Cartographie P2P dans votre ERP : pourquoi cette première étape n’est pas négociable ?
La facture électronique remet le Procure-to-Pay sur le bureau des DAF. Avant de comparer des solutions ou de planifier un déploiement, une étape reste incontournable et pourtant trop souvent négligée : la cartographie P2P. C’est elle qui détermine si votre projet d’automatisation dans votre ERP tiendra ses délais, son budget et l’adoption de vos équipes. Voici la méthode pour la mener correctement, en quatre dimensions.
Cet article s’inscrit dans une série en quatre volets sur la modernisation du cycle achats-factures dans votre ERP :
– Cartographie P2P dans votre ERP : pourquoi cette première étape n’est pas négociable ?
– KPIs du processus P2P : les indicateurs qui comptent vraiment
– Automatisation P2P : quels critères pour bien choisir votre solution ?
– Déploiement P2P : réussir la mise en œuvre sans déstabiliser vos équipes ?
L’essentiel à retenir
- Cartographier avant d’automatiser n’est pas une formalité ; c’est l’étape qui détermine la pertinence de tout le projet.
- Votre ERP reste le référentiel financier et comptable de l’entreprise. La cartographie permet d’identifier les processus qui pourront être confiés à une solution complémentaire pour automatiser la capture des documents, les workflows de validation et le traitement des factures fournisseurs.
- Le bon livrable est court, factuel et partagé avec votre intégrateur. Pas un document de 80 pages que personne ne relira.
La facture électronique remet le P2P sur le bureau du DAF
Pourquoi parler de cartographie P2P aujourd’hui ? Parce que l’instauration de la facture électronique invite naturellement à reprendre le sujet de l’automatisation comptable.
C’est une bonne nouvelle : le sujet P2P (Procure-to-Pay) revient donc en haut de la pile des projets du DAF. L’enjeu est en effet d’exploiter le nouveau contexte pour automatiser et optimiser l’ensemble de ces flux.
Avant de comparer des solutions, il y a une étape qui n’est pas négociable : la cartographie P2P. Cette étape paraît évidente. Elle est pourtant celle qui fait le plus défaut dans les projets que nous accompagnons.
Voici comment la mener correctement :
La cartographie, une étape qui conditionne tout le processus P2P
La facture électronique remet donc sur le devant de la scène les projets de dématérialisation et d’automatisation Procure-to-Pay.
Or, un projet qui démarre sans cartographie P2P débouche presque toujours sur l’un de ces trois écueils :
- L’outil retenu ne couvre pas un cas d’usage clé, typiquement les factures avec rapprochement réception, les engagements multi-sites ou les circuits de validation spécifiques à une filiale.
- Le périmètre est sous-estimé et le projet déborde de plusieurs mois.
- L’adoption ne se fait pas, parce qu’on a automatisé la version idéalisée du process plutôt que la version réelle.
Votre ERP est conçu pour structurer le référentiel comptable, financier et analytique de votre entreprise.
Mais autour de cet ERP, chaque organisation a développé ses propres habitudes :
- courriels échangés entre l’atelier et la comptabilité ;
- validations informelles ;
- exceptions tolérées sur certains fournisseurs.
C’est cette réalité-là qu’il faut documenter.
Les quatre dimensions à cartographier
La première étape de la cartographie P2P consiste à comprendre :
- comment circulent aujourd’hui les factures fournisseurs ;
- comment ces flux évolueront avec la facturation électronique.
Cartographier les flux
Posez-vous les questions suivantes :
- Par quels canaux les factures sont-elles reçues : PDP, portail fournisseur, EDI, Email ou autres flux dématérialisés ?
- Quels formats sont traités par l’entreprise ?
- Quels sont les volumes mensuels par canal et par type de facture ?
Cette analyse permettra d’identifier :
- les flux qui seront demain nativement pris en charge par la facturation électronique ;
- les flux qui resteront hors périmètre ;
- les opportunités d’automatisation les plus pertinentes.
Elle permettra également de mesurer le potentiel réel d’automatisation du processus Procure-to-Pay.
Plus les canaux et les formats à traiter sont nombreux, plus les gains potentiels sont importants :
- factures transmises via une PDP ;
- flux EDI ;
- portails fournisseurs ;
- Emails et PDF (notamment durant les phases transitoires ou pour certains fournisseurs) ;
- factures internationales hors périmètre de la réforme ;
- documents et justificatifs associés aux factures.
Une cartographie précise constitue ainsi un prérequis pour :
- définir une cible cohérente ;
- tirer pleinement parti des bénéfices de la facture électronique.
Il est également essentiel d’identifier les factures les plus complexes. En effet, les fournisseurs adressent parfois des documents comportant plusieurs dizaines, voire plusieurs centaines de lignes.
Leur traitement et les imputations peuvent alors représenter une charge significative pour les équipes comptables.
Cette photo factuelle est rarement disponible en interne. Comptez deux à trois semaines pour la consolider sérieusement.
Cartographier les acteurs
Listez tous les rôles impliqués dans le cycle Procure-to-Pay, pas seulement la comptabilité fournisseurs :
- le responsable opérationnel,qui valide le besoin et approuve la dépense ;
- l’acheteur, qui sélectionne le fournisseur et passe la commande ;
- le réceptionnaire,qui confirme la bonne réception des biens ou des services ;
- la comptabilité fournisseurs,qui contrôle, rapproche et comptabilise les factures ;
- le trésorier, qui pilote les échéances de paiement et exécute les règlements ;
- le DAF, qui supervise la gouvernance du processus, la maîtrise des risques, la conformité et la performance financière.
