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Préparez-vous pour la facture électronique dès 2023

A partir du 1er juillet 2024, la facture électronique devient une obligation légale pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Nous allons vous guider pour mettre en place la dématérialisation des factures en toute tranquillité et vous préparer en amont à tous les changements liées à cette réglementation.
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Tout sur la facture électronique

Qu’est-ce qu’une e-facture ?

La facture électronique (ou e-facture) est une facture sans papier. Les étapes de création, d'envoi, de réception et d'intégration de la facture sont toutes dématérialisées et l’intégration de la facture dans votre système comptable s’en trouve facilité !
Avec la facture électronique, on dit adieu au papier et bonjour à la simplicité.

Qu’est ce qui change avec la facture électronique ?

La facture électronique obligatoire entre entreprises (B2B) simplifie le traitement des factures entrantes et sortantes, ainsi que la production des déclarations de TVA.

  • Intégration facilitée de toutes les factures entrantes dans les systèmes comptables des entreprises.
  • Contrôle a priori de la conformité des factures sortantes et rejet à la source des factures non conformes.
  • Transparence de l’avancement du traitement des factures chez les clients.

Les nouvelles obligations (e-invoicing et e-reporting)

Dès le premier juillet 2024, il faudra pouvoir recevoir une facture électronique. Mais saviez-vous que de nouvelles obligations s’ajouteront progressivement, jusqu’en 2026 ? Découvrez ce qu'il faut anticiper en termes d'obligations de facturation électronique.

Dès le 1er juillet 2024, il ne sera plus possible de demander à vos fournisseurs des factures au format papier ou en PDF simple. Toutes les entreprises devront :
Accepter la réception des factures électroniques de leurs fournisseurs
Être en mesure de les intégrer dans leur système de comptabilité ou de gestion commerciale.

À partir du 1er juillet 2024 pour les plus grandes, et progressivement jusqu’en janvier 2026 pour les autres, toutes les entreprises devront :
disposer de la capacité d’émettre des factures électroniques dans les formats conformes
Pouvoir les transmettre automatiquement à leurs clients à travers  à une plateforme qu’elles auront librement choisie.

Assurez-vous d'être en conformité. Quatre modalités de facturation électronique seront acceptées :

  • L’échange des factures aux formats structurés, répondant à la norme européenne EN16931 (formats UBL 2.A et CII) avec obligation pour les plateformes (publique ou privées) de produire un lisible.
  • L’échange des factures en format mixte, répondant à la norme européenne EN16931, associant des données structurées et un PDF lisible à l’écran ; le standard franco-allemand Factur-X est le plus connu de ces formats mixtes. Il représente la facture originale et embarque un fichier de données structurées (XML)
  • Des formats optionnels (format EDIFACT, par exemple), sous réserve de l’acceptation par les deux parties (vendeur/acheteur) et de l’extraction des données obligatoires par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
  • Des flux dématérialisés (via EDI, API…) ou une saisie en ligne sur la plateforme publique

Il sera obligatoire de conserver les factures électroniques dans leur format informatique original. L’archivage consiste en un dépôt scellé et horodaté dans un coffre-fort numérique.

L’instauration d’un réseau de facturation où tous les acteurs BtoB sont interconnectés s’accompagne d’une transparence totale sur l’avancement du traitement de chaque facture, statut par statut :

Quatre statuts, obligatoires, seront communiqués par toutes les plateformes :

  1. Déposée
  2. Rejetée
  3. Refusée
  4. Encaissée

D’autres statuts (mise à disposition ; prise en charge ; approuvée ; approuvée partiellement ; paiement transmis), recommandés mais facultatifs, et d’autres encore, dits libres, seront inclus ou non dans les offres de services des plateformes. Ces statuts vont pouvoir être traités comme des informations de gestion et non comme des informations de facture. En clair, la gestion du crédit clients, la gestion de la trésorerie et la business intelligence s’en trouvent profondément optimisées.

Le e-reporting est la transmission de données à l'administration fiscale. Ces nouveaux flux doivent être transmis :

  • en cas de transaction B2B internationale pour les factures envoyées ou reçues (hors importation de biens)
  • en cas de transaction B2C (factures, Z caisse, transaction hors factures)
  • pour l'encaissement (lorsqu'il est relatif aux factures de prestation de service dont la TVA est collectée à l’encaissement)

Comment ça marche ?
La fréquence des flux e-reporting est définie en fonction du régime de TVA de l’entreprise. La plateforme d’émission choisie par l'entreprise (PPF ou PDP) concentre et transmet ces flux à destination de l’administration fiscale.

Les avantages de la facture électronique

Simplifiez et accélérez le traitement des factures, optimisez la trésorerie et réduisez les coûts.

Une diminution des coûts induits par l’administration des factures.
Un raccourcissement du circuit de paiement et une diminution des erreurs.
Une simplification de la production des déclarations de TVA, grâce à la possibilité du pré-remplissage.

