La facture électronique sera bientôt une obligation légale pour les entreprises françaises assujetties à la TVA. Le modèle organisationnel retenu par Bercy est le modèle dit « en Y », qui suppose de passer par un tiers de confiance appelé PDP, pour Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Explication du rôle de ces plateformes.
Les plateformes de dématérialisation partenaire dans le modèle en Y
Chaque entreprise, dès lors qu’elle a pour clients des entreprises, devra générer des factures sous format électronique.
Attention, la facture électronique ne doit pas être confondue avec la facture dématérialisée (sous format PDF par exemple) : une facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré, ce qui lui permet d’être intégralement gérée de façon informatisée.
Quatre formats électroniques sont possibles :
- L’échange de factures aux formats structurés, répondants à la norme européenne EN16931 (formats UBL, UNCEFACT, CII, XML…), avec obligation pour les plateformes (publique ou privées) de produire un lisible
- L’échange de factures en format mixte, répondants à la norme européenne EN16931, associant des données structurées et un PDF lisible à l’écran ; le standard franco-allemand Factur-X est le plus connu de ces formats mixtes. Il représente la facture originale et embarque un fichier de données structuré (XML)
- Des formats optionnels (format EDIFACT, par exemple), sous réserve de l’acceptation par les deux parties (vendeur/acheteur) et de l’extraction des données obligatoires par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
- Des flux dématérialisés (via EDI, API…) ou une saisie en ligne sur la plateforme publique
Cette petite révolution dans les habitudes de facturation des entreprises a été minutieusement préparée par les services de Bercy, qui ont finalement retenu un modèle organisationnel dit « en Y », déjà en place dans certains pays.
Comment fonctionne-t-il ? Dans le modèle « en Y », les factures électroniques émises par une entreprise doivent être transmises à un tiers de confiance, une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Le rôle de ces plateformes de dématérialisation partenaires est de :
- Convertir les documents en factures électroniques normées (selon le standard Factur-X, qui associe une facture PDF lisible par l’œil humain à un fichier XML permettant une intégration facile des données dans les systèmes d’information)
- Les contrôler (vérification des mentions légales, de l’identité des émetteurs et destinataires, de la cohérence des montants…) et les valider
- Les envoyer à leurs destinataires en vue de leur règlement
- Transmettre les données au Portail Public de Facturation (PPF) en vue du contrôle et de la prédéclaration de la TVA et de la tenue des comptes nationaux. Ainsi, la généralisation de la facture électronique est un moyen efficace de lutter contre la fraude à la TVA.
Les services « premium » des PDP
Outre ces services de base, les plateformes de dématérialisation partenaire développent des prestations à valeur ajoutée, comme :
- Des outils de génération des factures d’achat et de vente incluant, par exemple, des technologies de reconnaissance optique de caractères sur des scans, photos, PDF « simples » … Évitant à l’entreprise de ressaisir les données.
- Des outils d’archivage des factures au format Factur-X
- Des tableaux de bord et outils de suivi des échéances des factures (clients et fournisseurs) facilitant le pilotage des encours
- Des applications mobiles facilitant le suivi de l’encours, la photographie de pièces ou la validation de nouvelles factures
- Si vous avez un logiciel de facturation, la mise à disposition d’API permettant à la PDP de récupérer automatiquement les factures de vente. Celles-ci seront par la suite transmises à chaque client selon le mode de communication qu’il aura préalablement choisi (mail, PPF, EDI, …).
- Des outils de gestion des factures fournisseurs : validation, règlement simultané de plusieurs factures, etc.
Bien entendu, ces services à haute valeur ajoutée sont payants.
Le Portail Public de Facturation (PPF), l’alternative aux plateformes de dématérialisation partenaire
Les entreprises qui n’éprouvent pas le besoin de contracter avec une plateforme privée peuvent aussi passer par le Portail Public de Facturation. Cette plateforme publique, qui depuis 2020 centralise la commande de l’État, a été adaptée à la nouvelle obligation légale de facturation électronique et permet donc aux entreprises qui le souhaitent de :
- Déposer leurs factures
- Les saisir
- Recevoir des factures électroniques au standard Factur-X.
La saisie est évidemment un peu plus fastidieuse mais il est tout-à-fait possible, pour une PME, de préparer ses factures au format PDF et de recourir au Portail Public de Facturation pour les convertir en Factur-X, c’est-à-dire en PDF enrichis d’un fichier XML lisible par les systèmes d’information. Les services offerts par le PPF sont totalement gratuits.
Sage, partenaire historique des PME, est bien sûr candidat PDP !
Pour aller plus loin :
- Facture électronique : et si on allégeait son montant en anticipant
- Facture électronique : deux formats sont possibles
- Facture électronique : ce que ça change
- Facture électronique : tour d’horizon
- 5 raisons de dématérialiser ses factures fournisseurs
- Facture électronique : que doit-elle contenir ?
Article initialement publié le 22/11/2021. Dernière mise à jour le 15/05/2023