Pour chacun, notez son niveau d’autorité, ses contraintes de temps, et son outil de travail principal.
Cartographier les règles
Vos circuits de validation existent souvent à plusieurs endroits :
- en partie dans votre ERP ;
- en partie dans des procédures ou des documents internes ;
- et, bien souvent, dans l’expérience et les connaissances de vos équipes financières.
L’enjeu consiste à rendre explicites ces règles afin de garantir leur application homogène et de faciliter l’automatisation du processus.
Identifiez tout cela.
- Quels sont les seuils d’approbation ?
- Quelles sont les exceptions par société, par type de dépense, par fournisseur stratégique ?
- Comment sont gérés les avoirs et les litiges ?
- …/…
Ces règles constituent souvent la base des workflows qui seront ensuite automatisés dans une solution P2P connectée à votre ERP. Cela afin de sécuriser les validations tout en réduisant les interventions manuelles.
Cartographier les points de friction
Même à l’ère de la facture électronique, les blocages ne disparaissent pas : ils se déplacent.
Identifiez les étapes qui ralentissent le cycle Procure-to-Pay dans votre cartographie P2P :
- factures en attente de validation ;
- écarts entre commande, réception et facture ;
- traitements manuels ou contrôles hors de l’ERP ;
- retards de paiement liés à des validations tardives.
Ces points de friction constituent souvent les premiers leviers d’amélioration et d’automatisation du processus. Ils permettent de concentrer les efforts où les gains de productivité, de visibilité et de conformité sont les plus importants.
La méthode pratique de cartographie P2P
Pour une ETI utilisant le même ERP sur plusieurs sociétés, comptez quatre à six semaines pour cette phase de cartographie. Et ce à raison d’un mi-temps porté par un référent finance et appuyé par votre intégrateur.
Le livrable attendu est court : une dizaine de pages, structurées en quatre parties :
- flux ;
- acteurs ;
- règles ;
- ruptures.
Il sert ensuite de référence pour la définition des objectifs, la sélection de la solution et la planification du déploiement.
Pour résumer
| Point clé | Contexte | Pour action |
|---|---|---|
| Démarrer par la cartographie | Sans photo réelle du processus, l’automatisation P2P échoue sur la couverture des cas d’usage, le périmètre ou l’adoption | Lancer la cartographie avant toute comparaison de solutions ou démo |
| Cartographier les flux | Identifier canaux d’entrée, formats, volumes mensuels et factures complexes (lignes multiples) | Comptabiliser les factures par canal et repérer les traitements lourds |
| Cartographier les acteurs | Lister tous les rôles du cycle (acheteur, réceptionnaire, valideur, DAF, trésorier) avec leurs autorités et contraintes | Établir la matrice rôles / autorité / outil principal |
| Cartographier les règles | Recenser les circuits de validation existants : seuils, exceptions par société/dépense/fournisseur, gestion des avoirs et litiges | Centraliser les règles dispersées (ERP, procédures, savoir-faire RAF) |
| Cartographier les ruptures | Localiser les points de friction : retards de paiement, ressaisies, écarts commande-facture, délais réception-enregistrement | Prioriser les leviers de valeur de l’automatisation future |
| Tenir le délai | 4 à 6 semaines pour une ETI multi-sociétés, avec un référent finance à mi-temps et un intégrateur | Affecter un référent finance mi-temps + intégrateur, cadrer le calendrier |
| Produire un livrable court | Une dizaine de pages, structurées en quatre parties : flux, acteurs, règles, ruptures | Documenter et faire valider le livrable par le DAF avant l’étape suivante |
En conclusion, avant d’automatiser, il faut comprendre.
La cartographie P2P permet de disposer d’une vision claire des flux, des responsabilités, des règles de gestion et des points de friction. Elle réduit les risques, accélère le déploiement et favorise l’adoption des nouveaux processus.
Quelques semaines consacrées à cet exercice peuvent éviter plusieurs mois de corrections et d’ajustements une fois le projet lancé.
Article co-écrit avec Deveho Consulting Group
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La cartographie P2P en questions
La cartographie P2P est-elle vraiment indispensable avant de choisir une solution d’automatisation ?
Oui. Sans cartographie, le risque est élevé de retenir un outil qui ne couvre pas un cas d’usage clé, comme le rapprochement avec les réceptions, les engagements multisites ou encore les circuits spécifiques à une filiale. C’est la première cause de dérapage de planning que nous observons sur le terrain.
Combien de temps faut-il consacrer à cette étape ?
Pour une ETI utilisant le même ERP sur plusieurs sociétés, comptez quatre à six semaines, à raison d’un mi-temps porté par un référent finance appuyé par votre intégrateur. La consolidation des flux d’entrée, à elle seule, représente deux à trois semaines.
Qui doit porter la cartographie P2P en interne ?
Un référent finance, idéalement proche de la comptabilité fournisseurs et des achats, qui connaît les circuits réels et sait interroger chaque fonction. Le DAF ou le RAF reste sponsor et valide le livrable, mais ne porte pas la collecte au quotidien.
Le livrable doit-il être long et détaillé ?
Non. Une dizaine de pages structurées en quatre parties (flux, acteurs, règles, ruptures) suffisent. L’objectif n’est pas l’exhaustivité documentaire, mais de disposer d’une référence fiable pour cadrer les objectifs, sélectionner la solution et planifier le déploiement.
La cartographie sert-elle uniquement au démarrage du projet ?
Non. C’est un référentiel vivant, réutilisé à chaque étape de la série : définition des objectifs, sélection de la solution et planification du déploiement. Trop d’organisations la rangent une fois le projet lancé, alors qu’elle doit servir de fil conducteur tout au long du projet.
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