Nouvelle rentrée, nouvelle comptabilité : osez l’automatisation pour gagner en efficacité

L’essor de la Fintech et de l’intelligence artificielle bouscule les habitudes comptables en proposant des solutions d’automatisation des processus, dédiés à tout type et toute taille d’entreprise. Après la pause estivale, la rentrée est l’occasion idéale pour remettre à plat ses process et envisager de nouvelles solutions. Découvrez les nouveaux outils qui peuvent aider les TPE-PME à booster leur productivité dès la rentrée !

Le traitement manuel en comptabilité impacte le fonctionnement de l’entreprise

Une enquête mondiale réalisée par Yooz auprès de 1 200 décideurs financiers et comptables en mars 2023, indique que les services financiers sont encore nombreux à traiter des factures manuellement : ce “fait main” engendre de fait des erreurs humaines qui enrayent parfois fortement le fonctionnement des entreprises : lenteur des processus (44 %), erreurs de saisie (34 %), retards de paiements (32 %)… L’automatisation apparaît dès lors comme un enjeu stratégique. Gagner en productivité en supprimant les tâches ingrates pour pouvoir se concentrer sur son business et sur des activités à hautes valeurs ajoutées ? C’est ce que permettent certaines innovations récentes, facilement déployables, qui automatisent les actions fastidieuses de la comptabilité. Elles sont d’autant plus utiles aux dirigeants de petites entreprises qui doivent partager un temps précieux entre plusieurs fonctions. En tête des bénéfices attendus : un meilleur contrôle financier, pour 35 % des décideurs financiers interrogés. Viennent ensuite une réduction des coûts, pour 33 % d’entre eux, et une diminution des erreurs (32 %).

Collecter des informations de comptabilité sans ressaisir

L’un des travaux comptables courants les plus concernés par les technologies d’automatisation est sans nul doute la saisie. Qu’il s’agisse des saisies de factures, des saisies d’écritures comptables, de relevés bancaires ou d’écritures de paie… elles constituent toutes une part importante du quotidien des entreprises. Se doter d’outils d’automatisation, c’est donc s’assurer la réduction de tâches nombreuses et particulièrement chronophages, susceptibles de générer des erreurs : grâce aux solutions de nouvelle génération, les documents sont numérisés à la source et leurs informations sont récupérées par un logiciel de reconnaissance visuelle utilisant la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) qui dispatche les données selon les besoins. Cela permet, par exemple dans le cadre de la facturation électronique (progressivement mise en place à partir de 2026), de gérer l’ensemble du processus, du rapprochement de factures avec les bons de commande, jusqu’à la mise en paiement, si aucun élément suspect n’est relevé.

Générer automatiquement ses écritures comptables

Traiter manuellement ses écritures comptables est également une opération complexe, chronophage et une possible source d’erreur. Les embûches sont en effet nombreuses : double saisie d’écritures, facturation tardive, mises à jour comptable différées… Automatiser ses processus de génération des écritures comptables est une solution efficace et fiable pour éviter tout risque. Les solutions de gestion dédiées permettent d’importer toutes les données comptables de l’entreprise (informations bancaires, celles de la paie, de la GED, les données fournisseurs, clients…) pour produire des flux d’informations réguliers (référence, libellé, montant, date de l’opération…) qui serviront à établir des bilans, comptes de résultat et annexes fiables et traçables. Un indispensable pour faire face aux contrôles inopinés des services fiscaux, qui disposeront d’outils de contrôle continu avec la généralisation de la facture électronique et des e-reporting.  

Relancer ses clients

Réduire ses délais d’encaissement est un moyen incontournable d’améliorer sa trésorerie. À condition d’y passer du temps et d’être rigoureux, entre le pointage des règlements, l’appel des retardataires, les courriers à rédiger pour ceux qui s’entêtent à ne pas régler. L’automatisation des relances impayées reste la meilleure option : l’outil détecte immédiatement les paiements en retard, adresse aux débiteurs des messages adaptés, et permet un suivi pointu. Le processus est souvent personnalisable, tant au niveau du contenu du message que des modalités et de la fréquence d’envoi, selon le type de client. De plus, il présente l’avantage d’instaurer une procédure systématique de relance à laquelle les clients s’habitueront, les incitant à vous payer en priorité. Enfin, l’automatisation de votre gestion comptable permet de faire remonter en temps réel des indicateurs financiers fiables et clairs sous forme de tableau de bord qui aideront le dirigeant à prendre des décisions éclairées et pertinentes jusqu’à la prochaine période estivale ! 

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Article initialement publié le 21/08/2023. Dernière mise à jour le 25/10/2023.