Factur-X de A à Z

Factur-X est un format de facture électronique hybride développé conjointement par la France et l’Allemagne. Il combine un fichier PDF avec une structure de données XML intégrée. Ce format innovant permet une lecture à la fois par l’homme et par la machine, sans nécessiter d’outils de lecture automatique de documents. Explications.

• Factur-X : définition
• Quels sont les avantages de Factur-X ?
• Comment émettre une facture au format Factur-X ?

Qu’est ce que le format Factur-X ?

Factur-X est un format de facture électronique hybride qui combine une version lisible pour les humains (PDF) et des données structurées (XML) destinées à l’automatisation. Il est conforme aux normes européennes et facilite les échanges entre entreprises, notamment pour la comptabilité et la gestion des paiements.

Factur-X intègre cinq profils de données en fonction des exigences réglementaires et sectorielles propres à chaque entreprise :

• Le profil Minimum contient les données exigées par la réglementation en vigueur.
• Le profil Basic WL est le profil minimum enrichi de données nécessaires à l’automatisation de la facturation chez les clients. Il ne comprend pas le détail des données de facturation.
• Le profil Basic est identique au profil Basic WL mais il inclut, en outre, un certain nombre de données.
• Le profil Comfort EN 16931 équivaut au profil Basic enrichi des données de la Norme Sémantique Européenne (NSE).
• Le profil Extended est le profil Comfort enrichi de données satisfaisant à des besoins spécifiques liés aux extensions de la Norme Sémantique Européenne (NSE).

Quels sont les avantages de ce format pour l’entreprise ?

Ce format présente de nombreux avantages pour l’entreprise :

• Double lisibilité : il combine une facture lisible en PDF pour les humains et un fichier XML structuré pour les systèmes informatiques.
• Automatisation : grâce aux données XML, il simplifie le traitement des factures, réduisant les tâches manuelles et le risque d’erreurs.
• Conformité légale : il respecte les normes européennes sur la facturation électronique, facilitant la mise en conformité des entreprises.
• Interopérabilité : ce format est compatible avec divers logiciels de comptabilité et de gestion.
• Transition numérique facilitée : idéal pour accompagner les entreprises dans leur passage à la facturation électronique.
• Efficacité : il améliore les processus de facturation, du traitement à l’archivage, tout en accélérant les délais de paiement.
• Réduction des coûts : en diminuant les tâches administratives et les erreurs, il permet des économies significatives.

Comment émettre une facture au format Factur-X ?

Pour émettre une facture au format Factur-X, suivez ces étapes :

1. Utilisez votre logiciel de facturation habituel pour générer une facture au format PDF.
2. Intégrez un fichier XML structuré contenant les informations clés de la facture (numéro, date, montants, TVA, coordonnées des parties, etc.). Certains logiciels de facturation proposent cette fonctionnalité automatiquement.
3. Assurez-vous que le fichier XML respecte la norme Factur-X, qui définit plusieurs profils (de base à enrichi) selon la complexité des données.
4. Utilisez un outil de validation pour vérifier que la facture est conforme à la norme Factur-X.
5. Envoyez-la à votre client par voie électronique, en respectant les modes de transmission convenus (e-mail, plateforme dédiée, etc.).

Certains logiciels ou plateformes spécialisées permettent de générer facilement des factures Factur-X sans intervention technique.

En résumé, Factur-X permet aux entreprises de gagner en efficacité, de réduire les coûts et les erreurs, tout en assurant la conformité aux réglementations en vigueur. Cela conduit à une meilleure gestion des flux de trésorerie, une productivité accrue et une amélioration des relations commerciales.

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Article initialement publié le 25/10/2021. Dernière mise à jour le 11/12/2024.