Buchhaltung

Die Bedeutung der Buchhaltung

Der Begriff Buchhaltung bezeichnet die systematische und zeitnahe Erfassung aller Wertveränderungen in einem Unternehmen. Bei Wertveränderungen kann es sich um finanzielle Transkationen wie das Stellen und Bezahlen einer Rechnung handeln. Genauso zählen abstrakte Prozesse zu den abzubildenden Sachverhalten, wie beispielsweise die abnutzungsbedingte Wertminderung von Anlagen. Die Fachbezeichnung für die buchhalterisch zu erfassenden Wertveränderungen lautet „Geschäftsvorfall“.

Die Buchhaltung muss bestimmten handels- und steuerrechtlichen Regeln folgen. In jedem Fall sind Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, abgekürzt GoB, zu beachten. Größere Unternehmen erledigen Ihre Buchhaltung mithilfe moderner Software und Speichermedien beziehungsweise cloudbasiert. Für sie gelten zusätzlich die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS).

Finden Sie die richtige Lösung für Ihre Buchhaltung

Zweck der Buchhaltung

Die Buchung sämtlicher Geschäftsvorfälle in einer abgegrenzten Periode bildet die Grundlage für die Erstellung des Jahresabschlusses. Dieses handelsrechtliche Rechenwerk besteht aus Bilanz, Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie dem erläuternden Anhang.

Die Ermittlung des wirtschaftlichen Erfolgs eines Unternehmens erfolgt in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Sie stellt die Erträge und Aufwendungen gegenüber, die in einem Geschäftsjahr anfallen. Zu den Erträgen gehören vor allem Umsatzerlöse. Die Aufwendungen ergeben sich in erster Linie aus den Faktoren Personal- und Materialaufwand, die für die Erstellung der betrieblichen Leistungen erforderlich sind. Die Bilanz gibt Auskunft über die Herkunft des Kapitals (Passivseite) und dessen Verwendung (Aktivseite).

Der Unternehmer informiert sich anhand des Jahresabschlusses über die wirtschaftliche und finanzielle Lage. Der Gewinn oder Verlust zeigt ihm, wie erfolgreich das Unternehmen in der abgelaufenen Periode gearbeitet hat. Auch externe Adressaten, vor allem Banken und andere Gläubiger, entnehmen dem Jahresabschluss wichtige Informationen.

Zulässige Buchhaltungsmethoden

Kleinunternehmer im Sinne des Steuerrechts sowie Freiberufler haben das Recht, ihren steuerpflichtigen Gewinn mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu ermitteln. Sie müssen keinen Jahresabschluss erstellen. Dieses Verfahren ist wesentlich einfacher als die doppelte Buchführung, liefert allerdings auch weniger Informationen. Gewerbetreibende, die im Steuerrecht definierte Größen überschreiten, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Diese Buchhaltungsmethode sieht vor, dass jeder Geschäftsvorfall gleichzeitig auf zweifache Weise erfasst wird. Die Buchung erfolgt durch die Ansprache eines Kontos im Soll und eines anderen im Haben.

Organisation der Buchhaltung

Die gesamte Buchhaltung eines Unternehmens lässt sich in diese abgegrenzten Bereiche aufteilen:

  • Finanzbuchhaltung: übernimmt die Buchung aller Geschäftsvorfälle während eines Geschäftsjahres und stellt nach Beendigung desselben den Jahresabschluss auf
  • Anlagenbuchhaltung: buchhalterische Verwaltung sämtlicher materiellen und immateriellen Vermögensgegenstände des Unternehmens
  • Personalbuchhaltung: Ermittlung, Auszahlung und Buchung aller Löhne und Gehälter
  • Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung: Erfassung und Auswertung sämtlicher Forderungen an Kunden einschließlich Mahnwesen (Debitoren) sowie der Eingangsrechnungen (Kreditoren)

Die laufende Buchhaltung erfolgt auf den Sachkonten des Hauptbuchs. Das Journal oder Grundbuch listet die Geschäftsvorfälle in ihrer chronologischen Reihenfolge auf. KMUs nutzen oft die Möglichkeit, ihre Buchhaltung nicht in Eigenregie zu erledigen: Sie beauftragen eine Steuerberatungskanzlei ganz oder teilweise mit dieser wichtigen Aufgabe.