Dans toute entreprise, la note de frais est en quelque sorte un « mal nécessaire ». Un mal parce qu’elle est source de paperasse, d’erreurs, de contestations… Voire de fraude. Mais nécessaire car certaines activités professionnelles engendrent des frais, que l’entreprise doit rembourser au salarié.
- Définition
- Comment libeller une note de frais ?
- Les différentes modalités de remboursement
- La gestion des frais des salariés
- L’apport des logiciels de gestion des frais
Définition
La note de frais est un document papier ou numérique sur lequel un salarié détaille les dépenses effectuées pour les besoins de son activité professionnelle et qu’il a personnellement réglées. Ce relevé permet à l’entreprise de procéder à l’enregistrement comptable des dépenses et de rembourser le salarié des sommes avancées.
Voici quelques exemples de dépenses fréquemment traitées par note de frais :
- Frais de repas (notes de restaurant), sachant que si l’entreprise accorde des titres restaurant, elle doit en déduire les repas remboursés par note de frais.
- Frais de déplacement : billets de train, avion, bus ou métro, taxi, location de véhicules….
- Frais de logement (hôtels, location d’appartements…) si la personne n’est pas en mesure de regagner son domicile le soir (plus de 50 km ou plus d’1 h 30 de transports publics).
- Indemnités kilométriques versées aux salariés qui utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles.
Le remboursement des frais ne peut en aucun cas être déduits du salaire du collaborateur. Ce dernier ne sera pas imposé sur le montant du remboursement de la note de frais.
Comment libeller une note de frais ?
Chaque dépense notifiée sur la note de frais doit être accompagnée d’une facture ou d’un justificatif.
De plus, il est conseillé d’indiquer sur chaque note de frais :
- L’identité de la personne qui a avancé les frais
- La date de la dépense
- Son montant, exprimé en HT et en TTC
- La nature des frais
- Le lieu d’achat
- Le moyen de paiement utilisé
- Le montant de la TVA.
Il est intéressant de demander au salarié d’évoquer le contexte des frais. Par exemple, une note de restaurant sera accompagnée du nom des invités, de leur entreprise, voire de leur fonction. Dans le cas de frais de déplacement, il est bon de préciser l’objectif du voyage. Il s’agira de démontrer que cette dépense était nécessaire à l’activité de l’entreprise.
Les différentes modalités de remboursement
En fin de mois, le salarié remplit le formulaire de note de frais mis en place par l’entreprise puis le transmet avec ses justificatifs au service comptable.
Vient, ensuite, la question du remboursement proprement dit. Sur ce point, deux méthodes sont possibles :
Le remboursement « aux frais réels »
Ici, l’employeur rembourse au centime près les sommes avancées par les salariés, dans la mesure, bien sûr, où elles sont professionnelles, raisonnables et justifiées. Dans le cas où l’employeur juge qu’une dépense n’est pas conforme à ces critères ou à sa politique de frais, il a la possibilité de refuser son remboursement.
Le remboursement « au forfait »
Dans ce cas, le salarié perçoit une somme forfaitaire pour couvrir ses frais professionnels. S’il venait à dépasser ce plafond, le delta serait à sa charge.
Attention, ce plafond est défini par l’Urssaf. Les frais forfaitaires sont exonérés de cotisations sociales et de CSG-CRDS dans la limite de ce plafond. Au-delà, s’ils étaient remboursés par l’entreprise, ils seraient considérés comme avantages en nature et donc soumis à cotisations.
Que vous optiez pour le système des frais réels ou pour celui du forfait, les frais professionnels sont déductibles du résultat imposable de l’entreprise.
La gestion des frais des salariés
Frais réels ou forfait, les salariés sont bien souvent amenés à avancer les frais sur leurs propres deniers, ce qui peut leur poser d’évidents soucis de trésorerie. C’est pourquoi l’entreprise peut décider de leur accorder une somme qui leur sera versée une avance sur frais professionnels.
Cette avance peut être :
- Ponctuelle, c’est-à-dire liée à une mission précise. Le salarié devra établir une note de frais a posteriori.
- Permanente.
Dans ce cas, l’entreprise verse chaque mois au salarié un montant forfaitaire négocié et indiqué dans le contrat de travail destiné à couvrir ses frais. Cette solution est préconisée lorsque les frais sont récurrents et importants, pour un commercial export par exemple. Bien sûr, cela ne dispense pas le salarié de fournir une note de frais chaque mois et de justifier l’intégralité de ses frais.
Et si le salarié n’est pas en mesure de fournir un justificatif parce qu’il l’a perdu, par exemple ? Il est possible de contacter l’hôtel, le restaurant ou le commerce et de demander un duplicata, accepté par l’administration. Enfin, si cela reste exceptionnel et que le montant en jeu est raisonnable, il est possible de demander au salarié de rédiger une attestation sur l’honneur. Il y déclinera :
- Son identité
- Ses coordonnées
- Le montant des frais engagés
- Leur motif
- Et ajoutera la mention « J’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation».
Il est alors conseillé de joindre une copie du relevé bancaire sur lequel apparait la dépense. Dans ce cas, l’entreprise ne pourra pas récupérer la TVA.
L’apport des logiciels de gestion des frais
La gestion des frais professionnels peut-être un vrai casse-tête pour l’entreprise pour deux raisons principales :
- C’est un sujet socialement sensible, qui peut être source de crispations, voire de tensions.
- La gestion des notes de frais génère de nombreux échanges de documents qui prennent du temps et sont sources d’erreurs.
C’est pourquoi l’utilisation d’un logiciel de gestion des frais professionnels, de plus en plus répandue, est fortement conseillée. Le logiciel permet à l’entreprise de dématérialiser la note de frais, la rendant plus facile, plus sécurisée et plus instantanée. Il facilite, en outre, le respect de la politique de frais décidée par la direction et le respect des règles comptables et fiscales en vigueur. Évitant, ainsi, de bien mauvaises surprises en cas de contrôle fiscal ou social par exemple.
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