Archivage : Définition de l’archivage de la comptabilité

Archivage

L’ensemble des documents ayant un lien avec la comptabilité doivent être conservés durant une certaine durée. Ces documents comptables que l’entreprise est tenue de classer et d’archiver sont le grand livre, les livres journaux, le livre d’inventaire, le bilan comptable, les factures et bons de commande, les documents fiscaux, les relevés bancaires… À défaut, l’entreprise encourt de nombreux risques dont celui de rejet de la comptabilité.

Un classement précis des pièces comptables

Afin de faciliter les recherches, les pièces comptables doivent être numérotées avant le classement. Elles peuvent être classées par numéro, par ordre alphabétique ou chronologique. Les documents comptables doivent aussi être rangés en fonction de leur nature (frais généraux, banque…) par ordre chronologique et alphabétique avec la pièce la plus récente au-dessus.

Une durée de conservation légale des archives comptables

Concernant l’archivage des pièces comptables, la loi oblige à archiver et à conserver de nombreuses pièces justificatives. La durée de conservation des archives comptables varie quant à elle selon la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent, et selon la nécessité, comme les demandes a posteriori de vérifications de documents ou les cas de contrôle.

Le nombre d’années où un chef d’entreprise doit être capable de fournir une pièce justificative comptable varie donc selon le type de document. Le Code du Commerce oblige ainsi les professionnels à conserver durant six ans à compter de la clôture de l’exercice le journal des opérations bénévoles. Cette durée passe à dix ans pour les pièces justificatives de la comptabilité, à savoir les pièces bancaires, les bulletins de paie et les factures. La durée légale de conservation est la même pour le livre journal, le livre d’inventaire, le grand livre, mais aussi pour les bilans, comptes de résultat et annexes réalisés à la clôture de chaque exercice. Si la législation ne le mentionne pas de façon claire, il est également conseillé de conserver « sans limitation de durée » les certificats de travail et les actes de propriété notamment.

Quant à la gestion de l’archivage comptable numérique, elle est elle aussi réglementée. Les documents de ce type doivent être conservés sous cette forme pendant une durée minimale de trois ans, puis éventuellement sous une autre forme si l’entreprise le souhaite. Les livres de comptabilité doivent quant à eux être conservés pour une durée de 10 ans au moins. Il est primordial d’archiver et de s’assurer de la bonne sauvegarde de tous les documents, y compris les justificatifs. La dématérialisation prévient alors les phénomènes d’effacement des encres. L’utilisation de solutions électronique qui gèrent l’archivage de façon sécurisée (coffre-fort électronique, signature électronique, gestion des certificats) permet une numérisation complète de la comptabilité.

Des délais spécifiques de conservation pour chaque type de documents

Les documents commerciaux comme les contrats signés entre commerçants ou ceux signés entre un commerçant et un non-commerçant doivent être conservés pendant au moins cinq ans selon l’article L.110–4 du Code du Commerce. Les contrats relatifs à des biens immobiliers doivent, quant à eux, être archivés pendant une durée de 30 années (Art. 2272 du Code Civil).

Enfin, doivent être archivées pendant une période minimale de 10 années à compter de la clôture de l’exercice comptable (Art. L.123–22 du Code de Commerce) les pièces justificatives comptables suivantes :

  • Les bons de commande ainsi que les bons de livraison émis ou reçus
  • Les factures clients et fournisseurs
  • Les documents bancaires (relevés bancaires, talons de chèques, remises de chèques…)

Les livres comptables tels que le livre journal ou le grand livre doivent être conservés pendant au moins 10 ans à compter de la clôture du livre (Art. L.123–22 du Code de Commerce). Il en est de même concernant les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe). Les divers registres juridiques obligatoires doivent être conservés au moins pendant 6 années.

Les statuts quant à eux doivent être conservés pendant au moins 5 ans après la radiation de la société au Registre du Commerce et des Sociétés (Art. L. 2224 du Code Civil). Cependant, il est vivement recommandé de les archiver et de les conserver à vie.

Les déclarations fiscales doivent être conservées pendant un délai de 3 années civiles suivant celle au titre de laquelle la taxe est devenue exigible. Cela concerne notamment (Art. 169 à 176 du Livre des Procédures Fiscales) :

  • Les déclarations d’impôts sur les sociétés (n° 2572) et d’impôt sur le revenu (n° 2042)
  • Les déclarations de Taxe sur la Valeur Ajoutée (n° 3517-S ou 3310CA3)
  • La taxe sur les salaires
  • La cotisation foncière des entreprises (CFE)
  • La cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE)
  • Les déclarations de formation professionnelle continue, de taxe d’apprentissage.

Concernant les déclarations sociales (sécurité sociale, pôle emploi), le délai de 3 ans s’applique également (Art. L 5422–18 du Code du Travail). Ce dernier est porté à 5 années pour les déclarations sociales effectuées aux caisses de retraite complémentaire.

Tous les documents concernant les bulletins de paie, le registre unique du personnel, les contrats de travail ou les déclarations d’accident auprès de la caisse primaire d’assurance-maladie doivent être conservés pendant une durée de 5 ans.

L’archivage et la conservation des documents en lien avec la comptabilité sont extrêmement réglementés. En cas de non-respect, des amendes et des sanctions plus lourdes peuvent être engagées contre l’entreprise.