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Pourquoi dématérialiser ses factures fournisseurs ?

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La dématérialisation des factures fournisseurs est reconnue pour accélérer leur traitement. La première génération d’applicatifs dédiés à la dématérialisation des factures a d’ailleurs pris son essor dans les PME avec l’instauration de la loi LME¹.

Mais cet avantage n’est pas le seul bénéfice de la dématérialisation des factures fournisseurs. En effet, d’autres effets positifs très importants justifient encore davantage l’acquisition d’une solution de dématérialisation automatisée des factures. D’autant plus qu’une nouvelle génération d’applicatifs est directement connectée aux logiciels de comptabilité les plus avancés.

Trois raisons supplémentaires doivent vous conduire à considérer la dématérialisation des factures fournisseurs comme une priorité stratégique :

  • Fiabiliser l’archivage et fluidifier le circuit de validation
  • Affiner le pilotage de l’entreprise
  • Responsabiliser les acteurs et renforcer la réputation de l’organisation

La dématérialisation des factures fournisseurs, ressort d’efficacité collective

La reconnaissance de la légitimité de chaque facture reçue de la part d’un fournisseur ou d’un prestataire est une condition du déclenchement du paiement qui explique l’essentiel de la durée du processus de règlement. C’est pourquoi la mise en place de circuits de validation efficaces est un levier incontournable si l’on souhaite accélérer le traitement de ce processus.

Or, les organisations ont changé et la probabilité que le valideur soit dans le bureau d’à côté de celui du comptable est de plus en plus mince. Développement en réseau, internationalisation et désormais télétravail contribuent à disperser géographiquement les acteurs du circuit de validation des factures.

La digitalisation du circuit d’approbation des factures (workflows de validation), pilotée par un logiciel de gestion aux fonctions avancées, est la réponse au double défi de :

  • L’accélération du traitement
  • La dispersion géographique des acteurs

Partant de ce constat, il est logique pour une entreprise soucieuse de cohérence de se doter d’un applicatif efficace de dématérialisation des factures fournisseurs. La contribution de cet applicatif est d’introduire dans le circuit de validation numérique des factures dématérialisées parfaitement identifiées et susceptibles d’alimenter un circuit d’approbation lisible, simple et personnalisable.

L’efficacité collective de l’entreprise se nourrit également de la possibilité d’accéder simplement et rapidement à une facture ou à un lot de factures. Un applicatif de dématérialisation des factures fournisseurs intègre une GED2 qui fluidifie l’archivage et la circulation des pièces dématérialisées.

C’est pourquoi, le recours à une solution de dématérialisation booste l’efficacité collective en supprimant les problèmes liés à la circulation et à l’archivage du papier :

  • Gain de temps/instantanéité
  • Accessibilité permanente
  • Partage entre plusieurs utilisateurs
  • Enregistrement normalisé de toutes les opérations
  • Connectivité avec les fonctionnalités comptables

La dématérialisation des factures fournisseurs, ressort d’agilité

La facture devient ainsi grâce à la dématérialisation un objet numérique, accessible à toute personne habilitée :

  • Commanditaires des métiers dans le cadre du circuit de bons à payer
  • Achats dans le contexte de l’animation de l’écosystème de fournisseurs
  • Qualité pour tracer l’origine d’un composant
  • …/…

L’acquisition des données contenues dans les factures permet de générer automatiquement les écritures comptables dans la solution de gestion d’entreprise. La dématérialisation des factures fournisseurs évite donc les ressaisies et les risques d’erreurs associés.

En particulier, plus vite traité et introduit dans le système d’information, cet objet numérique alimente automatiquement le processus de reporting, qui gagne ainsi en fiabilité.

Facile à partager et à stocker, la facture dématérialisée est cependant un ensemble fermé. C’est une photo introduite dans le système d’information par la fonction comptable.
Ainsi, avec les applicatifs de dématérialisation classiques, la saisie initiale n’est pas susceptible de modification.

L’apport des applicatifs de dématérialisation des factures fournisseurs de dernière génération est de créer un véritable double virtuel de chaque facture fournisseur, 100 % numérique. Ce double qui circule au gré des besoins n’est plus une photo mais un fichier de données digitales.

L’applicatif de nouvelle génération permet en effet de gérer le traitement de la facture dématérialisée au fil de l’eau. Il est possible à toute personne habilitée d’apporter une modification ou un enrichissement.

L’intérêt de pouvoir enrichir la facture est par exemple évident en matière de comptabilité analytique.
En effet, on ne connait pas toujours à réception la ventilation analytique d’une somme à payer, qui peut être le fruit d’une clé de répartition entre deux services.

Avec une solution qui ne permet pas l’enrichissement ultérieur, la saisie comptable se trouve ainsi confrontée à un choix cornélien :

  • Privilégier la mise à jour en temps réel des prévisionnels de trésorerie et saisir immédiatement, sans pouvoir ajouter ensuite une clé de ventilation analytique
  • Attendre de connaître la clé de ventilation analytique pour effectuer la saisie, au risque d’aveugler les indicateurs sur cette partie des charges

Au contraire, avec une solution de dernière génération, la dématérialisation des factures fournisseurs joue à 100 % son rôle de levier d’agilité :

  • Alimentation en temps réel des tableaux de bord de l’entreprise
  • Finesse de l’analyse des coûts grâce au traitement de la facture au fil de l’eau

La dématérialisation des factures fournisseurs, ressort de conformité

La qualité du processus de traitement des factures fournisseurs est un pilier de la démarche RSE des entreprises. En effet, le respect des délais contractuels de règlement est :

  • Essentiel pour le maintien de la confiance inter-entreprises
  • Significatif de l’engagement du donneur d’ordres dans la solidité de son écosystème

De ce point de vue, la dématérialisation des factures fournisseurs et la traçabilité qu’elle permet mobilisent collectivement les acteurs de l’entreprise autour du respect des valeurs. Chaque intervenant du circuit de bon à payer est identifié et chaque opération enregistrée.

Toute facture introduite dans le système d’information est réputée conforme après analyse et lecture par l’applicatif de dématérialisation. A contrario, toute erreur formelle éventuelle est signifiée à réception au fournisseur.

Et bien entendu, une fois introduite dans le circuit, une facture fournisseur n’est pas susceptible d’être égarée ou oubliée. Ce qui fait que la décision de payer ou de contester une facture devient objective et professionnelle.

C’est pourquoi la dématérialisation des factures fournisseurs peut être considérée :

  • Comme un levier de responsabilité collective
  • Comme un facteur de qualité de la relation client-fournisseur

En conclusion, la dématérialisation des factures fournisseurs est une ressource d’efficacité supplémentaire pour les PME. Envisager de systématiser leur traitement dans une perspective 100 % digitale mérite clairement de figurer au rang de priorité stratégique des entreprises.

Qui plus est, la nouvelle génération de solutions rompt avec la culture bureautique de la précédente génération d’applicatifs de dématérialisation. C’est pourquoi, cette nouvelle génération, inspirée par les exigences de la gestion d’entreprise les plus avancées, est véritablement l’alliée du DAF business partner.

¹En 2008, la loi LME a fixé les délais de règlement contractuels maximum, à compter de la date d’émission de facture
²GED : Gestion Électronique de Documents