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Obligations 2023 - 2025

Facture électronique :               vous préparer pour 2023.

 

Première étape - Décrypter

Pour toutes les entreprises, à partir du 1er janvier 2023, la facture électronique devient une obligation légale.
Vous avez beaucoup à y gagner ! Découvrez comment Sage vous simplifie la facture électronique…

Premiers pas

L’adoption de la facture électronique va accélérer le recouvrement et réduire les coûts de gestion des factures de toutes les entreprises.
C’est quoi, une facture électronique ?
Et à quoi sert de tout changer ?

Plateformes & circuits

Publique et privées, les plateformes de dématérialisation vont devenir les interfaces indispensables à la transmission de vos factures et à la réception des factures de vos fournisseurs.
Comment ça va marcher ? Qui sera derrière ces plateformes ?

Nouvelles obligations

Dès le premier janvier 2023, il faudra pouvoir recevoir une facture électronique. De nouvelles obligations s’ajouteront progressivement, jusqu’en 2025.
Qu’est-ce qui nous attend exactement ?
Quel est le calendrier ?

Le rôle de Sage

Sage a toujours accompagné les entreprises dans les moments clés, comme le passage à la DSN ou au Prélèvement à la source. La facture électronique est une nouvelle étape de cette proximité.
Quelles sont les solutions pour anticiper dès aujourd’hui ? Que préparent les équipes Sage pour demain ?

Premiers pas

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Pourquoi parler maintenant de la facture électronique ?

Quels sont les avantages de la facture électronique ?

Qui est concerné par la facture électronique ?

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique est une facture dématérialisée de bout en bout. Les étapes de création, d’envoi, de réception et d’intégration de la facture dans la comptabilité sont donc toutes et à 100 % dématérialisées. Sans papier ni saisie.

La facturation électronique rend la facture infalsifiable et plus rapide à traiter :

  • Elle garantit l’identité de l’émetteur.
  • Elle garantit l’intégrité de son contenu, inaltérable et non modifiable, tout au long du processus, depuis le système d’information de gestion du fournisseur A jusqu’à celui du client B.
  • Son format lisible par tous permet l’extraction automatisée des données nécessaires au traitement de chacune des étapes.

Pourquoi parler maintenant de la facture électronique ?

Déjà en vigueur dans la relation avec la commande publique, à travers le portail Chorus Pro, la facture électronique est en passe de devenir une obligation légale dans la relation inter-entreprises.

Il est temps d’en parler car mettre en place la facturation électronique dans son organisation de gestion demande une adaptation des pratiques et des outils. La première étape de l’obligation légale arrivera très vite, dès janvier 2023 pour la réception des factures.

Pour l’instant, la facture électronique existe déjà et fonctionne à côté de formats comme le papier, l’Excel ou le PDF non structuré. Demain, ces formats ne seront plus conformes aux exigences de la Direction des Finances Publiques (DGFiP).

Quels sont les avantages de la facture électronique ?

Pour les entreprises, la facture électronique accélère et simplifie le traitement des factures.
Cette optimisation du processus se traduit par :

  • Une diminution des coûts induits par l’administration des factures
  • Une amélioration de la trésorerie, grâce à un raccourcissement du circuit de paiement et une diminution des erreurs
  • Une diminution du coût de la déclaration de TVA, avec la possibilité du pré-remplissage.

Mais la dématérialisation des factures présente également un intérêt pour la collectivité.

Pour l’État, la modernisation de la facturation inter-entreprises génère une visibilité beaucoup plus précise et rapide sur la réalité des transactions financières. Ce qui permet :

  • Le renforcement de la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA
  • L’anticipation plus rapide des mouvements macro-économiques, ralentissements ou accélérations, avec la possibilité de traiter plus vite et mieux.

Qui est concerné par la facture électronique ?

Toutes les entreprises opérant en France sont concernées par l’obligation légale de facture électronique :

  • Quelle que soit leur taille
  • Si elles échangent (reçoivent ou adressent) des factures avec d’autres entreprises.

Plateformes & circuits

Le rôle de la plateforme publique

Le rôle des plateformes privées


Le rôle de la plateforme publique

La plateforme publique, qui sera sans doute Chorus Pro, se chargera de centraliser et de transmettre à la DGFiP les données de facturation nécessaires au contrôle et à la pré-déclaration de la TVA et à la tenue de la comptabilité nationale.

