Neuerungen im GoBD und Umgang mit E-Mails in Unternehmen

„Wer schreibt, der bleibt“, so lautet schon ein altes Sprichwort. Wörtlich nehmen lässt sich dies gerade heute im geschäftlichen E-Mail-Verkehr von Unternehmen. Immerhin verlangen auch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) eine rechtssichere Aufbewahrung wie eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung. Zusätzliche Bedeutung gewinnt der korrekte Umgang mit digitalen Geschäftsbelegen durch die E-Rechnung. Wer die gesetzlichen Regelungen nicht beachtet, muss dabei mit erheblichen Nachteilen rechnen.

Neuerungen bei den GoBD

Im Jahr 2024 wurden die GoBD durch das Bundesfinanzministerium aktualisiert. Diese Änderungen traten am 1. April 2024 in Kraft und folgten auf die letzte Neufassung aus dem Jahr 2020. Eine wesentliche Änderung betrifft die Begriffserweiterung von der „Datenträgerüberlassung“ zur „Datenüberlassung“. Dadurch ist es Unternehmen künftig möglich, steuerrelevante Daten nicht nur über physische Datenträger wie USB-Sticks oder Festplatten zu übermitteln. Stattdessen können sie  auch den Weg über digitale Schnittstellen und Datenaustauschplattformen wählen, die von den Finanzbehörden zugelassen sind.

Außerdem wurden die Regelungen zu Umfang und Ausübung des Rechts der Finanzbehörden auf Datenzugriff präzisiert. Demnach müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie auf Anfrage Zugang zu den elektronischen Aufzeichnungen gewähren. Aufbewahren und verarbeiten dürfen die Finanzbehörden die Daten künftig auch auf mobilen Datenverarbeitungssystemen unabhängig von ihrem Einsatzort. Dies gilt bis zur Unanfechtbarkeit des daraus folgenden Verwaltungsakts. Eine ergänzende Anlage zu den GoBD regelt zudem die Beschreibungsstandards. Verpflichtend sind dabei lediglich die Digitale Lohnschnittstelle (DLS) und die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K).

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Archivierungspflicht für geschäftliche E-Mails

Laut den GoBD sind Unternehmen zur Archivierung ihrer geschäftlichen E-Mails verpflichtet. Konkret betrifft dies alle E-Mails, die die Funktion eines Buchungsbelegs erfüllen oder als Handels- oder Geschäftsbrief zu sehen sind. Neben Rechnungen und Belegen zählen hierzu auch andere digitale Geschäftsunterlagen, die steuerlich relevant sind. Dies umfasst zum Beispiel Anfragen, Angebote, Auftragsvergaben, Garantiefälle und Stornierungen. Newsletter oder Spamnachrichten müssen dagegen nicht archiviert werden. Das Gleiche gilt für E-Mails, die nur zur Übermittlung eines Anhangs dienen und damit dem früher im Postverkehr genutzten Briefumschlag aus Papier vergleichbar sind.

Die Archivierungsfristen für E-Mails sind gestaffelt. Bei solchen, die als Handels- oder Geschäftsbriefe gelten, beträgt sie sechs Jahre. Für Rechnungen und Buchungsbelege wurde sie mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV auf acht Jahre verkürzt. Alle Unterlagen in Zusammenhang mit Jahresabschlüssen sind weiterhin zehn Jahre aufzubewahren.

Was bei privaten E-Mails in Unternehmen gilt

Private E-Mails von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dürfen Unternehmen allerdings nicht speichern. Ausnahmen bestehen nur dann, wenn sie dazu die Genehmigung der Betroffenen haben. Dies ergibt sich bereits aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung von Daten grundsätzlich einschränkt. Dieser Punkt wird immer dann relevant, wenn die Belegschaft geschäftliche E-Mail-Adressen privat nutzen darf. In vielen Unternehmen ist dies daher per interner Vorschrift oder über die Compliance-Regeln ausgeschlossen.

E-Rechnung per E-Mail

Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen unabhängig von ihrer Größe in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen. Für den Empfang von E-Rechnungen empfiehlt sich die Einrichtung eines speziellen Postfachs. Der Inhalt sollte regelmäßig archiviert werden. Die begleitende E-Mail der E-Rechnung ist nicht aufbewahrungspflichtig, sofern sie nur als Transportmedium dient. In diesem Fall ist sie wie ein Briefumschlag beim traditionellen Rechnungsversand zu sehen.

Die Archivierung einer E-Rechnung muss ebenfalls GoBD-konform erfolgen. Eine bloße Speicherung im vorhandenen E-Mail-Postfach oder auf einer externen Festplatte reicht dafür nicht aus. Dies ergibt sich aus den Anforderungen, die die revisionssichere Aufbewahrung stellt. So muss ein Archivsystem für E-Mails die Unveränderbarkeit, die Nachvollziehbarkeit, die Vollständigkeit, die Richtigkeit und die Verfügbarkeit garantieren. All dies lässt sich nur über ein Dokumenten-Management-System oder eine spezialisierte Archivierungssoftware erreichen.

Folgen eines nicht-GoBD-konformen Umgangs mit E-Mails

Verstoßen Unternehmen bei ihrem Umgang mit E-Mails gegen die Vorschriften der GoBD kann dies teuer werden. So kann die Finanzverwaltung bei einer Betriebsprüfung die gesamte Buchhaltung als nicht ordnungsgemäß verwerfen. Die Folge kann dann eine Steuerschätzung verbunden mit hohen Nachforderungen sein. Ebenfalls denkbar sind rechtliche Konsequenzen. Gewinnen Betriebsprüfer den Eindruck, dass Belege manipuliert wurden, drohen Bußgelder. Auch strafrechtliche Ermittlungen sind möglich.

Wie Unternehmen vorgehen sollten

Um alle Abläufe rund ihre gesamten E-Mails GoDB-konform zu gestalten, sollten Unternehmen ein Dokumenten-Management-System etablieren. Damit können sie die E-Mail-Archivierung automatisieren. So gehen sie nicht nur sicher, alle gesetzlichen Vorgaben von der korrekten Speicherung bis zur termingerechten Löschung zu erfüllen. Außerdem entlasten sie die hausinternen Systeme. Auch ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewinnen Zeit für andere Aufgaben und profitieren zudem von verbesserten Recherchemöglichkeiten durch die einheitlich organisierte Archivierung.

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