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La gestion électronique des documents (GED) d’entreprise, pour quoi faire ?

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La gestion électronique des documents (GED) d’entreprise, pour quoi faire

La gestion électronique des documents (GED) d’entreprise, pour quoi faire ?

La GED d’entreprise est un outil essentiel pour toute organisation qui s’engage dans un processus de digitalisation. Elle est rendue plus pertinente encore par la crise sanitaire, qui a obligé à développer le télétravail ou la vente à distance dans le commerce, accélérant la transition numérique en cours.

Dans ce contexte, la dématérialisation des documents et des données constitue une nouvelle donne. Remplaçant la gestion papier, la GED d’entreprise va véritablement révolutionner les pratiques métiers et les modalités de fonctionnement de l’entreprise.

Pour être pleinement efficace, cette GED doit être transverse à l’ensemble des services. Connectée aux applications métiers, elle concerne tous les collaborateurs, amenés à faire évoluer leurs méthodes de travail.

La dématérialisation des documents, une démarche aujourd’hui incontournable

Chaque seconde, plus de 33.000 pages sont imprimées en Europe¹. Réduire cette consommation, qui représente en moyenne 70 à 85 kilos de papier par salarié français², est à la fois un enjeu écologique et financier. Le poste « impression » peut représenter en effet jusqu’à 3 % du chiffre d’affaires des entreprises.

Beaucoup d’entreprises ont compris l’intérêt de dématérialiser leurs documents. La numérisation est notamment l’une des clés pour fluidifier le travail collaboratif. Elle assure un gain de place – une réduction des espaces occupés par l’archivage papier – en même temps qu’une baisse des coûts de fonctionnement (achat de papier, d’encre…).

L’impact de la dématérialisation sur la qualité a également été mesuré. Alors que les salariés consacrent près de 20 % de leur temps à la recherche d’informations qu’ils ne retrouvent pas, selon l’association Information & Management (AIIM), le basculement vers des documents électroniques archivés et indexés permet d’éviter ces pertes d’énergie. La productivité ainsi que la réactivité de l’entreprise s’en trouvent accrues, d’où une amélioration des relations avec les clients et les fournisseurs et une baisse du nombre de litiges.

Enfin, la dématérialisation des documents et des données est indispensable à la mobilité des collaborateurs. Elle rend possible la pratique du télétravail et caractérise une entreprise agile.

La GED, une solution pour gérer efficacement ses documents dématérialisés

La GED d’entreprise est un outil permettant de gérer les documents tout au long de leur cycle de vie dans l’entreprise. Un document entrant numérisé est ainsi analysé, indexé et archivé, de manière à pouvoir être retrouvé et utilisé par l’ensemble des collaborateurs autorisés à y avoir accès. Fini les pertes de documents papier, qui représentent plus de 250 millions d’euros perdus pour les entreprises françaises chaque année³ !

La GED d’entreprise est un dispositif transverse à l’ensemble des services. Connectée aux logiciels et applications métiers, ergonomique et intuitive, elle permet aux équipes de travailler ensemble, en cohérence et en intelligence, sur des documents tels que factures, bons de commande, contrats, en étant informés des modifications apportées par les autres… Elle est donc intégrée au système d’information de l’entreprise et accessible aux collaborateurs sur site comme depuis l’extérieur, dans le respect des règles de sécurité.

La GED est hébergée dans les serveurs de l’entreprise ou, mieux, dans le Saas , permettant de bénéficier des avantages du Cloud. Son efficacité sera d’autant plus grande qu’elle concernera le plus grand nombre possible de domaines et d’usages : CRM, ERP, outils RH , flux comptables…

En conclusion, la dématérialisation des documents est gage de productivité, d’efficacité et de qualité accrues dans l’entreprise. Permettant l’indexation, l’archivage et la gestion de ces documents, une GED intégrée au système d’information de l’entreprise contribue à améliorer la productivité et la performance de celle-ci, porte la promesse d’un rapide retour sur investissement et permet également de réduire l’impact environnemental de l’entreprise.

Gestion électronique des documents d’entreprise

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Pour aller plus loin :

¹Source : IDC (International Data Corporation)
²Source : Ademe (Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie)
³Source : enquête Ipsos Mori