Légal & Réglementation

Notes de frais et facture électronique : tout comprendre sur les conséquences de la réforme !

la gestion des notes de frais est directement impactée par la réforme de la facture électronique qui entrera en vigueur le 1er septembre 2026.

16 mars 202610 min de lecture Partager

La gestion des notes de frais est directement impactée par la réforme qui entrera en vigueur le 1^er septembre 2026. Pour apprécier la future relation entre notes de frais et facture électronique, il faut savoir distinguer le e-invoicing du e-reporting. C’est la clé !

Les spécifications AFNOR

L’obligation d’émettre des factures électroniques pour les transactions B2B domestiques est prévue par l’article 289 bis du Code général des impôts (CGI). La transmission des données de certaines transactions à l’administration fiscale relève quant à elle des obligations de e-reporting prévues à l’article 290 du CGI.
La norme AFNOR XP Z12-014 vient compléter ce cadre juridique en décrivant les principaux cas d’usage opérationnels.

Parmi les situations couvertes figurent notamment les cas impliquant des tiers payeurs, comme les collaborateurs qui engagent des dépenses professionnelles pour le compte de leur entreprise.

Pour les notes de frais, la norme XP Z12-014 précise notamment :

• comment les factures doivent être structurées lorsque les dépenses sont avancées par un collaborateur mais émises au nom de l’entreprise ;
• comment ces factures s’intègrent dans le cycle de vie d’une facture électronique ;
• comment les différents statuts de facture (émise, reçue, refusée, payée, etc.) s’articulent lorsque le collaborateur avance les fonds mais que l’entreprise demeure le bénéficiaire légal de la facture.

Ces précisions permettent d’assurer une meilleure cohérence entre la déclaration du fournisseur, la comptabilité de l’entreprise et la récupération de TVA, tout en réduisant les risques de mauvaise qualification des opérations.

Quelles sont les sanctions encourues en cas de manquement ?

Le régime de sanctions prévu par le Code général des impôts a été renforcé par la loi de finances pour 2024. En particulier, l’amende applicable en cas de défaut d’émission ou de transmission d’une facture électronique passe de 15 € à 50 € par facture, dans la limite de 15 000 € par an.

Manquement	Montant	Plafond annuel	Base juridique
Défaut d’émission ou de transmission d’une facture électronique (B2B domestique)	50 € par facture	1 500 €/an	CGI art. 1737 III modifié par LF 2024
Défaut de transmission des données de e-reporting	250 € par transmission	1 500 €/an	CGI art. 1737 III
Défaut de transmission des données de paiement	15 € par transmission	1 500 €/an	CGI art. 1737 III

Notes de frais et facture électronique, des implications à bien envisager

Lorsqu’on évoque le binôme notes de frais et facture électronique, on parle des :

• notes de restaurant ;
• hébergements ;
• déplacements ;
• indemnités kilométriques

Cas pratique

Un salarié/collaborateur appelé un « tiers payeur » dîne avec un client dans un restaurant. À l’issue du repas, il règle l’addition avec la carte bancaire de l’entreprise. Dans ce cas, le restaurateur est tenu d’émettre une facture au nom de l’entreprise qui supporte en fait la dépense et récupère la TVA dans la, majorité des cas.

A ce titre il s’agit d’une facture B2B que le fournisseur doit transmettre sous format électronique via sa plateforme agréée. 

Conformément aux exigences de la réforme, le fournisseur doit émettre une facture électronique dans les situations suivantes :

•  Les frais professionnels sont réglés directement par l’entreprise (carte bancaire professionnelle, virement, etc.) et la facture est libellée au nom de l’entreprise.
•  Les frais sont réglés par l’entreprise et la facture est adressée directement à celle-ci (facture établie au nom de l’entreprise).
• Le salarié avance les frais, mais la facture est émise au nom de l’entreprise.

À noter !

Lorsque la facture est émise au nom du salarié, l’opération est juridiquement une transaction B2C entre le vendeur et le collaborateur. Elle ne relève donc pas de la facturation électronique.