Ce qu'il faut faire en 2023 pour se préparer à la facture électronique

Faites un audit de votre système d'information

Passez en revue tous les processus et modules qui sont touchés par les changements et analysez la façon dont les factures sont traitées.

Nettoyez votre base de données

Mettez à jour votre fichier clients et votre fichier fournisseurs. Les plateformes de dématérialisation identifient les entreprises impliquées dans chaque transaction par leur numéro SIRET. Pour pouvoir facturer, vous devez disposer d'un fichier qui associe un numéro SIRET au nom de chaque entité concernée. Si vous ne disposez pas d'un SIRET correct ou si le SIRET est erroné, votre facture sera bloquée.

Mettez vos factures en conformité

Pour la Direction Générale des Finances Publiques, le passage à la facture électronique s’accompagne d’un enrichissement de la liste des mentions obligatoires sur les factures que vous émettez.
Lorsque l’obligation d’émettre des factures électroniques s’appliquera à votre entreprise, si vos factures ne sont pas conformes, elles seront bloquées.
Pour mettre à jour votre modèle de facture, consultez les mentions obligatoires sur : www.economie.gouv.fr/entreprises/factures-mentions-obligatoires


Mettez à jour votre solution de gestion

Les tests de compatibilité commencent le 1er janvier 2024. Certains arbitrages techniques définis par l'Etat seront rendus dans les prochaines semaines et mois. Assurez-vous que votre solution de gestion sera bien en conformité avec les processus suivants : E-invoicing* entrant, E-invoicing* sortant et E-reporting**. Sage vous accompagne dans la mise en application de la conformité. N'hésitez pas à nous solliciter si vous souhaitez faire évoluer ou changer de solution de gestion.

* Facture électronique, soit facture émise ou réceptionnée
** Transmission de données l'administration fiscale, relatives aux transactions B2C, B2B internationales et encaissement des prestations de services




Calendrier de la facture électronique

Le calendrier de mise en place de la réforme permet aux entreprises et à leurs partenaires de s'organiser rapidement (éditeurs de logiciels de facturation, plateformes de flux…).



Juillet 2024

Toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir les factures électroniques.

Les grandes entreprises auront l’obligation d’émettre les factures électroniques. 

Janvier 2025

Les ETI auront  l’obligation d’émettre les factures électroniques. 

Janvier 2026

Les PME et TPE auront l’obligation d’émettre les factures électroniques.

Quelle plateforme de dématérialisation choisir ?

Les plateformes de dématérialisation, publiques et privées, constituent l’accès au réseau d’échanges de données de facturation. Elles sont donc indispensables à la transmission et à la réception des factures. Chaque entreprise doit choisir et déclarer la plateforme publique ou une plateforme privée immatriculée.

Le Portail Public de Facturation (PPF)

Le Portail Public de Facturation (PPF) centralise, contrôle et transmet à l’administration fiscale les données de facturation et de transaction nécessaires au pré-remplissage de la déclaration de la TVA. Cette plateforme publique remplacera Chorus Pro et assurera en quelque sorte un service minimum universel de la facture électronique. Elle permettra aux entreprises, notamment aux plus petites, de transmettre, déposer ou saisir en ligne leurs factures gratuitement, à destination de leurs clients entreprises (B2B). Mais également de recevoir les factures provenant de leurs fournisseurs.

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires auront les mêmes obligations que le PPF... extraire, contrôler, transmettre et recevoir les données des factures et transactions pour toutes les opérations entre entreprises. Elles bénéficient d’une immatriculation officielle délivrée par la DGFiP et devront respecter des règles strictes de conformité et de sécurité. .

Elles pourront offrir le bénéfice de services à valeur ajoutée :

  • Attestation de transmission de chaque facture à son destinataire
  • Suivi et relances
  • Archivage des factures et des documents afférents (bon de commande…)
  • Rapprochement factures et paiements
  • Gestion de formats différents de ceux prévus par le PPF, selon les besoins de leurs clients.

Quels critères pour choisir une plateforme de facture électronique ?

La fiabilité

L’expertise en dématérialisation de l’entité qui porte la plateforme, ainsi que la fiabilité technique et la sécurité des données .

Le service

La rapidité d’intégration des factures, l'ergonomie de l’interface, et l'archivage représentent par exemple des éléments de différenciation.

Le prix

Le Portail Public de Facturation est gratuit, alors que les PDP pourront fixer leurs propres tarifs en fonction des services qu'elles fournissent.

Les solutions Sage sont toujours actualisées

La mise en place de la facture électronique implique une évolution des fonctionnalités des solutions de gestion.Découvrez les solutions Sage qui intégreront les fonctionnalités correspondantes à la facture électronique.
TPE /PME
ETI

Sage 50

Pour les artisans et petites entreprises

Une solution simple et complète de comptabilité et de facturation.

