitale Rechnungen sicher und geordnet zu verwalten.

Für den Versand der E-Rechnung stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
E-Mail und DE-Mail, Direktverbindungen zum Kundensystem, Datenträger wie USB-Sticks, Weberfassung und Webportale wie ZRE und OZG-RE (für Behörden), EDI (Electronic Data Interchange).

Wichtig: Seit 2025 kann dem Empfang von E-Rechnungen nicht mehr widersprochen werden. Gleichzeitig wird die Zahlung einer sonstigen Rechnung (z.B. Computer-Fax oder als PDF) als stillschweigende Zustimmung gewertet.

Nein, eine E-Rechnung gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, um eine automatische Verarbeitung zu ermöglichen. Eine PDF-Datei oder eingescannte Papierrechnung erfüllt diese Anforderungen nicht, genauso wenig sind MS Office Tools in der Lage, Rechnungen gemäß der europäischen EN 16931 zu erstellen oder zu verarbeiten. 

Eine E-Rechnung gilt als empfangen, sobald sie im Eingangspostfach des Empfängers abrufbar ist, sofern ein elektronischer Rechnungsaustausch vereinbart wurde.

Tipp: Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für den Empfang von Rechnungen ein und informieren Sie Ihre Lieferanten über Ihre gewählte Strategie bzw. welche Rechnungen Sie in Zukunft akzeptieren. 

Ja, Sie können eine E-Rechnung ablehnen, wenn sie irrtümlicherweise zugesandt wurde oder Fehler enthält.

Eine Pflicht hierzu gibt es nicht. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, sollten Sie Ihre Kunden darüber informieren und gleichzeitig eine zentrale E-Mail-Adresse für den Versand der E-Rechnungen erfragen.

Nein, digital erstellte Rechnungen benötigen keine digitale Signatur.

Sollte Ihre aktuelle Software-Lösung noch nicht die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen unterstützen, erfragen Sie bei Ihren Kunden, ob diese auch Rechnungen in Papier- und/oder PDF-Form akzeptieren und wie lange. 

Falls Sie innerhalb der Übergangsfristen noch Papier- und PDF-Rechnungen versenden möchten, klären Sie mit Ihren Kunden, ob diese Formate weiterhin akzeptiert werden und für welchen Zeitraum.

Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass die Software zum Senden und Empfangen von E-Rechnungen GoBD-konform ist, XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt und automatische Archivierungsfunktionen bietet. Testversionen helfen Ihnen zu prüfen, wie einfach Sie E-Rechnungen erstellen und verwalten können. Oft stehen auch Fördermöglichkeiten zur Verfügung.

Sage bietet eine Auswahl von Software-Lösungen an, passend zur jeweiligen Unternehmensgröße. Für kleinere Unternehmen eignen sich als Cloud-native Lösungen Sage Active oder Sage Operations, während wir mittleren und großen Unternehmen Sage Intacct oder Sage X3 empfehlen. Mehr zu den einzelnen Lösungen hier: E-Rechnungslösungen von Sage: Effizient und GoBD-konform.

In unserer 11-Punkte-Checkliste sehen Sie auf einen Blick alle notwendigen Schritte, damit Sie Ihr Unternehmen reibungslos und fristgerecht auf die neuen Anforderungen umstellen können.

Zusätzlich können Sie hier ein kostenloses Beratungsgespräch mit einem unserer Experten anfordern.

Zu den Vorteilen der E-Rechnung gehören Zeitersparnisse und mehr Überblick in der Buchhaltung. Bei der Umstellung auf die E-Rechnung Pflicht gibt es daher häufig finanzielle Unterstützung. Viele Wirtschaftsförderstellen und Branchenverbände bieten Zuschüsse oder Beratungsangebote. Es lohnt sich, bundesweite und regionale Förderprogramme zu prüfen, um Kosten für Software und Implementierung zu reduzieren.

Ja, wir bieten sowohl allgemeine Webinare zur E-Rechung an, als auch speziell auf unsere Lösung Sage 100 zugeschnittene Webinare.

Allgemeine Webinare zur E-Rechnung
In unserer Webinaraufzeichnung erfahren Sie alles über Ihre Pflichten, den Zeitplan und die Übergangsregelungen. Wir haben die neuesten Erkenntnisse und News vom E-Rechnungsgipfel in Berlin für Sie zusammengestellt.

Webinare für Sage 100
Sie sind schon Sage 100 Kunde und möchten nun Ihre E-Rechnungen rechtskonform, sicher & digital archivieren? Dann ist unser Sage DMS Webinar genau das Richtige für Sie. Wir haben die wichtigsten Schritte kompakt zusammengefasst. 

