Légal & Réglementation

Archivage légal de la facture électronique : savoir le vrai du faux

L’archivage légal de la facture électronique est parfois à tort associé aux services de base rendus par les plateformes agréées. Alors qu’il s’agit d’une fonction centrale, qui va bien au-delà des exigences de conformité pour s’inscrire dans le vaste mouvement de digitalisation des entreprises. Plusieurs approches existent pour traiter la conformité mais aussi la fluidité et la réactivité. De l’outil d’archivage au coffre-fort, en passant par le cachet électronique, Sage est présent sur l’étendue des possibles.

21 mai 20266 min de lecture Partager

L’archivage légal de la facture électronique n’est pas dans le cahier des charges des plateformes agréées. Pour autant, l’archivage est une exigence de la réforme. En effet, celle-ci impose :

• des canaux structurés pour l’émission et la réception des factures électroniques ;
• le renfort en matière d’exigence de conservation sécurisée.

Donc, votre plateforme agréée n’a pas vocation à archiver les factures électroniques ; mais il faut trouver une solution pour leur archivage légal.

L’essentiel à retenir

• Une exigence ancienne, adaptée au passage du format papier au format électronique.
• Une fonction disjointe des services de base d’une plateforme agréée.
• 5 solutions à connaître : l’outil d’archivage, la piste d’audit fiable, la signature électronique, le cachet électronique et le coffre-fort.
• Une gamme complète de solutions proposées par Sage, de la simple conformité à la réponse durcie.

Quelles sont les exigences en matière d’archivage légal de la facture électronique ?

Dans le contexte de la réforme, la facture originale, au format papier, est remplacée par sa version archivée. Celle-ci a la même valeur légale. On parle alors de copie fiable.

La question de l’archivage légal de la facture électronique intervient donc dans la continuité des règles actuelles.

L’archivage légal des factures, papier puis électroniques, est défini :

• par des règles fiscales : Code général des impôts, Livre des procédures fiscales ;
• par des règles commerciales : Code de commerce.

Les factures électroniques doivent être conservées 10 ans, à compter de la date d’émission de la facture.

L’archivage légal à valeur probante, bien que non obligatoire, est fortement recommandé. Il renforce la garantie en matière de preuve juridique.

NB : il faut distinguer l’obligation d’archivage légal et l’obligation de conservation fiscale, limitée à 6 ans.

Comment concilier archivage légal et optimisation de la gestion des factures ?

L’archivage légal de la facture électronique doit être envisagé comme une opportunité : celle de répondre à la fois :

• aux exigences de l’administration ;
• aux besoins de simplicité et de fluidité dans la recherche de factures.

Pour concilier conformité et efficacité : une double approche est idéale :

• installer un outil d’archivage, qui répond aux besoins d’accessibilité et de conservation des factures ;
• mettre en place une piste d’audit fiable, qui donne les éléments de traçabilité de la facture. C’est important en cas de contrôle fiscal ou de litige avec un tiers.

Quelles informations pour la piste d’audit fiable ?

• émetteur/récepteur ;
• date d’émission ;
• éventuelles modifications ;
• preuves d’émission et de réception ;
• date du paiement.

Quel est l’intérêt d’ajouter une signature ou un cachet électronique ?

La signature ou le cachet électronique apportent une garantie d’authenticité à chacune des factures émises par l’entreprise. Ils remplacent la signature manuscrite ou le cachet sur la facture papier.

La signature électronique émane d’une personne identifiée et authentifiée. Le cachet électronique engage l’entreprise. C’est la même fonction que son ancêtre le tampon.

On distingue 2 grands types de signatures électroniques :

• la signature simple et la signature avancée : requises pour les documents qui présentent un risque allant de très faible à moyen ;
• la signature électronique qualifiée : requise pour les documents à fort taux de risque ou pour des transactions réglementées.

Deux protocoles définissent les niveaux de sécurité des cachets électroniques :

• le certificat RGS, qui est la norme de sécurité standard en France ;
• le protocole elDAS (Electronic IDentification And Trust Services), qui est la norme de sécurité standard européenne.

Le certificat RGS (Référentiel Général de Sécurité) s’applique aux échanges électroniques entre les administrations et les usagers. Il consiste en un dispositif de sécurisation et de fluidification.

Au deuxième niveau de sécurité (RGS**), une clé USB cryptographique est remise en main propre à l’entreprise. Cette clé permet la signature et l’authentification électronique du document. C’est ce niveau qui est retenu dans les offres Sage.

Pour résumer : la signature et le cachet électroniques n’ajoutent rien à l’archivage légal de la facture électronique sur le plan de la conformité. Mais ils apportent une couche supplémentaire d’authenticité bienvenue sur le plan de la cybersécurité.

Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique ?

Le coffre-fort électronique constitue le niveau le plus élevé de protection et de conservation des factures. C’est donc la pièce maîtresse en matière d’archivage légal de la facture électronique.

Pour autant, se doter d’un coffre-fort électronique est un projet plus complexe que d’installer une solution d’archivage ou de mettre en place une piste d’audit. C’est pourquoi ce type d’approche est plutôt recommandé dans des contextes multi-entités ou fortement réglementés.

On peut penser par exemple à des entreprises qui évoluent dans les secteurs comme : 

• la santé ;
• les finances ;
• la sécurité ;
• l’immobilier ;
• le droit.

Concrètement, un coffre-fort électronique est relié à un tiers archiveur de confiance. Il stocke les factures dans un système sécurisé qui garantit intégrité, horodatage et traçabilité.

Le coffre-fort électronique :

• rend matériellement impossible toute altération ;
• garantit une restitution sur une durée illimitée.

Le coffre-fort électronique procure une valeur probatoire maximale qui rend inutiles la preuve d’audit fiable (PAF) comme la signature électronique.

Associer un outil d’archivage au coffre-fort électronique reste toutefois intéressant. Cela permet de distinguer utilement les fonctions d’efficacité au quotidien des valeurs de protection.

Quelle est l’offre Sage en matière d’archivage légal de la facture électronique ?

Accompagnant les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, Sage propose une gamme complète de solutions :

• archivage légal conforme ;
• archivage légal à valeur probante ;
• coffre-fort électronique.

Mais la force de ce portefeuille est d’abord dans son intégration native avec les logiciels de gestion.

Concrètement, avec Sage, l’archivage légal de la facture électronique s’inscrit dans une continuité fluide avec le traitement des factures.  

État des lieux de l’archivage légal dans les solutions Sage

Solution	Logiciel	Durée de conservation des factures	Copie fiable	Piste d’audit fiable	Signature et/ou cachet électronique	Coffre-fort électronique
Sage Automatisation Comptable Sage FRP 1000 Dématérialisation	Sage 100 Sage FRP 1000	Illimité	x	x	Universign : RGS**	Non
Sage Youdoc	Sage X3	x	x	x	RGS* (option)	Non
Yooz Yooz Protect+	Sage 100 Sage FRP 1000 Sage X3	x	x	x	RGS** eIDAS	Oui
Sylow by Startow (coffre-fort)	Sage 100 Sage FRP 1000 Sage X3	inclus	Inclus	Inclus	Inclus	NF 461

En conclusion, l’archivage légal de la facture électronique est une fonction séparée des services rendus par une plateforme agréée.

Exigence de conformité, l’archivage s’inscrit tout autant dans le mouvement de simplification du quotidien des entreprises. La facture électronique est un catalyseur de dématérialisation. L’archivage en est l’une des modalités.