Dans tous les cas lorsque la facture est établie au nom de l’entreprise, elle est transmise via la plateforme de dématérialisation dans le cadre du dispositif de facturation électronique.  Elle doit également  comporter l’ensemble des  mentions obligatoires (date, nom du fournisseurs, description de la dépenses, montant de la TVA…) pour éviter tout blocage dès l’envoi.

La facture est présentée comme déjà réglée, excluant ainsi tout risque de double paiement. En effet, lorsque la facture est au nom de l’entreprise mais que le paiement est effectué par le collaborateur / salarié, ce dernier est considéré comme un tiers payeur.

Lorsque la facture est établie au nom du salarié, celui-ci est considéré comme un non-assujetti. Dans ce cas, l’opération échappe à la facturation électronique et relève du e-reporting,

À noter la réglementation TVA autorise l’émission de factures simplifiées pour les montants inférieurs à 150 € HT. Cette règle relève des règles générales de facturation TVA et n’est pas spécifique à la réforme de la facturation électronique.

Implications de l’e-invoicing sur les notes de frais

L’e-invoicing concerne les factures émises par le fournisseur au nom de l’entreprise (et non au nom du salarié).

Dans ce cas, la combinaison notes de frais et facture électronique induit deux changements importants :

• la facture doit être transmise à l’entreprise sous format électronique par le fournisseur (Factur-X, CII, UBL) ;
• les outils de gestion des notes de frais doivent pouvoir intégrer ces formats (lire, valider et archiver).

À noter !

Lorsque le fournisseur est établi à l’étranger, l’opération relève du périmètre de l’e-reporting (transmission des données de transaction) dès lors qu’elle est imposable à la TVA française. Il appartient alors aux équipes de l’entreprise du salarié de saisir la facture d’achat afin d’assurer son intégration dans le dispositif.

Implications de l’e-reporting sur les notes de frais

Pour rappel, l’e-reporting concerne la transmission à l’administration fiscale des données financières liées aux transactions hors e-invoicing, notamment :

• les opérations avec des particuliers (B2C) ou des entreprises non assujetties à la TVA en France ;
• les transactions avec des fournisseurs étrangers ou des prestataires non établis en France.

Le cas où un salarié paie une dépense et demande ensuite un remboursement par son employeur peut entrer dans cette catégorie.

Concrètement, si le salarié paie un taxi avec ses propres moyens de paiement et que la facture est établie à son nom, aucune facture électronique n’est émise. Dans ce cas, la transaction est juridiquement réalisée entre le vendeur (assujetti) et le collaborateur (particulier non assujetti).

Cette information est transmise à l’administration fiscale par la plateforme de dématérialisation du vendeur dans le cadre de ses obligations de e-reporting. Cela implique une intégration fluide entre l’application de notes de frais et le système de e-reporting de l’entreprise.

L’opération relève donc du e-reporting B2C réalisé par le vendeur qui doit déclarer cette transaction dans ses flux de e-reporting :
flux 10.3 : cumul quotidien des ventes B2C ;
flux 10.4 : données de paiement lorsque la TVA est exigible à l’encaissement.

Le collaborateur peut ensuite transmettre le justificatif à son employeur afin d’obtenir un remboursement dans le cadre de la gestion des notes de frais.

Les implications de la réforme sur la gestion des notes de frais en synthèse

Type de transaction	Factures B2B (entre entreprises assujetties à la TVA en France)	Transactions B2C, avec étrangers ou non-assujettis
Format	Facture électronique normée (Factur-X, CII, UBL)	Données fiscales transmises à l’administration (pas de facture)
Acteurs concernés	Fournisseurs et clients assujettis à la TVA	Particuliers, entreprises non assujetties, fournisseurs étrangers
Obligation pour l’entreprise	Réception/émission de factures électroniques	Aucune obligation lorsque la facture est au nom du salarié
Impact sur les notes de frais	Factures au nom de l’entreprise → intégration automatique dans les outils	Dépenses au nom du salarié → données à extraire et déclarer

Les changements pour les entreprises

L’e-invoicing modifie le traitement des factures liées aux notes de frais ; tandis que l’e-reporting impose une transmission systématique des données obligatoires pour les dépenses qui ne relevent pas de l’e-invoicing.