Es gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen. Nach dem 4. Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Archivierungspflicht auf 8 Jahre verkürzt. 

E-Rechnungen müssen in ihrer ursprünglichen elektronischen Form und unveränderbar archiviert werden. Das heißt, wird eine Rechnung bei Rechnungseingang in ein anderes Format konvertiert, so muss sowohl das Original als auch das konvertierte Format aufbewahrt werden. Die Finanzverwaltung muss in der Lage sein, die E-Rechnungen maschinell auszuwerten. 

Das Gleiche gilt für Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke) und in einem zusätzlichen übersandten Dokument enthalten sind (z.B. in einer E-Mail). Dies ist wichtig, denn NICHT nur die E-Rechnung an sich, sondern alle anderen relevanten Informationen müssen ebenfalls elektronisch aufbewahrt werden!

Jetzt revisionssicher und GoBD-konform archivieren: Sage DMS

E-Rechnungen müssen im Originalformat archiviert werden, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Bei Formatänderungen müssen beide Versionen aufbewahrt werden. Zulässige Speichermedien, die keine Änderungen zulassen, sind z.B. einmal beschreibbare CDs/DVDs oder spezielle Archivsoftware mit End-to-End-Verschlüsselung. Unvermeidbare Änderungen müssen protokolliert und mit einer Version gekennzeichnet werden, um als "revisionssicher" zu gelten. Größere Unternehmen nutzen häufig ECM-Systeme für die revisionssichere Archivierung, während kleinere Firmen auf DMS-Systeme zurückgreifen. Viele dieser Lösungen sind GoBD-konform und bieten revisionssichere Archivierung.

Jetzt revisionssicher und GoBD-konform archivieren: Sage DMS

Die Verfahrensdokumentation beschreibt alle Prozesse rund um Empfang, Verarbeitung, Buchung und Archivierung von E-Rechnungen. Sie dient als Nachweis der GoBD-Konformität und hilft Ihrem Unternehmen, bei einer Betriebsprüfung die Ordnungsmäßigkeit Ihrer digitalen Buchführung nachzuweisen. Auch eine kleine Verfahrensdokumentation führt dazu, dass die Beweislast bei der Finanzverwaltung liegt. Hier finden Sie eine Musterverfahrensdokumentation zum Download.

Eine E‑Rechnung ist ungültig, wenn Pflichtinformationen (z. B. Steuerbeträge oder Leistungsbeschreibung) nicht im XML, sondern nur im PDF enthalten sind oder wenn auf externe Dokumente verwiesen wird. Das PDF dient lediglich der Visualisierung.

Eine valide E‑Rechnung in Deutschland muss im XML unter anderem enthalten:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Lieferant und Kunde
• Leistungsbeschreibung
• Steuerbeträge

Nur wenn alle Pflichtangaben vollständig im strukturierten Format vorliegen, gilt die E‑Rechnung als rechtskonform.

Das PDF ist optional. Es darf zur besseren Lesbarkeit mitgeschickt werden (z. B. bei ZUGFeRD), hat jedoch keine rechtliche Relevanz, wenn Inhalte nicht im XML enthalten sind. Unternehmen sollten ihre Prozesse daher konsequent XML‑zentriert ausrichten.

Ja. Rechnungsbegleitende Dokumente müssen direkt in der E‑Rechnungsdatei eingebettet sein, die E‑Rechnung muss ein in sich geschlossenes Datenpaket bilden. Ein bloßer Hinweis wie „Details siehe Vertrag“ oder „Stundennachweis im Anhang“ reicht nicht mehr aus.

Eine E‑Rechnung ist nicht konform, wenn:

• das XML nur den Gesamtbetrag enthält,
• Detailpositionen oder Steueraufschlüsselungen ausschließlich im PDF stehen,
• auf externe Dokumente verwiesen wird, ohne diese einzubetten. 

In diesen Fällen wird die Rechnung steuerlich nicht als gültige E‑Rechnung anerkannt.

Die E‑Rechnung ist kein Dokument mehr, sondern ein Datensatz, bestehend aus mehreren Bausteinen:

• strukturiertes XML mit allen Pflichtdaten,
• optionales PDF,
• eingebettete Anhänge (z. B. Verträge, Stundennachweise).

Dadurch steigen Dateigrößen und Anforderungen an ERP‑ und Übertragungsprozesse (z. B. PEPPOL).

Ein schneller Praxis‑Check für Unternehmen:

1. Sind alle Pflichtfelder vollständig im XML enthalten?
2. Befinden sich keine relevanten Informationen nur im PDF?
3. Gibt es Verweise auf externe Dokumente?
4. Sind notwendige Anhänge in die E‑Rechnung eingebettet? 

Nur so bleibt die E‑Rechnung rechtskonform.