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Espace de travail commun : en marche vers le « tout digital »

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La digitalisation des échanges et l’utilisation d’un espace de travail commun et numérique, qui étaient déjà en marche depuis plusieurs années, se sont déployées à marche forcée depuis le début de la crise sanitaire, du fait de la généralisation du télétravail. Mais au-delà de la nécessité, cet espace de travail commun constitue une extraordinaire opportunité.
Son apport est multiple. Il se traduit par :

  • Une numérisation des documents, qui permet une automatisation des tâches fastidieuses et répétitives et une diminution des erreurs
  • Un gain de temps et de confort pour la fonction comptable et pour les autres salariés de l’entreprise, et une meilleure communication entre eux
  • Des possibilités d’analyse et d’interprétation grâce à l’utilisation à bon escient de l’intelligence artificielle
  • Une montée en responsabilités de la fonction comptable, et donc un gain de motivation pour ce service, qui va vivre une authentique « e-transformation ».
  • Une mue génératrice de valeur pour toute l’entreprise.

Echanger et partager des documents

Ventes, achats, paie, investissements, frais professionnels… La fonction comptable est au cœur de nombreux échanges internes à l’entreprise. A chaque opération correspondait, autrefois, l’édition d’un document papier et, souvent, un échange d’informations avec le commanditaire ou le valideur était nécessaire. Des documents qui ont commencé à se dématérialiser à vitesse grand V au moment de l’entrée en vigueur de la Loi de Modernisation Economique (LME), les débiteurs ayant souhaité se prémunir du risque d’actions contentieuses en fiabilisant leur processus de règlement.

Mais avec la crise sanitaire et la généralisation du télétravail, la dématérialisation des documents comptables n’est plus une option : elle est devenue un standard et même une nécessité. Et ses bénéfices se traduisent en termes de coopération.
Physiquement éloignés les uns des autres, les collaborateurs de l’entreprise ont appris à travailler durablement à distance, s’appropriant des technologies qui leur ont apporté un bénéfice quasi-immédiat en termes de gain de temps et de confort. Certes, certaines habitudes demeurent… Mais l’attente et le besoin sont forts, dans beaucoup de PME, où les collaborateurs ont appris à échanger et partager des documents numériques tels que :

  • Les devis clients
  • Les devis fournisseurs
  • Les factures clients
  • Les factures fournisseurs
  • Les documents bancaires
  • Les fiches de paie
  • Les contrats (de travail notamment)
  • Les formulaires de demande de congés
  • Les notes de frais
  • Et bien d’autres documents administratifs, comptables, financiers, juridiques, fiscaux, sociaux…

Le changement est donc en marche. Ses maîtres-mots : connectivité, mobilité, partage, communication.

Comprendre les bénéfices de la dématérialisation des documents RH
Et ceux de la dématérialisation des factures fournisseurs

L’espace de travail commun : créateur de valeur

En réalité, loin d’être une contrainte conjoncturelle, l’espace de travail commun est une opportunité structurelle pour l’entreprise. C’est une innovation créatrice de valeur à bien des niveaux :

  • En termes de confort et d’accessibilité. Grâce à la dématérialisation, les collaborateurs vont pouvoir accéder de n’importe quel lieu, à n’importe quel moment et via n’importe quel outil aux documents dont ils ont besoin. Et ce, que ces documents soient récents ou qu’il s’agisse d’archives.
  • En termes de gain de temps, d’argent et d’efficacité. Les saisies sont automatisées, les impressions et envois postaux sont tout bonnement supprimés. Quant aux circuits de validation (de demandes de congés ou des factures fournisseurs par exemple), ils sont avantageusement remplacés par des « workflows » sont simplifiés et beaucoup plus rapides.
  • En termes de fiabilité. Les erreurs, anomalies et doublons sont vite repérés. Cela peut, par exemple, concerner des oublis de facturation client ou des doubles règlements de factures fournisseurs.
  • En termes de respect de l’environnement. La fonction comptable et, d’une façon générale, l’entreprise tendent peu à peu vers le « zéro papier ».
  • En termes d’analyse et de réflexion prospective. Enrichi de la puissance de l’intelligence artificielle, le logiciel comptable devient un outil d’analyse et de prédiction.
  • En termes d’alignement et d’efficacité collective, la centralisation de l’information dans un même système, permet à tous d’accéder en temps réel et de manière sécurisée à un référentiel de données commun

L’espace de travail commun : socle de l’e-transformation de la fonction

En conclusion, l’espace de travail commun numérique se révèle une extraordinaire opportunité en termes de RH et de valorisation de la fonction comptable. Grâce à la numérisation des documents, la fonction comptable va pouvoir se délester des tâches fastidieuses à faible valeur ajoutée pour se concentrer sur son « vrai » métier, beaucoup plus stratégique.

En effet, un environnement de travail unique et commun entre les différents utilisateurs et les différentes solutions évite toute ressaisie et facilite sauvegardes et archivage. Il permet une efficacité collective : un accès au même référentiel de manière direct et rapide, grâce à cet outil il n’y a plus besoin de déranger les uns et les autres pour accéder à une information.

C’est pourquoi Sage a conçu la plateforme Sage Business Cloud, solution de gestion d’entreprise en mode SaaS, qui permet aux TPE et aux PME de fluidifier leurs processus opérationnels et de réaliser des gains de productivité.

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