  • Suivi de votre trésorerie, vos ventes et vos achats
  • Automatisme de tenue comptable
  • Tableaux de bords et rapports personnalisables
  • Accessible en mobilité avec vos collaborateurs et votre comptable


Sage 100

Pour les PME

Une solution pour maitriser l'intégralité de la chaîne commerciale.

  • Processus de facturation automatisé
  • Base de données produits et services personnalisables
  • Tableaux de bord personnalisables
  • Gestion de stock à flux tendu

 

Sage Génération Expert Connect

Pour les Experts-comptables

Une plateforme complète dédiée à l'efficacité du cabinet d'expertise comptable.

  • Collecte des flux de factures et des opérations bancaires
  • Automatismes dans la production comptable et révision
  • Suivi de production
  • Collaboration et restitution avec vos clients

Sage Batigest Connect

Pour les artisans et PME du secteur construction

Une solution de gestion moderne 100 % dédiée au Bâtiment.

  • Devis, métrés, facturation, situation de travaux
  • Suivi de chantier, achats, sous-traitance et gestion de stock
  • Suivi de la trésorerie avec relances clients
  • Traitement des appels d’offres simplifié

Sage X3

Pour les ETI Grands Comptes

Un ERP pour gérer l'ensemble de votre activité dans le monde entier et à moindre coût.

  • Facilité d'implémentation : simplicité du cloud et sécurité renforcée
  • Fonctionnalités adaptées à votre secteur d’activité
  • Workflows intuitifs et simples à gérer
  • Plateforme mobile multi-pays, multi-langue et multidevises

Sage FRP 1000

Pour les ETI Grands Comptes

Une suite financière évolutive et personnalisable, conçue pour répondre aux enjeux des fonctions financières.

  • Solution complète et modulaire
  • Gestion des opérations commerciales : achats, ventes, stocks...
  • Partage fluide de l’information dans l’entreprise
  • Gestion multi-sociétés

Sage est impliqué dans les commissions préparatoires à la facture électronique

Diverses commissions et instances réfléchissent aux modalités concrètes, aux conséquences pratiques et aux contraintes techniques associées à l’obligation légale de facture électronique. Les experts Sage participent aux sessions de travail pour défendre l’intérêt des entreprises à bénéficier de solutions de gestion simples et efficaces.

Parce que la valorisation de la donnée de gestion est notre expertise

L’ensemble des flux entrants et sortants des entreprises sont progressivement 100 % dématérialisés. La facture électronique s’ajoute par exemple au bulletin de salaire dématérialisé ou à la possibilité du recouvrement automatisé.

FAQ

Une e-facture est une facture électronique, tout simplement. Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée avec un minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures papier ou du PDF ordinaire. Le gouvernement a adopté une loi en 2022 qui oblige toutes les entreprises exerçant une activité en France à utiliser la facture électronique. 

Il s'agit de formats de factures numériques qui fonctionneront avec les plateformes de dématérialisation partenaires (le portail public de factures ou une autre plateforme numérique). Factur-X est un format mixte ou hybride qui contient à la fois une partie lisible de la facture (PDF) et des données structurées (XML). UBL est un autre type de format structuré défini dans un document XML.

Pour créer une facture électronique, vous devez utiliser une solution de facturation ou de gestion commerciale. Lorsqu'une facture est prête à être envoyée, elle sera transformée dans un format de fichier spécifique (Factur-X ou UBL ou CII) qui contient toutes les informations obligatoires attendues. La facture est ensuite transmise sous forme dématérialisée et déposée sur la plateforme de dématérialisation choisie par l'entreprise émettrice.

La facturation électronique s'applique à tous les assujettis à la TVA, même ceux qui sont exemptés du paiement de la taxe sur la valeur ajoutée. Un assujetti à la TVA est toute personne physique ou morale qui exerce de manière indépendante et régulière une activité économique.

En revanche, si vous effectuez exclusivement des opérations exonérées (santé, activités d'enseignement, etc.), vous n'entrez pas dans le champ d'application du dispositif.

Oui, vous pouvez toujours refuser une facture, même électronique. La plateforme de dématérialisation que vous avez choisie vous donnera la possibilité de refuser une facture si elle vous a été envoyée par erreur ou si elle contient des erreurs.

L'obligation d'émettre des factures au format électronique et de transmettre les données de paiement à l'administration (e-reporting) interviendra de manière progressive :
 
  • Le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises.
  • Le 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire.
  • Le 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises
 
Au 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures au format électronique, quelle que soit leur taille, dès que leurs fournisseurs seront obligés de les émettre au format électronique.

Une entreprise qui ne dispose pas d'une solution informatique adaptée devra ressaisir les factures et les flux Ereporting sur la plateforme de dématérialisation (le portail public de facturation ou une autre plateforme de dématérialisation).

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