Les entreprises doivent donc disposer de solutions capables :

• de distinguer les deux types de flux ;
• de les traiter de manière automatisée, fiable et sécurisée.

Le non-respect de ces obligations expose à des sanctions financières. Elles se montent jusqu’à 15 euros par facture manquante, dans la limite de 15 000 euros/an.

Un point de vigilance majeur concerne le risque de doublons entre les flux e-invoicing et les notes de frais. En effet, un même justificatif peut :

• remonter dans la solution de notes de frais,
• et être reçu en parallèle via la plateforme agréée.

Pour éviter ces doublons, il est nécessaire de :

• mettre en place des contrôles de cohérence entre les deux flux ;
• définir des règles automatiques de réorientation ou de déduplication ;
• sensibiliser les salariés à la saisie correcte des notes de frais.

L’objectif est de prévenir les doubles paiements et d’assurer la fiabilité des données transmises.

Les changements pour les salariés

Pour les salariés, la réforme implique une modification des réflexes et connaitre le SIREN de son entreprise. Finis les tickets papier glissés dans une enveloppe ou les factures scannées en dernière minute.

La logique de dématérialisation des factures s’étend naturellement aux notes de frais des collaborateurs.

C’est pourquoi, dès sa réception, chaque justificatif devra être capturé, classé  et transmis électroniquement.

Les avantages

• moins de risques de perte ;
• des remboursements plus rapides ;
• une visibilité immédiate sur l’état des demandes.

Notes de frais et facture électronique : simplifiez votre gestion avec Sage

L’intégration des notes de frais dans le cadre de la facture électronique impose une refonte des processus internes. Les entreprises doivent cartographier leurs circuits actuels afin de définir de nouvelles pratiques plus cohérentes et plus sûres.

Par ailleurs, la conformité des supports et des flux doit être anticipée avec rigueur pour garantir une gestion fluide et totalement conforme.

Sage propose des solutions pour accompagner cette transition et permettre aux organisations d’en tirer pleinement parti, tant en matière de productivité que de maîtrise des obligations réglementaires.

Pourquoi choisir la plateforme Sage ?

En choisissant la Plateforme Sage vous bénéficiez des  solutions de gestion spécifiques conçues pour accompagner les entreprises dans cette transition.

Les avantages des cinq fonctionnalités clefs proposées.

• Intégration des factures électroniques : les outils Sage acceptent les formats réglementaires (Factur-X, CII) ; ils les intègrent directement dans les circuits de validation et de comptabilisation, sans ressaisie.
• Automatisation des notes de frais : grâce à des applications mobiles et des workflows intelligents, les salariés peuvent transmettre leurs justificatifs en quelques clics ; tandis que leurs managers valident les demandes depuis une interface unifiée.
• Conformité garantie : les mises à jour réglementaires sont appliquées automatiquement et les archives sont sécurisées selon les normes en vigueur.
• Tableaux de bord et alertes : les responsables disposent d’une vue d’ensemble sur les notes de frais, avec des notifications pour les anomalies ou les retards ; ce qui accélère les processus et réduit les erreurs.
• Accompagnement personnalisé : Sage et son réseau de partenaires proposent des formations et un support dédié pour aider les entreprises.

Comment s’inscrire à la plateforme agréée de Sage ?

La plateforme agréée Sage, certifiée par la DGFiP, répond aux exigences réglementaires de la facture électronique. Conformément au calendrier réglementaire, Sage vous propose de vous inscrire à sa plateforme agréée, étape importante de la mise en conformité.

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Article initialement publié le 12/12/2025. Dernière mise à jour le 16/03/2026.

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