Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Pourquoi parler maintenant de la facture électronique ?
Quels sont les avantages de la facture électronique ?
Qui est concerné par la facture électronique ?
Une facture électronique est une facture dématérialisée de bout en bout. Les étapes de création, d’envoi, de réception et d’intégration de la facture dans la comptabilité sont donc toutes et à 100 % dématérialisées. Sans papier ni saisie.
La facturation électronique rend la facture infalsifiable et plus rapide à traiter :
Déjà en vigueur dans la relation avec la commande publique, à travers le portail Chorus Pro, la facture électronique est en passe de devenir une obligation légale dans la relation inter-entreprises.
Il est temps d’en parler car mettre en place la facturation électronique dans son organisation de gestion demande une adaptation des pratiques et des outils. La première étape de l’obligation légale arrivera très vite, dès janvier 2023 pour la réception des factures.
Pour l’instant, la facture électronique existe déjà et fonctionne à côté de formats comme le papier, l’Excel ou le PDF non structuré. Demain, ces formats ne seront plus conformes aux exigences de la Direction des Finances Publiques (DGFiP).
Pour les entreprises, la facture électronique accélère et simplifie le traitement des factures.
Cette optimisation du processus se traduit par :
Mais la dématérialisation des factures présente également un intérêt pour la collectivité.
Pour l’État, la modernisation de la facturation inter-entreprises génère une visibilité beaucoup plus précise et rapide sur la réalité des transactions financières. Ce qui permet :
Toutes les entreprises opérant en France sont concernées par l’obligation légale de facture électronique :
Le rôle de la plateforme publique
Le rôle des plateformes privées
La plateforme publique, qui sera sans doute Chorus Pro, se chargera de centraliser et de transmettre à la DGFiP les données de facturation nécessaires au contrôle et à la pré-déclaration de la TVA et à la tenue de la comptabilité nationale.
Par ailleurs, la plateforme publique assurera en quelque sorte un service minimum universel de la facture électronique. Elle permettra gratuitement aux entreprises, notamment aux plus petites, de transmettre, déposer ou saisir en ligne leurs factures. Mais également d’en recevoir.
Les plateformes privées (désormais appelées PDP, pour Plateformes de Dématérialisation Partenaires) assureront la transmission des factures de leurs clients aux entreprises destinataires.
Par rapport à la plateforme publique, l’intérêt du recours aux plateformes privées réside dans le bénéfice de services à valeur ajoutée. Par exemple :
Ce qui va changer pour recevoir une facture
Ce qui va changer pour émettre une facture
Les formats conformes
L’archivage
Dès le 1er janvier 2023, toutes les entreprises devront :
Il ne sera donc plus possible de demander à vos fournisseurs des factures au format papier ou en PDF simple.
À partir du 1er janvier 2023 pour les plus grandes, et progressivement jusqu’en janvier 2025 pour les autres, toutes les entreprises devront :
Il sera obligatoire de conserver les factures électroniques dans leur format informatique original. L’archivage consiste en un dépôt scellé et horodaté dans un coffre-fort numérique.
4 modalités de facturation électronique seront acceptées :
L’implication dans les commissions préparatoires
L’enrichissement des solutions de gestion
L’automatisation des flux
Les experts autour de Sage
Diverses commissions et instances réfléchissent aux modalités concrètes, aux conséquences pratiques et aux contraintes techniques associées à l’obligation légale de facture électronique.
Les experts Sage participent aux sessions de travail pour défendre l’intérêt des entreprises à bénéficier de solutions de gestion simples et efficaces.
Comme pour le passage à la DSN ou au PAS, la mise en place de la facture électronique implique une évolution des fonctionnalités des solutions de gestion.
Dès la publication par l’État des spécifications, les équipes R&D de Sage se mettront au travail pour faire évoluer les solutions impliquées dans le processus de facturation.
L’ensemble des flux entrants et sortants des entreprises sont progressivement 100 % dématérialisés. La facture électronique s’ajoute par exemple au bulletin de salaire dématérialisé ou à la possibilité du recouvrement automatisé et coopératif.
C’est pourquoi Sage met à la disposition de ses clients son savoir-faire en matière d’automatisation des flux entrants et sortants.