Par ailleurs, la plateforme publique assurera en quelque sorte un service minimum universel de la facture électronique. Elle permettra gratuitement aux entreprises, notamment aux plus petites, de transmettre, déposer ou saisir en ligne leurs factures. Mais également d’en recevoir.

Le rôle des plateformes privées

Les plateformes privées (désormais appelées PDP, pour Plateformes de Dématérialisation Partenaires) assureront la transmission des factures de leurs clients aux entreprises destinataires.

Par rapport à la plateforme publique, l’intérêt du recours aux plateformes privées réside dans le bénéfice de services à valeur ajoutée. Par exemple :

  • Attestation de transmission de chaque facture à son destinataire
  • Suivi et relances
  • Archivage des factures et des documents afférents (bon de commande…)
  • Rapprochement factures et paiements











Nouvelles obligations

Ce qui va changer pour recevoir une facture

Ce qui va changer pour émettre une facture

Les formats conformes

L’archivage

Ce qui va changer pour recevoir une facture

Dès le 1er janvier 2023, toutes les entreprises devront :

  • Accepter la réception des factures électroniques de leurs fournisseurs
  • Être en mesure de les intégrer dans leur système de comptabilité ou de gestion commerciale.

Il ne sera donc plus possible de demander à vos fournisseurs des factures au format papier ou en PDF simple.

Ce qui va changer pour émettre une facture

À partir du 1er janvier 2023 pour les plus grandes, et progressivement jusqu’en janvier 2025 pour les autres, toutes les entreprises devront :

  • Disposer de la capacité d’émettre des factures électroniques dans les formats conformes
  • Pouvoir les transmettre automatiquement vers leurs clients à travers une plateforme qu’elles auront librement choisie.

L’archivage

Il sera obligatoire de conserver les factures électroniques dans leur format informatique original. L’archivage consiste en un dépôt scellé et horodaté dans un coffre-fort numérique.

Les formats conformes

4 modalités de facturation électronique seront acceptées :

  1. L’échange de factures aux formats structurés, répondants à la norme européenne EN16931 (formats UBL, UNCEFACT, CII, XML…), avec obligation pour les plateformes (publique ou privées) de produire un lisible
  2. L’échange de factures en format mixte, répondants à la norme européenne EN16931, associant des données structurées et un PDF lisible à l'écran ; le standard franco-allemand Factur-x est le plus connu de ces formats mixtes. Il représente la facture originale et embarque un fichier de données structuré (XML)
  3. Des formats optionnels (format EDIFACT, par exemple), sous réserve de l’acceptation par les deux parties (vendeur/acheteur) et de l’extraction des données obligatoires par une plateforme de dématérialisation Partenaire (PDP)
  4. Des flux dématérialisés (via EDI, API…) ou une saisie en ligne sur la plateforme publique

Les dates clés de l’obligation légale

Le rôle de Sage

L’implication dans les commissions préparatoires

L’enrichissement des solutions de gestion

L’automatisation des flux

Les experts autour de Sage

L’implication dans les commissions préparatoires

Diverses commissions et instances réfléchissent aux modalités concrètes, aux conséquences pratiques et aux contraintes techniques associées à l’obligation légale de facture électronique.

Les experts Sage participent aux sessions de travail pour défendre l’intérêt des entreprises à bénéficier de solutions de gestion simples et efficaces.

L’enrichissement des solutions de gestion

Comme pour le passage à la DSN ou au PAS, la mise en place de la facture électronique implique une évolution des fonctionnalités des solutions de gestion.

Dès la publication par l’État des spécifications, les équipes R&D de Sage se mettront au travail pour faire évoluer les solutions impliquées dans le processus de facturation.

L’automatisation des flux

L’ensemble des flux entrants et sortants des entreprises sont progressivement 100 % dématérialisés. La facture électronique s’ajoute par exemple au bulletin de salaire dématérialisé ou à la possibilité du recouvrement automatisé et coopératif.

C’est pourquoi Sage met à la disposition de ses clients son savoir-faire en matière d’automatisation des flux entrants et sortants.