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Steuerliche Bedeutung der Privatentnahme und -einlage

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Steuerliche Bedeutung der Privatentnahme und -einlage

Die meisten Freelancer arbeiten als Einzelunternehmen oder als Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) mit einem Kollegen. Sie sind zu Privatentnahmen und Privateinlagen berechtigt. In der Buchhaltung müssen Sie solche Entnahmen und Einlagen über ein sogenanntes Privatkonto führen. Wichtig zu wissen ist, dass sich Privatentnahmen von Bargeld oder vom Bankkonto nicht auf den Gewinn auswirken und umsatzsteuerfrei sind. Sie verändern zunächst lediglich Ihr Betriebsvermögen.

Kein Gehalt aber Lebensunterhalt

Anders als Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) zahlen Sie sich als Einzelunternehmer kein Gehalt, sondern bedienen sich aus dem Eigenkapital Ihrer Unternehmung. Damit bestreiten Sie Ihren Lebensunterhalt, soweit und sofern es Ihr Cashflow gestattet. Das Privatkonto ist in der Buchhaltung ein Unterkonto des Eigenkapitals auf der Passivseite. Unter die Privatentnahme fallen neben Geldentnahmen auch beispielsweise Waren, Erzeugnisse und die Nutzung von Geschäftsausstattung. Klassiker unter den Nutzungsentnahmen ist der Firmenwagen für private Zwecke. Er zählt auch meistens bei einer Gründung neben der ersten Büroausstattung zu den Privateinlagen.

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Nicht verwechseln: Gewinn ist nicht gleich Betriebsvermögen

Ein Gewinn entsteht aus der Summe von Erträgen und Aufwendungen, die Sie als Freelancer für die Aufrechterhaltung Ihres Unternehmens tätigen. Aufwendungen sind klassischer Weise Ihre Büromiete, Telekommunikations- und Werbungskosten sowie Wareneinkauf. Da Privatentnahmen buchhalterisch keine Aufwendungen darstellen, können Sie sie auch nicht unter Betriebsausgaben buchen. Sie wirken sich aber unmittelbar auf Ihr Betriebsvermögen aus. Darunter versteht man das Eigenkapital, das Anlage- und Umlaufvermögen genauso wie Ihre Verbindlichkeiten beispielsweise für offene Rechnungen. Nehmen Sie 10.000 Euro ein, geben aber gleichzeitig 1.000 Euro als Betriebsausgaben aus, machen Sie 9.000 Euro Gewinn, die das Betriebsvermögen um dieselbe Summe erhöhen. Nehmen Sie nun 3.000 Euro für Ihren Lebensunterhalt aus der Kasse, sinkt das Betriebsvermögen; der Gewinn aber bleibt gleich. Denn der Fiskus will Ihren Gewinn besteuern.

Privatentnahmen und Privateinlagen müssen Sie mit dem Teilwert verbuchen

Für die Bewertung von Entnahmen und Einlagen gilt immer der Teilwert. Bei der privaten Nutzung des Firmenfahrzeugs hat der Gesetzgeber dafür eine klare Definition geschaffen: Für die private Nutzung müssen Sie jeden Monat ein Prozent des Listenneupreises als geldwerten Vorteil bei der Einkommensteuer verbuchen. Bringen Sie Ihr ehemals privates Fahrzeug in Ihr Unternehmen ein, indem Sie das Firmenfahrzeug künftig als Betriebsausgabe führen und damit absetzen können, dürfen Sie es nur zu seinem dann gültigen Marktwert und nicht zum Neupreis verbuchen. Ist Ihr Auto schon fünf Jahre als, kostete damals 30.000 Euro, so dürfen Sie es nur mit dem Preis für die bereits erfolgte AfA (Aufwendungen für Abschreibungen) in das Betriebsvermögen nehmen. Idealerweise sollten Sie einen solchen Vorgang nur auf Gutachterbasis verbuchen und damit dokumentieren. Schwieriger ist der Teilwert bei der Entnahme von Leistungen. Wenn Sie als Freelancer beispielsweise Waren produzieren, müssen Sie eine Privatentnahme dieser Ware zum Marktwert und nicht als Summe der aufgewendeten Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe verbuchen.

Achtung bei der Umsatz- und Vorsteuer

Besonders sensibel werden Sie Ihren Finanzbeamten erleben, wenn es um die Umsatzsteuer bei Privatentnahmen und Privateinlagen geht. Haben Sie zum Beispiel mit 500 Euro Wareneinsatz ein Produkt erstellt, das Sie regulär für 1.190 Euro verkaufen, müssen Sie genau diesen Betrag als Privatentnahme buchen. Dabei gilt, dass 1.000 Euro als sonstige betriebliche Erträge und 190 Euro als vereinnahmte Umsatzsteuer zu verbuchen und entsprechend abzuführen sind. Auch beim Firmenfahrzeug, bei dem es in der Regel um höhere Beträge geht, müssen Sie genau auf die umsatzsteuerrechtliche Verbuchung achten. Nehmen Sie ihr gebrauchtes privates Fahrzeug ohne eine extra ausgewiesene Umsatzsteuer in die Bücher, können Sie es bei einem Verkauf auch umsatzsteuerfrei wieder herausnehmen. Allerdings ist der Verkaufserlös in das Betriebsvermögen zu buchen – und das unabhängig von der AfA. Kauften Sie jedoch das Fahrzeug mit einer auf der Rechnung ausgewiesenen Mehrwertsteuer, die Sie dann direkt als Vorsteuer beim Finanzamt wieder zurückforderten, müssen Sie auch bei einem Verkauf die Mehrwertsteuer vereinnahmen und abführen. Wenn Sie sich unsicher sind, fragen Sie Ihren Steuerberater bei felix1.de.